Tarptautinis krovinių transportas į Vokietiją su WMS valdymu

Įvadas

Sveiki, čia aš – dirbu tarptautinių perkraustymų srityje jau aštuntus metus, tad mačiau visko: ir sklandžių perkėlimų į Vokietiją, ir visiškų košmarų, kai klientai tiesiogiai perka iš vežėjo ir po to skambinasi man verkdami, kad jų baldai stringa muitinėje jau trečią savaitę. Šiame straipsnyje (na gerai, šioje mano mažoje paskaitoje) noriu jums paprastai paaiškinti, kaip veikia tarptautinis krovinių transportas į Vokietiją su WMS valdymu, kokie čia yra kabliukai, ir kodėl kartais verta sumokėti šiek tiek daugiau, kad viskas eitų kaip per sviestą. Pradėkime.

Planavimas ir pasiruošimas

Kada geriausia planuoti perkėlimą į Vokietiją?

Čia tikrai priklauso nuo jūsų situacijos, bet jei kalbame apie standartinį gyventojų perkraustymą, tai geriausia pradėti planuoti maždaug 4-6 savaitės iki pageidaujamos datos. Žinoma, jei turite laiko – tuo geriau, nes tuomet galėsite lyginti kainas, rinktis lanksčius terminus ir išvengti tos situacijos, kai jums siūlo tik vieną datą per mėnesį ir dar dvigubai brangiau. WMS sistemos čia labai padeda, nes matome realų transporto užimtumą ir galime pasiūlyti optimalius variantus. Bet čia aš jau šiek tiek į priekį bėgu, grįžkime prie planavimo.

Vienas dalykas, kurį dažnai pamirštama – Vokietijoje yra tam tikri regionai, kuriuos sunku pasiekti dėl eismo apribojimų arba tiesiog dėl to, kad ten nėra didelių sandėlių. Pvz., jei vežate į kaimišką Bavariją, gali reikėti papildomo perkėlimo mažesnėmis transporto priemonėmis, ir tai jau kainuoja. Taigi, kuo tiksliau žinosite adresą, tuo tikslesnę kainą gausite.

Kokie dokumentai reikalingi perkėlimui į Vokietiją?

Čia reikia skirti – jei vežate asmeninius daiktus kaip gyventojas, tai vienas sąrašas, jei tai verslo krovinys – kitas. Asmeniniam perkėlimui paprastai reikia paso, gyvenamosios vietos patvirtinimo Vokietijoje, sąrašo daiktų su vertėmis (jei vertė viršija tam tikrą sumą, reikia daugiau dokumentų). WMS sistema čia labai patogi, nes ji automatiškai generuoja reikiamus dokumentų šablonus, tikrina, ar viskas užpildyta, ir primena, jei ko nors trūksta.

Bet čia aš turiu sau priminti – aš nerašau reklaminio teksto, tiesiog pasakoju, kaip yra. Taigi, tiesa ta, kad dokumentų tvarkymas yra tas momentas, kur dauguma žmonių praranda daugiausiai nervų. Ypač jei veža baldus, kurie buvo pirkti seniai ir jokio čekio nebėra. Tada tenka rašyti savo deklaraciją, ir čia jau reikia patirties, kad viskas būtų teisingai suformuluota. Aš pats kartais pasikonsultuoju su muitinės brokeriu, nes geriau sumokėti šiek tiek už profesionalą nei po to gauti baudą.

Ar reikia asmeniškai dalyvauti perkėlime?

Ne, nebūtinai. Jei viskas gerai suorganizuota, jums nereikia būti fizikai vietoje nei krovimo, nei pristatymo metu. Bet čia yra vienas svarbus dalykas – jei vežate vertingus daiktus, verta bent jau būti prieinamas telefonu, nes kartais kyla klausimų, kuriuos reikia spręsti čia ir dabar. Pavyzdžiui, jei pasirodo, kad kažkas neatitinka deklaracijos, reikia jūsų patvirtinimo.

WMS sistemos čia labai padeda – gaunate SMS arba el. laiškus su kiekvienu žingsniu: "krovinys pakrautas", "perėjo sieną", "pristatomas". Vienas mano klientas sakė, kad jam tai buvo svarbiau nei pačiam vežimui, nes jis galėjo ramiai dirbti ir žinojo, kad viskas eina pagal planą. (čia aš tikrai nesiūlau jums rinktis mano įmonės, tiesiog pasakoju, kaip veikia sistema)

Kiek laiko trunka perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją?

Paprastai 2-4 dienos, priklauso nuo to, kur Vokietijoje yra galutinis adresas. Jei į Berliną ar Hamburką – greičiau, jei į pietus, į Bavariją – gali užtrukti ilgiau. Bet čia svarbu suprasti, kad tai yra "paprastai" – o gyvenime būna visko. Kartą mano komanda vežė į Miuncheną ir viskas buvo gerai, o kartą tas pats maršrutas užtruko dviem dienomis ilgiau dėl to, kad Vokietijoje buvo streikas. Tai jūsų niekas negali numatyti 100%.

WMS sistema čia padeda sekti realiuoju laiku, matome, kur transportas yra, ar nėra užkliuvęs dėl eismo ar kitų problemų. Bet čia aš būnu sąžiningas – sistema rodo tik tai, ką jai praneša vairuotojas. Jei vairuotojas pamiršta atnaujinti, tai ir sistema rodo pasenusią informaciją. Taip, mes turime taisykles, bet žmonės yra žmonės.

WMS sistemos nauda

Kas yra WMS ir kodėl tai svarbu?

WMS – tai sandėlio valdymo sistema, bet čia reikia paaiškinti plačiau, nes dauguma žmonių mano, kad tai tik kompiuterinė programa, kuri seka daiktus. Iš tikrųjų tai yra daug daugiau – tai visas procesas, kaip valdomas krovinys nuo pakilimo iki pristatymo. Įsivaizduokite, kad jūsų daiktai turi savo "gyvenimą" – jie yra sandėlyje, kraunami į sunkvežimį, keliauja per sieną, iškeliami Vokietijoje, ir galiausiai pristatomi į jūsų naują namą. WMS tai viską seka, užregistruoja, ir svarbiausia – jei kažkas ne taip, sistema praneša.

Aš pats prieš penkerius metus pradėjau dirbti su WMS, ir galiu pasakyti, kad skirtumas yra milžiniškas. Anksčiau viskas buvo popieriuose, exceliuose, ir kartais pasimesdavo informacija. Dabar viskas yra vienoj sistemoj, ir aš galiu bet kuriuo momentu pasakyti, kur yra bet kuris konkrečios šeimos daiktai. Bet čia aš turiu sau priminti – sistema yra tik įrankis. Jei žmogus prie kompiuterio blogai įveda duomenis, tai ir sistema rodys blogus duomenis. Taigi, čia reikia ir žmogiško faktoriaus.

Kaip WMS padeda sekti krovinį?

Čia viskas paprasta – sistema generuoja unikalų krovinio numerį, ir jūs galite bet kada internetu pasitikrinti, kur jis yra. Bet svarbiau nei tiesioginė informacija yra tai, kad sistema automatiškai siunčia pranešimus, kai įvyksta svarbūs įvykiai: krovinys išvyko, perėjo sieną, atvyko į sandėlį, pristatomas. Vienas mano klientų sakė, kad jam tai buvo kaip "GPS namams" – jis žinojo, kad jo baldai juda teisinga kryptimi.

Bet čia aš noriu būti sąžiningas – sistema ne visada veikia idealiai. Kartą buvo situacija, kad sistema rodė, jog krovinys jau Vokietijoje, o iš tikrųjų jis dar buvo Lenkijoje, nes vairuotojas pamiršo pakeisti statuso. Po to mes pakeitėme procesą, dabar vairuotojas privalo siųsti nuotrauką su GPS žyme, bet vis tiek – kartais technika yra tik technika, o žmonės yra žmonės.

Ar WMS kainuoja brangiau?

Čia priklauso nuo įmonės. Kai kurios įmonės WMS naudoja kaip papildomą paslaugą ir už tai imama mokesčiai, kitos jau įtraukia į bendrą kainą. Aš asmeniškai manau, kad verta rinktis įmonę, kuri turi WMS, net jei tai šiek tiek brangiau, nes ilgalaikėje perspektyvoje sutaupote nervų. O nervai, patikėkite, yra verti pinigų.

Bet aš čia turiu sau priminti, kad aš nerašau reklamos. Taigi, tiesa ta, kad yra ir gerų, ir blogų WMS sistemų. Kai kurios yra labai sudėtingos ir brangios, bet jų naudojimas yra perteklinis mažam perkėlimui. Kitos yra paprastesnės, bet užtenka 90% atvejų. Jums reikia suprasti, ko jums reikia, ir pagal tai rinktis.

Ką daryti, jei WMS sistema rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – nesijaudinkite ir susisiekite su įmone. Kartais tai tik techninė klaida, kuri greitai ištaisoma. Kartais tai žmogiška klaida, ir čia jau reikia žmogiško sprendimo. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai sistema rodė, kad krovinys pristatytas, o iš tikrųjų jis buvo sandėlyje Vokietijoje ir laukė, kol klientą bus galima suderinti dėl pristatymo laiko.

Svarbiausia čia yra komunikacija. Jei jums kažkas neaišku – klauskite. Geriau užduoti "kvailą" klausimą nei po to turėti problemų. Aš per tuos metus išmokau, kad dauguma problemų kyla būtent dėl blogos komunikacijos, o ne dėl pačios WMS sistemos ar transporto.

Dokumentacija ir muitinė

Kokie muitinės dokumentai reikalingi važiuojant į Vokietiją?

Nuo Brexit situacijos ir įvairių pakeitimų, dokumentų sąrašas tapo šiek tiek sudėtingesnis, bet jei vežate asmeninius daiktus kaip gyventojas, tai paprastai reikia tik keleto dokumentų: paso, sąrašo daiktų (invoice ar packing list), ir jei reikia – kilmės sertifikato. Vokietija yra ES šalis, taigi, jei vežate iš Lietuvos, tai nėra muitinės procedūrų kaip tokių – jums nereikia mokėti muitų ar pildyti sudėtingų deklaracijų.

Bet čia yra vienas svarbus dalykas – jei vežate naujus daiktus, kuriuos ketinate parduoti ar naudoti versle, tai jau visai kita istorija. Tada reikalinga pilna muitinės deklaracija, IRN, ir visa kita. Čia jau reikia specialisto pagalbos, ir aš pats dažnai siūlau klientams pasikonsultuoti su muitinės brokeriu, ypač jei jie nėra tikri dėl savo krovinio pobūdžio.

Ar reikia mokėti muitus vežant daiktus į Vokietiją?

Paprastai – ne, jei vežate asmeninius daiktus, kurie jums priklauso ir yra naudoti. Bet čia yra keletas "bet": jei vežate naujus daiktus, kurių vertė viršija tam tikrą sumą, gali reikėti sumokėti PVM. Jei vežate prekes, skirtas pardavimui, tai jau visai kitas atvejis ir ten tikrai reikės muitų.

Aš visada sakau klientams – geriau iš pradžių pasakyti viską sąžiningai, nei po to turėti problemų. Kartą buvo situacija, kai klientė vežė naują virtuvės baldą, kurį buvo užsakiusi iš Lietuvos parduotuvės, ir norėjo jį deklaruoti kaip asmeninį daiktą. Iš tikrųjų tai buvo prekė, ir teko tvarkyti dokumentus. Iš pradžių ji buvo nepatenkinta, bet po to suprato, kad taip yra teisinga.

Kaip WMS padeda su dokumentais?

WMS sistema automatiškai generuoja reikiamus dokumentus, primena, jei ko nors trūksta, ir saugo visą istoriją. Tai ypač naudinga, jei po kelių mėnesių jums reikės kokio nors dokumento – viskas bus sistemoje, nereikės ieškoti popierių. Be to, sistema patikrina, ar dokumentai atitinka reikalavimus, ir jei mato klaidų – praneša iš karto, o ne tada, kai jau per vėlu.

Bet čia aš vėl noriu būti sąžiningas – sistema negali visko žinoti. Jei jūs duodate netikslią informaciją, tai ir dokumentai bus netikslūs. Taigi, čia reikia abipusio sąžiningumo – jūs duodate teisingus duomenis, sistema juos tvarko teisingai.

Ką daryti, jei dokumentai prarasti?

Pirmiausia – nesigąsdinkite. WMS sistemoje visada yra atsarginiai dokumentų kopijos, taigi, jei kas nors prarasta, galima greitai atspausdinti naują. Bet jei kalbame apie originalius dokumentus, kurie buvo pateikti muitinei, čia jau reikia kreiptis į atitinkamas institucijas.

Vienas mano patarimas – visada darykite dokumentų kopijas prieš siųsdami originalus. Aš pats visada turiu savo kompiuteryje visų svarbiausių dokumentų skaitmenines kopijas, ir tai mane yra išgelbėję ne kartą.

Kainos ir terminai

Nuo ko priklauso perkėlimo kaina?

Čia yra keletas veiksnių: krovinio dydis (kiek vietos užims sunkvežimyje), atstumas (kur tiksliai Vokietijoje), pageidaujama data (ar tai yra pikas, pvz., rugsėjis, kai visi grįžta iš atostogų), ir papildomos paslaugos (pakrovimas, iškrovimas, pakavimas). WMS sistema čia padeda tiksliai apskaičiuoti kainą, nes mato realius duomenis, o ne tik apytikrius skaičius.

Bet čia aš noriu pasakyti vieną svarbų dalyką – visada lyginimui prašykite kelių pasiūlymų. Ir ne tik pagal kainą, bet ir pagal tai, kas į tą kainą įeina. Kartą mano klientai rinkosi pigiausią variantą, o po to paaiškėjo, kad į kainą neįėjo iškrovimas – tai buvo papildomos 200 eurų. Taigi, skaitykite smulkiai.

Kada geriausia užsakyti perkėlimą pagal kainą?

Paprastai žemiausios kainos būna žiemą, ypač vasario-kovo mėnesiais, kai nėra didelio sezono. Taip pat savaitės viduryje paprastai pigiau nei savaitės pradžioje ar pabaigoje. Bet čia vėlgi – jei jums reikia konkrečios datos, tai gali tekti mokėti daugiau.

Aš pats esu pastebėjęs, kad žmonės dažnai pervertina, kaip jiems svarbu konkrečiai data. Kartą klientė norėjo perkelti būtent per gimtadienį, ir sumokėjo dvigubai daugiau nei būtų sumokėjusi savaite anksčiau ar vėliau. Po to ji pati sakė, kad galėjo ir palaukti. Bet čia jau kiekvieno asmeninis sprendimas.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Taip, galima, ypač jei turite didesnį krovinį arba jei esate nuolatinis klientas. Aš pats visada stengiuosi rasti sprendimą, kuris tiktų abiems pusėms. Bet čia reikia suprasti, kad yra tam tikros ribos – jei kaina yra per žema, tai paprastai reiškia, kad kažkur bus sutaupyta, o tai gali atsireikšti kokybe.

Vienas mano patarimas – jei jums siūlo labai mažą kainą, pasidomėkite, kodėl. Kartais tai nauja įmonė, kuri nori pritraukti klientų, ir viskas bus gerai. Bet kartais tai įmonė, kuri turi problemų ir bando pritraukti pinigų. Čia reikia sveiko proto.

Kokie yra standartiniai terminai?

Paprastai standartinis terminas yra 2-4 dienos nuo pakrovimo iki pristatymo, bet tai nėra garantija. WMS sistema rodo numatomą laiką, bet gyvenime būna visko – eismo, oro sąlygų, kitų nenumatytų aplinkybių. Aš visada sakau klientams, kad reikia turėti kelių dienų rezervą, ypač jei jums reikia kažkur būti konkrečią dieną.

Vienas mano patarimas – jei jums labai svarbus tikslus laikas, galite rinktis "greitąją" paslaugą, bet tai paprastai kainuoja brangiau. Arba galite tiesiog planuoti taip, kad turėtumėte laiko rezervą.

Problemos ir sprendimai

Kas dažniausiai nutinka ne taip?

Per tuos aštuonerius metus mačiau visko, bet dažniausios problemos yra šios: vėlavimas dėl eismo ar oro sąlygų, dokumentų klaidos, sugadinti daiktai dėl netinkamo pakavimo, ir bloga komunikacija. WMS sistema padeda išvengti dalies šių problemų, bet ne visų.

Vienas atvejis, kuris man labai įstrigo – vežėme šeimos daiktus į Hamburgą, ir viskas buvo gerai, kol nepaaiškėjo, kad klientė pamiršo pasakyti, jog turi labai brangų paveikslą. Jis buvo supakuotas kaip paprastas daiktas, ir dėl to galėjo būti sugadintas. Laimei, viskas baigėsi gerai, bet po to aš pradėjau visada klausti klientų, ar jie neturi kažko ypatingo.

Ką daryti, jei daiktai sugadinti?

Pirmiausia – dokumentuokite. Nufotografuokite sugadinimus, kuo greičiau susisiekite su įmone. Jei turite draudimą, reikės draudimo dokumentų. WMS sistema čia padeda, nes ji turi visą krovinio istoriją – kada buvo pakrautas, kaip buvo supakuotas, ir pan.

Aš pats visada rekomenduoju klientams drausti savo daiktus, ypač jei tai yra vertingesni daiktai. Kartais žmonės sako, kad "jau bus gerai", o po to gailisi. Geriau sumokėti nedidelį mokestį už draudimą nei po to prarasti daiktus be jokios kompensacijos.

Kaip elgtis, jei krovinys vėluoja?

Susisiekite su įmone ir pasitikslinkite, kas nutiko. WMS sistema turėtų rodyti, kur yra krovinys, bet jei informacija neatnaujinta, skambinkite. Dažniausiai vėlavimas yra dėl objektyvių priežasčių – eismo, oro, sienos problemų. Bet jei vėlavimas yra dėl įmonės kaltės, turite teisę reikalauti kompensacijos.

Aš pats esu buvęs abiejose pusėse – ir klientų, kurie pyko, kad vėluojam, ir vežėjų, kurie negalėjo nieko padaryti dėl streiko. Svarbiausia čia yra komunikacija – jei žmogus žino, kas vyksta, jis paprastai būna supratingesnis.

Kas nutinka, jei įmonė nevykdo savo įsipareigojimų?

Čia jau reikia žiūrėti pagal situaciją. Jei tai mažesni dalykai, galima bandyti tartis. Jei tai didesnės problemos, gali tekti kreiptis į vartotojų teises ar net teismą. Bet aš manau, kad gerų įmonių rinkoje yra daugiau nei blogų, tiesiog reikia rinktis atsakingai.

Vienas mano patarimas – prieš rinkdamiesi įmonę, pasidomėkite atsiliepimais. Bet čia reikia būti atsargiam – ne visi atsiliepimai yra tikri, ir kartais žmonės rašo neigiamus atsiliepimus dėl priežasčių, kurios nėra įmonės kaltė.

Praktiniai patarimai

Ką reikia padaryti prieš perkėlimą?

Pirmiausia – susitikite su įmone arba bent jau pasikalbėkite telefonu. Paaiškite, ką vežate, kur, ir kada. Kuo daugiau informacijos duosite, tuo tikslesnę kainą ir terminą gausite. Antra – susitvarkykite dokumentus, ypač jei vežate kažką naujo ar vertingo. Trečia – supakuokite daiktus taip, kad jie būtų saugūs, arba pasikvieskite profesionalų, jei patys nemokate.

Aš pats visada sakau klientams – geriau pasakyti per daug nei per mažai. Jei jūs manote, kad kažkas gali būti problema, geriau iš karto apie tai pasakykite, nei po to spręskite problemas.

Ar verta pačiam pakavimo daiktus?

Jei turite laiko ir žinote, kaip tai daryti – taip, sutaupysite pinigų. Bet čia yra vienas dalykas – dažnai žmonės mano, kad moka pakavoti, o po to paaiškėja, kad kažkas buvo supakuota netinkamai ir dėl to sugadinta. Aš pats esu matęs, kaip žmonės dėjo lėkštes į dėžes be jokio amortizacinio medžiagos, ir po to stebėjosi, kad jos sudaužytos.

Jei nusprendėte pakavimo patys, naudokite tinkamas medžiagas: kartono dėžes, burbulinę plėvelę,泡沫塑料, ir pan. Ir žymėkite dėžes – kurioje kambaryje, kas viduje, ar tai trapi. WMS sistemai tai taip pat padeda, nes ji gali sekti ne tik bendrą krovinį, bet ir atskiras dalis.

Ką daryti su vertingais daiktais?

Čia yra keletas variantų: pirma, galite vežti juos patys, jei tai įmanoma. Antra, jei norite, kad vežėjas juos pervežtų, būtinai deklaruokite juos ir apdrauskite. Trečia, galite naudoti specializuotas paslaugas, kurios skirtos būtent vertingų daiktų pervežimui.

Aš pats visada sakau – jei daiktas jums yra labai brangus, galbūt verta pagalvoti, ar tikrai jį reikia vežti. Kartais pigiau ir paprasčiau yra nusipirkti naują daiktą Vokietijoje, nei vežti seną per visą Europą.

Kaip pasirinkti tinkamą įmonę?

Čia nėra vieno atsakymo, bet aš galiu duoti keletą patarimų: pirma, žiūrėkite į patirtį – kiek metų įmonė dirba, kokie atsiliepimai. Antra, pasidomėkite, ar įmonė turi WMS sistemą – tai rodo, kad jie investuoja į kokybę. Trečia, pasikalbėkite su jais asmeniškai – jei jums sunku susikalbėti dėl paprastų dalykų, tai kaip bus po to, kai krovinys bus kelionėje?

Aš pats esu matęs, kaip žmonės rinkosi pagal kainą ir po to gailėjosi. Bet taip pat esu matęs, kaip žmonės rinkosi brangesnę įmonę ir buvo labai patenkinti. Čia jau kiekvieno asmeninis sprendimas.

Išvada

Na štai, tiek norėjau jums pasakyti apie tarptautinį krovinių transportą į Vokietiją su WMS valdymu. Svarbiausia, ką norėčiau, kad jūs prisimintumėte – rinkitės atsakingai, būkite sąžiningi su įmone dėl to, ką vežate, ir nebiokite klausti, jei kažkas neaišku. WMS sistema tikrai padeda, bet ji nėra stebuklas – vis tiek reikia žmogiško faktoriaus, gerų procesų ir aiškios komunikacijos. Jei turite klausimų – kreipkitės, visada stengiuosi padėti. Sėkmės su perkėlimu!