Patikimas logistikos valdymas iš Vokietijos su TMS sistema

Įvadas

Sveiki, aš jau beveik aštuonerius metus dirbu tarptautinių perkraustymų srityje, ir per tą laiką mačiau viską – ir gerus, ir tikrai blogus logistikos sprendimus. Dažnai žmonės manęs klausia, kaip iš tikrųjų veikia tas TMS sistemas iš Vokietijos, ar verta jomis naudotis, ir ar tai tikrai padeda sutaupyti laiko bei pinigų. Šiame straipsnyje bandysiu paprastai paaiškinti, kaip viskas veikia, kokios būna problemos, ir ką verta žinoti prieš nusprendžiant bendradarbiauti su Vokietijos logistikos įmonėmis, kurios naudoja TMS sistemas. Nerašysiu kaip specialistas iš knygos – tiesiog pasakosiu, kaip aš tai matau iš savo kasdienio darbo.

TMS sistemos pagrindai

Kas iš tikrųjų yra TMS sistema ir kaip ji veikia mano kasdienybėje?

Na, TMS – tai Transport Management System, trumpai tariant. Iš esmės tai programinė įranga, kuri padeda valdyti visus gabenimus vienoje vietoje. Įsivaizduokite tokią lentą, kurioje matote visus sunkvežimius, jų maršrutus, krovinio būklę, terminus – viską realiu laiku. Aš pats naudoju kelias sistemas, ir galiu pasakyti, kad skirtumas tarp gerų ir blogų TMS yra milžiniškas. Vokietijos įmonės dažniausiai turi labai gerai išvystytas sistemas, bet čia reikia žiūrėti konkrečiai, ne visos jos vienodos.

Kuo Vokietijos TMS sistemos skiriasi nuo kitų Europos šalių?

Čia aš turiu pripažinti, kad ne 100% tikras dėl visų skirtumų, bet iš mano patirties – vokiečiai labai mėgsta tvarką ir procesus. Jų TMS sistemos paprastai būna labai išsamios, kartais net per daug sudėtingos paprastam gabenimui. Privalumas tas, kad viskas užfiksuojama, dokumentuojama, sekti galima kiekvieną žingsnį. Bet kartais tas per didelis detalumas gali būti ir minusas – reikia daug laiko skirti duomenų įvedimui. (čia tikriausiai priklauso nuo konkrečios įmonės, nes kiekviena stato savo sistemą)

Ar TMS sistema tikrai užtikrina skaidrumą viso gabenimo metu?

Taip, bet čia yra vienas svarbus niuansas – sistema užtikrina skaidrumą tik tuomet, kai žmonės ją teisingai naudoja. Turėjau atvejį, kai Vokietijos partneris turėjo puikią TMS sistemą, bet vairuotojas telefone neturėjo programėlės, tai viskas strigdavo. Taigi technologija gera, bet žmonės turi ja naudotis. Iš esmės – taip, galima matyti kur sunkvežimis, kokioje stadijoje krovinys, bet tai veikia tik tada, kai visi procesai sujungti.

Kaip TMS padeda sekti krovinį per sieną?

Čia yra vienas iš didžiausių privalumų, tiesą sakant. Kai gabename iš Vokietijos į Lietuvą ar kitą šalį, sistema automatiškai gauna duomenis iš muitinės sistemų, tachografo, kartais net iš vairuotojo telefono. Aš galiu klientui parodyti tiksliai, kur dabar yra jo daiktai, ar jie jau muitinėje, ar jau išvažiavo. Anksčiau reikėdavo skambinti vairuotojui, laukti atsakymo, dabar viskas matosi ekrane. Žinoma, kartais sistema rodo vienaip, o realybėje viskas truputį kitaip – pvz. eismo spūstys arba techninės problemos gali būti neatspindėtos iškart.

Praktiniai aspektai

Ką aš turiu daryti, jei noriu naudotis Vokietijos įmonės TMS sistema?

Paprastai jums nereikia nieko daryti – sistema veikia tarp pačios logistikos įmonės ir jos partnerių. Bet jei norite patys matyti savo krovinio būklę, dauguma įmonių suteikia prieigą prie klientų portalo. Ten galima matyti maršrutą, numatomą atvykimo laiką, dokumentus. Kartais reikia paprašyti šios prieigos, kartais ji duodama automatiškai. Aš visada rekomenduoju paprašyti, nes tai nemokama paprastai, o jums ramiau.

Ar galima pasitikėti sistema, kai reikia tikslaus pristatymo laiko?

Čia reikia būti atsargiam. TMS sistema puikiai skaičiuoja numatomą laiką, bet ji negali numatyti eismo spūsčių, oro sąlygų, vairuotojo sveikatos problemų. Vieną kartą turėjome situaciją – sistema rodė, kad sunkvežimis atvyks 14:00, bet dėl didžiulio sniego audros Vokietijoje jis užstrigo autostradoje ir atvažiavo tik kitą dieną. Sistema davė geriausią įmanomą prognozę, bet gyvenimas kartais būna nenuspėjamas. Taigi – naudokite kaip pagalbinį įrankį, bet visada turėkite planą B.

Kaip greitai galima gauti krovinį naudojant TMS valdomą gabenimą?

Viskas priklauso nuo maršrutо ir užimtumo. Jei kalbame apie gabenimą iš Vokietijos į Lietuvą – paprastai 2-4 dienos. TMS sistema padeda optimizuoti maršrutą, surasti tinkamiausią sunkvežimį, suplanuoti pervežimus taip, kad nereikėtų laukti. Bet čia vėl gi – jei yra laisvas sunkvežimys, viskas greitai, jei nėra – teks palaukti. Aš pats mačiau atvejų, kai TMS sistema surado sprendimą per kelias valandas, irgi buvo atvejų, kai laukėme dieną kitą.

Ką daryti, jei sistema rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – nesijaudinkite ir pasitikrinkite su įmone. Kartais būna techninių nesklandumų, duomenys neatnaujinami laiku, arba sistema rodo seną informaciją. Geriausia tiesiog paskambinti ir paklausti. Aš turėjau atvejį, kai sistema rodė, kad krovinys jau išvežtas, o jis dar buvo sandėlyje – pasirodo, buvo senoji informacija. Taigi – visada geriau patvirtinti telefonu, ypač jei jums svarbu tiksliai žinoti.

Ar TMS sistema padeda išvengti dokumentų klaidų?

Labai dideliu mastu taip. Sistema automatiškai tikrina dokumentus, ar jie pilni, ar teisingai užpildyti, ar atitinka krovinį. Jei ko nors trūksta, sistema dažniausiai perspėja prieš išvykimą. Tai labai padeda, nes dokumentų klaidos – viena iš dažniausių priežasčių, dėl kurių krovinys stringa muitinėje. Žinoma, jei žmogus ranka įveda neteisingus duomenis, sistema jų nematys kaip klaidų, bet bent jau palygina skirtingus dokumentus tarpusavyje.

Kaštai ir biudžetas

Ar TMS sistema naudojančios įmonės brangesnės nei kitos?

Čia sudėtingas klausimas. Iš vienos pusės – pačios sistemos palaikymas kainuoja, tai įmonės įtraukia į kainą. Iš kitos pusės – dėl geresnio efektyvumo kartais gaunasi net pigiau. Aš asmeniškai mačiau įvairių variantų. Vieni mano Vokietijos partneriai, kurie naudoja pažangią TMS, turi labai konkurencingas kainas, kiti – brangesni, bet teikia daugiau paslaugų. Reikia žiūrėti konkrečiai, lyginti, kas įskaičiuota į kainą. Dažnai pigesnės įmonės turi mažiau išvystytas sistemas, ir jums teks patiems daugiau laiko skirti sekimui.

Kaip sužinoti, ar kaina yra sąžininga naudojant TMS?

Geriausia paprašyti išsamaus kainų suskirstymo. Kokios yra transporto išlaidos, kokios – dokumentų tvarkymo, kokios – draudimo, kokios – kitos. Tada galima palyginti su kitomis įmonėmis. Aš visada sakau klientams – nežiūrėkite tik į bendrą kainą, žiūrėkite, kas ten įeina. Kartais mažesnė kaina reiškia, kad kažkas neįtraukta, ir vėliau iškils papildomų išlaidų. O kartais didesnė kaina – tai tik dėl to, kad įmonė turi geresnę sistemą ir tarnybą.

Ar verta mokėti papildomai už TMS prieigą klientams?

Jei jums svarbu patiems sekti krovinį – taip, verta. Bet čia vėl gi – jei jums pakanka žinoti, kad viskas tvarkoje ir pasitikite įmone, galite ir nemokėti. Aš turiu klientų, kurie nori matyti viską patys, ir jie naudojasi klientų portalais. Kiti tiesiog paskambina ir paklausia – jiems užtenka. Iš mano patirties – dauguma nemokamai suteikia bent bazinę prieigą, tik išsamesnės funkcijos gali būti mokamos.

Kokie papildomi kaštai gali atsirasti dėl TMS naudojimo?

Iš esmės pati TMS naudojama įmonės viduje, jums kaip klientui papildomų kaštų tai neturėtų sukurti. Bet kartais būna specialių užklausų – pvz. jei norite ypatingai detalių ataskaitų, arba jei reikia suderinti kažką neeilinio. Taip pat – jei naudojate papildomas paslaugas, kurios galimos tik per sistemą, pvz. automatinis muitinės deklaravimas, tai gali kainuoti papildomai. Bet čia vėl gi – viskas priklauso nuo konkrečios įmonės ir jų kainodaros.

Problemų sprendimas

Ką daryti, jei krovinys vėluoja, o sistema rodo viską gerai?

Pirmiausia – susisiekite su įmone. Sistema gali rodyti pasenusią informaciją, arba gali būti techninių problemų su duomenų perdavimu. Aš pats susidūriau su situacija, kai sistema rodė, kad sunkvežimis važiuoja pagal planą, o iš tikrųjų vairuotojas buvo sustojęs dėl techninės gedimo. Sistema gavo naują informaciją tik po kelių valandų. Taigi – jei jaučiate, kad kažkas ne taip, geriau paskambinti, nei tikėtis, kad sistema viską parodys.

Kaip elgtis, jei sistema rodo krovinį vienoje vietoje, o jis iš tikrųjų kitur?

Čia reikia nedelsiant susisiekti su įmone ir aiškintis, kas vyksta. Gali būti kelios priežastys – techninė klaida sistemoje, neteisingi duomenys įvesti, arba sunkvežimis tikrai nukrypo nuo maršruto dėl kažkokių priežasčių. Aš turėjau atvejį, kai sistema rodė, kad krovinys Vokietijoje, o jis iš tikrųjų jau buvo Lenkijoje – tiesiog duomenys neatnaujinti. Kitą kartą buvo atvirkščiai – sistema rodė, kad sunkvežimis Lenkijoje, o jis dar buvo Vokietijoje, nes vairuotojas pavėlavo išvykti. Abu kartus teko aiškintis telefonu.

Kas atsako, jei dėl sistemos klaidos mano krovinys apgadintas ar prarastas?

Čia jau juridinis klausimas, ir čia aš esu atsargus, nes nesu teisininkas. Bet iš mano patirties – atsako įmonė, su kuria sudarėte sutartį, ne sistema. TMS yra tik įrankis, o atsakomybė priklauso vežėjui. Žinoma, jei įmonė naudoja blogą sistemą, kuri nuolat klysta, galima tai naudoti kaip argumentą, bet iš esmės – sutartis yra su įmone, ji ir atsako. Visada skaitykite sutarties sąlygas, ypač dėl atsakomybės ribų.

Kaip spręsti problemas su dokumentais, kurie rodomi sistemoje?

Jei sistemoje matote, kad kažko trūksta ar yra klaida – nedelsiant signalizuokite įmonei. Geriausia turėti tiesioginį kontaktą žmogų, kuris gali greitai ištaisyti. Aš visada rekomenduoju turėti asmeninį vadybininką, su kuriuo galima susisiekti greitai, o ne tik rašyti į bendrą sistemą. Kartais sistemos pranešimai paskęsta tarp kitų, o skambutis veikia geriau. Taip pat – visada turėkite savo dokumentų kopijas, jei sistemoje kažkas dingsta ar sugadinama.

Ką daryti, jei įmonės sistema neveikia ir aš negaunu jokios informacijos?

Tai nutinka retai, bet nutinka. Tuomet belieka senieji metodai – skambinti, rašyti el. laišką, naudoti kitus komunikacijos kanalus. Aš turėjau atvejį, kai Vokietijos įmonės serveriai buvo nulaužti (taip, įvyko toks dalykas), ir jų sistema neveikė porą dienų. Mes susisiekėme telefonu, ir viskas buvo tvarkoje, tiesiog informacija nebuvo prieinama sistemoje. Taigi – visada turėkite alternatyvius bendravimo būdus, nepasikliaukite vien sistema.

Pasirinkimas ir bendradarbiavimas

Kaip išsirinkti patikimą Vokietijos įmonę su gera TMS?

Pirma – pasidomėkite, kokias sistemas jos naudoja. Paprastai įmonės didžiuojasi savo technologijomis ir parašo savo svetainėje. Antra – pasikalbėkite su jais, paklauskite, kaip sistema veikia, kokias funkcijas turite kaip klientas. Trečia – pasiskaitykite atsiliepimus, bet čia būkite atsargūs, nes geri atsiliepimai kartais būna parašyti patių įmonių. Geriausia paklausti kitų žmonių, kurie jau naudojosi jų paslaugomis. Aš pats visada rekomenduoju pradėti nuo mažesnio gabenimo, pamatyti, kaip viskas veikia, ir tik tada didinti apimtis.

Kokie yra pagrindiniai ženklai, kad įmonės TMS sistema yra kokybiška?

Greitas atsakymas į jūsų užklausas – jau geras ženklas, nes tai rodo, kad jie naudoja sistemą efektyviai. Aiški informacija apie krovinio būklę, galimybė matyti dokumentus, lengvas prisijungimas prie klientų portalo – taip pat svarbu. Dar vienas ženklas – jei jie siūlo automatines atnaujinimus, priminimus, o jums nereikia patiems visko klausti. Ir jei jie gali parodyti konkrečius pavyzdžius, kaip sistema veikia, tai rodo, kad jie ja tikrai naudojasi, o ne tik turi dėl grožio.

Ar verta pereiti prie kitos įmonės, jei dabar naudoju kitą sistemą?

Čia priklauso nuo to, kokie turite problemų. Jei dabartinė įmonė gerai tvarkosi, sistema veikia, kainos tinkamos – galbūt neverta keisti dėl paties keitimo. Bet jei nuolat kyla problemų dėl informacijos stokos, dokumentų klaidų, vėlavimų – galbėt verta pasidomėti kitomis galimybėmis. Aš pats perėjau prie kelių kitų partnerių būtent dėl to, kad jų sistemos buvo geresnės, ir dėl to mano darbas tapo lengvesnis, o klientai – patenkinti.

Ką daryti, jei noriu naudotis TMS, bet mano dabartinė įmonė jos neturi?

Pirmiausia – paklauskite jų, ar planuoja diegti tokią sistemą. Galbūt jie jau dirba prie to. Jei ne – galite pasiūlyti, kad tai galėtų pagerinti jūsų bendradarbiavimą. Jei įmonė atsisako arba neturi planų – tada jums reikia spręsti, ar jums svarbu turėti TMS, ar galite dirbti ir be jos. Iš mano patirties – kai kurioms įmonėms užtenka paprasto el. laiško sekti krovinį, jiems nereikia visų tų funkcijų. Kitiems – TMS yra būtina, nes jie turi daug gabenimų ir reikia viską valdyti centralizuotai.

Kaip pradėti bendradarbiavimą su Vokietijos įmone naudojant TMS?

Paprastai viskas prasideda nuo užklausos – parašote, kokius krovinius norite gabenti, iš kur, į kur, kokiais terminais. Įmonė per savo TMS įvertina galimybes, pasiūlo kainą, terminus. Jei jums tinka – sudarote sutartį, ir pradedate bendradarbiauti. Pirmas gabenimas paprastai būna bandomasis, po jo jau matote, kaip viskas veikia. Svarbu iš karto susitarti dėl bendravimo kanalų – kaip jums bus teikiama informacija, ar gausite prieigą prie sistemos, kas bus jūsų kontaktinis žmogus.

Kokie yra didžiausi privalumai dirbant su Vokietijos įmonėmis, kurios naudoja TMS?

Iš mano patirties – tikslumas ir patikimumas. Vokiečiai paprastai laiko žodį, o TMS padeda viską suplanuoti ir sekti. Dar vienas privalumas – jie turi gerą infrastruktūrą, daug sunkvežimių, gerus sandėlius. Ir jų sistemos paprastai integruotos su Europos muitinėmis, draudimo bendrovėmis, kitomis institucijomis, kas palengvina visą procesą. Minusai – kartais jie mažiau lankstūs dėl nestandartinių situacijų, jie mėgsta tvarką ir procesus, o kartais reikia greitų sprendimų.

Ar galima derėtis dėl kainų su įmonėmis, kurios naudoja TMS?

Žinoma, galima derėtis visur. Bet čia svarbu suprasti – jei įmonė turi gerą TMS sistemą, ji turi ir geresnę kontrolę kaštų atžvilgiu. Tai gali reikšti, kad jų kainos iš tikrųjų yra pagrįstos, o ne sugalvotos. Aš visada rekomenduoju prašyti išsamaus kainų suskirstymo, ir tada matysite, ar yra erdvės derėtis. Kartais galima gauti nuolaidą, jei garantuojate reguliarius gabenimus, arba jei gabenimai dideli. Bet nepamirškite – per maža kaina gali reikšti prastesnę paslaugą, čia reikia rasti balansą.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums papasakoti apie logistikos valdymą iš Vokietijos su TMS sistema. Iš savo patirties galiu pasakyti, kad tai tikrai geras būdas užtikrinti skaidrumą, sekti krovinius ir išvengti daugybės problemų. Bet svarbu suprasti – sistema yra tik įrankis, o svarbiausia vis tiek lieka žmonės ir jų darbas. Renkantis partnerį, žiūrėkite ne tik į technologijas, bet ir į tai, kaip jie reaguoja į jūsų užklausas, ar greitai atsako, ar supranta jūsų poreikius. Jei viskas veikia gerai – naudosite TMS ir busite patenkinti. Jei yra problemų – neiokia sistema jų neišspręs. Sėkmės renkantis!