Biuro perkėlimas į Angliją: kaip tai padaryti saugiai ir su garantija?

Sveiki, ilgai galvojau, ką galėčiau pasakyti apie biuro perkėlimą į Angliją, kad jums būtų naudinga ir, svarbiausia, tikrai. Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo to, kaip klientai nešiojasi visus turtus rankinėse, iki didžiulių korporacijų, kurios perkrauna visus skyrius viena naktį. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, nebegalima tiesiog užvežti ir pasakyti „ čia mano daiktai“. Dabar reikia dokumentų, deklaracijų ir kantrybės. Rašau šį tekstą ne kaip reklamos brošiūrą, o kaip žmogus, kuris žino, kurioje vietoje paspausti, kad neišprotėtum. Biuro perkėlimas į Angliją dabar yra sudėtingesnis, bet jei viską suplanuojate gerai, tai įmanoma padaryti be didelio streso. Tiesa, garantijos, kaip tokios, gyvenime nėra, bet yra būdai, kaip sumažinti riziką iki minimumo.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai (kurie dažniausiai gąsdina)

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar tai tik pinigų išpumpavimas?

Žinau, ką galvojate – dar vienas tarpininkas, kuriam reikia mokėti. Pasakysiu tiesiai: jei perkėliate biurą į Angliją be brokerio, tai bus didžiausia jūsų klaida. Britų muitinė (HMRC) dabar labai griežta, jie nebekalba lietuviškai ar rusiškai, o anglų kalbos taisykles jiems aiškinti reikia labai tiksliai. Tarpininkas užpildo visus EORI numerius ir deklaruoja krovinią. Vieną kartą mačiau, kaip vairuotojas stovėjo sienoje tris dienas, nes nepataisė vienos raidės prekės kode. Geriau sumokėkite brokeriui ir miegokite ramiai.

Ką daryti, jei neturiu visų technikos serijinių numerių?

Tai reali problema, ypač kai pervežate seną biurą. Klientai dažnai panika, kai prašau inventoriaus su serijiniais numeriais (S/N) kompiuteriams ir serveriams. Jei kai kurių nėra, nes nuplėšėte lipdukus prieš penkerius metus, tiesiog tai užrašykite inventoriuje pažymėdami „S/N nėra“. Muitininkai supranta, kad technika sena. Pagrindas – būti sąžiningu ir neparašyti, kad turi 50 naujų „MacBook“, kai iš tikrųjų nešiojate senus „dell“ iš 2010 metų.

Kiek laiko užtrunka dokumentų sutvarkymas?

Niekada negaliu pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate surinkti duomenis. Jei turite tvarkingą Excel lentelę su visais daiktais, brokeris sutvarko per dieną. Bet dažniausiai būna taip: klientai paskutinę minutę prisimena, kad dar turi penkis dėžutes su archyvu, kurio nebuvo sąraše. Tuomet viską reikia pradėti iš naujo. Planuokite bent savaitę iki važiavimo, o jei didelis biuras – tai dar anksčiau.

Ar galiu būti tikras, kad mano duomenys nebus nutekėję?

Tai klausimas, kurį dažnai klauso IT direktoriai. Mums, vežikams, jūsų serveriai ar dokumentai yra tik dėžės. Mes neatsidarbome jų. Bet... (čia galiu būti šiek tiek subjektyvus) pasitarkite su draugais IT žmonėmis apie duomenų šifravimą prieš išvežimą. Fiziškai apsaugome – užraktome, užseiliname, bet elektroninę saugą jūs turite užtikrinti patys. Biuro perkėlimas į Angliją neapsiriboja fazine transportavimo dalimi.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti brangų daiktą į sąrašį?

Oho, tai gali būti nemaloni. Jei muitinėje randa daiktą, kurio nėra inventoriuje, jie gali许多 manyt, kad jūs bandote jį kontrabanduoti. Gali tekti mokėti baudą arba mokesčius. Vieną kartą buvo taip, kad klientas neįrašė brangios fotokopijavimo mašinos, manydamas, kad tai „buitinė technika“. Mums teko daug paaiškinti ir derybauti. Geriau užpildykite sąrašą per daug detaliai, nei palikite kažką paslėptą.

Ar reikia mokėti PVM ar muito, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Štai čia dauguma žmonių suklysta. Jei pervežate biurą į Angliją ir įranga jums priklauso daugiau kaip 6 mėnesių, tai laikoma perkėlimu tarp savo filialų (Transfer of own goods). Tuomet PVM mokėti nereikia, bet reikia įrodyti, kad tai ne nauja prekė, kurią ką tik nupirkote ir dabar vežate parduoti. Reikės pateikti pirkimo-sutarties kopijas ar senas sąskaitas.

Ką daryti su draudimu? Ar jis apima viską?

Standartinis draudimas apima „viską“, bet... (visada yra to „bet“) jis neapima jautrios technikos, jei ji nebuvo tinkamai supakuota. Jei serveris suplėštas dėl to, kad jis buvo pastatytas ant viršaus be fiksavimo, draudimo kompanija tikrai sumokėti neketins. Skaitykite draudimo sąlytas labai atidžiai, ypač apie jautriąją techniką.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – taip, bet nerekomenduoju. Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl vairuotojas tavei jūsų žmonos drabužių ar vaiko dviračio, kai deklaruojamas biuro krovinys. Geriausia viską atskirti. Vieną kartą teko iškrauti vairuotojo dėžę, kadangi rado jo asmeninį grilį, kuris buvo užsikrėtęs riebalais ir galiu būti net nelegalus įvežti.

Logistika, technika ir pakavimas (kaip išvengti suirimo)

Kaip supakuoti serverius, kad jie neišsirinktų kelyje?

Tai ne dėžė su knygom. Serverius reikia išjungti (būtinai palaukiant, kol sukils ventiliatoriai), atjungti kabelius ir uždaryti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei ne, reikia specialių „anti-static“ dėžių. Biuro perkėlimas į Angliją su garantija prasideda nuo teisingo pakavimo. Jei tiesiog įmesite į kartoninę dėžę su vata, vibracija kelio metu (ypač Anglijoje, kur keliai būna įdomūs) sugadina standžiuosius diskus.

Ar reikia išmontuoti visus stalus?

Priklauso nuo to, kokio tipo tai stalai. Jei tai „IKEA“ tipo sprendimai, kurie laikosi varžtais, geriau išmontuoti. Jei tai sunkios, masyvios lentynos – galima vežti surinktas, bet tada reikia labai daug užpildymo medžiagos, kad jų nebraižytume. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks kelti 200 kilogramų lentyną pro siaurus duris be išmontavimo.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Gerai, kad paklausėte. Jei turite dokumentų su asmens duomenimis ar sutartimis, jų negalima tiesiog mesti į permatomą plastikinį krepšį. Reikia uždaryti į spintas arba užsegti dėžes su skirtingais spalvotais lipdukais. Mes visada žymime tokius krovinius kaip „High Security – do not open“ (Aukšto saugumo – neatidaryti), kad vairuotojas žinotų – čia ne paprasti popieriai.

Ar galiu būti tikras, kad vairuotojas nepraras dėžių?

Na, 100% garantijos nėra niekam, bet mes naudojame sistemas, kur kiekviena dėžė turi numerį. Vairuotojas turi sąrašą (manifestą). Tačiau buvo atvejų (nepasakykite niekam), kai vairuotojas pasimetė Birmingemo priemiesčiuose ir dėžės stovėjo sandėlyje dvi dienos. Geriausia pasirinkti firmą, kuri turi GPS sekimą kiekviename automobilyje.

Kiek laiko trunka patys važiavimas?

Nuo Vilniaus iki Londono – maždaug 24-30 valandų važiavimo, jei nėra didelių spūsčių. Bet tai tik vairavimo laikas. Reikia prisidėti laiką pakavimui (1-2 dienos), iškrovimui Anglijoje (1 diena) ir muitinės procedūroms. Taigi, viskas trunka 3-5 dienas nuo to momento, kai mes atvykstame pas jus iki to momento, kai paskutinis stalas atsiduria jūsų naujame biure Londone.

Ar galima užsakyti pakavimo paslaugas?

Žinoma, tai geriausias būdas. Mūsų komanda atvyksta, išmontuoja, supako, užrašo numerius. Jums nereikia nieko daryti, tik stebėti gerti kavą. Biuro perkėlimas į Angliją tampa daug paprastesnis, kai tuo rūpinasi profesionalai, kurie turi savo peilius, popieriaus ir klijų.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Klientas sako: „Mes viską pasiruošę“, o atvažiavę matome, kad dar statybininkai deda grindis. Tuomet reikia skubiai ieškoti sandėlio Anglijoje, kur laikyti dėžes. Tai kainuoja papildomai. Jei tik įmanoma, nukelkite datą, kol biuras tikrai bus įsijungęs elektra ir bus išvalytas.

Ar vežiate augalus?

Dėl augalų Anglijoje dabar yra labai griežtos taisyklės. Žemės, augalų saknys – tai karantininės zonos. Aš asmeniškai nebūčiau rizikavęs vežti didelius biuro augalus, galiu būti net konfiskuoti sienoje. Geriau juos palikti kolegoms arba nupirkti naujus Londone. Nėra verta dėl fikuso prarasti visą krovinį.

Kaip sužinoti, kiek bus kainuoti?

Reikia, kad atvykčiau arba tu nusiųstum sąrašą dalykų. Negaliu pasakyti kainos iš galvos. Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), svorio ir to, kiek sunku įvežti (ar yra lifto, ar reikia nešti per 5 aukštus). Bet paprastai biuro perkėlimas į Angliją kainuoja nuo 2 tūkstančių eurų, jei tai nedidelis kontorėlis, iki... na, limito nėra.

Ar galiu vykti kartu su vairuotoju?

Techniškai neleidžiame keleivių kroviniuose dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Bet jei labai reikia, galime susitarti dėl ypatingos leidimo, tačiau tada tu turi būti uždraudęs kaip keleivis, o ne kaip „būrelis draugų“. Paprastai klientai skrenda lėktuvu ir sutinka su vairuotoju atvykimo metu.

Pinigai, rizikos ir patarimai iš kampo (ką dažniausiai praleidžiate)

Kokia yra didžiausia rizika tokiam pervežimui?

Mano nuomone, didžiausia rizika – tai blogai parengtas inventoriaus sąrašas. Jei sąraše parašyta „kompjuteris“, o realiai tai yra 3 serveriai, 10 monitorių ir 2 spausdintuvai, tai sukelia chaosą. Muitininkai mėgsta tikslumą. Biuro perkėlimas į Angliją su garantija be tikslaus sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be stabdžių – galima, bet pavojinga.

Ar galima pasitikėti pigiausiomis firmomis?

Žinote, kaip sako: „lėtas, kokybiškas, pigus – pasirinkite du“. Jei kas siūlo pervežti biurą už pusę mažiau nei rinka, tai tikriausiai jis neturi draudimo, arba tai bus keleivinis mikroautobusas, kurį sustabdys britų policija dėl netinkamos transporto priemonės prekėms vežti. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti garantiją, kad krovinys atvyks.

Kas nutinka, jei sugedą kelyje (automobilis)?

Turime pagalbinius automobilius ir partnerius visoje Europoje. Jei lūžta važiuoklė, išsiunčiame kitą. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dviems, bet krovinys neprarandamas. Deja, tai retai, tačiau atsitinka, ypač žiemą arba kai vairuotojai per daug pavargę.

Ar reikia mokėti už laukimą Anglijoje?

Taip. Jei jūsų naujas biuras nebus pasiruošęs ir vairuotojas turės laukti 5 valandas, tai bus mokamas laukimas. Anglijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai ribojamas tachografais, jie negali tiesiog „užmigti“ vairuote. Planuokite iškrovimą tiksliai.

Ką daryti su nelegaliomis ar pavojingomis medžiagomis?

Tarkime, sename biure rasta dažų, aerozolių ar cheminių medžiagų. Jas vežti negalima be specialių leidimų (ADR). Geriausia jas išmesti Lietuvoje pagal atliekų tvarkymo taisykles. Nebandykite paslėpti dėžės su dažais tarp stalų – gaisro rizika per didelė.

Ar galima aptarti kainą galutinę?

Taip, mes dirbame su fiksuota kaina, kai tik tiksliai žinome, ką vežame. Nenoriu, kad po važiavimo jums būtų pridėta „nepnumatyta išlaida 500 eurų“. Viskas turi būti ant popieriaus (arba el. pašto) prieš pradedant darbus.

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprasta – 50% avanso pradžiai (kad užsakyti laiką ir vairuotoją), likusi 50% – atlikus darbus Anglijoje arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Mes nesame bankas, todėl negalime vežti „grynais“.

Ar reikia rūpintis apsauga biure Lietuvoje?

Gerbiami vairuotojai, bet kai jie įeina ir išeina su dėžėmis, durys gali būti atidarytos. Jei biure liko brangios daiktys, kuriuos nevežiate, užrakinkite juos atskiroje patalpoje. Mes neatsakome už vagystes, jei durys buvo neuzrakintos (kažkas įėjo pro mūsų nugarą).

Ką daryti, jei dėžė atvyksta sužeista?

Tai įvyksta. Jei dėžė išorėje sutrupėjusi, nedelsdami atidarykite vairuotojo akivaizdoje, nufotografuokite turinį ir pažeidimą. Jei pasirašysite, kad „viskas gerai“, vėliau draudimas nieko nepermokės. Biuro perkėlimas į Angliją yra tą procesas, kur reikia būti budriam momentą pristatymo.

Ar galima vežti maistą?

Nedarykite to. Britų muitinė labai griežtai tikrina maisto produktus, ypač mėsą ir pieno produktus, iš ES. Vienas klientas bandė vežti „komandinį maistą“ – dešrelės ir sūris buvo konfiskuoti, o krovinys patikrintas su šunimis. Palikite koldūnus čia.

Kaip pasirinkti tinkamą dieną?

Geriausia sekmadienį arba pirmadienį rytą. Tada vairuotojas atvyksta į Angliją antradienį arba trečiadienį, kai sandėliai ir biurai jau dirba, o dar nėra didelių eilių prieš savaitgalį. Venkite švenčių Lietuvoje ir Anglijoje (jų yra daug skirtingų).

Ar jums patinka savo darbas? (Klausimas ne iš temos, bet įdomus)

Kartais taip, kartais norėčiau mesti viską ir eiti į mišką auginti grybus. Ypač kai klientai keikia, kad dėžė ne ten pastatyta. Bet kai viskas suveikia lyg laikrodis, biuras Anglijoje pradeda veikti, o klientai šypsojasi – tada jaučiuosi gerai.

Kas būtų vienas svarbiausias patarimas?

Būkite sąžiningi su mumis. Jei turite 100 dėžių, nesakykite, kad 50. Jei sunku įvežti, pasakykite iš anksto. Biuro perkėlimas į Angliją su garantija yra komandinis darbas. Mes atvešime, bet jūs turite būti partneris, o ne tik užsakovas, kuris „užsisakė taksi“.

Ar galite duoti raštišką garantiją?

Taip, mes turime sutartį, kurioje aprašoma atsakomybė. Bet dar kartą pakartosiu – garantija, kad niekas nepasikeis (pavyzdžiui, muitinės taisyklės) nėra įmanoma. Mes garantuojame savo pastangas ir profesionalumą.

Ką daryti, jei dar nežinau tikslaus adreso Anglijoje?

Tai problema. Muitinės deklaracijai reikalingas tikslus adresas. Jei tik ieškote biuro, deklaraciją galime padaryti laikinąjį adresą (pvz., tarpininko sandėlis), o vėliau peradresuoti. Tai kainuos, bet išgelbės situaciją.

Ar verta rūpintis smulkmenomis, pvz., kabeliais?

Taip! Kabeliai yra didžiausia skausmas. Jei juos išmeskite į vieną didelį maišą, iškrovant jūs praleisite pusę dienos juos išvyniojant. Užrašykite ant kiekvieno ryšio, iš kur jis ateina (pvz., „PC nr. 5 klaviatūra“). Pasidėkite sau.

Galutinis žodis – ar verta?

Jeigu verslo augimas eina į Vakarus, tai tikrai verta. Biuro perkėlimas į Angliją yra didelis žingsnis, bet su gerais partneriais jis tampa tik dar viena užduotimi, kurią reikia atlikti.

Išvada

Na, tiek manęs šiandien. Tikiuosi, kad šie razgalai padės jums suprasti, kad biuro perkėlimas į Angliją nėra tiesiog spaudimas mygtuko. Tai sudėtingas procesas, kuriame svarbiausia yra pasitikėjimas ir dokumentų tvarka. Nėra tobulo pasaulio, gali būti vėlavimų ar nenumatytų situacijų, bet jei pasiruošiate gerai, viskas pavyks. Sėkmės jūsų naujame etape Londone ar Birmingeme, ir jei dar apie ką nors pamiršau parašyti – skambinkite, paaiškinsiu gyvai.