Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu: kaip išvengti katastrofos kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, tai maždaug žinau, kur vienas ar kitas vairuotojas gali pavogti degalų, o kur – ir visą furgoną. Kai klientai skambina ir klauso apie biuro perkėlimą į Angliją su IT įrangos saugumu, dažniausiai jie nusimano apie kainas, bet nieko apie tą „užkulisius“ chaosą. Tiesą sakant, pervežti kompiuterius ir serverius ne tas pats kas pervežti stalus ar tuos prastus biurinius krėslus, kurie susigeria po pusmetio. Čia reikalinga galva, o ne tik stiprios nugaros. Rašau šitą viską taip, kad suprastumėt, kas jūsų laukia be jokių gražių paveikslėlių iš reklamų. Bus tiesiogiai, kartais šiokiai tokiai painiai, kaip ir pati emigracija.

Apie tai, kaip viskas prasideda (ir baigiasi)

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Angliją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug tos jūsų technikos yra. Jei tai tik kelios dėžės su kompiuteriais ir spausdintuvu, tai įvežti į Angliją galima per dvi dienas, jei muitinėje nebus užstrigęs. Bet jei turite pilną serverinę su rack’ais, tai biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu gali užtrukti net savaitę, nes ten reikia specialios pakuotės ir logistikos. Vieną kartą važiavom su didele įmone, planavome tris dienas, o praleidom penkias, nes tenkinome vairuotojo paštarius apie blogą kelią prie Birmingamo. Taip geriau numatyti atsargą laike, nepyksite.

Ar reikia kažkur konkretų laiką rezervuoti?

Taip, būtina. Ypač jei važiuojate dideliu krovininiu ir reikia įvažiuoti į miesto centrą, tarkime, į Londoną. Negalima tiesiog užvažiuoti ir sakyti „esame“. Ten viskas suplanuota iki minutės. Be to, jei tenka laukti angliškojo muitinio patikrinimo, tai gali užtrukti ilgiau negu planavote. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu reikalauja ir tikslios laiko planavimo, nes įranga negali gulėti šaltyje ar drėgmėje prie pat uosto vartų.

Ką daryti, jei dar neturėjame naujo biuro adreso?

O tai būna dažnai. Žmonės skubėja išvyksta, o ten dar nebaigė remonto ar nuomos sutarties pasirašinėjo. Tuomet reikia laikino sandėlio. Anglijoje tai brangu, bet yra sprendimų. Galima padėti į mūsų sandėlį Lietuvoje arba tarpinį sandėlį UK. Tik žinokite, kiekviena diena saugykloje kainuoja. Vienas klientas taip padarė, atidėjo pusę metų... geriau to nedaryti.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus kartu su technika?

Techniškai – galima, bet legaliai tai gali būti problematic. Jei įsirašysite į deklaraciją, kad tai yra įmonės turtas, o ten bus jūsų motinos drabužiai, muitininkai bus labai nustebę. Geriau tai skyrti. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu yra verslas, o ne šeimos reikalas, geriau nesimaišyti, kadangi mokesčiai skiriasi. Asmeniniams daiktams gali tekti mokėti PVM ir muito, o įmonės inventoriui – kitokių procedūrų.

Ar reikia susirasti vietinį broker Anglijoje?

Be abejo. Ir ne tą, kurį rasite pirmą paieškoje „Google“ su penkiomis žvaigždutėmis (tos dažnai nufotografuotos). Reikalingas patikimas žmogus, kuris žino tų vietinių muitininkų ydas. Be gero brokerio visas biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu griausis apie pirmąją didesnę klaidą dokumentuose. Asmeniškai rekomenduočia ieškoti per lietuviškas bendruomenes ten, jei tokias turite.

IT įranga, serveriai ir jautrios dalykai

Kaip turi būti supakuoti serveriai?

Jokiais būdais ne į paprastas kartonines dėžes! Serverius reikia įstatyti į specialias „flight case“ dėžes su putomis. Aš tai kartą mačiau, kaip viena įmonė išsiuntė brangų serverį paprastoje „Pepsi“ dėžėje, suvyniotą į seną laikraštį... Siaubas. Nors ir nukritė tik pusė metro, bet visas vidus suskilvo. Jei planuojate biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu, investuokite į pakavimą. Tai pigiau nei naujas serveris.

Ar reikia išjungti viską prieš pakavimą?

Žinoma, ir ne tik išjungti, bet ištraukti kabelius ir juos pažymėti. Niekas nenori dirbti su gniaužtų mazgu Londono vidury, kai laikas spaudžia. Padarykite nuotraukas, kur kas buvo prijungta. Pas mane buvo atvejis, klientas atvyko, o IT specialistas buvo palikęs visą veikiant... tiesiog išjungė srautą, ne serverį. Nukrito duomenų bazė. Buvo šūdas tas diena.

Ką daryti su duomenų saugumu kelyje?

Tai yra raktas. Duomenys turi būti paslėpti, o diska – užkoduoti. Jei furgonas bus apiplėštas (kas, tiesą sakant, nėra labai dažna, bet įmanoma), vagys nebūtų suradę nieko verto. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu turi apimti ne tik fizinį saugumą, bet ir virtualų. Nenaudokite standartinių slaptažodžių tipo „123456“, tai kvaila.

Ar galima vežti monitorius be originalių dėžių?

Galima, bet rizikinga. Geriau naudoti specialias staltieses ir tarpus. Monitorių ekranai yra labai jautrūs spaudimui. Jei statysite vieną ant kito be tarpinės, tas apatinis tikrai plyš. Nemanau, kad norite pirkti 30 naujų „Dell“ ar „Apple“ ekranų atvykus į Londoną. Pakavimo medžiagos kaina nėra tokia didelė.

Ar reikia atsarginių dalių?

Bent jau kabelių ir maitinimo blokų. Visada dingsta kuris nors „HDMI“ ar „Power Cord“. Anglijoje jie kiek kitokių (tų plug’ų su 3 dantimis), taigi jei neveiks – pradėsite ilti pačius. Užtikrintas biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu reiškia turėti kuprinę su smulkmenomis, kurios išgelbės pirmąją darbo dieną.

Kaip elgtis su termomis (kondensatoriumis)?

Jei vežate šaltuoju metų laiku (kas Anglijoje yra beveik visada), tai įrenginius reikia leisti „sušilti“ patalpoje prieš įjungiant. Negalima iš karto įkišti kišenę į lizdą, kai serveris yra šaltas kaip ledas. Gali atsirasti trumpasis jungimas. Kantrybė – čia geriausias draugas.

Ar imatės atsakingumo už duomenis?

Mes įmonė neatsakome už jūsų failus. Mes atsakome už tą metalinę dėžę, kad ji nenukristų. Darykite backup’us (atsarginės kopijas) debesija arba įkelkite į kitą hard diską, kurį pasiimkite sau į rankinį bagažą. Tai svarbiausia taisyklė, kai kalbame apie biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu. Pasitikėkite savimi, ne vežėjais.

Ką daryti su spausdintuvais?

Spausdintuvus reikia išvalyti iš tonerio, jei įmanoma, arba gerai užfiksuoti, kad jie nenukristų. Tonerius viduje yra smulkios dulkes, jei dėžė sutrūško, visas furgono vidus bus juodas. Vieną kartą teko valyti 10 kvadratinių metrų sandėlį dėl vieno „HP“ spausdintuvo... Malonumų nėra.

Dokumentai, Brexit ir kita anglų kalbos grožybė

Kokius dokumentus reikia turėti tarpiniam pervežimui?

Būtinai reikia CMR konosamentą, eksporto deklaraciją ir inventoriaus sąrašą (angliškai „packing list“). Be jų jūsų nepraleis sienos. Inventoriaus sąraše turi būti tikslios serijiniai numeriai (serial numbers) tais atvejais, kai technika brangi. Muitininkai mėgsta patikrinti, ar tas nr. 12345 tikrai ten yra.

Ar Brexit kaip nors paveikė šią situaciją?

O kaip. Dabar tai praktiškai trečioji šalis visokia. Reikia daugiau popierių. Anksčiau biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu buvo paprasčiau – įvažiavai ir važiuoji. Dabar reikia EORI numerio, importo mokesčių (nors jie gali būti atidėlioti, jei tai laikina perkėlimo procedūra). Be EORI niekas neveiks.

Kas dėl importo mokesčių (PVM ir muito)?

Jei pervežate turtą, kuris priklauso jūsų lietuvos įmonei ir jį naudosite toje pačioje veikloje UK, galima taikyti „Transfer of Own Goods“ procedūrą. Tai reiškia, kad mokesčių gali nebūti. Bet čia yra „bet“ – viskas turi būti pareikšta teisingai. Jei padarysite klaidą, mokesčius gali tekti mokėti iš visos vertės.

Ar reikia apdrausti techniką?

Privalomai. Ir ne tik bazine draudima. Reikalinga „All risks“ draudimo polisa, kuri dengia ir transportavimą. Uždarykite akis ir pasirašykite draudimą. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu be draudimo yra kaip važiuoti be diržų autobuso kelyje. Gal ir nieko, bet jei kas nutinka – tai galvos.

Kas jei neteksiu inventoriaus sąrašo kelionės metu?

Tuomet lauksite. Muitininkas gali nukreipti į paiešką arba sandėliavimą tol, kol parodysite, kas tame furgone yra. Geriau turėti kopiją „Google Drive“ arba atspausdintą vairuotojui popierių. Skanuokite dokumentus.

Ar reikia mokesčių už seną techniką?

Senos technikos (pvz., 5 metų senumo serverio) vertę nustato ne kainą parduotuvėje, o likutinę vertę. Tai gali būti nulis. Tada ir mokesčių nėra. Bet reikia įrodymų – pirkimo sąskaitų faktūrų (angliškai „invoices“). Be jų jie įvertins pagal dabartines kainas, o tai jums labai nepatiks.

Ką daryti su progrominės įrangos licencijomis?

Tai nėra fizinis daiktas, bet jūs turite žinoti, ar licencijos galioja UK. Daugelis „SaaS“ paslaugų dirba be problemų, bet jei turite įdiegtas lokalias programas, gali tekti keitinėjai. Patikrinkit su savo IT vadovu prieš išvykdami.

Ar sunku su angliškais terminais muitinėje?

Jei nesuprantate angliškai „customs declaration“, tai bus bėda. Vairuotojai dažniausiai kalba tik „start“ ir „stop“. Geriau, kad dokumentus būtų paruošęs brokeris. Nereikia tikėtis, kad uosto darbuotojas norės aiškinti lietuviškai.

Kainos ir smulkmenos, kurios erzina

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis“. Viskas priklauso nuo tūrio. Mažam biurui (1-2 palečiai) tai gali kainuoti nuo 800-1200 eurų. Dideliam pervežimui su pilnu sunkvežimiu – skamba nuo 3 tūkst. eurų. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu nėra pigus malonumas, atsiminkite tai. Degalai, kelių mokesčiai (pvz., „M6 toll“), darbo rankos – viskas sudaro kainą.

Ar mokate už iškrovą Anglijoje?

Įprastai kainą skaičiuojame „iš durų į duris“. Tai reiškia, kad mes užkrauname čia, ir iškrauname ten. Bet jei ten nėra lifto ar reikia įvežti į 5 aukštą per laiptus, tai papildomai apmokestinama. Anglai už fizinį darbą moka labai gerai, tai mums tenka jums atiduoti sąskaitą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Paslėptų – ne, bet užmirštamų – taip. Pavyzdžiui, „Congestion Charge“ Londone, jei važiuojate į centrą. Arba „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ) mokestis, jei jūsų furgonas nebeatitinka standartų. Tai gali kainuoti po 100-150 svarų viena diena. Geriau pasidomėti iš anksto.

Ar galima sutaupyti darydamas viską pats?

Galima, jei turite savo furgoną ir nors 2 savaites laisvo laiko, bei kantrybės. Bet biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu nėra kaip nusipirkti sofos iš „IKEA“. Čia rizikuojate sugadinti turtą, kuris kainuoja daugiau nei tas jūsų pasidarymas pats. Kartais taupyti per daug brangiai.

Kuo mokama? Pervedimu ar grynais?

Geriau bankiniu pavedimu (SEPA ar SWIFT). Grynaisiais pinigais vairuotojui nereikia duoti, tai nesaugu ir kvaila. Mums užtenka sąskaitos faktūros, ją apmokate, ir viskas lygu. Vokiškas precizitumas (kaip mes sakome).

Ar kainuoja pakavimo medžiagos?

Kodėl gi nemokamai? Burbuliukai, lipniajuostės, klijai – viskas pinigų kainuoja. Jei norite, kad jūsų technika būtų saugi, turite už tai sumokėti. Nenusprendžiau kiek brangu, bet tiek, kiek kainuoja parduotuvėje, plūstas mokesčis.

Ar taikomas km nuoma (atlyginimas už laiką)?

Taip, jei darbas trukniau nei numatyta dėl jūsų kaltės (pavyzdžiui, nėra laivo įleidimo, arba biuras neužrakintas). Laikas – pinigas, kaip sako. Mes nebegalime laukti valandą su dirbančiu furgonu.

Kas jeu aš atšaukiu važiavimą paskutinę minutę?

Tada privalote mokėti bent jau įsiskolinimą už rezervaciją, nes mes laikome laiką ir mašiną. Vienas klientas taip padarė... mes atvažiavome į Brastą, o jie pasakė „keliaut toliau negalime“. Buvo nepatogu.

Geografinės smulkmenos ir finalas

Ar galioti pristatyti į Škotiją ar Velsą?

Galime, bet kaina bus didesnė. Anglija didelė, o Škotija dar toliau. Kelių mokesčiai ten skirtingi, ir atstumas didesnis. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu į Edinburgą kainuos brangiau nei į Londoną, tiesiog dėl degalų.

Kokius miestus dažniausiai aptarnaujate?

Londonas, Mančesteris, Birmingemas, Leedsas... Ten yra didžiausios lietuvių bendruomenės ir verslo centrai. Bet važiuojame ir į mažesnius miestus, tarkime, į Oksfordą ar Kanterburį. Tik reikia tikslaus adreso ir koordinačių, kad vairuotojas nepravažiuotų pro šalį (kas nutinka dažnai).

Ar reikia leidimo įvažiuoti į gatvę?

Jei esate miesto centre, dažnai reikia „suspension“ leidimo (parkavimo draudimo panaikinimo). Be jo, gausite baudą, o mūsų furgoną gali nuvaryti. Jūs turite pasirūpinti tuo iš anksto vietinės savivaldybės puslapyje. Angliški taisyklės dėl „Red Routes“ yra griežtos.

Kaip su vairuotojais? Ar jie patikimi?

Dirbame tik su patikrintais vairuotojais, kurie turi teises ir patirties. Dauguma mūsų vairuotojai lietuviai, kurie važinėja tą maršrutą jau metus. Žinai, kur gerai pavalgyti prie „Dover“ uosto ir kur užpilti pigiau degalų (šiaip sakant, iš patirties, ne visada reikia važiuoti ant didžiausių degalinių).

Kas jeu technika sugenda pervežimo metu?

Tada kreipiatės į draudimo įmonę su nuotraukomis ir prašymu išmokėti žalą. Mes padedame surinkti dokumentus. Jei tai mūsų kaltė (neatidėjome kažką), mes atsakome. Jei technika tiesiog nusiviliojo senumo – nelabai padėsime.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS stebėjimą. Galite matyti, kur jis yra. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas 10 minučių „kur jūs esat?“. Jis vairuoja, tai saugumo klausimas. (Nors pati tikrai buvau nusibodusi tokiems skambučiams, kai dar buvau dispečerė).

Kokias mašinas naudojate?

Paprastai tai „Mercedes Sprinter“ arba „Iveco Daily“ tipo furgonai su liftu (jei reikia). Dideliems kroviniams – sunkvežimiai su tentu („TIR“). Visos mašinos turi „temperature control“ galimybę, jei reikia.

Ar darote išmontavimą ir montavimą?

Taip, mūsų komanda gali išmontuoti stalus, ištraukti kabelius, o Anglijoje vėl viską susikaupti. Bet tai reikalauja papildomo laiko. Geriau, jei jūsų IT specialistas būtų ten, kad nurodytų, kur kas stovi. Mes ne esme IT inžinieriai.

Kas dėl šiukšlių? Ar juos išvežame?

Anglijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu. Yra specialios „Waste transfer“ licencijos. Geriau išmesite čia arba ten susiraskite vietinį šiukšliavežį. Mūsų furgonai skirti technikai, ne dulkių maišams.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Būtų malonu, bet neprivaloma. Anglijoje darbuotojai dažnai tik laukia tos kavos ir paprasto žodžio. Pagarbos ženklas gerai veikia. Nereikia nieko daugiau. Tik nepykit jei jie šiek tiek garsiai kalba.

Ar galite padėti su vizais ar darbo leidimais?

Ne, mes vežame daiktus, o ne žmones. Dėl to teks kreiptis į advokatus arba konsultantas. Mūsų sritis – logistika, o ne migracijos politika. nors daug kas per tą 20 metų pasimokom ir apie tai (bet nepasakysim niekam).

Kas nėra įtraukta į paslaugą?

Į paslaugą neįeina jūsų biuro išvalymas prieš išvykstant, naujų baldų perkėlimas (jei nupirkti UK), ir mokesčiai už tiltus Anglijoje. Turime viską aptarti iš anksto, kad nebūtų nepatogumo.

Ką daryti, jei prarastau raktus nuo biuro Anglijoje?

Tokia situacija buvo... teks skambinti locksmith (sargui). Tai papildomos išlaidos ir laiko praradimas. Geriau turėti kelias raktų kopijas. Vienas klientas užrakino raktaus viduje, dar neįsikėlęs. Tai buvo juokinga, bet ne jam.

Ar galite padėti su interneto jungimu?

Mes galime padėti įsidėti router’į į vietą, bet jo sukonfigūruoti negalime. Turi susirasti „Virgin Media“ ar „BT“ techniką. Jų laukimas Anglijoje gali trukti dvi savaites, tai užsirašykite iš anksto.

Baigiančioji mintis – verta to viso?

Taip, verta. Jei verslas auga, Anglija yra didelė rinka. Tiesiog reikia atsakingai žiūrėti į biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu kaip į investiciją, o ne kaip į išlaidas. Pasiruoškite gerai, ir viskas nueis sklandžiai (beveik).

Išvada

Na, tiek pagrindų, kur reikia atkreipti dėmesį. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos saugumu nėra paprasta, bet su gera komanda pasidaroma daug lengviau. Svarbiausia – nesitikėkite idealios vizijos iš brošiūrų, bus rūpesčių su dokumentais, pasikirs kelias valandos, bet galiausiai jūsų serveriai stovės naujameplace Londono ar Mančesterio priemestyje. Pasiruoškite, drąsiai šokite į tą reikalą, o techninę pusę palikite mums – pasidarę tą šlamštą jau beveik dvidešimt metų, jau išmokome išsiversti. Sėkmės Jums!