Biuro kraustymosi logistika į Angliją: kaip neišprotėti nuo dokumentų ir realybės

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus (o gal 24, paskaičiuoti nebegaliu) ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymosi logistika į Angliją niekada nebuva lengva žaidimas. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog įkrauti dėžes, parvežti ir iškrauti. O čia per daug optimistiška požiūris. Ypač kai kalbame apie perkėlimą po Breskito, kai su tais pačiais muitininkais kur kas sunkiau susitarti, o eismas Londono žiede gali priverkti ašaras net patį stipriausią vairuotoją. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsijungiate, anaiptol ne iš reklamos brošiūrės.

Biuro kraustymosi logistika į Angliją: dokumentai ir pasiruošimas

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be EORI numerio jūsų siunta sustos prieš Anglijos sieną, o tai garantuota bėda. Reikia užpildyti paraišką internetu, tai atlieka per dieną, bet kartais užtrunka ir ilgiau, jei sistema stringa. Viena kartą turėjome klientą, kuris manė, kad jo lietuviškas įmonės kodas kažkaip magiškai veiks ir ten. Negalavo nieko pasakyti, kai sunkvežimis stovėjo Doverije tris dienas. Užsirašykite iš anksto, nerašysiu dviejų kartų, taip sutaupysite nervų sau ir man.

Ką daryti su eksporto deklaracija?

Eksporto deklaracija dabara yra būtina net ir tų pačių dokumentų perkėlimui. Anksčiau buvo galima važiuoti „be popieriaus“, o dabar muitininkas tikrina viską iki smulkmenų. Reikia susirasti brokerį Lietuvoje, kuris padarys išvykimo procedūrą, kitaip anglikai nepaleis į šalį. Geriau, kad tai darytų specialistas, nes klaidos baudos nėra mažos, o laiko praradimas – dar didesnis. Pasidomėkite šia tema dar prieš supakuodamos pirmą dėžę.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Žinoma, ir jis turi būti kuo detaliau, pridedant netgi buitinę techniką ir senus spausdintuvus. Jei sąraše bus parašyta tik „biuro baldai“, anglai gali sustabdyti visą reikalą ir prašyti išskaidyti. Turi būti parašyta, kas ten yra – 5 stalai, 10 kėdžių, 2 kompiuteriai. Be šio sąrašo biuro kraustymosi logistika į Angliją tampa tikru lošimu. Dar gerai, jei jums patinka lošti laiko ir pinigus.

Kaip apsaugoti konfidencialius dokumentus?

Geriausia juos vežti atskirame, užrakstame dėžėje, o dar geriau – pasilikti pas save ir vežti lėktuvu. Mes, logistikoje, stengiamės būti atsakingi, bet viskas įvyksta – sunkvežimis gali būti applėštas arba tiesiog dingti dėžė perkraunant (tai reta, bet įvyksta). Archyvus su sutartimis geriau neišduoti kitam. Nekilkite rizikos dėl to, kad tiesiog norite užpildyti sunkvežimį iki galo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Taip, bet jie turi būti aiškiai pažymėti kaip asmeniniai ir nekonfidencialūs (t.yra ne įmonės nuosavybė). Jei rasiu žmonių drabužių tarp serverių, aš nebusiu laimingas, ir muitinė taip pat. Geriau tuos daiktus susidėti į atskiras dėžes ir uždėžti žymes „Asmeniniai daiktai – neišpardavimui“. Taip išvengsite nereikalingų klausimų ir uždelsimų pasienio kontrolės punkte.

Kas daryti su IT įranga?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – visa tai yra aukštos vertės prekės, todėl reikia tiksliai nurodyti serijinius numerius. Turiu omenyje, jei vežate naują įrangą, gali tekti mokėti PVM, o jei naudotą – reikia įrodymų, kad ji jau buvo naudojama. Biuro kraustymosi logistika į Angliją su IT įranga be šių detalių tiesiog sustos. Viena kartą dėl vieno neįrašyto monitoriaus visas kelinukas pavėlavo dviem dienoms.

Biuro kraustymosi logistika į Angliją: kainos ir laikas

Kiek tai galioja?

Klausimas, kurio aš labiausiai nemėgstu (nes kainos šokiruoja mane pačiam), bet kuriuo atveiviu – nuo 1500 iki 5000 eurų, priklausomai nuo tūrio. Jei turite tik kelias stalų eiles, bus pigiau, jei visą aukštą – brangiau. Dar įeina kuro kainos (kurios dabar, atsiprašau, beprotiškos) ir keltų mokestis. Neklauskite „nuo kiek“, praneškite, kiek turite daiktų, tada aš galėsiu kažką pasakyti bent jau apytiksliai.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai nuo įkrovos Lietuvoje iki iškrovos Angliojį praeina apie 4–5 dienų, jei viskas gerai. Bet jei užstrigsite pervežimo punkte arba bus eismo įvykis (kas, deja, ne retumas), tai gali užtrukti ir savaitę. Nesižadėkite, kad sunkvežimis bus priešakyje rytoj, jei jis tik vakar išvyko. Biuro kraustymosi logistika į Angliją turi savo ritmą, kurio negreitai pakeisi.

Ar galima užsisakyti ekspressą?

Galima, bet tai kainuos kaip sparnas. Teks mokėti už atskirą vairuotoją, kuris nešoks krovinių, jį reikės parvežti tuščią atgal. Jei jums būtina, kad stalai stovėtų Londone rytoj, tai įmanoma, bet pasiruoškite sąskaitai, kuri sušoks į akis. Dažniausiai klientams pasakoju – kantriai geltoną mazgą spausdinsim (ne, seriužiai, nerašo taip), tiesiog reikia planuoti ankstiau.

Kuo taip brangu?

Kuro kainos, darbo jėga trūksta, o anglai viską uždirba iš mūsų vairuotojų. Be to, dabar reikia daugiau laiko praleisti prie sienų dėl formalinių procedūrų, o vairuotojo laikas – tai pinigai. Nemanau, kad kas nors nors darbą atliks nemokamai, ypač kai reikia įveikti Lamanšą ir dar susidoroti su Londono apylinkių eismu. Tai brangu, todėl jei kas siūlo per pigiai – įtarkite.

Ar galima sumokėti atvykus?

Tai sudėtingas klausimas. Didelėms, patikimoms firmoms galima irgi, bet aš visada rekomenduoju įmoką padaryti iš anksto bent 50 proc. Žinau vieną atveją, kai klientas atsisakė priimti prekę, o vairuotojas liko su dėžėms Anglijojį be pinigų. Kas tada daryti? Taigi, geriau aptarti sąlytas iš anksto, kad nereiktų skambinti iš užsienio ir prašyti pinigų bilietui atgal. (tiesa sakant, tai buvo baisi situacija).

Kaip taupyti?

Pačiuos paprasčiausiai būdai – sumažinti daiktų kiekį. Atsikratykite senų stalų, kuriais niekas nenaudoja jau dešimt metų. Dėl mažiau tūrio bus mažiau vietos sunkvežimyje, o reiškia ir pigiau. Taip pat, jei galite patys supakuoti smulkius daiktus – taip padėsite mums ir kainą mažinsite (nereikės mokėti už pakuotojus). Bet nenaudokite skudurų ar senų mažmenų dėžių, tai neatrodo profesionaliai.

Biuro kraustymosi logistika į Angliją: fizinės perkėlimo problemos

Ar jie padės supakuoti?

Taip, mūsų komanda gali atvykti ir viską sudėti į dėžes, užklijuoti juos ir pažymėti. Tai paprasta, bet reikia pasakyti iš anksto, kad nešume pakavimo medžiagas. Buvo atvejų, kai vairuotojas atvyksta, o biure visi sėdi ir žiūri, kol jis pats nešioja kompiuterius. Tai ne mūsų darbas, mūsų darbas yra vežti, o ne nešioti kelis aukštus be pagalbos. (o galvojau, kad čia viskas aišku).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus ir spinteles būtina išmontuoti, kitaip jos neišsipais vietą sunkvežimyje, o gali ir nulūžti transporto metu. Jei turite sudėtingas sistemas, reikia pasirūpinti specialistu, kurias vėliau surems Anglijojį. Mūsų vairuotojai gali atsukti pėdutes, bet sudėtingų konstrukcijų nejungia. Nekilkite rizikos, kad „kažkaip įeis“, paprastai tai baigiasi tuo, kad reikia naujų baldų.

Kas su transporto liftais?

Jei naujame biure nėra lifto arba jis per mažas, mums teks kelti rankomis. Tai užims daugiau laiko ir gali kainuoti papildomai, jei reikės samdyti keliančias platformas. Patikrinkite iš anksto. Vienkartą teksėjo nešti sofą į penktą aukštą laiptais, nes liftas užstrigo. Vairuotojai po to beveik negalėjo važiuoti toliau. Biuro kraustymosi logistika į Angliją su tokiomis staigmenomis tampa košmaru.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Londono centre ar Betliuje (Bethnal Green) vietos nėra niekada. Reikia gauti leidimą užstatyti sunkvežimį (parking permit), kitaip gausite baudą, kuri bus didesnė už visą perkėlimą. Mums to padaryti negalime, tai turi darbuotojai iš jūsų pusės. Nepamirškite šito detalaus, o bus labai nemalonios kalbos su vietine policija.

Ar saugu palikti dėžes gatvėje?

Nebent norite, kad jos dings po penkių minučių. Anglijojį tai dažna problema, ypač didžiuosiuose miestuose. Reikia, kad kas nors būtų lauke ir prižiūrėtų krovinius, kol vairuotojas parkuoja arba ruošiasi iškrauti. Nekreipkite dėmesio į tų, kurie sako „viskas bus gerai“, paprastai jie tada pat ir dingsta su jūsų serveriais. (kažkaip per daug pesimistiška skamba, bet realybė tokia).

Biuro kraustymosi logistika į Angliją: specifiniai dalykai

Ar galiu vežti maistą ar gėrimus?

įmonės vakarėliui – taip, bet turi būti mažai. Jei būsite vežami prekiauti, reikės specialių leidimų (HACCP ir kita šlamštas), kurių mes ne išduosime. Tiesiog nerašykite „maistas“ sąraše, jei tai tik keletas kelių butelių vyno arbatos pakelių. Muitinė gali šiek tiek nusibosti dėl to, bet paprastai praeina, jei tai ne komercinis kiekis.

Kaip su augalais biure?

Augalai yra gyvos organizmai, todėl turi būti tikrinami dėl kenkėlių. Kartais reikia fitosanitarinio sertifikato, o kartais ne – priklauso nuo muitininkos nuotaikos. Aš asmeniškai nepatarčiau vežti tą tą didelį fiksą, kuris stovįs kampus 20 metų, greičiausiai jo neišleis. Biuro žalumą geriau nupirkti naują Anglijojį, taip išvengsite streso ir galimo sugaišto laiko.

Ar draudimas apima viską?

Turime standartinį draudimą, bet jis neapima jautrios technikos, jei ji nepakavota taip, kaip reikalauja instrukcija (t.yra. originalioje pakuotėje). Taip pat, jei patys supakuosite lūžtančius daiktus į soft dėžes, draudimas neišmokės. Neklauskite, kodėl, taip yra jau nuo senovės. Geriau pasidomėkite draudimo sąlygomis prieš tai, kai kažkas susiluža.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Gana reta situacija, bet įvyksta. Reikia nedelsiant pranešti mums, mes rašome policijai. Tada prasideda draudimo bylos. Tiesiogtikėkitės, kad tai užtrunks. Geriausia viską užfotografuoti prieš išvežant ir pažymėti kiekvieną dėžę numeriu. Be šio „paprasto“ žingsnio bus sunku įrodyti, kad ta dėžė iš viso egzistavo.

Ar galima susitarti dėl iškrovos savaitgaliu?

Galima, bet už tai reikia sumokėti antkainį anglams, kurie dirba savaitgaliais. Jie nemėgsta dirbti šeštadieniais ir sekmadieniais. Jei jums būtina, kad biuras būtų paruoštas pirmadienio rytoj, mums reikės iš anksto suplanuoti vairuotojo poilsį. Neklauskite paskutinę minutę, nes tada tikrai niekas nepasakys „taip“.

Kaip vežti vertingą elektroniką?

Geriausiai ne vėždami, o pačiam skrendant su ja. Tačiau jei tenka vežti sunkvežimiu, tai reikia labai stiprios pakavimo medžiagos (putplastis, burbuliukai). Užrakta dėžė turi būti viduje sunkvežimio (tiuningas?). Vienas klientas taip pat išvežė serverius be jokios apsaugos, tiesiog ant grindų, ir, aišku, kaip atvykome, niekas neveikė. Ne darykite taip, jei nenorite prarasti duomenų.

Ar turite sandėlius Anglijoje?

Turime partnerių, bet jis ne mūsų. Jeigu reikia laikinai padėti dėžes kur nors savaitę ar dvi, tai galima susitarti. Bet nepamirškite, kad Anglijojį vietos kaina yra astronomiška. Geriau iškelti tiesiai į biurą, jei tik įmanoma. Biuro kraustymosi logistika į Angliją su papildomu sandėliavimu gali smarkiai pabloginėti sąskaitą.

Kas nutinka su atliekomis?

Mes nevežame šiukšlių (juokinga, kiek kartų tai teko pasakyti). Jei norite atsikratyti senių baldų, reikia tai pasakyti iš anksto, kad mes užsakytume atliekų išvežimą. Negalima tiesiog užmesti juos mūsų sunkvežimio galo ir pasakyti „skaitykite“. Tai nelegalu ir brangu.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS, taip kad galime siųsti koordinates. Tačiau nekreipkite dėmesio, jei jie stovi vietoje valandą – gali būti eismas arba pietų pertrauka. Vienas klientas skambino kas 10 minučių, klausti „kur jūs?“. Vėliau sužinojau, kad tiesiog norėjo žinoti, ar mes nevažiuojame jo mašina. (nuoširdžiai, tai erzina).

Ką daryti su vairuotojų kalba?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai aišku, bet ne Oxfordo lygio. Jei jums reikia sudėtingų dalykų aiškinti vietinei apsaugai, geriau turėkite savo žmogų ten, arba aš galiu paaiškinti per telefoną. Nereikia nepykti ant vairuotojo, jei jis neiškalba šlovės oratorija. Jo darbas yra vairuoti saugiai.

Biuro kraustymosi logistika į Angliją: pabaigos ir smulkmenos

Ar reikės sumontuoti baldus vietos?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei aptarta iš anksto. Mūsų vairuotojai turi su savim įrankius. Jei turite labai senus baldus, kurie turi neįprastų varžtų, gali tekti pačiems sukti. Nepykite, jei viena koja virvija, seni baldai dėl to ir daro, dažnai tiesiog nesubalansuoti.

Kada galiu gauti sąskaitą?

Sąskaita išrašoma iš karto po paslaugos atlikimo, dažniausiai kitą dieną. Jei jums reikia PVM sąskaitos faktūros su visais angliškais kodais, pasakykite prieš tai. Kartais tai užtrunka ilgiau dėl buhalterijos. Aš asmeniškai nemėgstu tų popierių, bet žinau,kad jums jie reikalingi. (tiesa sakant, aš tiesiog nemoku jų užpildyti).

Kas daryti, jei naujas biuras neparuoštas?

Tada mūsų vairuotojas laukia. Ir laukimo mokestis skamba kas valandą. Patikrinkite, ar elektros maitinimas veikia, ar liftas dirba, ar raktai tinka. Buvo atvejis, kai atėjome, o durų net nėra, tik plytos. Kas mes tada daryjome? Gėrėm kavę mašinoje ir laukėm statybininkų. Negerai.

Ar galima aptarti darbus tiesiai su vairuotoju?

Geriau viską aptarti su manimi arba dispečeriu. Vairuotojas užsiima vairavimu, o ne strategija. Jei pradėsite jam daryti pastabas dėl krovimo eiliškumo, jis gali paprasčiausiai nenoriai dirbti. Mano darbas yra užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai, tad naudokite mane kaip tarpininką.

Ar gaunate atsiliepimus?

Gauname, bet ne visada teigiamus (kažkas visada nusibodo). Svarbiausia, kad krovinys pasiekia vietą saugiai. Jei turite ką nors pasakyti, rašykite mums arba skambinkite. Mėgstame išgirsti, ką padarėme gerai, ir ką reiktų patobulinti. Biuro kraustymosi logistika į Angliją nuolat keičiasi, ir mūsų patirtis priklauso ir nuo jūsų.

Ar reikia pačiam važiuoti su sunkvežimiu?

Nebūtina, bet kai kurie klientai mėgsta sekti savo mašina. Tiesa sakant, tai tik sukelia daugiau streso, jei tiesiog važiuojate už sunkvežimio ir jums nieko nematyti. Geriau susitikti tiesiog prie naujojo biuro. (Aš asmeniškai nebūčiau gailėjęs laiko važiuodamas iš Lietuvos į Angliją).

Kaip elgtis su degalais?

Degalus mums pildo įmonė, tai ne jūsų rūpestis. Jei reikia važiuoti aplinkkeliais, kad pigiau, tai darysime. Tačiau nereikia mums sakyti, kur degaliniai pigiausi, mes tikrai žinome geriau. Vairuotojai turi savo mėgstamas vietas, kur leidžia pailsėti ir užpilti.

Ar galima atidėti perkėlimą?

Galima, bet tai gali pakeisti kainą (kuro kainos keičiasi kas valandą). Jei pasakėte „rytoj“, o tą uždelsiate savaitę, gali tekti perskaičiuoti. Biuro kraustymosi logistika į Angliją turi būti lanksti, tačiau ne viską galima daryti nemokamai. Supraskite, sunkvežimis negali stovėti jūsų kieme be darbo užmokesčio.

Ką daryti jei įvyko avarija?

Pirmiausia – nieko nedaryti, nepažeisdami vietos. Skambinkite mums, mes išsiunčiams pagalbą. Draudimo įmonė turi žinoti iš karto. Nebandykite patys suremontuoti sunkvežimio ar dėžių. Tai tik pablogins situaciją su išmokomis. Turi būt padaryta kas turi būti daryta pagal instrukciją (štai šita maža klaida įstrigo galvoje).

Ar galite vežti ir į kitas šalis?

Žinoma, bet šiandien kalbame apie Angliją. Vokiška ar prancūziška rinka šiek tiek kitokia. Anglija yra specifika dėl salos. Bet jei reikės nuvežti stalus į Airiją ar Škotiją, tai taip pat įmanoma. Tik rašykite iš anksto, kad mes sužinotume, keliais keltas važiuosime.

Kas yra CMR?

CMR yra siuntos vekselis – pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad priėmėte krovinių. Jis turi būti pasirašytas abiejų pusių. Neklauskite, ką tas raštas reiškia, tiesiog pasirašykite, kad viskas gerai. Be jo mes negalime parodyti, kad atidavėm jums daiktus. Tai svarbu, jei vėliau ką nors prarasite.

Ar reikia mokėti kažką pirmyn?

Visada paliekame užstatą arba avansą, kad užtikrintume, kad tai nėra apgaulingas skambutis. Per daug patyrėme tuų, kurie užsisako, o tada niekas neatsiliepa. Taigi nedžiuginkitės, kai prašau mažos įmokos. Tai būtinybė šiandieninioje rinkoje.

Galų gale, kodėl rinktis jus?

Nes žinau, ką darau (daugiau ar mažiau). Nekilsiu per daug klausimų, tiesiog padarysui darbą. Turiu patirties, kuri pravers, jei ką nors pajums blogai. Biuro kraustymosi logistika į Angliją sudėtinga, bet kartu su mumis ji taps bent jau truputį suprantamesnė. (tikiuosi).

Išvada

Biuro kraustymosi logistika į Angliją nėra tiesiog perkėlimas iš taško A į tašką B – tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslių dokumentų ir pasiruošimo. Po Breskito pasikeitė taisyklės, o šiomis dienomis viskas priklauso nuo tūrio, vietos ir, žinoma, nuo to, kaip gerai suplanuosite visus smulkius dalykus. Pasitikėkite patirtimi, bet ir neitikėkite stebuklais – visada tikėkitės mažiau nusivylimų, o tada bus lengviau pragyventi pirmąją savaitę naujame biure.