Realaus laiko jūrų transportas iš Vokietijos, su tiksliu sekimu

Sveiki, čia aš. Dirbu tarptautinių perkraustymų srityje jau aštuonerius metus, ir per tą laiką matėu viską – ir gerus perkraustymus, ir visišką chaosą. Šiandien noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia jūrų transportas iš Vokietijos, ypač ta dalis, kuri daugumai žmonių yra didžiausia galvos skausmas – sekimas realiu laiku. Nes aš ir pats anksčiau galvojau, kad viskas bus paprasta, o pasirodo – ne visada taip būna. Bet pradėkime nuo pradžių.

Kaip veikia sekimo sistema

Ar jūrų transporto sekimas iš Vokietijos yra toks pats kaip oro?

Ne, skirtumas didelis. Oro pervežimuose dažniausiai turi vieną aiškų numerį – AWB, ir gali sekti kiekvieną žingsnį: kada pakrovė, kada išskrido, kada atvyko. Jūrų transporte viskas sudėtingiau, nes prekės keliauja per kelis etapus: iš pradžių gabenamos iki uosto, tada kraunamos į konteinerį, tada plaukia laivu, tada iškraunamos, tada vežamos toliau. Ir kiekviename etape gali būti skirtingi sekimo numeriai. Kartais tiesiog gauni bendrą pranešimą, kad konteineris yra vandenyje, ir viskas. (Čia aš pats kartais susipainioju, pripažinsiu.)

Kokie pagrindiniai sekimo numeriai naudojami?

Dažniausiai tai yra booking numeris (kurį gauni iš shipping linijos), konteinerio numeris ( prasideda keturiomis raidėmis, pvz. MSCU ar CMAU), ir B/L numeris (bill of lading). Kartais dar turi MBL ir HBL – master bill ir house bill, jei naudojamas pervežėjas. Iš pradžių gali pasirodyti, kad čia viskas painu, bet iš tikrųjų pakanka vieno ar dviejų numerių, kad galėtum sekti siuntą.

Ar galiu sekti siuntą pats internetu?

Taip, dauguma didžiųjų linijų (MSC, Maersk, CMA CGM, Hapag-Lloyd) turi savo sekimo sistemas. Bet čia yra vienas bet – jos veikia tik tada, kai konteineris jau yra oficialiai užregistruotas jų sistemoje. O tai kartais nutinka tik praėjus kelioms dienoms po to, kai prekės faktiškai jau pakrautos. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai klientai skambino ir klausė „kodėl nieko nerodo?", o aš turėjau aiškinti, kad reikia palaukti.

Ką daryti, jei sekimo sistema rodo pasenusią informaciją?

Pirmiausia – nesijaudink. Jūrų transporto sistemos kartais atnaujinamos su vėlavimu, ypač jei laivas yra jūroje ir neturi stabilaus interneto ryšio. Geriausia yra tiesiogiai susisiekti su shipping linija arba su savo pervežėju ir paprašyti naujausios informacijos. Kartais tiesioginis pokalbis telefono duoda daugiau naudos nei bet kuri sistema.

Kokie yra realaus laiko sekimo privalumai

Kodėl man išhauptas sekimas realiu laiku?

Nes jūrų transportas trunka ilgai – nuo dviejų iki šešių savaičių, priklausomai nuo maršruto. Ir per tą laiką gali nutikti visko: uosto streikai, oro sąlygos, perkrovos uostuose. Jei gali sekti, kur tavo prekės yra dabar, gali geriau planuoti savo veiksmus – pvz., susitvarkyti dokumentus, ruošti sandėlį, ar perspėti klientus.

Ar sekimas padeda išvengti problemų?

Dalimis. Jei matai, kad kažkas negerai (pvz., konteineris stovi uoste jau savaitę, o turėjo plaukti), gali imtis veiksmų iš anksto. Bet čia reikia suprasti – sekimas rodo tik tai, kas yra sistemoje. Kartais problema yra tokia, kurios sistema net nerodo. Pavyzdžiui, konteineris gali būti užstrigęs dėl dokumentų, o sistema vis dar rodo, kad jis „laukiama pakrovimo". Čia jau reikia žmogaus, kuris žino, kaip veikia procesai.

Ką konkrečiai galiu sužinoti iš sekimo?

Paprastai – konteinerio buvimo vietą, ar jis jau pakrautas, ar laive, ar pasiekė paskirties uostą, ar jau iškrautas. Kartais rodo ir temperatūrą (jei tai šaldymo konteineris), ir sandarumą. Bet tai priklauso nuo linijos ir nuo to, kokius duomenis jos leidžia matyti.

Dažniausios problemos su sekimu

Kodėl kartais sekimas rodo „laukiamas" jau kelias savaites?

Nes kartais prekės faktiškai jau yra kelyje, bet sistemoje dar nėra atnaujinta. Ypač tai aktualu, kai naudojami mažesni pervežėjai arba kai yra perkelimas iš vienos linijos į kitą. Taip pat būna atvejų, kai dokumentai dar nėra tvarkingi, ir sistema negali patvirtinti. Aš pats esu matęs atvejų, kai klientui sakė „viskas gerai", o po dviejų savaičių paaiškėjo, kad reikia papildomų dokumentų.

Ar galiu pasitikėti sekimo sistema 100%?

Ne. Sistema rodo tai, kas yra įvesta. O žmonės kartais klysta, arba tiesiog neatnaujina duomenų laiku. Geriausia yra naudoti sekimą kaip pagalbinį įrankį, bet visada turėti ir tiesioginį kontaktą su pervežėju ar shipping linija. Aš visada sakau klientams: sekimas – gerai, bet pokalbis telefono – geriau.

Ką daryti, jei sekimas rodo, kad prekės pasiekė uostą, bet aš jų negaunu?

Reikia aiškintis, ar tai tikrai tas pats uostas, kurio lauki, ar galbūt yra keli uostai su panašiais pavadinimais. Kartais būna painiava dėl to, kurioje šalyje tas uostas yra. Taip pat reikia patikrinti, ar jau yra muitinės formalumai atlikti, ar reikia papildomų dokumentų. Kartais prekės faktiškai yra uoste, bet negali būti išduotos, kol neapmokėti visi mokesčiai.

Kaip pasirinkti tinkamą paslaugą

Į ką atkreipti dėmesį renkantis jūrų transporto paslaugą?

Pirmiausia – ar jie siūlo sekimą realiu laiku, ar tik periodinius pranešimus. Antra – ar turi tiesioginį kontaktą su jumis, ar viską darote tik per sistemą. Aš asmeniškai rekomenduočiau rinktis tuos, kurie turi žmogų, kuriam galite paskambinti ir paklausti „kas vyksta?". Nes sistema sistema, bet gyvas žmogus kartais gali duoti atsakymą greičiau.

Ar brangesnės paslaugos garantuoja geresnį sekimą?

Ne visada. Kartais moki daugiau už prekės ženklą, o sekimo sistema yra tokia pati kaip pas kitus. Bet kartais didesnės kompanijos turi geresnes sistemas, nes investuoja į technologijas. Čia reikia tiesiog pasidomėti ir palyginti. Aš pats esu matęs ir mažų pervežėjų su puikiu aptarnavimu, ir didelių su vidutinioku.

Kaip suprasti, ar sekimo sistema yra patikima?

Pabandykite ja naudotis prieš patikėdami savo siuntą. Užduokite kelis klausimus ir stebėkite, kaip greitai ir tiksliai gaunate atsakymus. Jei sistema rodo pasenusią informaciją arba nieko nerodo, o jums sako, kad viskas gerai – tai jau signalas. Geriausia yra rinktis tuos, kurie turi aiškią sistemą ir kurie gali paaiškinti, ką reiškia kiekvienas žingsnis.

Praktiniai patarimai

Kada geriausia pradėti sekti siuntą?

Nuo pat pradžių, kai tik gauni booking numerį. Taip matysi visą kelią ir galėsi pastebėti bet kokius nukrypimus. Bet čia svarbu nepamiršti, kad iš pradžių informacijos gali būti mažai – tai normalu. Svarbiausia yra sekti reguliariai, o ne tikrinti kas valandą ir nervintis.

Kaip dažnai tikrinti sekimą?

Pakanka kartą ar du per dieną, jei viskas vyksta pagal planą. Jei matai, kad kažkas negerai – tada dažniau. Bet čia reikia rasti pusiausvyrą, nes nuolatinis tikrinimas tik didina stresą. Aš pats sau visada sakau: jei per dieną nieko nepasikeitė, tai greičiausiai viskas tvarkoje.

Ką daryti, jei sekimas rodo klaidingą informaciją?

Visų pirma – susisiekti su pervežėju ir patikslinti. Kartais būna techninių klaidų, kurios vėliau ištaisomos. Bet jei matote nuolatinę neatitikimą, tai jau rimtesnė problema, ir reikia aiškintis, kas vyksta. Gali būti, kad sekimo sistema nėra susieta su faktine būkle, arba kad yra problemų su dokumentais.

Ar galima sekti kelias siuntas vienu metu?

Dauguma sistemų leidžia pridėti kelis numerius ir matyti visų būklę viename lange. Bet jei naudoji kelias skirtingas linijas, gali tekti naudoti kelias sistemas. Čia jau priklauso nuo to, kaip organizuota tavo veikla.

Ką reikia žinoti apie terminus

Kiek laiko trunka jūrų transportas iš Vokietijos?

Priklauso nuo maršruto. Į Lietuvą paprastai trunka apie 2-3 savaites, jei tai tiesioginis maršrutas per Klaipėdą. Į kitus uostus gali trukti ir 4-6 savaites. Bet čia dar reikia pridėti laiką iki uosto Vokietijoje ir nuo paskirties uosto iki galutinio adreso. Iš viso gali būti iki 8 savaičių.

Kaip sekimas padeda planuoti pristatymo laiką?

Jei žinai, kada konteineris pasiekia uostą, gali susiplanuoti, kada reikės muitinės dokumentų, kada reikės susitvarkyti su gabenimu toliau. Bet čia reikia turėti omenyje, kad terminai gali keistis – dėl oro sąlygų, uosto apkrovos, ar kitų veiksnių. Geriausia yra turėti kelis dienas rezervo.

Ką daryti, jei siunta vėluoja?

Pirmiausia – sužinokite priežastį. Ar tai dėl laivo, ar dėl uosto, ar dėl dokumentų? Priklausomai nuo to, reikės skirtingų veiksmų. Jei tai dėl streiko uoste, čia nieko nepadarysi, reikia laukti. Jei dėl dokumentų – galima bandyti pagreitinti procesą. Svarbiausia yra žinoti, kas vyksta, o ne tik matyti, kad „vėluoja".

Dokumentai ir jų įtaka sekimui

Kokie dokumentai reikalingi jūrų transportui?

Pagrindiniai – komercinė sąskaita (invoice), packing list, bei Bill of Lading (B/L). Priklausomai nuo prekių tipo, gali reikėti ir kitų dokumentų: sertifikatu, leidimų, ar kitų. Jei dokumentai nėra tvarkingi, sekimas gali rodyti, kad siunta „laukia", nes sistema negali patvirtinti.

Ar dokumentų problemos matomos sekime?

Kartais taip, kartais ne. Jei problema su dokumentais, sistema gali rodyti, kad konteineris yra „laukimo" stadijoje, bet nepaaiškina kodėl. Čia jau reikia tiesiogiai klausti. Aš visada sakau klientams: jei matote, kad kažkas stringa, nedelsdami aiškinkitės, dėl ko.

Kaip greitai išspręsti dokumentų problemas?

Greičiausiai – jei turite visus dokumentus iš karto. Bet jei jau atsirado problema, reikia kreiptis į muitinės brokerį arba į patį pervežėją, kad padėtų. Kartais tai užtrunka kelias dienas, kartais – ilgiau. Čia jau priklauso nuo konkrečios situacijos.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau papasakoti apie jūrų transporto sekimą iš Vokietijos. Svarbiausia, ką turėtumėte prisiminti – sekimas yra naudingas įrankis, bet ne vienintelis dalykas. Visada turėkite tiesioginį kontaktą su žmogumi, kuris gali jums padėti, jei kažkas neaišku. Ir nepamirškite, kad jūrų transportas yra lėtas – tai normalu, nereikia panikuoti dėl kiekvienos dienos vėlavimo. Jei turite klausimų – kreipkitės, padėsiu, kuo galėsiu. O jei jau turite patirties su jūrų transportu – pasidalykite, bus įdomu išgirsti.