Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos

Per 20 metų tarptautinių pervežimų srityje mačiau, kaip paprastas biuro kėlimas tampa chaosu: baldai išardyti, serveris neatpažįsta tinklo, o dokumentų dėžės stovi prie Dokro. Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos nėra vien sunkvežimis iki Londono ar Mančesterio. Tai planas, pakavimas, inventorizacija, IT, muitinė, draudimas, saugykla ir žmogus, kuris atsako, kai viskas „turėjo būti vakar“. Jeigu skubate, eikite tiesiai prie IT ir dokumentų arba kainos ir rizikos.

DUK

Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos – kas iš tikrųjų įeina

Kada rinktis biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos, o ne atskirus rangovus?

Rinkitės tada, kai nenorite patys derinti baldininkų, IT specialistų, muitinės brokerio, vairuotojo ir saugyklos. Tai ypač svarbu, kai perkeliama 20–100 darbo vietų arba yra serverių, archyvų, brangių kėdžių, stiklo pertvarų. Kai yra viena komanda, lengviau suvaldyti terminus ir atsakomybes. Blogiausia būna tada, kai kiekvienas sako: „mes savo dalį padarėme“. Žinoma, kartais atskiri rangovai pigesni, bet rizika didesnė.

Kiek laiko realiai reikia planuoti?

Paprastai sakyčiau 3–5 savaites, bet sąžiningiau būtų 4–6 savaites (tiksliau: 4–6, jei Londone, su IT, dokumentais ir naktiniu darbu). Mažam biurui, tarkime 8–12 stalų, galima susitvarkyti greičiau. Dideliam biurui reikia inventorizacijos, pakavimo grafiko, liftų rezervacijų, parkavimo leidimų. Pirmiausia reikia žinoti, kas važiuoja, kas lieka, kas išmetama. Kartais klientas prisimena archyvą likus 2 dienoms iki krovinio.

Kas būna pirmame pokalbyje?

Pirmas pokalbis nėra „kiek dėžių turite?“, nors ir tai svarbu. Aš klausiu apie darbo vietas, serverius, dokumentus, brangius baldus, Anglijos adreso prieigą, liftus, laiko langus. Tada dar apie tai, kas turi būti pirmiausia paleista naujame biure. Vienas klientas norėjo pirmiausia perkelti kavos aparatą, nes be jo komanda „nefunkcionuoja“. Po tokio pokalbio daroma sąmata, grafikas, pakavimo planas. Be popieriaus čia niekas ilgai negyvena.

Ar įeina baldų išrinkimas, pakavimas ir surinkimas?

Taip, įeina, jei tai aiškiai parašyta pasiūlyme. Išrenkame stalus, kėdes, spintas, lentynas, prireikus ir stiklo pertvaras. Stiklą, monitorius, IT zonas reikia pakuoti atskirai, ne „kaip Dievas davė“. Baldai žymimi etiketėmis, kad Anglijoje būtų aišku, kur keliauja. Jeigu baldai seni, trapūs ar nestandartiniai, geriau tai pasakyti iš anksto. Kartais fotelė atrodo paprasta, o iš tikrųjų ją reikia išardyti per 20 minučių.

Ar galima perkelti biurą etapais?

Galima, ir dažnai taip protingiau. Pavyzdžiui, pirmiausia važiuoja archyvas, retai naudojami daiktai ir dalis baldų į saugyklą Anglijoje. Tada IT įranga, darbo vietos, galiausiai vadovų kabinetai ir kasdienės zonos. Tai sumažina chaosą, ypač jei senasis biuras dar dirba. Kaina gali būti šiek tiek didesnė, nes vairavimas ir darbai dalinami. Kartais etapas gelbsti, kai nuomos sutartis baigiasi, o naujas biuras dar nepriima žmonių.

Kodėl toks perkėlimas kartais kainuoja brangiau?

Brangiau būna tada, kai Londonas, naktinis darbas, lifto rezervacija, apsauga, ULEZ, Congestion Charge ir ilgas nešimas. Jei reikia išardyti 60 stalų, supakuoti 200 dėžių ir paleisti serverį pirmadienio 7:00, tai nėra paprastas reisas. Dar reikia draudimo, inventorizacijos, pakavimo medžiagų. Bet kaina kartais šokinėja ne dėl „norų“, o dėl realios rizikos. Jeigu kas nors pažada labai pigiai, aš visada klausiu: kas čia neįskaičiuota?

Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos su IT, serveriais ir dokumentais

Ką reiškia biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos su IT ir dokumentais?

Tai reiškia, kad ne tik vežate daiktus, bet ir tvarkote visą grandinę: išjungimą, žymėjimą, pakavimą, transportavimą, iškraustymą ir paleidimą. Ne tik stalai ir kėdės. IT zonai reikia kabelių nuotraukų, serverio išjungimo plano, atsarginių kopijų, galbūt techniko vietoje. Dokumentai turi būti suskaičiuoti, sunumeruoti, apsaugoti nuo drėgmės. Geras planas sutaupo nervų, kai naujame biure visi nori kompiuterio „jau dabar“. Paprastai IT dalis kainuoja atskirai.

Ar reikia specialiai perkelti serverius ir kompiuterius?

Reikia, ypač jei serveriai seni arba garantija jau baigėsi. Serverius geriau išjungti pagal IT procedūrą, ne tiesiog ištraukti laidą. Kompiuteriai žymimi, laidai fotografuojami, monitoriai dedami į dėžes su amortizacija. Prieš perkėlimą verta pasidaryti backups, nes transportas nėra laboratorija. Jei įranga brangi, reikia specialaus draudimo punkto. Po perkėlimo rekomenduoju testuoti ne viską vienu metu, o pagal prioritetus: internetas, serveris, telefonija, darbo vietos.

Ką daryti su popieriniais dokumentais?

Popieriniai dokumentai dažnai yra didesnė problema negu baldai. Pirmiausia juos reikia atrūšiuoti: kas važiuoja, kas skenuojama, kas naikinama saugiai. Svarbu dėžes numeruoti, sudaryti sąrašą ir uždaryti taip, kad niekas neatidarytų kelyje. Jeigu tai finansai, sutartys ar asmens duomenys, reikia elgtis atsargiau. Kartais klientas sako „tik kelios dėžės“, o po to atsiranda 300 archyvo dėžių. Archyvas be sąrašo yra bomba su uždelstu veikimu.

Ar galite pervežti archyvus į saugyklą Anglijoje?

Taip, ir tai dažnai daroma. Turiu matęs atvejų, kai archyvas važiuoja į saugyklą Birmingeme, o darbo baldai iškart į naują biurą Londone. Saugykla tinka tada, kai naujos patalpos mažesnės arba nuoma prasideda vėliau. Kainos labai skiriasi, orientacinis saugojimas gali būti 30–90 GBP už paletę per savaitę. Tai ne tik patogumas, bet ir atsakingybė prieš kliento dokumentus. Reikia žinoti, kas turės prieigą ir kaip dėžės bus išduodamos.

Kas atsakingas už duomenų apsaugą perkėlimo metu?

Klientas visada lieka atsakingas už savo duomenis, bet rangovas privalo dirbti taip, kad rizika būtų mažinama. Mes naudojame uždarytas dėžes, numeraciją, sąrašus, kartais plombas. IT komanda turi pasirūpinti atsarginėmis kopijomis. Jei dokumentuose yra jautrių duomenų, verta pasirašyti papildomus nurodymus. Nesu tikras dėl kiekvienos įmonės vidaus taisyklių, nes GDPR procesai skiriasi, bet bendras principas paprastas: niekas neturi matyti daugiau, negu reikia.

Ar įeina darbuotojų darbo vietų paruošimas?

Įeina, jei tai sutarta. Išdėliojame stalus, kėdes, monitorius, dokumentų dėžes pagal planą. Prijungiame paprastus kabelius, bet sudėtingą IT konfigūraciją dažniausiai paliekame specialistams. Darbuotojai gali ateiti ryte ir bent jau sėsti prie savo vietos, o ne ieškoti dėžės „Lina – antras stalas“. Ir taip, kavos aparatas irgi turi savo istoriją. Tai smulkmena, bet tokios smulkmenos kartais sugadina visą dieną.

Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos Londone, Mančesteryje, Birmingeme

Kokios Anglijos vietovės dažniausiai sudėtingiausios?

Sudėtingiausios dažniausiai Londono centro zonos, ypač Westminster, Camden, City of London. Mančesteris ir Lidsas paprastesni, bet ten vis tiek būna parkavimo, liftų ir laiko langų klausimų. Birmingemas, Bristolis, Oksfordas, Kembridžas taip pat turi savo specifikos. Kainos ir terminai priklauso ne tik nuo atstumo, bet ir nuo miesto logistikos. Kartais 20 km mieste trunka ilgiau negu 200 km greitkeliu.

Ką reiškia Londono perkėlimas naktį?

Naktinis perkėlimas reiškia, kad darbai vyksta tada, kai biurų centras tuščias. Paprastai nuo 20:00 iki 6:00, bet pastatai turi savo taisykles. Londono centre tai dažnai būtina, kitaip negausite lifto, krovinių zonos ar apsaugos leidimo. Congestion Charge dabar yra 15 GBP dienai, ULEZ – 12,50 GBP dienai, jei automobilis neatitinka reikalavimų. Tai smulkūs punktai pasiūlyme, bet jie greitai susideda. Reali kaina be jų nėra reali kaina.

Ar reikia leidimų parkavimui?

Dažnai taip, ypač centre. Nesu tikras, ar kiekvienas rajonas reikalauja to paties leidimo, nes savivaldybių taisyklės keičiasi. Bet Westminster, Camden, Islington tipo zonose geriau tikrinti iš anksto. Jei sunkvežimis stovi ne ten, bauda gali atkeliauti greičiau negu krovinys. Kartais reikia rezervuoti krovinių liftą, gauti leidimą iš pastato valdytojo, suderinti apsaugą. Jei to nepadarote, vairuotojas tiesiog lauks, o laikas bus skaičiuojamas.

Ar galima pristatyti į Mančesterį, Lidsą ar Birmingemą?

Taip, galima. Mančesteris dažnai patogus dėl gero privažiavimo ir didesnių biurų parkų. Lidsas taip pat neblogas, ypač jei biuras ne pačiame siauriausiame centre. Birmingemas patogus kaip logistikos mazgas, daug kas jį naudoja saugykloms ar tarpiniam sandėliavimui. Bristolis, Notingemas, Oksfordas taip pat realūs maršrutai. Grupinis transportas gali būti pigesnis, bet lėtesnis. Dedicated automobilis brangesnis, tačiau terminai aiškesni.

Kaip veikia pristatymas į biurų centrus?

Biurų centrų taisyklės kartais griežtesnės nei pačios perkraustymo operacijos. Prieš atvykimą reikia nurodyti registracijos numerį, vairuotojo duomenis, krovinio pobūdį. Krovinių liftas rezervuojamas konkrečiam laikui, kartais tik 30–60 minučių. Apsaugos postas gali neįleisti, jei nėra kontakto iš nuomininko pusės. Jei vėluojate dėl paromo ar Doverio eismo, planas griūva. Todėl geriau turėti rezervinį langą, net jei visi sako, kad „bus gerai“.

Kas nutinka, jei naujame biure nėra lifto?

Tada viskas tampa fizinis darbas, o kaina gali augti. Kartą buvo atvejis: biuras trečiame aukšte, liftas sugedo ryte, o 40 dėžių ir 18 kėdžių reikėjo nešti laiptais. Vėliau dar paaiškėjo, kad koridorius siauras, stalai netelpa pro duris. Kaina už papildomą darbą ir laiką buvo nemaloni, bet teisinga. Todėl prieš pasiūlymą reikia žinoti aukštus, laiptus, durų plotį. Tai ne formalumas, o realus planavimo punktas.

Biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos kaina, terminai ir rizikos

Kodėl biuro perkėlimas į Angliją visapusės paslaugos kaina staiga pakyla?

Kaina dažniausiai pakyla tada, kai pradinis pasiūlymas buvo per gražus. Pirmas variantas: 18 stalų, tada paaiškėja 32. Tada dar 120 dėžių, serveris, archyvas ir kavos zona. Po to kažkas pamiršta paminėti, kad naujame biure reikia dirbti naktį. Geras pasiūlymas turi aiškiai atskirti bazinį darbą ir galimus papildymus. Jeigu niekas neklausia apie liftus, leidimus ir IT, tai blogas ženklas. Pigiausias pasiūlymas kartais tampa brangiausia pamoka.

Kokia reali kaina mažam ar vidutiniam biurui?

Mažam biurui, 8–12 darbo vietų, realiai galima matyti 1 500–3 500 EUR, jei krovinys nedidelis ir nėra sudėtingo IT. Vidutiniam biurui, 20–50 vietų, dažnai būna 4 000–12 000 EUR arba daugiau. Dideliam biurui kaina jau daroma individualiai. Reali kaina priklauso nuo pakavimo, saugyklos, draudimo, muitinės, naktinio darbo. Vienas klientas norėjo „tik transporto“, o galiausiai reikėjo baldų išrinkimo, dokumentų inventorizacijos ir IT paleidimo.

Ar reikia draudimo?

Draudimas nėra dekoracija. Standartiškai transporto atsakomybė ne visada padengia visą daikto vertę, todėl brangiai įrangai reikia aiškaus draudimo punkto. Jei vežate serverius, monitorius, dizaineriškus baldus ar archyvą, vertė turi būti deklaruota. Kaina gali būti apie 1–3% deklaruotos vertės, priklausomai nuo rizikos. Jei kas nors sako „niekada niekas nedingsta“, nesupykite. Dėžės juda, sunkvežimiai stoja, sandėliai dirba žmonių rankomis.

Kokios dokumentacijos reikia po „Brexit“?

Po „Brexit“ reikia žiūrėti rimčiau nei prieš 2019 metus. Dažniausiai reikia CMR, inventorizacijos, prekių aprašo, vertės, EORI numerio, kartais importo deklaracijos. Biuro įranga gali būti naudota, bet vis tiek reikia suprasti, kas tai yra ir kam priklauso. Muitinės brokeris Anglijoje gali kainuoti 50–150 GBP, priklausomai nuo sudėtingumo. Kartais reikia HS kodų, nors naudoti baldai ir kompiuteriai ne visada atrodo kaip „prekės“ kliento galvoje.

Ką daryti, jei krovinys užstringa muitinėje?

Pirmiausia nesiplėšti su vairuotoju, nes jis dokumentų neišgalvos. Krovinys stringa dėl netikslių aprašymų, trūkstamų numerių, vertės neatitikimų ar neteisingo gavėjo duomenų. Jeigu viskas paruošta, brokeris dažniausiai sutvarko per kelias valandas. Tada reikia pranešti biurui Anglijoje, kad žmonės nežinotų tik iš chaoso. Geriausia prevencija – dokumentų kopija prieš išvykimą. Blogiausias variantas – kai kas nors parašo „office stuff“ ir mano, kad tai pakanka.

Kaip išsirinkti patikimą rangovą?

Žiūrėkite ne į logotipą, o į klausimus. Jeigu rangovas neklausia apie dokumentus, IT, liftus, draudimą ir adresų prieigą, jis arba nieko nežino, arba slepia darbą. Patikimas tiekėjas duoda sąmatą su įskaičiuotais ir neįskaičiuotais punktais. Jis gali pasakyti, kur rizikinga, o ne tik „viską sutvarkysime“. Nepatogus pastebėjimas: rinkoje yra įmonių, kurios pasiima užsakymą, o po to ieško subrangovų paskutinę minutę. Nerodau pirštu, bet taip būna.