Ar galite perkraustyti biurą į UK per savaitgalį?

Sveiki, taigi klausiate ar galime perkraustyti biurą į UK per savaitgalį? Trumpai sakant – galim, bet tai nėra joks pasivaikšciojimas parke. Dirbu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir po brexito viskas tapo daug sudėtingiau, anksčiau buvo lengviau, tiesą sakant. Reikia ne tik vairuotojo, kuris nori važiuoti atostogų metu, bet ir tikro brokerio, ir šiek tiek laimės keliuoje. Jei norite, kad pirmadienį rytą biuras jau veiktų Londone, Mančesteryje ar net kuriam nors mažame miestelyje pietuose, reikia viską suplanuoti kaip karinę operaciją. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog "krauname ir važiuojam", bet dokumentų dabat yra daugiau nei pačių baldų. Taigi, žiūrėkime detaliau, kaip tai veikia realybėje, be jokio „grafomanų“ auksinio lietimo.

Kaip tai prasideda ir kodėl visada kažkas trūksta

Ar tikrai įmanoma viską padaryti per savaitgalį?

Teoriškai taip, praktiškai tai galvos skausmas. Pradedame nuo to, kad reikia gauti tikslius matmenis, o ne "maždaug tiek, kiek telpa į garážę". Jei norite perkraustyti biurą į UK per savaitgalį, privalome startuoti penktadienį vakare arba šeštadienį ryte. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris pasakė, kad daiktų mažai, o pasirodo turėjo pilną sandėlį archyvų. Vairuotojas vos neteko atsisakyti to darbo. Taigi, laiko trūkumo visada yra, todėl reikia būti sąžiningam.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Tai priklauso nuo to ar jūs jau susirinkote daiktus. Jei viskas stovi ant lentynų, mūsų komanda vidutinio dydžio biurą surenka per 6-8 valandas. Bet IT įranga yra atskira istorija – serveriai, monitoriai, turi būti labai tvirtai užfiksuoti. Negaliu garantuoti, kad jei pakavimą pradėsime šeštadienį ryte, spėsime užbaigti prieš kelti. Reikia turėti rezervą, bent vieną dieną iš anksto pasiruošti dėžėmis.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada. Didelės darbo stotys negali praeiti pro duris, net jei durys ir didelės. Viską išmontuojame, užrašome ant detalių, kur jos priklauso, kad pirmadienį nebūtumėt galvoti kur kuris varžtas eina. Turbūt pasakysiu, kad montavimas atgal UK užtrunka ilgiau nei išmontavimas čia, ten vairuotojai dažniau varguosi rasti vietos, jei liftas nedirba (o dažnai savaitgaliais jis neveikia).

Ką daryti su atliekomis?

Jei turite senus spausdintuvus ar sulūžusius kėdes, neišmeskite juos tiesiai į krepšį. UK turi griežtas taisykles dėl elektroninės atliekų (WEEE). Mums reikia tai žinoti iš anksto, galime išvežti čia, Lietuvoje, arba organizuoti išvežimą ten. Paprasčiau palikti tai čia, jei neplanuojate ten nieko šiukšlių vežti.

Brexit, muitinė ir dokumentacija (blogiausia dalis)

Ar mums reikalingas muitinės brokeris?

Absoliučiai taip. Nemanau, kad įmanva be jo, jei norite perkraustyti biurą į UK per savaitgalį ir nusipirkti nervų. Po 2021 metų taisyklių, kiekvienas siuntinys turi turėti eksporto ir importo deklaraciją. Jei bandysite važiuoti su "savaime", kelyje sulaikysite. Brokerei reikia inventoriaus sąrašo su vertėmis. Nereikia čia meluoti, muitininkai turi sistemas ir matys, jei deklaruosite vieną, o vežite dešimt kompiuterių.

Kas darys deklaracijas, jei savaitgalis?

Gerai klausiate. Normalūs brokeriai nedirba savaitgaliais, jie taip pat turi šeimas. Mes turime partnerių, kurie dirba "overtime", bet tai kainuoja papildomai. Arba galime pateikti dokumentus penktadienį, kad būtų išankstinis valdymas. (Iš tikrųjų dabar daug kas automatizuota, bet vis tiek reikia akies). Jei norite sklandžaus biuro perkėlimo į UK, mokėkite už ekspresines paslaugas.

Ar mums reikės mokėti PVM ar muito?

Jei esate įmonė, kuri perkelia savo nuosavybę (t. y. perkėlimas iš vieno padalinio į kitą), tai dažnai laikoma nuosavybės perkėlimu ir mokesčiai gali būti netaikomi. Bet čia yra daug smulkių detalių. Jei tiesiog parduodate įrangą kitai įmonei, tai jau prekyba. Reikės mokėti importo PVM UK. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš man skambinant.

Ką daryti, jei muitinė uždaro dokumentus?

Tai blogiausias scenarijus. Jei dėžėje parašyta "kompiuteriai", o viduje yra alkoholis (buvo atvejų), sulaikysite visą reisą. Reikia labai tikslaus inventoriaus. Jei trūksta vieno popieriaus, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto, kol atidarys biurus. Tada jūsų planas perkraustyti biurą į UK per savaitgalį lyg ir susipažįsta su vandeniu. Būkite tikslūs.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, jums būtinai reikia EORI numerio, jei esate verslas. Be jo neišimsite nieko iš šalies. Jo gavimas trunka kelias dienas (kartais ir minutes, jei esate registruoti), bet geriau patikrinti dar šią savaitę. Ne kartą girdėjau, kad vairuotojas stovi sienoje ir niekas negali padėti, nes klientas pamiršo užsiregistruoti.

Kaina ir paslėpti išlaidos

Kiek tai kainuos apytiksliai?

Sunku pasakyti be matmenų. Mažas biuras (10-15 darbo vietų) su "sprinteriu" tipo sunkvežimiu gali kainuoti nuo 1200 iki 1800 eurų priklausomai nuo kur Lietuvoje esate. Didelis pervežimas (40 tonų sunkvežimis) – tai nuo 2500 eurų. Kainą lemia kuras, kuris dabar brangus, ir keltų bilietai. Jei klausiate, ar pigu perkraustyti biurą į UK per savaitgalį, atsakymas – ne, savaitgaliai brangesni.

Ar kainuoja papildomai vairuotojo darbas savaitgalį?

Taip, žinoma. Vairuotojai turi darbo kodeksą. Jei jis dirba šeštadienį ar sekmadienį, tai laikoma viršvalandžiais. Prie to pridėkite, kad keltų kainos savaitgaliais būna aukštesnės. Taigi, biuro perkėlimas į UK per šias dienas kainuoja apie 20-30% daugiau nei įprastu laiku. Tačiau jei jums svarbu neišduoti klientų pirmadienį, tai verta investicijos.

Kas vyksta su kuro kainomis?

Kuro priedai visada svyruoja. Mes dažniausiai įtraukiame fiksuotą kuro priedą į sutartį, bet jei kainos šuolis į viršų, gali tekti papildomai sumokėti. (Paskutinį kartą kuras nurijo visą pelną, tai buvo siaubingai). Geriau pasirašyti sutartį su fiksuota kaina, jei įmanoma, ir uždaryti šią temą.

Ar galima mokėti po atvykimo?

Tarptautiniuose reisuuose taip nedirbame. Mums reikia sumokėti iš anksto bent 50%, o likutį – prieš išvykstant arba kai tik krovimas baigtas. Perkraudome biurą į UK, atvykstame ten, ir jei klientas "užmiršta" kortelės ar pinigų, mūsų vairuotojas praranda dienas. Mums tai neįdomu. Pinigai į sąskaitą – tada vaziuojame.

Kelionės rizikos ir problemos kelyje

Kas nutiks, jei lūžs sunkvežimis?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes skubiai ieškome pagalbos vietinio remonto. Jei lūžtume šeštadienį vakare Vokietijoje, gali tekti laukti iki pirmadienio dėl detalių. Tokiu atveju jūsų planas perkraustyti biurą į UK per savaitgalį žlunga. Mes padarome viską, kad galėtume tęsti, bet technika yra technika. Viename reise pūsle traukė 4 valandas, tiesiog neliko kojų.

Ar dažnai užstringa kelyje?

UK keliai, ypač M25 aplink Londoną, yra nuolat užstrigę. Jeigu turite įsivaizduoti, kad vairuotojas atvyks ryte 8:00, tai geriau numatykite 10:00. Užstrigimas gali būti dėl avarijos ar tiesiog remonto darbų. Mes stebiuojame situaciją GPS, bet negalime nuleisti lėktuvo. Pasiruoškite, kad jūsų komanda gali pradėti dirbti be vėluojančių dalykų.

Kaip su keltų streikais?

Kalbant apie perkėlimą į UK, reikia žiūrėti ne tik mus. Doverio ir Kalė uostai dažnai kenčia dėl streikų ar blogo oro. Jei keltas nebuva (tai atsitiko praėjusią žiemą), laukimas gali trukti valandomis. Geriau rinktis kitą maršrutą, pvz., per Olandiją (Hook of Holland), jei situacija kritiška. Tai ilgiau, bet saugiau.

Ar saugu vežti serverius?

Taip, jei jie uždaryti specialiose dėžėse ir nepraradę garantijos. Mums draudimas padengia įrangą, bet jei serveris buvo jau išjungtas ne taip, o duomenys dingsta – mes už to neatsakome. Pasidarykite atsarginę kopiją (backup) prieš mums atvykstant. Tai jūsų IT specialisto darbas, ne mūsų. Nenoriu, kad po perkėlimo būtų skundų.

Ką daryti su privažiavimu prie biuro UK?

Ten labai griežtos taisyklės. Negalima tiesiog sustoti ant kelio. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos (parking bay). Jei užeisite į "zoną" be leidimo, gausite baudą, kurią teks mokėti klientui arba mums, o paskui mes ją jums išsiųsime. Londonas yra siaubingas dėl to.

Smulkmenos, kurios visada pamirštamos

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Taip, būtinai. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Jei paliksite įjungtą kompiuterį, jis gali įkaisti vairuotojo kablyje arba dėžėje. Be to, jei jūsų biuro perkėlimas į UK vyksta žiema, temperatūra sunkvežimyje gali nukristi iki minuso, o tai elektronikai negerai. uždarykite viską tvirtai.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus?

Asmeniniams daiktams galima, bet biuro maistas (kavos aparatų pupelės, vandens buteliai) – tai gali būti ribojama. Geriau išgerti visą kavą čia. Jei vežate alkoholį kaip dovaną klientams, tai vėl muitinė klausys. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl keleto butelių vyno, kai turite tūkstančius eurų vertės įrangą.

Kas daryti su augalais?

Biuro augalus vežti į UK be specialios licencijos (fytosanitarinis sertifikatas) draudžiama. Jums paprasčiau juos atiduoti darbuotojams arba išmesti. Niekas nenori, kad dėl vieno fikuso sustabdytų visą sunkvežimį sienoje. Tiesa, sako, kad taisyklės šiek tiek palengvėjo, bet aš asmeniškai nebandytų.

Ar turite savo dėžių?

Turime, ir jas pristatome iš anksto. Tai kainuoja, bet geriau nei naudoti senas prekybos centro dėžes, kurios suyra viduryje kelio. Mūsų dėžės tvirtos, su specialiomis angomis. Pasakysiu tiesiai – nenaudokite plastikinių krepšių, viskas bus subraižyta.

Kaip susisiekti kelyje?

Mes duodame vairuotojo numerį. Jis gali neatsiliepti tuojau pat, jei vairuoja (draudimas). Bet jei būna ilga pertrauka, jums praneš. Nebijokit skambinti, jei matote, kad jie stovi vietoje per ilgai. Kartais jie tiesiog praleido poilsio laiką.

Apkrovimas ir iškrovimas vietoje

Ar vairuotojas padės krauti?

Jis padės su sunkiais daiktais, bet nėra krovikas. Jei reikia nešti dėžes per tris aukštus be lifto, mums reikia siųsti papildomą žmogų iš Lietuvos (brangu) arba rasti pagalbą UK. Geriau pasirūpinkite vietiniais pagalbininkais. Manau, kad biuro perkėlimas į UK be pagalbos vietos sunkiai įsivaizduojamas.

Kas daryti, jei nėra lifto?

Tada kaina šuoliais aukštyn. Nešti kompiuterius penktu aukštu nėra smagu. Vieną kartą teko naudoti kėbulą su kranu (HIAAB) – tai taip pat papildoma kaina. Pasakykite iš karto apie tai, kad nėra lifto, nes mes galime pasirūpinti kitu tipo sunkvežimiui.

Ar reikia apsaugoti grindis?

Taip, vairuotojas turi turėti nešiojamas grindų apsaugas (padas). Jei jų nėra, gali būti įbrėžimai. Už tai atsakome mes. Bet jei jūsų biure yra labai brangios grindys, apie tai reikia pasakyti iš anksto, padėsime papildomą storą kartoną.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Paprastai greičiau nei pakavimas, jei viskas tvarkingai surūšiuota. Bet jei dėžės nepažymėtos, vairuotojas nebus žinoti kur ką dėti. Gausite chaosą. Pažymėkite kiekvieną kabinetą, pvz., "Skyrius A", "Vadovo kabinetas". Tai sutaupo laiko.

Kas nutinka dėžėms po to?

Jos lieka jums. Mes jas nenešame atgal (per brangu). Galite jas išmesti arba parduoti kitam. Arba jei labai norite, galime parvežti tuščias atgal, bet tai dar vienas pilnas reisas, kuris kainuos kaip pervežimas.

Galutiniai sprendimai

Ar verta rizikuoti su pigia firma?

Nebent norite prarasti duomenis. Jei kas siūlo kainą 50% mažesnę nei rinkoje, tai jūsų daiktai važiuos kažkur atsarginiuose sunkvežimiu be draudimo. Biuro perkėlimas į UK – tai atsakomybė. Pasirinkite tuos, kurie turi lizingą sunkvežimiams (reiškia, juos tikrina bankai) ir realų draudimą.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, geriau. Savaitgaliai yra populiarūs. Jei šiandien yra trečiadienis, o jūs norite važiuoti šią savaitę – tai jau vėlu. Idealios – 2-3 savaitės. Tada spėsime suorganizuoti visus dokumentus be streso.

Ar galima sekti krovimą telefonu?

Galite, bet kodėl? Viską užfotografuojame prieš išvykstant ir nusiunčiam archyvą. Jei kažkas dingsta kelyje (labai retai), turime įrodymus. Bet stebėti vairuotojo judėjimą realiu laiku gali sukelti paniką, jei jis užstrigo pietų metu.

Kas daryti, jei atvyksta per vėlai?

Pasidarykite kavą ir laukite. Niekas to nedaro tyčia. Jei dėl to prarasite klientą, tai blogai, bet mes esame logistika, ne magija. Kartais kelyje įvyksta dalykai, kurių negalima numatyti.

Ar galite perkraustyti tik dalį biuro?

Galime, bet tai kainuoja taip pat, kaip ir pilną sunkvežimį, jei tenka važiuoti specialiai jums. Jei galite sujungti su kitu kroviniu ( grupinis ), bus pigiau, bet ilgiau. Galbūt verta laukti?

Kas nutinka su baldų surinkimu?

Mes juos surinkame atgal. Bet jei baldai seni ir sraigės suyra, gali būti, kad nebesusirenka. Tada tiesiog padėsime dalis. Nekaltinkite mums dėl 20 metų amžiaus spintų, kurios jau buvo "ant kojų".

Ar reikia apie tai pranešti savo darbuotojams?

Taip, jiems reikia susirinkti asmeninius daiktus. Vieną kartą darbuotoja paliko savo kailinę ant kėdės, o kai atėjome ji jau buvo supakuota į dėžę su kompiuteriais. Buvo nemažas skandalas. Pasakykite žmonėms pasiruošti.

Paskutiniai patarimai ir išvados

Ar turite draudimą?

Taip, viską apdraudžiame CMR draudimu. Bet jis padengia tik turtą, ne verslo praradimus, jei biuras neatidarytas laiku. Už tai nedraudžiame. Draudimo suma yra standartinė, jei turite brangų meną ar auksą, tai reikia specialios sutarties.

Kaip sumokėti?

Banko pavedimu. Grynaisiais pinigais vairuotojui duodame tik mažas išlaidas (kava, maistas), ne visą reiso sumą. Tai saugumo klausimas.

Ar galite duoti sąskaitą faktūrą?

Žinoma, su PVM. Esame legali įmonė. Mums reikia jūsų įmonės duomenų. Be to, jei reikia išankstinio apmokėjimo sąskaitos, ją išrašome iškart.

Kodėl pas jus brangiau nei pas "tą gudrų vairuotoją"?

Nes mes atsakome už tai, kas vežama. Jei "gudrus vairuotojas" dingsta su jūsų serveriais, kur skambinsite? Pas mus – telefonas visada veikia. Mokėkite už ramybę.

Galiausiai, ar verta?

Jei verslas jums svarbus – taip. Naudinga perkraustyti biurą į UK per savaitgalį, kad pirmadienis būtų toks pat kaip įprastai. Be streso. Nors streso čia visada pakanka, bent jau ne dėl to, kad nėra kur sėdėti.

Kaip pradėti?

Skambinkite mums arba rašykite el. paštu. Siųskite nuotraukas arba sąrašą. Mes pažiūrime ir pasakysim tiesą – ar spėsime, ar ne. Geriau girdėti tiesą dabar, nei gailėtis vėliau, kai sunkvežimis stovi sienoje.

Taigi, trumpai tariant – tai įmanoma, bet reikalauja gerio planavimo ir atvirumo. Nebijokite klausti aštrių klausimų, mes esam pripratę. Biuro perkėlimas į UK nėra pasaka, tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti gerai.