Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o iš tikrųjų, laikas skrenda taip greitai, kad kartais net pats stebiuosi, kad dar neužsimiegojau vairuojant sunkvežimį kelyje Vilnius–Londonas. Per šį laikotarpį matyta viskas – nuo paprastų dėžių su knygomis iki visiškai chaotiškai surašytų inventoriaus sąrašų, kurie priverčia norėti plaukti galva sienoje. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę yra vienas sudėtingiausių užduočių, nes čia nebe tiesiog baldai, o dažnai svarbi informacija, reikšmingi dokumentai ir materialinės vertybės, kurias reikia pristatyti saugiai ir laiku. Brexitas viską dar labiau supainiojo, todėl dabadien be gero logisto pagalbos čia neįmanoma išsiversti. Žemiau išdėstysiu tai, ką tikrai reikia žinoti, jei planuojate tokį žingsnį.

Kas tie visi dokumentai ir kaip juos vežti

Ką tiksliai reiškia toks pilnas aptarnavimas?

Pilnas aptarnavimas čia reiškia, kad jums nereikia dėti piršto. Mes atvykstame, įvertiname, išrašome inventorių, pakuojame, keliamės į sunkvežimį, važiuojame per jūrą, iškrauname vietoje Jungtinėje Karalystėje ir net padedame sudėlioti lentynose. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę apima ir visus muitinės dokumentus, kuriuos reikia užpildyti be klaidų, kitaip pristatymas gali užstringti Dover’iuje arba Folkestone’e. Žinoma, tai kainuoja brangiau nei tik transportas, bet sutaupote nervų, kurie, tiesa sakant, yra brangiausi.

Ar galima vežti senus, dulkiems padėjusius popierius?

Žinoma, seni archyvai mūsų nebaugina. Būna, atidarote sandėlį, ten viskas apnešta voratinkliais, o klientas sako, kad čia svarbi istorija. Svarbu tik tai, kad popierius turi būti sausas. Jei jis yra pelenėjęs arba pelijęs, gali kilti problemų su sanitarinėmis kontrolės tarnybomis JK, nes jos labai griežtos apie svetimkūnius ir ligas. Tad prieš vežiant reikėtų įvertinti būklę, o mes padėsime su dėžėmis, kurios apsaugo nuo drėgmės.

Kiek dėžių telpa į vieną sunkvežimį?

Tai priklauso nuo to, ar tai standartinis 13,6 metro sunkvežimis, ar mažesnis kėbulinis automobilis. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartines archyvines dėžes, į vieną didelį sunkvežimį tilpa apie 30–35 europaletės vietų, o tai yra šimtai dėžių. Paskaičiuoti tiksliai be vaizdo įvykdyti sunku, bet mes visada darome apskaitą vietoje, kad nepakiltume per daug daikto ir nereikėtų važiuoti antrą kartą.

Ar reikia rūšiuoti dokumentus prieš vežimą?

Labai praverčia, jei jau esate susirūpinę tai padaryti, bet jei ne, mes tai padarysime už jus. Tačiau tada atsiranda papildomas darbo valandų mokestis. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę tampa brangesnis, kai mūsų vairuotojai turi praleisti pusę dienos ties lentynomis sprendžiant, kur yra 1995 metų ataskaitos, o kur 2000-ųjų. Geriau tai padaryti iš anksto, jei norite sutaupyti.

Kas su dėžėmis, kurios yra pažeistos?

Jeigu dėžės yra sugedusios, mes jas pakeičiame į naujas, stiprias, dėlės iš kartono. Nesigauna taip, kad mes įkeliame viską į mašiną, o važiuojant pro duobę dėžė susilydo. Tai yra mūsų atsakomybė, todėl stengiamės, kad inventorius būtų tvarkingas. Kartais klientai sako, kad "sužiūrėsime pačiuose", bet tai rizikuota, ypač kai kelią trasoje Londonas–Birmingemas.

Muitinė, Brexitas ir biurokratija

Ar reikia EORI numerio šiai operacijai?

Be abejo, taip. Nuo 2021 metų Jungtinė Karalystė nebėra ES narė, todėl be EORI numerio neišsiversite. Jis turi būti arba jūsų įmonės (jei vežate komercinį krovinį), arba mūsų, jei naudojatės mūsų atstovavimu. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę be šio numerio yra neįmanomas tiesiog fiziškai – sistema neleis išduoti eksporto deklaracijos.

Kas dėl PVM mokesčių?

Čia visada yra paini vieta. Jei perkraustote įmonės dokumentus, tai dažnai laikoma tarpinės prekybos operacija arba įmonės turto perkėlimu, todėl gali būti taikomas 0 proc. PVM tarifas, jei pateikiate tinkamus dokumentus. Bet jei tai asmeniniai archyvai (pavyzdžiui, protėvių laiškai), tada gali tekti mokėti importo PVM ir muitus, nors dokumentai dažnai laikomi kultūros vertybėmis ir mučių nenaudojami. Geriausia pasitarti su accountant’u.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Kai visi dokumentai tvarkingi, tai trunka kelias valandas. Bet yra buvę atvejų, kai trūko vieno parašo ant inventoriaus, ir siunta užstrigo Dover’io uoste trims dienoms. Tokie dalykai nutinka dažniau nei norėtume. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę yra tas atvejis, kai biurokratija gali sustabdyti visą procesą be jokio aiškaus priežasties. Tada reikia skambinti brokeriui ir prašyti pagalbos.

Ar gali britų muitinė patikrinti kiekvieną dėžę?

Teoriškai gali, tačiau praktiškai tai nutyka labai retai, jei deklaracija yra tiksli. Jie dažniau skenuoja rentgenu arba tikrina atsitiktinius rinkinius. Jei deklaravote "popieriniai dokumentai", o viduje randa kompiuterines dalis, tai bus didelė bėda. Būkite sąžiningi, nes baudos ten didelės.

Kas nutinka, jei prarandame dokumentus kelyje?

Tai yra blogiausias scenarijus, bet su mumis tai (ko gero) dar neįvyko. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia krovinio vertę iki tam tikros sumos. Visgi, jei dokumentai yra "neįkainojami" (pavyzdžiui, unikalūs rankraščiai), draudimas nepadės grąžinti istorijos. Todėl rekomenduoju labai atsargiai rinktis transporto partnerį.

Logistika ir techninės pusės

Kokį transportą naudojate – kėbulinę mašiną ar sunkvežimį su priekaba?

Tai priklauso nuo tūrio. Jei archyvų nedaug, tiks kėbulinė (Luton) mašina, kuri lengviau įvažiuoja į ankštas gatves Londone ar Mančesteryje. Jei tai didelis įmonės archyvų perkraustymas, tada važiuoja 13,6 metro sunkvežimis su tentu. Reikia žinoti, kad į miesto centrą didelė mašina gali neįvažiuoti be leidimo, todėl vietą reikia planuoti iš anksto.

Ar dėžės yra pažymėtos barkodais?

Taip, dabar tai standartas. Kiekviena dėžė gauna unikalų numerį, kuris nurodomas inventoriaus sąraše. Tai padeda išvengti painiavos iškraunant. Galima tiesiog nuskaityti kodą ir pamatyti, kad dėžė #45 turi eiti į 3-ą lentyną dešinėje. Be šios sistemos archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę turgautų chaosą.

Kaip elgiamės su drėgme?

Anglijoje oras yra specifinis – daug lietaus. Nors dėžės yra storos, mes visada dedame papildomą plastikinę apsaugą ant paletės arba įkeliame į tentą, kuris yra hermetiškas. Paskutinis dalykas, kurio norime, yra sušlapęs bankų sutarčių archyvas. Taip pat patikriname drėgmę sandėlyje prieš išvežimą.

Ar imate ir baldus iš archyvo?

Taip, jei ten yra senos metalinės lentynos, seifai ar darbo stalai. Tai įeina į kainą, jei apie tai kalbame iš anksto. Kartais klientai pamiršta pasakyti apie didelį seifą, sveriantį toną, o tai reiškia, kad reikia krautuvo. Tokie dalykai keičia kainą momentaliai.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs tame tas Anglijoje?

Mes turiam partnierių tinklą. Jei mūsų vairuotojas susirgsta arba sugenda mašina, mes išsiunčiame pagalbą iš artimiausio miesto. Nereikės jums rasti vietinio vilkiko. Tai yra mūsų problema, ne jūsų. (Nors kartais teko laukti ilgiau nei planavome dėl britų greičio apribojimų kelyje).

Kainos ir mokesčiai (pinigai kalba)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks perkraustymas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo maždaug 1000 eurų už mažą krovinį (kai mašina tuščia grįžta) iki tūkstančių už pilną sunkvežimį. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę brangsta dėl degalų kainos ir Britanijos leidimų (Cabotage). Geriausia paprašyti pasiūlymo, nurodant tikslius dėžių kiekius arba paletes.

Ar mokate už eksporto deklaraciją?

Jei naudojatės mūsų pilnu aptarnavimu, tai eksporto deklaraciją (Lietuvoje) padarome nemokamai, kaip įtraukta į paslaugą. O importo deklaraciją (JK) dažniausiai reikia mokėti atskirai britų brokeriui, arba mes susitariame, kad tai įeina į galutinę sumą. Visada reikia aiškinti šį punktą sutartyje.

Ar galima sutaupyti jeigu aš pats pakuosiu?

Galima, bet tada mes neprisiimame atsakomybės už tai, kas viduje, jei dėžė yra jūsų surinkta. Jei dėžė suirus pervežimo metu ir iškris dokumentai, mes nesakykime, kad tai mūsų kaltė. Taip pat trūkstant inventoriaus, muitinė gali būti įtari. Geriau mums padėti.

Kokia įmoka už uosto paslaugas (Dover)?

Uosto mokesčiai (ferry tickets) yra vienas didžiausių komponentų. Jie priklauso nuo mašinos aukščio ir svorio. Standartinis sunkvežimis su priekaba kainuoja apie 200–300 svarų viena kryptis, bet kainos keičiasi kas savaitę. Į tai taip pat reikia pridėti vairuotojo maitinimą ir poilsį, jei kelias ilgas.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums paslėptų mokesčių nėra, bet yra "netikėtų". Pavyzdžiui, jei reikia organizuoti specialų leidimą į Londono "Low Emission Zone" arba "Ultra Low Emission Zone", tai kainuoja. Taip pat, jei klientas nurodo neteisingą iškrovos vietą (pvz., gatvė, kurioje negalima stovėti), gali tekti mokėti baudą už stovėjimą arba "congestion charge".

Rizikos ir problemos (be gailesčio)

Kas nutinka jei klientas vėluoja prie iškrovos vietos?

Jungtinėje Karalystėje vairuotojo darbo laikas yra griežtai reglamentuotas. Jei jis privalo sustoti ir laukti valandą ar dvi, tai kainuoja. Laukimo mokestis Anglijoje nėra pigus. Geriau būkite ten laiku arba praneškite iš anksto, kad mes galėtume suderinti grafiką.

Ar dažnai dingsta siuntos?

Statistiškai labai retai. Logistika yra saugi industrija. Bet jei dingsta, tai dažniausiai dėl vagystės stovėjimo aikštelėse. Todėl mes niekada nepaliekame pilnai užkrauto sunkvežimio be priežiūros neapsaugotose vietose, ypač netoli uostų. Archyvai ne tokios patrauklūs plėšikams kaip elektronika, bet vis tiek rizika yra.

Ką daryti jei dokumentai yra pažeisti gaisro metu?

Tai yra baisiausia situacija, bet mes turime draudimą. Jei gaisras įvyksta mūsų kaltės (techninės trūkumai), draudimas išmoka. Jei gaisras kilo jūsų sandėlyje prie pakrovimo, tai jūsų rizika. Visada patikrinkite savo draudimą prieš mus kviečiant.

Ar saugu vežti konfidencialius duomenis?

Mes pasirašome konfidencialumo sutartis (NDA). Mūsų vairuotojai yra patikimi žmonės, dirbantys ilgam. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę reikalauja pasitikėjimo, ir mes stengiamės jo neišduoti. Bet vis tiek rekomenduoju pažymėti dėžes kaip "Confidential".

Ką daryti jei vairuotojas nekalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, bet profesionalusis angliškai gali būti ribotas. Todėl su sudėtingais muitininkais ar klientais dažniausiai kalbame mes – dispečeriai – per telefoną. Vairuotojas tiesiog atlieka fizinį darbą.

Galutiniai klausimai ir atsakymai

Ar galite padėti su archyvų sunaikinimu vietoje?

Taip, jei turime partnerių, kurie tai daro pagal britų įstatymus (GDPR). Negali tiesiog taip padegti dokumentų miške. Turi būti sertifikuota sunaikinimo kompanija. Tai galima susiderinti kaip papildomą paslaugą iškrovos metu.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki pristatymo?

Įprastai reikia 1–2 savaites paruošti dokumentus (jei reikia EORI ir t.t.), o patis kelias trunka 3–5 dienas priklausomai nuo maršruto ir uosto užimtumo. Skubiu atveju viską galima padaryti ir per savaitę, bet tada kainuoja brangiau.

Ar teikiate sandėliavimo paslaugas Jungtinėje Karalystėje?

Taip, mes turime sandėlius šalia Londono ir Midlandso regione. Galima pristatyti dalį archyvų, o dalį palikti pas mus laikinai, kol jums prireiks. Tai labai patogu, jei dar nesate tikri, kur dėsiet viską.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis archyve (pvz., senos chemijos)?

Jūsų archyve neturėtų būti pavojingų medžiagų, bet jei radote senų dažų ar tirpiklių, mes jų nevešime. Tai reikalauja specialios licencijos (ADR). Reikės iškviesti specializuotą kompaniją, kuri tai sureguliuooją atskirai.

Kada geriausia planuoti tokią kelionę?

Geriausia rudenį arba pavasarį, kai oras geresnis ir uostai ne tokie užsiimti. Vasarą yra daugiau turistų ir eismo įgulių, o žiemą gali būti audrų La Manšo sąsiauryje, kas stabdo keltus. (Nors tiesa sakant, verslas niekada nesnūduriuoja, tai vežame visais metais).

Ar galite duoti garantą, kad viskas atvyks nepadaryta?

Niekas negali duoti 100 proc. garantijos gyvenime, bet mes darome viską, kad taip būtų. Mūsų patirtis leidžia mums išvengti 99 proc. klaidų, kurias darba naujokai. Archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę yra mūsų kasdienybė, ne mėgėjiškas užsiėmimas.

Ar imate mažus, namų archyvus?

Imame ir mažus. Jei turite tik kelias dėžes senų nuotraukų ar laiškų, galime susiderinti dėl dalinio krovinio (part load). Tai bus pigiau, nes sumokėsite tik už užimtą vietą palėpėje.

Ką daryti jei parduodate įmonę ir perkrate archyvus pirkėjui?

Tai dažnas atvejis. Tada reikia ypatingai atidžiai sudaryti perdavimo aktą, kad pirkėjas JK galėtų įregistruoti importą be problemų. Mes padėsime suformuluoti dokumentus taip, kad muitinė nebūtų įtariama dėl mokesčių vengimo.

Kaip susisiekti su jumis jei įvyko nesklandumas?

Mes turime 24/7 telefoną, kurį gali skambinti vairuotojas arba klientas. Be to, visada galite rašyti į el. paštą, nors naktį atsakymas gali šiek tiek užtrukti. Svarbiausia – nedelskite, jei kažkas negerai.

Trumpai tariant, archyvų perkraustymas su pilnu aptarnavimu į Jungtinę Karalystę nėra paprasta kelionė į parduotuvę, tačiau su patirtimi viskas įmanoma. Svarbiausia yra pasitikėjimas ir aiškus susitarimas pradžioje, kad galutinis rezultatas džiugintų abi šalis.