Patikima logistikos sistema tarptautiniam krovinių siuntimui

Įvadas

Sveiki, aš jau beveik aštuonerius metus dirbu tarptautinių perkraustymų srityje, tad per šį laiką mačiau visko – ir gerų sistemų, ir visiškų katastrofų. Šiandien noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia patikima logistikos sistema tarptautiniam krovinių siuntimui, nes suprantu, kad jums tai gali būti tikras galvos skausmas. Nėra čia jokios magijos – yra patirtis, žinios ir sąžiningas darbas. Kartais viskas eina kaip per sviestą, o kartais... na, pasakysiu tiesiai – kartais būna taip, kad norisi rankomis užsidengti veidą. Bet apie viską iš eilės.

Pasirinkimas ir pagrindai

Kaip išsirinkti tinkamą logistikos sistemą?

Pasakyčiau taip – pirmiausia žiūrėkite į tai, kiek laiko įmonė veikia šioje srityje. Aš pats visada sakau klientams: jei įmonės pavadinimas skamba kaip vakar sukurtas, o interneto svetainėje nėra jokių atsiliepimų, tai bent jau pasidomėkite. Vienas mano draugas būtent taip ir susimovė – pasitikėjo gražia svetaine, o vėliau jo krovinys dingo kaip į vandenį. Po trijų mėnesių teko aiškintis su teisininkais. Taigi, patikima logistikos sistema pirmiausia turi turėti istoriją.

Kuo skiriasi didelės ir mažos įmonės?

Čia tikrai nėra taip paprasta, kaip gali atrodyti. Didelės įmonės dažniausiai turi geresnes sistemas, daugiau resursų, bet kartais jose taip pat būna biurokratijos iki lubų. Mažos įmonės gali būti lankstesnės, bet kartais trūksta patirties. Aš pats dirbau ir vienose, ir kitose. Geriausia, ką galiu patarti – pasikalbėkite su žmogumi, kuris atsilieps į jūsų skambutį. Jei jis jaučiasi kaip robotas, kuris skaito iš lapelio – tai blogas ženklas.

Ar verta mokėti daugiau už „premium" paslaugas?

Čia priklauso nuo jūsų krovinio. Jei vežate brangius daiktus, senovinius baldus arba kažką labai jautraus, tada tikrai verta investuoti į papildomą draudimą ir atidesnį aptarnavimą. Bet jei jūsų krovinys yra paprastas – drabužiai, indai, bendri namų daiktai – tai didesnės kainos mokėti nebūtinai reikia. Vieną kartą turėjau klientą, kuris mokėjo dvigubai brangiau už „VIP" aptarnavimą, o galiausiai jo daiktus vis tiek gabeno tame pačiame konteineryje kaip ir visus kitus. Taigi, čia reikia galvoti sveikai.

Kaip suprasti, ar sistema tikrai veikia?

Paprastai – jei jums visada atsako į klausimus, jei galite sekti savo krovinį realiu laiku, jei terminus laiko. Patikima logistikos sistema turi aiškią sekimo sistemą. Šiais laikais tai jau standartas, bet vis tiek pasitaiko įmonių, kurios sako „palaukite, mes jums paskambinsime" ir tada niekas nepaskambina. Tai tikrai nėra normalu.

Kainos ir biudžetas

Kodėl kainos taip skiriasi tarp įmonių?

Čia yra keletas priežasčių. Pirma – skirtingi maršrutai. Antra – skirtingi paslaugų lygiai. Trečia – kartais tiesiog įmonės deda didesnę maržą. Aš pats visada sakau klientams: paprašykite detalaus kainų suskirstymo. Jei įmonė sako tik bendrą sumą ir nesugeba paaiškinti, iš ko ji susideda – tai jau maždaug aišku. Vienas mano kolega visada sako: „Jei negali paaiškinti, už ką imi pinigus, vadinasi, kažkas negerai."

Ar galima derėtis dėl kainos?

Daugumoje atvejų – taip, ypač jei turite didesnį krovinį arba jei tai nėra pirmas kartas, kai naudojatės ta pačia įmone. Bet čia reikia jausti ribą. Jei pradedate derėtis per daug, galite gauti ir per mažą kainą, bet tada kyla klausimas, iš kur ta įmonė taupys – o taupys ji tikrai, patikėkite. Geriausia rasti vidurį.

Kokie mokesčiai papildomai gali atsirasti?

Čia labai svarbu. Dažniausiai papildomai mokama už: muitinės formalumus (jei siunčiate į šalį už ES ribų), draudimą, krovinių apdorojimą uoste, sandėliavimą, jei krovinys kurį laiką stovi, ir kartais net už degalus, jei kuro kainos smarkiai pakyla. Geriausia visada iš anksto paklausti, ar nurodyta kaina yra galutinė, ar dar bus kažkas.

Ar verta rinktis pigiausią variantą?

Čia tikrai nėra paprasto atsakymo. Kartais pigiausi variantas yra tiesiog ekonomiškas ir sąžiningas. Bet kartais pigiai reiškia – blogai. Aš pats turėjau atvejį, kai klientai sutaupė kelis šimtus eurų, o vėliau jų krovinys buvo sugadintas ir teko bylinėtis dėl kompensacijos. Ar vertėjo? Ne. Bet kartais ir pigiausi variantai būna geri – tiesiog reikia žinoti įmonę.

Dokumentai ir procedūros

Kokius dokumentus reikia ruosti?

Pagrindiniai dokumentai: sąskaita faktūra arba pirkimo dokumentas, krovinio sąrašas (inventory), jei reikia – eksporto/importo deklaracijos, draudimo polisas. Kiekviena šalis turi savo reikalavimus, todėl geriausia viską suderinti su savo logistikos įmone iš anksto. Aš visada sakau: geriau turėti per daug dokumentų, nei per mažai.

Kas yra CMR važtaraštis ir ar jis būtinas?

CMR važtaraštis – tai tarptautinis krovinių vežimo dokumentas, kuris būtinas, jei krovinys vežamas keliais. Jį išduoda vežėjas, ir jame nurodoma visa svarbi informacija: kas veža, ką veža, iš kur ir į kur. Be šio dokumento gali kilti problemų, ypač jei krovinys bus tikrinamas muitinėje. Vieną kartą mano kolega pamiršo CMR, ir tai kainavo klientui beveik dvi savaičių vėlavimą.

Kaip elgtis su muitinės dokumentais?

Jei siunčiate į šalį už Europos Sąjungos ribų, muitinės dokumentai yra būtini. Geriausia, jei jūsų logistikos įmonė turi muitinės tarpininką, kuris viską sutvarkys. Jei patys bandysite – gali būti sudėtinga, nes reikia žinoti daug niuansų. Aš pats visada patariu: palikite tai profesionalams.

Ką daryti, jei dokumentai prarasti?

Pirma – panikuoti nereikia, bet veikti reikia greitai. Reikia kuo greičiau susisiekti su siuntėju ir gauti kopijas. Jei tai neįmanoma, reikia kreiptis į muitinę ir aiškinti situaciją. Tai nėra malonu, bet sprendžiasi. Vieną kartą turėjome atvejį, kai dokumentai dingo per perkrovimą uoste – teko viską atstatyti iš naujo, bet galiausiai viskas baigėsi gerai.

Krovinio saugumas ir sekimas

Kaip užtikrinti krovinio saugumą?

Yra keletas būdų. Pirma – tinkamas pakavimas. Antra – draudimas. Trečia – sekti krovinį. Ketvirta – rinktis patikimą įmonę. Nėra vieno stebuklingo sprendimo, viskas susideda iš mažų detalių. Aš visada sakau klientams: jei jums kažkas labai brangu, investuokite į kokybišką pakavimą. Kartais pamatysite, kaip krovinys krenta nuo krautuvo – ir jei jis gerai supakuotas, išgyvena.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Šiuolaikinės sistemos tai leidžia. Dauguma didelių įmonių turi GPS sekimo sistemas, galima matyti, kur krovinys yra bet kuriuo momentu. Bet čia yra niuansas – ne visada informacija atnaujinama iš karto. Kartais būna vėlavimas kelias valandas, o kartais ir dienas. Tai priklauso nuo sistemos kokybės.

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia – susisiekti su įmone ir išsiaiškinti priežastį. Vėlavimai nutinka dėl įvairių priežasčių: oro sąlygos, muitinės procedūros, uostų perpildymas, transporto problemos. Svarbu žinoti tikrąją priežastį. Jei įmonė tikrai patikima, jie jums viską paaiškins. Jei tik gūžčioja pečiais – tai blogas ženklas.

Kaip elgtis su sugadintu kroviniu?

Čia reikia veikti greitai ir dokumentuoti viską. Pirmiausia – nufotografuokite sugadinimus prieš atidarydami pakuotę, jei įmanoma. Po to – susisiekite su įmone ir praneškite apie žalą. Jei turite draudimą, kreipkitės į draudimo kompaniją. Svarbu tai padaryti kuo greičiau, nes yra terminai, per kuriuos reikia pranešti apie žalą.

Laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka tarptautinis krovinys?

Labai priklauso nuo maršruto. Įprastai Europos viduje – nuo kelių dienų iki dviejų savaičių. Į Jungtines Amerikos Valstijas – nuo trijų iki šešių savaičių. Į Aziją – panašiai, nuo keturių iki aštuonių savaičių. Bet tai tik apytiksliai, nes visada gali būti nukrypimų. Vieną kartą turėjome krovinį į Japoniją, kuris užtruko beveik tris mėnesius dėl to, kad uostas buvo perpildytas.

Kaip planuoti siuntimą iš anksto?

Geriausia pradėti planuoti bent kelias savaites iš anksto, jei ne mėnesį. Ypač jei tai didelis krovinys arba jei siunčiate į tolimą šalį. Reikia laiko sutvarkyti dokumentus, suderinti kainas, suplanuoti pakavimą. Aš visada sakau: geriau turėti laiko, nei skubėti paskutinę minutę.

Ar galima skubiai išsiųsti krovinį?

Taip, bet tai kainuoja brangiau. Skubus siuntimas paprastai reiškia, kad krovinys bus kraunamas pirmas, galbūt net bus skirtas atskiras transportas. Tai įmanoma, bet reikia iš karto informuoti įmonę ir sutikti su didesne kaina.

Kada geriausia siųsti krovinius?

Tai priklauso nuo kelių faktorių. Vasarą dažniausiai kainos aukštesnės, nes daugiau žmonių kraustosi. Žiemą gali būti problemų dėl oro sąlygų. Bet apskritai – geriausia planuoti iš anksto ir nelaukti paskutinės minutės, nepriklausomai nuo metų laiko.

Problemos ir sprendimai

Ką daryti, jei krovinys dingsta?

Pirma – panikuoti nereikia, bet reikia veikti. Susisiekite su įmone, reikalaukite paaiškinimų. Jei per tam tikrą laiką krovinys nerandamas, reikia kreiptis į draudimo kompaniją, jei turite draudimą. Jei ne – prasideda ilgas bylinėjimasis. Aš pats turėjau vieną atvejį, kai krovinys dingo visiškai ir teko bylinėtis beveik metus. Tai nėra malonu, bet įmanoma išspręsti.

Kaip elgtis su nepatikima įmone?

Jei jaučiate, kad kažkas negerai – geriau keisti įmonę, kol dar ne per vėlu. Yra keletas aiškių ženklų: nuolatiniai vėlavimai, blogas bendravimas, neaiškių mokesčių atsiradimas, vengimas atsakyti į klausimus. Aš pats visada sakau: geriau prarasti kelis šimtus eurų ir pakeisti įmonę, nei tęsti su bloga.

Kas nutinka, jei įmonė bankrutuoja?

Čia gali būti labai sudėtinga. Jei įmonė bankrutuoja, jūsų krovinys gali būti areštuotas, gali būti sunku susigrąžinti pinigus. Būtent dėl to aš visada patariu rinktis įmones, kurios turi gerą reputaciją ir veikia jau kurį laiką. Naujos įmonės gali būti rizikingos.

Kaip apsisaugoti nuo sukčių?

Yra keletas būdų. Pirma – visada tikrinkite įmonės registraciją, atsiliepimus, veiklos istoriją. Antra – niekada nemokėkite visos sumos iš karto. Trečia – reikalaukite aiškių sutarčių. Ketvirta – jei kažkas skamba per gerai, kad būtų tiesa – tikriausiai taip ir yra. Buvo atvejų, kai žmonės susigundė labai mažomis kainomis, o vėliau paaiškėjo, kad tai buvo sukčiai.

Patarimai ir rekomendacijos

Ką patartumėte pirmą kartą siunčiantiems?

Neskubėkite. Išsiaiškite viską iš anksto. Pasikalbėkite su keliomis įmonėmis. Palyginkite kainas, bet ne tik kainas – žiūrėkite ir į aptarnavimo kokybę. Užduokite daug klausimų. Geriau išsiaiškinti viską prieš pradedant, nei spręsti problemas vėliau.

Ar verta naudotis tarpininkais?

Tarpininkai gali būti naudingi, jei patys nesate ekspertai šioje srityje. Jie žino sistemas, žino dokumentus, gali viską sutvarkyti už jus. Bet čia yra vienas bet – tarpininkai taip pat ima savo mokestį. Kartais tiesiogiai kreiptis į įmonę gali būti pigiau. Bet jei neturite laiko ar žinių – tarpininkas gali būti geresnis variantas.

Kaip elgtis su vertingais daiktais?

Jei vežate kažką labai brangaus ar vertingo – investuokite į specialų pakavimą, draudimą, ir aiškiai susitarkite su įmone dėl ypatingo elgesio. Niekada nepraleiskite progos pasakyti, kad krovinys yra vertingas. Kartais žmonės mano, kad tai akivaizdu, bet jei nepasakysite – niekas nežinos.

Ką daryti, jei nesate patenkinti paslauga?

Pirmiausia – kalbėkitės su įmone. Dažnai problemas galima išspręsti pokalbio metu. Jei ne – rašykite oficialų skundą. Jei ir tai nepadeda – galima kreiptis į vartotojų teises ginčančią instituciją. Bet čia jau kraštutinis atvejis. Dažniausiai geri pokalbiai padeda.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums papasakoti apie patikimą logistikos sistemą tarptautiniam krovinių siuntimui. Svarbiausia, ką galėčiau pasakyti – rinkitės atsakingai, planuokite iš anksto ir niekada nesigailėkite laiko skirti geram pokalbiui su įmone prieš pradedant. Kartais tas pokalbis gali sutaupyti daug nervų ir pinigų vėliau. Jei turite dar klausimų – drąsiai klauskite, nes kiekviena situacija yra kitokia, ir čia nėra universalių atsakymų į viską. Sėkmės jums su jūsų kroviniu!