Optimizuota krovinių grandinė Vokietijos teritorijoje su tracking

Įvadas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau aštuonerius metus ir galiu pasakyti vieną dalyką – Vokietija yra ta šalis, kur logistika gali būti arba labai sklandži, arba visiškas košmaras. Viskas priklauso nuo to, kaip susidėlioji krovinių grandinę ir ar turi realų tracking sistemą, o ne tik gražią sąsają mobiliajame. Šiame straipsnyje pakalbėsime apie tai, kaip iš tiesų veikia optimizuota krovinių grandinė Vokietijoje, kokias sistemas naudojame, ir kodėl kartais net geriausios technologijos nepadeda, jei žmogus kitoje pusėje neatlieka savo darbo. Suprask, čia ne bus jokio marketingo – tik tai, ką kasdien matome pervežimuose tarp Lietuvos ir Vokietijos. (galvoju, gal reikėtų pradėti nuo kito kampo, bet paliksim taip)

DUK

Kaip veikia krovinių tracking Vokietijoje?

Realus trackingas Vokietijoje šiandien veikia per kelis sluoksnius. Pirma, turi GPS sekimą sunkvežimyje – tai bazė, kurią turi absoliučiai kiekvienas rimtas vežėjas. Antra, yra digitalinės TMS sistemos, kurios rodo siuntos būseną realiu laiku. Trečia, Vokietijos muitinės ir terminalai naudoja savo sistemas – BSI, ICS2 ir panašiai. Svarbiausia suprasti, kad šios sistemos tarpusavyje bendrauja ne visada sklandžiai. Kartais turi tris skirtingus ekranus atidarytus, kad matytum visą paveikslą. Pavyzdžiui, vienas mano klientas vežė baldus iš Kauno į Hamburgą ir stebėjosi, kodėl sistema rodo, kad siunta jau Berlyne, o vairuotojas dar tik važiavo per Hanoverį. Pasirodo, buvo senoji data likusi sistemoje nuo ankstesnės siuntos. Taip kad visada reikia turėti tiesioginį ryšį su vairuotoju, o ne pasikliauti vien programėle.

Kokie yra pagrindiniai tracking sistemų tipai?

Yra trys pagrindiniai tipai, su kuriais susiduriame kasdien. Pirmas – vadinamasis „push" tracking, kai sistema tau siunčia pranešimus automatiškai: užsikrovė, išvažiavo, atvažiavo, iškrovė. Antras – „pull" tracking, kai pats turi eiti ir žiūrėti sistemą, kur ji atnaujinama. Trečias – hibridinės sistemos, kurios bando sujungti abu metodus, bet dažnai tiesiog praranda informaciją tarp jų. Asmeniškai man geriausiai veikia tiesioginis ryšys su vairuotoju per WhatsApp ar panašiai – žinoma, jei tas vairuotojas atsako, o ne tikrai kartą per dieną. Buvo situacija, kai vairuotojas tiesiog išjungė telefoną visai dienai ir visi kliento query buvo bergždžiai. Taigi technologija gera, bet žmogiškas faktorius visada bus silpniausia grandis.

Kuo skiriasi pigus ir brangus tracking?

Skirtumas dažniausiai yra detalumo lygis. Pigios sistemos parodo tik pagrindinius taškus – išvykimas, gabenimas, pristatymas. Brangesnės sistemos, kaip kad Transporeon ar LoadRunner, rodo tikslų sunkvežimio greitį, degalų sąnaudas, sustojimo laiką, net oro temperatūrą priekaboje, jei vežama jautrių prekių. Bet čia svarbu pastebėti – kartais brangi sistema tiesiog rodo gražesnes korteles, o informacija vis tiek ateina su vėlavimu. Vienas mano kolega investavo į labai brangią sistemą ir po trijų mėnesių suprato, kad ji naudoja tuos pačius GPS duomenis kaip ir pigesnė, tik su papildomu grafinimu. Tai yra tas atvejis, kai reikia gerai pasitikrinti, ką iš tikro gauni, o ne tik žiūrėti į kainą.

Ar galima sekti siuntas per visą Vokietiją realiu laiku?

Taip, techniškai įmanoma, bet yra keletas bet. Vokietijos kelių tinklas yra labai tankus, o tai reiškia, kad sunkvežimiai dažnai keičia maršrutus pagal eismo situaciją. Sistema gali rodyti vieną maršrutą, o vairuotojas realiai važiuoti kitu. Taip pat kai kurie terminalai ir sandėliai turi savo uždaras sistemas, kurios neintegruotos su bendrais trackingais. Pavyzdžiui, Ludwigshafeno uostas turi savo atskirą sistemą, ir kol ten nepriimi ir neišveži prekių, išorinio stebėjimo gali neturėti. Čia geriausia taktika yra derinti kelis metodus – GPS, tiesioginį ryšį su vairuotoju, ir pasitikrinimą galutiniame punkte.

Kokie yra dažniausi problemos su tracking Vokietijoje?

Dažniausios problemos, su kuriom susiduriame: pirma, vėluojantys GPS duomenų atnaujinimai – sistema rodo seną informaciją, nes duomenys ateina su 15-30 minučių vėlavimu. Antra, kryžminimo problemos – kai vienas vežėjas perduoda siuntą kitam, tarpinis periodas dažnai būna „tamsusis" laikotarpis, kai niekas nežino, kur prekės. Trečia, techninės sistemos klaidos – kelis kartus teko matyti, kaip sistema rodo siuntą jau pristatytą, o iš tikro ji dar kraunasi. Ketvirta, žmogiškas faktorius – vairuotojas tiesiog pamiršta atnaujinti statusą. Dėl pastarosios problemos mes dabar turime taisyklę – jei per dvi valandas nėra jokio naujo statuso, skambiname tiesiogiai. Iš pradžių klientai galvojo, kad per daug triukšmo keliame, bet po keleto atvejų, kai siunta tiesiog dingo iš sistemos, suprato, kad taip reikia.

Kaip pasirinkti tinkamą tracking sistemą?

Pasirinkimas priklauso nuo kelių dalykų: kiek siuntų per mėnesį vežate, kokio tipo prekes, ir kokio lygio kontrolės jums reikia. Mažoms įmonėms, kurios veža kelias siuntas per mėnesį, paprasto GPS sekimo su tiesioginiu vairuotojo ryšiu dažniausiai užtenka. Vidutinėms įmonėms jau verta investuoti į TMS sistemą su automatizuotais pranešimais. Didelėms įmonėms su reguliariu srautu reikalingas pilnas integracija su kliento sistema, realaus laiko duomenimis ir automatizuotais procesais. Svarbiausia – prieš investuodamas, pasikalbėk su kitais naudotojais ir pasitikrink, ar sistema tikrai veikia taip, kaip žada. Aš pats buvau nuvykęs į demonstraciją, kur viskas atrodė puikiai, o po mėnesio naudojimo supratau, kad pusė funkcijų tiesiog neveikia su Vokietijos terminalais.

Kiek kainuoja profesionalus trackingas?

Kainos labai skiriasi. Paprastas GPS sekimas su bazine programa gali kainuoti nuo 20 iki 50 eurų per mėnesį už vieną sunkvežimį. Pilna TMS sistema su integracija gali kainuoti nuo 200 iki 1000 eurų per mėnesį, priklausomai nuo funkcijų. Yra ir brangesnių sprendimų, kurie siūlo dirbtinį intelektą, prognozuojamą analitiką ir panašiai, bet čia jau klausimas, ar tikrai to reikia. Dažnai pastebiu, kad įmonės moka už funkcijas, kurių niekada nenaudoja. Geriausia pradėti nuo paprastesnio sprendimo ir tik po keleto mėnesių nuspręsti, ko trūksta. Vienas mano klientas pradėjo nuo brangaus visko vieno paketo ir po metų suprato, kad naudoja tik 30% funkcijų – galėjo sutaupyti pusę pinigų.

Kaip veikia tarptautinis tracking tarp Lietuvos ir Vokietijos?

Tarp Lietuvos ir Vokietijos trackingas veikia gana gerai, nes abi šalys naudoja panašias Europos standartų sistemas. Lietuvos vežėjai dažniausiai naudoja Lietuvos sistemas (pavyzdžiui, CargoON ar panašias), kurios integruotos su Europos mainais. Vokietijos pusėje jungiamasi prie vietinių sistemų – Transporeon, Timocom ar panašių. Problemos kyla ten, kur šios sistemos nesikalba tarpusavyje. Tada reikia rankiniu būdu perkelti duomenis arba naudoti papildomas tiltų sistemas. Asmeniškai man geriausiai veikia, kai abi pusės naudoja tarptautines platformas – tada bent jau vienas langas rodo viską. Bet čia vėlgi, ne visada tai įmanoma dėl skirtingų klientų reikalavimų.

Kokie yra geriausi tracking sprendimai pagal kainą ir kokybę?

Čia nenoriu daryti konkrečių rekomendacijų, nes kiekvieno poreikiai skirtingi, bet galiu pasakyti, ką pats matau rinkoje. Pigiausiame segmente yra paprastos GPS programėlės, kurios rodo tik vietą. Vidutiniame segmente – sistemos su automatizuotais pranešimais ir istorijos saugojimu. Brangiame segmente – pilnos TMS platformos su integracija, analitika ir automatizacija. Geriausia, ką galiu patarti, tai prieš renkantis, aiškiai sau atsakyti į klausimą – ko man iš tikro reikia? Ar man reikia tik žinoti, kur mašina, ar man reikia pilnos kontrolės su ataskaitomis, sąskaitų išrašymu ir panašiai? Dažnai žmonės renkasi brangiausia variantą manydami, kad brangiau reiškia geriau, o po to naudoja tik 10% funkcijų.

Kaip užtikrinti, kad tracking duomenys būtų tikslūs?

Duomenų tikslumas priklauso nuo kelių dalykų. Pirma, nuo pačios sistemos kokybės – ar GPS imtuvas veikia gerai, ar sistema laiku atnaujina duomenis. Antra, nuo žmonių – ar vairuotojas praneša apie sustojimus, perkrovimus, problemas. Trečia, nuo sistemų sąveikos – ar skirtingos sistemos tarpusavyje keičiasi duomenimis teisingai. Praktiškai tai reiškia, kad reikia turėti aiškius procesus: vairuotojas praneša apie išvykimą, sustojimą, atvykimą; sistema automatiškai atnaujina statusą; klientui siunčiamas pranešimas. Kiekvienas žingsnis turi būti aiškus ir kontroliuojamas. Mes savo įmonėje turime tam tikrą kontrolės sąrašą, ir jei kažkuris punktas praleidžiamas, sistema siunčia priminimą. Žinoma, kartais ir patys pamirštame patikrinti, bet bent jau turime sistemą, kuri primena.

Ar verta investuoti į realaus laiko tracking?

Verta, jei turi tam tikrų poreikių. Jei veži prekes, kurioms svarbus tikslus pristatymo laikas – pavyzdžiui, gamybos komponentus, greitai gendančias prekes – tai realaus laiko trackingas tikrai vertas investicijos. Jei veži paprastesnes prekes, kur pristatymo langas yra kelios dienos, galbūt pakaks ir paprastesnio sprendimo. Bet čia reikia žiūrėti ir iš kliento pusės – jei klientui svarbu žinoti, kur jo prekės, ir jis dėl to skambina kas valandą, tai investicija į geresnį trackingą gali atsipirkti per mažiau sugaišto laiko atsakinėjant į tuos skambučius. Vienas mano klientas apskaičiavo, kad per mėnesį jo darbuotojas vidutiniškai 10 valandų praleidžia atsakinėdamas į klausimus „kur siunta", ir tai jam kainavo brangiau nei pilna tracking sistema.

Kaip elgtis, kai tracking rodo klaidingą informaciją?

Pirma, nepanikuoti. Antra, visada turėti alternatyvų informacijos šaltinį – tiesiogiai susisiekti su vairuotoju, paskambinti į terminalą ar sandėlį, patikrinti kitą sistemą. Dažnai problema būna tik viename informacijos šaltinyje, o ne realybėje. Turėjau atvejį, kai sistema rodė, kad sunkvežimys jau Vokietijoje, o vairuotojas dar buvo Lenkijoje – pasirodo, buvo sukeitęs GPS įrenginį su kita mašina. Iš pradžių visi buvo panikos būsenoje, kol nepaskambinome vairuotojui ir nepaprašėme nusiųsti nuotraukos iš vietos. Po to jau buvo aišku, kad sistema klydo. Taigi geriausia praktika – visada turėti kelis patvirtinimo šaltinius ir nepasikliauti vien tik viena sistema.

Kokie yra ateities trendai krovinių tracking srityje?

Matau kelis aiškius trendus. Pirma, vis didesnė automatizacija – sistemos, kurios pačios renka duomenis iš įvairių šaltinių ir pateikia vieningą vaizdą. Antra, blockchain technologija – kol kas dar nėra plačiai naudojama, bet jau matomi bandymai sukurti nematomas, nekeičiamas siuntų istorijas. Trečia, dirbtinis intelektas – prognozuoti vėlavimus, siūlyti alternatyvius maršrutus, automatiškai perspėti apie problemas. Ketvirta, daugiau integracijų tarp skirtingų sistemų – Europos Sąjunga spaudžia dėl skaitmeninimo, ir matome vis daugiau standartų, kurie leidžia sistemoms geriau tarpusavyje bendrauti. Penkta, didesnis dėmesys tvarumui – tracking sistemos jau dabar rodo CO2 emisijas, ir manau, kad ateityje tai taps dar svarbiau.

Kaip veikia temperatūros monitoringas šaltame transporte?

Temperatūros monitoringas yra kritiškai svarbus, jei vežate maistą, vaistus ar kitas prekes, jautrias temperatūrai. Sistemos naudoja specialius termometrus, kurie registruoja temperatūrą visoje kelionės metu ir perduoda duomenis realiu laiku. Jei temperatūra nukrypsta nuo nustatytų ribų, sistema siunčia perspėjimą. Tai yra būtina, nes prekių gedimas dėl netinkamos temperatūros gali kainuoti labai brangiai. Pavyzdžiui, vežant šaldytus produktus, kiekviena minutė viršijus leistiną temperatūrą gali reikšti visos siuntos sugadinimą. Be to, daugelis klientų reikalauja temperatūros žurnalų kaip įrodymo, kad prekės buvo tinkamai saugomos viso kelio metu. Čia negalima taupyti – pigus temperatūros matuoklis gali kainuoti kelis šimtus eurų, o sugadinta siunta – kelis tūkstančius.

Kaip sekti dalines siuntas?

Dalinių siuntų (LTL – less than truckload) tracking yra sudėtingesnis, nes prekės keliauja per kelis punktus – pirma surenkamos į regionalinį terminalą, tada perkeliamos į didesnį hub'ą, tada į galutinį terminalą, ir tik tada pristatomos. Kiekviename etape informacija gali būti skirtingose sistemose, ir ne visada jos tarpusavyje kalbasi. Geriausia praktika yra naudoti vieną sistemą, kuri aprėpia visus etapus, arba aiškiai žinoti, kokia sistema naudojama kiekviename taške. Kartais tenka rankiniu būdu surinkti informaciją iš kelių šaltinių ir sudėti į vieną vaizdą. Čia labai svarbu turėti aiškius kontaktus kiekviename terminale, kurie gali patvirtinti, kur prekės yra šiuo momentu. Mes paprastai turime žmonių, kurie dirba konkrečiuose terminaluose ir gali greitai patikrinti, jei sistema rodo neaiškią informaciją.

Ką daryti, jei klientui reikia ypatingo tikslumo?

Jei klientui reikia ypatingo tikslumo – pavyzdžiui, jis turi labai siaurą pristatymo langą arba labai brangias prekes – reikia imtis papildomų priemonių. Pirma, naudoti aukštesnio lygio tracking sistemą su dažnesniais duomenų atnaujinimais. Antra, turėti tiesioginį, nuolatinį ryšį su vairuotoju – gal net kas kelias valandas gauti patvirtinimą. Trečia, galbūt net turėti žmogų, kuris fiziškai stebi siuntą kitoje pusėje. Ketvirta, numatyti atsarginį planą – jei kažkas ne taip, turėti alternatyvų maršrutą ar papildomą transportą. Vienas mano klientas vežė labai brangų medicininį aparatą ir paprašė, kad vienas iš mūsų žmonių fiziškai lydėtų siuntą viso kelio metu. Tai kainavo daugiau, bet klientui buvo verta – jis turėjo visišką kontrolę ir ramybę.

Kaip veikia multi-modalus tracking (keli transporto tipai)?

Multi-modalus transportas – kai prekės keliauja keliais transporto būdais, pavyzdžiui, sunkvežimis, traukinys, laivas – yra sudėtingesnis tracking požiūriu. Kiekvienas transporto tipas paprastai naudoja skirtingas sistemas, ir jas sujungti į vieną vaizdą gali būti tikras iššūkis. Pavyzdžiui, jūrų konteineriai turi savo tracking sistemas (kai kurios labai gerų, kai kurios labai prastų), geležinkelio transportas Vokietijoje naudoja dar kitas sistemas, o kelių transportas – dar kitas. Čia geriausia naudoti specializuotas multi-modalias platformas, kurios bando agreguoti visus šiuos duomenis, arba turėti aiškią žiną, kokia sistema naudojama kiekviename etape. Asmeniškai man sudėtingiausia yra geležinkelio dalis Vokietijoje – jie turi savo sistemą, kuri ne visada lengvai prieinama, ir kartais tenka tiesiog skambinti ir klausti.

Kaip tracking padeda su dokumentais?

Geras trackingas gali labai padėti su dokumentais. Pirma, sistema automatiškai gali generuoti įvairius dokumentus – CMR važtaraščius, pristatymo kvitus, temperatūros ataskaitas. Antra, visada žinai, kuris dokumentas kurioje vietoje, ir gali greitai patikrinti, ar viskas tvarkoje. Trečia, jei kyla ginčas dėl pristatymo laiko ar sąlygų, turi aiškius įrodymus iš sistemos. Ketvirta, kai kurios sistemos leidžia skaitmeninti dokumentus ir saugoti juos elektroniniu būdu, kas labai palengvina paiešką ir archyvavimą. Vienas mano klientas anksčiau visus dokumentus saugojo popieriuje ir kartais praleisdavo svarbius terminus, o dabar viskas automatiškai generuojasi ir saugosis sistemoje su aiškiais laiko žymėmis.

Kokie yra saugumo aspektai tracking sistemose?

Saugumas yra labai svarbus, ypač kai kalbame apie brangias prekes ar jautrius duomenis. Pirma, reikia užtikrinti, kad prie sistemos galėtų prisijungti tik įgalioti žmonės – naudoti stiprius slaptažodžius, dviejų faktorių autentifikaciją. Antra, duomenys turi būti saugomi saugiai – šifruoti, su reguliariais atsarginės kopijos darymu. Trečia, reikia žinoti, kur duomenys saugomi – ar Europos Sąjungoje, ar kitur, nes tai svarbu dėl GDPR ir panašių taisyklių. Ketvirta, reikia turėti planą, ką daryti, jei sistema nulūžta arba duomenys prarandami. Mes savo įmonėje turime atsarginį planą ir alternatyvias sistemas, jei pagrindinė sistema neveiktų. Nors kol kas to dar neprireikė, bet geriau būti paruoštam.

Kaip naudoti tracking duomenis verslo analitikai?

Tracking duomenys gali būti labai naudingi verslo analitikai, jei juos tinkamai renkate ir analizuojate. Pavyzdžiui, galite matyti, kurie maršrutai dažniausiai vėluoja, kurie vairuotojai patikimiausi, kurie terminalai sukelia daugiausiai problemų. Galite analizuoti degalų sąnaudas, laiką kelyje, sustojimus ir t.t. Visa tai gali padėti optimizuoti procesus ir sutaupyti pinigų. Vienas mano klientas pradėjo analizuoti duomenis ir suprato, kad vienas jo maršrutas visada užtrunka ilgiau dėl eismo piko Vokietijoje, ir pradėjo siųsti mašinas kitu laiku, kas ženkliai pagerino pristatymo laikus. Taigi duomenys yra vertingi, tik reikia žinoti, kaip juos panaudoti.

Kaip elgtis su klientų lūkesčiais dėl tracking?

Klientų lūkesčiai dėl tracking dažnai būna didesni nei realybė. Jie nori matyti tiksliai, kur jų prekės yra kiekvieną sekundę, ir dažnai nesupranta, kad tai ne visada įmanoma. Čia svarbu aiškiai bendrauti ir nustatyti realius lūkesčius. Paaiškinkite, kokią informaciją galite suteikti, kokiu dažniu, ir kokios yra sistemos ribos. Geriau pažadėti mažiau ir duoti daugiau, nei pažadėti daug ir nuvilti. Taip pat svarbu informuoti klientą iš karto, jei atsiranda problemų – nedelsiant, o ne tada, kai jis pats susiranda ir skambina. Toks proaktyvus bendravimas dažnai nuramina klientą net labiau nei ideali sistema. Mes paprastai siunčiame klientams automatinius pranešimus kiekviename svarbiame etape, ir jie vertina tai, kad nereikia patiems sekti ir klausinėti.

Kokie yra pagrindiniai skirtumai tarp skirtingų Vokietijos regionų?

Vokietija yra didelė šalis, ir skirtinguose regionuose logistika veikia šiek tiek skirtingai. Vakarų Vokietija (ypač Rūro sritis, Frankfurtas) turi labai tankų kelių tinklą ir daug sandėlių, bet dėl to eismas gali būti labai intensyvus. Pietų Vokietija (Bavarija, Baden-Württemberg) yra pramonės centras su daug gamintojų, bet kalnai ir siauresni keliai gali sukelti problemų žiemą. Šiaurės Vokietija (Hamburgas, Bremenas) yra uostų regionas, čia daugiau multimodalio transporto. Rytų Vokietija po susivienijimo vis dar turi infrastruktūros spragų, bet padėtis gerėja. Kiekvienas regionas taip pat turi savo specifines sistemas – pavyzdžiui, Bavarijoje labiau paplitę vietiniai sprendimai, o Hamburge – tarptautinės platformos. Tai svarbu žinoti, nes kartais tenka naudoti skirtingus metodus priklausomai nuo to, kur prekės keliauja.

Kaip tvarkyti problemas su vėlavimais?

Vėlavimai yra neišvengiama dalis pervežimų, ir svarbu turėti aiškią tvarką, kaip su jais elgtis. Pirma, kuo greičiau informuoti klientą – nedelsiant, kai tik žinote, kad bus vėlavimas. Antra, nustatyti tikėtiną vėlavimo laiką ir informuoti, kada prekės tikriausiai bus pristatytos. Trečia, jei įmanoma, pasiūlyti alternatyvų sprendimą – greitesnį pervežimą, kitą maršrutą. Ketvirta, dokumentuoti viską – priežastis, laiką, susitarimus. Penkta, po to išanalizuoti, kodėl įvyko vėlavimas, ir imtis priemonių, kad ateityje panaši situacija nepasikartotų. Mes paprastai turime standartinę procedūrą: per 15 minučių nuo pastebėjimo klientui išsiunčiamas pranešimas, per valandą pateikiamas preliminarus naujas pristatymo laikas, ir tada kas 2-3 valandas atnaujinama informacija, jei situacija keičiasi.

Kaip veikia automatizuoti perspėjimai?

Automatizuoti perspėjimai yra viena iš naudingiausių tracking sistemų funkcijų. Jūs nustatote tam tikras taisykles – pavyzdžiui, jei prekės nepasiekė punkto per X valandų, jei temperatūra viršijo ribą, jei sunkvežimis nukrypo nuo maršruto – ir sistema automatiškai jums praneša. Tai leidžia reaguoti greičiau, nei laukiant, kol pats pastebėsite problemą. Bet čia svarbu neturėti per daug taisyklių, nes kitaip būsite užversti pranešimais ir pradėsite juos ignoruoti. Geriausia pradėti nuo kelių svarbiausių taisyklių ir po truputį pridėti daugiau, jei reikia. Mes savo sistemoje turime apie 15 automatizuotų taisyklių, ir jos veikia gerai – svarbiausia yra jas periodiškai peržiūrėti ir pakoreguoti, jei situacija keičiasi.

Kaip suderinti skirtingų tiekėjų tracking sistemas?

Jei dirbate su keliais vežėjais arba naudojate kelias sistemas, jas suderinti gali būti iššūkis. Pirma, stenkitės naudoti kuo mažiau skirtingų sistemų – geriau vieną gerą nei kelias prastų. Antra, jei jau turite kelias sistemas, naudokite centralizuotą dashboard'ą, kuris rodo viską iš karto.