Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę: praktinis vadovas, kaip neišprotėti nuo dokumentų ir kainų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPointe. Viskas paprasta: turi daiktų, juos reikia nuvežti į Londoną ar Mančesterį. Bet realybėje užkanda klausimai apie muitus, vairuotojų poilsį ir tą momentą, kai paaiškėja, kad liftas naujose patalpose nebeveikia. Dabar, po „Brexit“, viskas tapo dar sudėtingiau, ir klientai dažnai suklaidinti nežino, kas jų laukia. Čia nebe ta pati viena Europos Sąjunga, kur kraustomės be rūpesčių. Štai kodėl reikia žinoti, ką įsisąmoninti, kol vairuotojas dar užsuką pas jus. Tegu šis straipsnis padės išvengti tų bėdų, kuriuos mačau ne kartą.

Kainos, terminai ir susitarimai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kiekvienas biuras skirtingas, bet biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę paprastai prasideda nuo 2-3 tūkstančių eurų, jei kalbame apie mažą įmonę. Viskas priklauso nuo tūrio, kurį išmatuojame kubiniais metrais. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, galima ir pigiau, sujungiant su kitu krovininiu reisu. Tačiau jei reikia vežti seifus, sandėlio spintas ar pilną serverinę, kainos šokteli aukštyn. Geriausiai paskambinti ir leisti mums apžiūrėti, ką turite, o ne spėlioti telefonu.

Kiek laiko užtrunka viskas nuo užsakymo iki iškraunimo?

Planuokite maždaug savaitę ar dvi. Ne dėl to, kad vairuotojas važiuoja lėtai, o dėl dokumentų ir muitinės (apie tai vėliau). Patys važiavimas ir iškrovimas užtrunka 2-3 dienas, priklausomai nuo to, kur įsikursite – Anglijos pietuose ar Škotijoje. Tačiau biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja ir logistikos: reikia užsakyti bilietus keltui, suderinti muitinės deklaraciją, ir tai viską padaryti iš anksto. Jei ryžiates paskutinę minutę, gali tekti mokėti už skubą.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainos brangiau. Tada jums skiriame atskirą sunkvežimį, kuris važiuoja tiesiai į tašką be sustojimų. Tokie biuro kraustymai į Jungtinę Karalystę retai būna pigūs, nes grįžtantis vairuotojas važiuoja tuščias, o tas degalai ir darbo laikas turi būti apmokėti. Jei jums skubiau nei per savaitę, tai vienintelis variantas, bet dažniauiai klientai vis dėlto laukia, kad susidarytų pilna mašina.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Degalų kaina (o dabar ji svyruoja), kainos Anglijoje, ir tad, kas vyksta Lietuvoje. Taip pat, jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę įvyksta savaitgalį ar švenčių metu, britų vairuotojai paprašo didesnio užmokesčio. Dar viena detałė – prieiga. Jei įsivažiuoti į jūsų biurą Londone centre reikia specialios leidimų ar „Congestion charge“ zonos, tai viską sumokės klientas. Be to, svarbu ir tai, ar reikia mums įrenginėti techniką – tai papildomi darbo valandos.

Ar sutartyje gali būti paslėptų mokesčių?

Nebūtų tiesūs, jei pasakytų, kad visi vežėjai šventi. Pas mus nėra paslėptų mokesčių, bet yra „papildomų paslaugų“, kurios atsiranda vietoje. Pavyzdžiui, jei klientas sako, kad turi 5 kubus, o iš tiesų susirenka 10, mes papildomai apmokestiname tą prieaugį. Arba jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja specialios technikos kraunant, nes nėra lifto – tai taip pat papildomai. Svarbiausia suderinti visus dalykus iš anksto, kad nereiktų ginčytis prie pat sienos.

Kada reikia mokėti avansą?

Standartiškai imame maždaug 30 proc. avansą pradėjus darbus. Taip mes užtikriname, kad klientas niekur nedings ir kad krovinys tikrai bus paruoštas. Likusią dalį sumokate, kai daiktai pasiekia tikslą arba iš anksto prieš išvykstant. Esu matęs atvejų, kai atvykę surasdavo tuščius biurus, todėl dabar esame atsargesni. Avansas užtikrina, kad planuojamas biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę tikrai įvyks.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Jeigu turite didelį krovinį arba planuojate ilgesnį bendradarbiavimą, visada galima pašnekušti. Mes esam verslininkai, suprantame, kad dabar laikai sunkūs. Bet nereikia tikėtis, kad už pusę kainos nuvešime pilną biuro įrangą. Tačiau jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę planuojamas ne akyliausią sezoną (pavasarį-rudentį), gali pavykti gauti nuolaidą. Tiesiog klauskite tiesiogiai.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Gyvenimas – tai ne tik planai. Jei reikia atidėti kelerioms dienoms, paprastai tai ne bėda, jei dar neįregistravome dokumentų muitinei. Bet jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę jau vyksta, o jūs state, kad reikia sustabdyti mašiną pusiaukelės... tai jau bus problema. Kiekviena diena delsavimo muitinėje ar uoste kainuoja pinigus – vairuotojo, laikymo vietos. Geriau iš karto pranešti apie pokyčius.

Dokumentai, muitinė ir tas nemalonus Brexit

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės krovinių manifestų, prekių sąrašo (pavyzdžiui, Excel lentelės) ir transporto sutarties. Jeigu biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę vyksta tarp dviejų įmonių (pavyzdžiui, steigiate filialą), būtinos komercinės dokumentai. Jei tai tiesiog jūsų asmeninio turto pervežimas (nors ir biuro), reikės deklaracijos, kad tai nėra prekyba. Be dokumentų per sieną nepravažiuosite.

Ar reikia Muitinės deklaracijos (EX1)?

Taip, dabar būtina. Nuo tada, kai Jungtinė Karalystę išėjo iš ES, kiekvienas krovinys turi būti deklaruojamas. Mums tai kasdienybė, bet klientams atrodo kaip kosmoso mokslai. Mes užsiimame tuo, kad užpildytume šias deklaracijas, tačiau reikia jums pateikti tikslų daiktų sąrašą. Jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę vyksta be šios deklaracijos, britų muitinė tiesiog neleis užvažiuoti.

Kas daryti, jei trūksta someiškų dokumentų?

Pabandom spręsti. Jei trūksta faktūros, kartais užtenka techninės specifikacijos arba pažymos, kad technika naudota. Nuo Brexit dažnai keičiasi taisyklės, todėl kartais tenka improvizuoti. Bet geriausia turėti viską tvarkingai. Vieną kartą teko laukti tris dienas uoste, kol klientas surado senus pirkimų čekius. Dėl to biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę atidėtas ilgam, o pinigiai degino.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei pervežate įrangą savo filialui arba esate registruota JK įmonė, PVM paprastai nebus taikomas (intra-Community supply taisyklės nebėra, dabar tai eksportas/importas, bet yra atleidimų). Jei pervežate naudotą inventorių, muito nėra. Tačiau jei biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę įtraukia naują techniką, ką nupirkote prieš kelias dienas ir nepalikote mokesčio ES... tai Anglijoje teks mokėti VVD (Import VAT) ir galbūt muitą, priklausomai nuo prekės kilmės.

Kas tokis EORI kodas ir ar jis reikalingas?

EORI kodas (Economic Operators Registration and Identification) būtinas bet kuriam importui į JK. Jei jūsų įmonės jo neturi, reikia jį gauti iš britų. Tai nėra sudėtinga, bet trunka laiko (paprastai 3-5 darbo dienas). Be šio kodo biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę neįmanomas legaliai. Jei neturite, galime padaryti per mūsų agentą, bet tai papildoma paslauga.

Ar galiu įvežti asmens daiktų be mokesčių?

Taip, jeigu keičiate gyvenamąją vietą ir tai nėra verslo pirkimas-pardavimas. Tada yra tam tikros išlygos – daiktai turi būti naudoti mažiau nei 6 mėnesius. Tačiau jei jūsų biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę yra susijęs su verslo plėtra, daiktai bus laikomi komerciniu kroviniu. Čia svarbus tikslas – ar steigiate biurą, ar vežate savo stalą dirbti namie iš Londono.

Kas nutinka, jei muitinė užsilaiko?

Tai blogiausia košmarė. Mašina stovi uoste, laikomąji mokama (gali būti kelios šimtos svarų per dieną). Vairuotojas nervingai laukia. Kartais problema būna banali – blogai užpildytas numeris serijinei technikai. Todėl, kai planuojate biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę, svarbu, kad mūsų deklarantas būtų nuoširdus ir tiksliai susipažintų su jūsų krovinio sąrašu. Gerai, kad esame susiradę patikimus brokerius, kas padeda išsiveržti.

Ar saugu duoti dokumentus trečiosioms šalims?

Mums duodate, nes mes jūsų pervežėjai. Mes juos perduodame tik muitinės brokeriams, kurie dirba su mumis. Nekreipkitės į pačius pigiausius brokerius iš interneto, nežinodami jų reputacijos. Jie gali pamiršti paskelbti importą, o tada biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę baigsis baudomis. Dirbame su patikimais partneriais, kuriuos pažįstame dešimtmetį.

Pakavimas, technika ir fizinis darbas

Kaip teisingai supakuoti kompiuterius?

Geriausiai originaliomis dėžėmis. Jei jų nebeliko, reikia stiprių kartoninių dėžių ir daug burbulių plastiko. Monitoriai yra jautrūs. Patyręs vairuotojas sakys: „Žiūrėk, jei čia truputį stipriau spustelės, tai galiu nulaužti“. Todėl biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja kvalifetingo pakavimo. Galiu atsiųsti savo komandą, kuri visa tai uždarys į dėžes ir pažymės.

Ar reikia išsiurbti orą iš spausdintuvų?

Nebūtinai, bet pageidautina. Dideli spausdintuvai ar kopijavimo mašinos turi tonerius, kurie gali išsiberti, jei mašina nukryps. O tonerio išvalyti iš baldų po 2000 km kelio – tai košmaras. Patariu išimti tonerius atskirai arba uždaryti juos į specialius maišelius. Nemanau, kad norite rasti spalvotus dėmes ant savo naujųjų biuro kilimėlių.

Ką daryti su seifais?

Jeigu tai sunkus metalinis seifas, reikia apie tai pranešti iš anksto. Jis gali būti per sunkus vienam vairuotojui su keltuvas. Galbūt teks samdyti techniką abiejuose galuose. Kartais biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę apima ir tokias neįprastas siuntas. Būna, kad seifai stovi įtemptame kambaryje, kur net neina įvežti pianino. Reikia magiškumo.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet nerekomenduoju. Anglijos muitinė labai griežtai tikrina augalus dėl kenkėjų. Jei turite kokią retą palmę, gali reikti fitosanitarinės pažymos (pas daržininką). Dažniausiai klientai pas mane klausia, o aš atsakau: palikite senąsias augalus čia, nusipirkite naujų Londone. Tai pigiau ir mažiau galvos skausmo, nei rūpintis, kad jūsų fikusas neišdžiuvo pervežimo metu (arba nebūtų sunaikintas muitinėje).

Kaip elgtis su baldų surinkimu?

Mums svarbiausia, kad baldai tilptų į duris. Didelės darbo stotys (L-shape) dažnai turi būti išrišamos. Gali tai padaryti mūsų meistras prieš pakrovimą ir susirinkti vėl atvykus į JK. Tiesa, kartais biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę įvyksta taip, kad klientas pasako „neškite, kaip yra“, ir tada vairuotojai keičia juos į vergus. Geriau leiskite mums susirinkti – tai greičiau ir saugiau.

Ar jūsų vairuotojai padės iškrauti?

Taip, tai įeina į kainą. Jie nenuveš tiesiai prie durų ir pasakys „viskas“. Jie išnešia viską į patalpas. Bet jie ne statybininkai – neįrenginės jums lentynų sienose. Jei reikia įrengti kompleksinę biuro sistemą, geriau pasamdyt vietinius Britanijos montuotojus, kurie žino jų standartus. O mūsų biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę užtikrina, kad daiktai atkeliauja saugiai.

Ką daryti su pavojingosiomis atliekomis?

Tuščias dažų balions, senus chemikalus ar didelius kiekius baterijų negalima vežti kaip įprastą krovinį. Tai pavojinga. Gali būti, kad reikės specialios leidimo. Dažniausiai klientai tai nešioja į savo automobilius arba atiduoda šiukšlių pervežėjams. Nenoriu, kad vairuotojas sėdėtų kalėjime už sprogmenų pervežimą, nors jums tai atrodo kaip „tik kelios senos žarnos“.

Nenumatytos situacijos ir praktiniai patarimai

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Lengvas autoavarija arba techninis gedimas. Mes tada organizuojame pagalbą – kitą vairuotoją arba techniką. Jei dėl to vėluoja biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę, mes pranešame. Kartais tokios situacijos neįmanoma išvengti, bet bent jau nešiojame atsakomybę. Buvau atvejų, kai ratlankiai lūžta, bet viskas išsprendžiama per 24 valandas.

Ar draudžiate gabenti alkoholį ar maistą?

Asmeniniam vartojimui – šiek tiek galima, bet ne pilną prekybos sandėlį. Jei pervežate biurą, kodėl jums reikia 50 butelių vyno? Muitinė gali įtarti prekybą. Maisto produktų taip pat reikia deklaruoti. Geriau nenešti mėsos ar sūrių, ypač dabar, po kai kurių apribojimų (nors dauguma jau atšaukta, bet tikrinti nuobodu). Palikite mums tik biuro dalykus.

Kas jei dingsta kažkas smulkaus?

Turiome draudimą, bet jis nedengia 5 eurų vertės pieštukų dėžutės. Didelės vertės daiktai privalo būti užrašyti sąraše. Jei dingsta serveris, mokame. Jei dingsta klaviatūra... tai gi sunku įrodyti, kad ji buvo. Vienas kartą klientas skundėsi dėl dingusio žaidimo kompiuterio, o jis pačiam liko namie. (Nebūkite toks klientas). Kruopštus sąrašas – pusė sėkmės biuro kraustyme į Jungtinę Karalystę.

Ar galima sekti krovinio buvimo vietą?

Taip, duodame nuorodą arba rašome SMS. Dabar technologijos leidžia matyti, kur mašina yra realiu laiku. Taip galite planuoti savo atvykimą į naująją ofisą. Nėra nieko blogiau nei laukti ir nežinoti, ar vairuotojas jau peržengė Lamanšą. Tai suteikia ramybės, ypatingai kai biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę – jūsų verslo ateitis.

Kaip elgtis, jei Anglijoje neleidžia užvažiuoti sunkiajam?

Centriniai Londono rajonai turi apribojimus. Ten reikia leidimų (TFN – Temporary Freight Movement notice). Jei jo nėra, gausite baudą (200 svarų ir daugiau). Todėl reikia mums pranešti tikslų adresą ir laiką iš anksto. Mes tada paskiriame vairuotoją, kuris žino taisykles, arba pasamdytą vietinį vežėją paskutiniajam kilometrui.

Ar būna, kad klientas pats susiranda pervežėją Anglijoje?

Kartais taip atsitinka. Mes parvežame iki sandėlio pietų Anglijoje, o ten jūsų vietinis partneris perima. Tai gali būti pigiau, jei atvykimo vieta labai toli. Bet tada atsiranda dvigubas pakrovimas – iš mūsų į juos. Rizikuojate, kad biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę bus pažeistas tame sandėlyje. Geriau, jei mes važiuojame iki pat galo.

Ką daryti su duomenimis serveryje?

Išjunkite juos tinkamai. Neištraukite laidų, kol ne užsiregistravote sistemoje. Nors mūsų vairuotojai ne hackeriai, bet duomenų saugumas – jūsų reikalas. Patariu prieš biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę padaryti „backup“ į debesį. Jei serveris nukris pakrovimo metu (o tai retai, bet įmanoma), turėsite duomenų kopiją.

Ar reikia ardyti baldus, jei netilpta į liftą?

Jei aš įsivaizduoju, kad jūsų biure yra didelė konferencijos stalas, kuris neina į liftą... taip, reikės ardyti. Arba nešti laiptais, jei jūsų vairuotojai nenusivers. Ardyti mokėsime papildomai. Tokios situacijos būna dažnai senų statybų biuruose Anglijoje. Geriau išmatuoti viską iš anksto, kartais net su lankstiniu metru.

Išvada

Viskas kas susiję su verslo perkėlimu užsieny atrodo sudėtinga, bet su patikima komanda biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę tampa tiesiog darbu. Svarbiausia neapsigauti ant tuščių pažadų ir rūpintis dokumentais iš anksto. Nerašykite čekio ten, kur jo nereikia, ir nenukrypkite nuo sąrašo. Esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki užstrigusių sienų. Jei pasiruošiate rimtai, viskas vyks sklandžiai, o jūsų naujas biuras Londone ar Birmingeme pradės veikti be didelio streso. Geriausia patirtis – tai kai vairuotojai išleidžia paskutinę dėžę ir pasako „viskas čia“.