Modernus prekių gabenimas į Vokietiją – skaitmeniniai procesai

Įvadas

Sveiki, jei skaitote šį tekstą, greičiausiai ruošiatės gabenti prekes į Vokietiją ir norite suprasti, kaip šiuo metu veikia visas procesas. Aš jau beveik 10 metų dirbu tarptautinių perkraustymų srityje ir galiu pasakyti vieną dalyką – per pastaruosius 5 metus viskas pasikeitė neatpažįstamai. Popieriai, kuriuos anksčiau pildydavome ranka, dabar keliauja skaitmeniniu būdu. Tiesiogiai bendravome su vairuotoju per telefoną dabar pakeitė GPS sekimas realiu laiku. Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip dabar vyksta modernus prekių gabenimas į Vokietiją, kokius skaitmeninius įrankius naudojame ir ką jums reikia žinoti prieš užsakant pervežimą. Nesijauskite taip, lyg skaitytumėte instrukciją – tiesiog įsivaizduokite, kad sėdime prie kavos ir aš jums pasakoju, ką savo akimis mačiau per šiuos metus darbo.

DUK

Skaitmeninės platformos ir jų naudojimas

Kaip vyksta užsakymas šiais laikais?

Na, viskas prasideda nuo to, kai jūs parašote mums žinutę arba paskambinate. Aš dažniausiai prašau užpildyti trumpą formą mūsų tinklalapyje – ten nurodote prekių svorį, matmenis, iš kur ir į kokią Vokietijos vietą reikia pristatyti. Sistema automatiškai suskaičiuoja preliminarų kainos pasiūlymą. Bet čia svarbu suprasti – tai tik pradžia. Po to aš pats peržiūriu duomenis, nes kartais sistema nevisada teisingai įvertina, pavyzdžiui, labai didelius gabalus arba prekes, kurioms reikalingas ypatingas tvarkymas. Prieš porą savaičių turėjau atvejį, kai kliento nurodyti matmenys neatitiko tikrovės – pasirodo, matavo tik pagrindinę dėžę, o ne visą krovinį su paletėmis. Tai gerokai pakeitė galutinę kainą, bet geriau sužinoti iš karto nei vėliau.

Ar viskas vyksta tik internetu?

Ne visai. Pradžioje – taip, dažniausiai viskas prasideda nuo elektroninio laiško arba mūsų tinklalapio formos. Bet asmeninis pokalbis vis tiek būtinas bent kartą prieš užsakant. Aš visada skambinu klientui ir kalbamės – kartais užtrunka net pusvalandį, kol išsiaiškiname visus niuansus. Buvo atvejis, kai klientė norėjo pergabenti senelius baldus iš Kauno į Miuncheną. Ji manė, kad viskas telpa į vieną sunkvežimį, bet kai pradėjome detaliau kalbėtis, paaiškėjo, kad yra ir didelis pianinas, ir keturi dideli spintos. Teko dalinti į du reisus. Jei būtume viską darę tik internetu, tikrai būtų kilę problemų. Taigi – taip, pradžia skaitmeninė, bet žmogiškas kontaktas neišnyko.

Kaip sekiama krovinio vieta?

Dabar jau standartas yra GPS sekimas. Kiekvienas mano bendradarbiaujančioje įmonėje esantis sunkvežimis turi įrengtą GPS imtuvą, kuris siunčia duomenis į centrinę sistemą. Jūs, kaip klientas, gaunate nuorodą arba prisijungimą prie programėlės, kurioje matote tikslią sunkvežimio vietą žemėlapyje. Bet čia reikia pasakyti vieną dalyką – GPS duomenys nėra absoliučiai tikslūs. Kartais sistema rodo, kad sunkvežimis yra vienoje vietoje, o iš tikro jis stovi prie kitoje sankryžoje dėl GPS signulio trikdžių. Tai retai, bet pasitaiko. Paprastai aš pats stebiu krovinio judėjimą ir jei matau kažką ne taip – iškart susisiekiu su vairuotoju. Jums nereikia patiems visą laiką tikrinti žemėlapio.

Dokumentacija ir jos skaitmenizavimas

Kokius dokumentus reikia gabenant prekes į Vokietiją?

Pagrindiniai dokumentai – tai CMR važtaraštis (tai toks tarptautinis krovinio dokumentas), prekių sąrašas su vertėmis, jei reikia – komercinė sąskaita faktūra, ir importo dokumentai Vokietijos pusėje. Anksčiau viskas būdavo popierinėje formoje – spausdindavome, pasirašinėjome, siuntėme faksu. Dabar didžioji dalis dokumentų keliauja elektroniniu būdu. CMR važtaraštis dažnai jau būna skaitmeninis – vairuotojas turi planšetę, kurioje užpildo visus duomenis, o jums ateina el. laiškas su galutine versija. Bet čia kartais kyla problemų – senesnės kartos vairuotojai, ypač iš Rytų Europos, vis dar mėgsta popierinius dokumentus. Teko kartą netgi ginčytis su vienu vairuotoju, kuris atsisakė naudoti planšetę ir sakė, kad jam reikia „tikro popieriaus". Tai truko porą dienų, kol viską sureguliavome.

Ar reikia kokius nors dokumentus pildyti pačiam?

Jums reikės pateikti prekių sąrašą – ką gabenate, kiekvieno daikto aprašymą, vertę. Jei gabenate asmeninius daiktus, tai paprastai pakanka jūsų sąrašo su aprašymais. Jei gabenate prekes verslo tikslais, reikės komercinės dokumentacijos. Aš visada prašau, kad klientai kuo tiksliau aprašytų, kas yra krovinys – kartais pasitaiko netikėtumų. Vieną kartą klientas sakė, kad gabena „baldus", o pasirodo, kad viduje buvo irgi baldai, bet taip pat ir statybos medžiagos, kurioms reikia kitokios dokumentacijos. Taigi geriau iš karto viską parašyti tiksliai, negu vėliau aiškintis muitinėje.

Kaip vyksta muitinės procesai dabar?

Na, čia reikia suprasti, kad Vokietija yra ES šalis, taigi jei gabenama iš Lietuvos, muitinės procedūros paprastėja – nėra importo muitų tarp ES šalių. Bet vis tiek reikia tinkamai užpildyti EORI numerį (tai toks ekonominės veiklos subjekto registravimo numeris), jei gabenate prekes verslo tikslais. Dabar daugelis muitinės dokumentų pildomi per specialias sistemas – pavyzdžiui, NCTS (New Computerised Transit System) naudojama tranzito dokumentams. Vairuotojai turi įrangą, kuri leidžia viską padaryti vietoje, nereikia stovėti muitinės punkte ir pildyti popierių. Bet čia taip pat būna niuansų – jei gabenate prekes, kurioms reikalingi specialūs leidimai (pavyzdžiui, tam tikros kategorijos prekės), procesas gali užtrukti ilgiau. Kartais tenka laukti atsakymo iš muitinės kelias valandas, ypač jei sistema užimta.

Kainodara ir mokėjimai

Kaip nustatoma gabenimo kaina?

Kaina priklauso nuo kelių pagrindinių faktorių – prekių svorio, tūrio, atstumo iki galutinio punkto Vokietijoje, ir nuo to, ar reikalingi papildomi paslaugos (pavyzdžiui, pakrovimas iškrovimas, surinkimas iš kelių vietų). Dabar daugelis įmonių naudoja algoritmus, kurie automatiškai suskaičiuoja preliminarų kainos pasiūlymą pagal jūsų įvestus duomenis. Bet aš visada sakau – tai tik pradinis skaičius. Galutinė kaina gali keistis, jei paaiškėja papildomų aplinkybių. Pavyzdžiui, jei jūsų nurodytas svoris neatitinka tikrojo, arba jei reikia papildomo laiko iškrovimo vietoje. Aš stengiuosi visada įspėti klientus iš anksto dėl galimų pokyčių – geriau jums žinoti blogą naujieną iš karto nei po to.

Ar galima mokėti kortele?

Taip, dabar tai standartas. Daugelis pervežimo įmonių priima mokėjimus kortele, per pavedimą, kartais net grynais vietoje (bet tai retesnis atvejis). Aš rekomenduoju mokėti per pavedimą arba kortele – taip lieka aiškus įrašas abi pusėms. Kartais klientai nori mokėti dalimis – dalį iš karto, dalį po pristatymo. Su tuo paprastai problemų nėra, bet visada sudarome aiškią sutartį, kurioje viskas surašyta. Buvo kartą nemaloni situacija, kai klientas žadėjo sumokėti po pristatymo, bet po to bandė susimažinti kainą dėl kažkokių priežasčių. Turėjome ginčą, bet sutartis mus apsaugojo. Taigi visada geriau viską turėti parašyta.

Laikas ir pristatymo terminai

Kiek laiko trunka gabenimas iš Lietuvos į Vokietiją?

Paprastai tai užtrunka nuo 2 iki 4 dienų, priklausomai nuo to, kur tiksliai Vokietijoje reikia pristatyti. Jei į Berlyną arba Hambūrą – greičiau, jei į pietų Vokietiją, pavyzdžiui, Miuncheną arba Štutgartą – gali užtrukti iki 4 dienų. Bet čia reikia įvertinti ir kitus faktorius – eismo sąlygas, oro prognozes, vairuotojo darbo laiko apribojimus. Vairuotojai negali važiuoti nenustatytą valandų skaičių – yra griežtos ES taisyklės dėl darbo laiko. Kartais dėl to tenka palaupti kelias valandas, bet tai saugumo klausimas, čia jokios išeities nėra. Aš visada perspėju klientus, kad terminai yra preliminarūs – jei jums reikia tiksliai iki tam tikros datos, geriau užsakyti iš anksto.

Ar galima užsakyti skubų gabenimą?

Taip, bet tai kainuoja brangiau. Skubus gabenimas paprastai reiškia, kad surandame tuščią sunkvežimį, kuris gali išvažiuoti iš karto, arba kad jūsų krovinys bus kraunamas į jau esantį maršrutą, bet su pakeitimais. Brangiau taip pat todėl, kad kartais tenka mokėti vairuotojui už viršvalandžius. Aš turėjau atvejį, kai klientui reikėjo skubiai pristatyti prekes į Frankfurtą per 48 valandas – pavyko, bet kaina buvo beveik dvigubai didesnė nei įprastu atveju. Kartais tiesiog verta palaukti kelias dienas ir sutaupyti pinigų.

Kas nutinka, jei pristatymas vėluoja?

Pirmiausia aš susisiekiu su jumis ir paaiškinu, kodėl vėluojama. Dažniausios priežastys – eismo spūstys, oro sąlygos, vairuotojo pertrauka dėl saugumo taisyklių. Jei vėlavimas labai didelis ir dėl jo jums kyla problemų (pavyzdžiui, praleidžate svarbų susitikimą ar sandėlio priėmimo laiką), mes stengiamės kaip nors kompensuoti – pvz., sumažinti kainą arba susitarti dėl naujo laiko be papildomo mokesčio. Bet čia visada reikia žiūrėti konkrečiai – jei vėlavimas įvyko dėl mūsų kaltės, mes prisiimame atsakomybę, bet jei dėlforce majeure (pvz., didelis sniego pūtgimas Vokietijoje), tai jau kita istorija.

Saugumas ir prekių apsauga

Ar prekės yra apdraustos?

Dažniausiai gabenimo įmonės turi savo draudimą, kuris apima krovinį iki tam tikros sumos. Bet aš visada rekomenduoju klientams papildomai apsidrausti, jei gabenama vertinga prekė. Vieną kartą gabenome kliento kolekciją antikvarinių daiktų – vertė buvo gana didelė. Mūsų standartinis draudimas tikrai nebūtų pilnai padengęs nuostolių, jei kas būtų nutikę. Klientui pasiūliau papildomą draudimą, jis sutiko, ir gerai, kad taip padarėme – kelionėje vienas dėžės kampas buvo šiek tiek apgadintas. Draudimas padengė remontą.

Kaip užtikrinama, kad prekės nebus pavogtos?

Na, čia svarbus keletas dalykų. Pirma, sunkvežimai dažniausiai yra stebimi GPS, taigi mes visada žinome, kur jie yra. Antra, profesionalios pervežimo įmonės dirba tik su patikrintais vairuotojais. Trečia, jei gabenama labai vertinga prekė, galima užsakyti papildomą priežiūrą – pavyzdžiui, du vairuotojai, kurie keičiasi, arba netgi saugos tarnybos automobilis. Bet čia jau reikia kalbėtis konkrečiai. Aš pats per visus metus turėjau tik vieną atvejį, kai kilo įtarimas dėl vagystės – pasirodo, buvo tik klaidingas signalas iš GPS, prekės buvo tvarkingai pristatytos. Bet saugumas visada yra prioritetas.

Bendravimas ir palaikymas

Kaip su jumis susisiekti gabenimo metu?

Jums bus suteiktas mano asmeninis telefono numeris ir el. pašto adresas. Aš pats stebiu krovinio eigą ir jei kas nors keičiasi, iš karto jums pranešu. Bet jūs taip pat galite bet kada parašyti arba paskambinti, jei turite klausimų. Dažniausiai klientai rašo, norėdami sužinoti, ar viskas gerai, ar jau arti tikslo. Aš suprantu, kad laukimas gali būti nervingas, ypač jei gabenama svarbi prekė. Kartais netgi siunčiu vairuotojui žinutę, kad jis trumpai paskambintų klientui – žmonės ramiau jaučiasi, kai girdi tiesioginį balsą.

Kas atsitinka, jei kyla problemų gabenimo metu?

Visų pirma, stengiamės problemą išspręsti čia pat. Jei tai mažesnė problema (pvz., reikia papildomo laiko iškrovime), mes tiesiog susitariame su vairuotoju ir jumis. Jei problema rimtesnė (pvz., auto gedimas), mes tuoj pat ieškome naujo sunkvežimio, kad krovinys nebūtų įstrigęs. Buvo kartą toks atvejis – vairuotojo sunkvežimis sugedo Vokietijoje, teko skubiai ieškoti pakaitinio. Pavyko surasti per kelias valandas, bet tas vairuotojas turėjo laukti beveik dieną. Mes apmokėjome jam viešbutį ir maistą – tai mūsų atsakomybė. Jums, kaip klientui, nereikėjo nieko papildomai mokėti.

Specifiniai atvejai

Ką daryti, jei gabenu labai dideles ar sunkias prekes?

Jei turite prekes, kurios viršija standartinius matmenis ar svorį, reikalingas specialus transportas. Tai gali būti žemės lyno sunkvežimiai, platformos, arba net geležinkelis, jei kalbame apie labai didelius kiekius. Aš pats netiesiogiai užsakau tokius pervežimus – dirbu su partneriais, kurie specializuojasi nestandartiniuose kroviniuose. Tokiu atveju kaina bus aukštesnė, ir procesas truks ilgiau, nes reikia gauti leidimus kelių naudojimui, jei gabenamas labai didelis krovinys. Vieną kartą gabenome pramoninę mašiną, kurios svoris buvo beveik 20 tonų – prireikė specialaus leidimo Vokietijoje, ir viskas užtruko savaitę ilgiau nei planuota. Bet rezultatas buvo puikus – prekė atvyko sveika ir laiku.

Ar galima gabenti maisto produktus į Vokietiją?

Taip, bet čia yra daugiau dokumentų ir reikalavimų. Maisto produktams reikalingi specialūs sanitarijos dokumentai, temperatūros kontrolės įrašai, ir pan. Jei gabenate maistą verslo tikslais, jums reikės atitikti ES maisto saugos reikalavimus. Aš pats dirbu su keliomis įmonėmis, kurios specializuojasi maisto pervežimuose – jie turi reikiamas licencijas ir įrangą. Jei jums reikia gabenti maistą, geriau iš karto man pasakykite, kokius konkrečiai produktus – taip iškart žinosiu, ar galime padėti, ar reikia kreiptis į kitus specialistus.

Kaip vyksta asmeninių daiktų perkraustymas į Vokietiją?

Asmeninių daiktų gabenimas paprastai vyksta panašiai kaip ir prekių, bet su keliomis išimtimis. Jums nereikės komercinės dokumentacijos, jei tai tikrai jūsų asmeniniai daiktai, o ne prekės pardavimui. Bet jei persikraustote gyventi į Vokietiją, gali prireikti tam tikrų dokumentų, kurie patvirtintų, kad tai jūsų asmeninės dovanos arba namų ūkio daiktai. Aš turėjau klientą, kuris persikraustė iš Vilniaus į Berliną ir gabeno visą savo buto turinį – baldus, buitinę techniką, drabužius. Viskas vyko sklandžiai, bet prireikė kelių papildomų dokumentų, kurie patvirtintų, kad tai ne komercinis gabenimas.

Techniniai aspektai

Kokią technologiją naudojate darbe?

Na, čia galėčiau išvardinti gana daug įrankių. Naudojame specialias pervežimo valdymo sistemas, kuriose matome visus užsakymus, vairuotojų buvimo vietas, maršrutus. GPS sekimo platforma leidžia stebėti krovinį realiu laiku. Dokumentų valdymo sistema leidžia greitai rasti reikiamus popierius, jei jie staiga prireikia. El. laiškai ir žinutės – aišku, be jų niekur. Bet čia svarbu pasakyti – technologija tik padeda, o sprendimus vis dar priima žmonės. Aš pats visada peržiūriu kiekvieną užsakymą, nes sistema kartais gali padaryti klaidą. Vieną kartą sistema priskirė mano kliento užsakymą kitam vairuotojui – gerai, kad pats pastebėjau prieš išvykstant.

Ar viskas veikia sklandžiai?

Būtų netiesa sakyti, kad visada viskas veikia puikiai. Kartais sistema sugenda, kartais GPS duomenys vėluoja, kartais vairuotojo planšetėje įvyksta klaida. Pavyzdžiui, prieš kelis mėnesius turėjome atvejį, kai mūsų pagrindinė sistema „krito" visai dienai – niekas negalėjo matyti užsakymų, vairuotojų buvimo vietų. Teko viską daryti rankiniu būdu – skambinti vairuotojams, rašyti žinutes. Klientai buvo kantrūs, bet buvo ir tokių, kurie buvo nelabai patenkinti. Mes po to gerokai patobulinome sistemas, kad taip nebepasikartotų. Taigi kartais technika mus išduoda, bet mes stengiamės visada turėti planą B.

Praktiniai patarimai

Ką patartumėte žmonėms, kurie pirmą kartą gabena prekes į Vokietiją?

Pirmiausia – nesigailėkite laiko pokalbiui prieš užsakant. Kuo daugiau informacijos suteiksite iš karto, tuo sklandžiau vyks pats gabenimas. Antra – būkite tikri dėl prekių sąrašo ir jų būklės. Jei kas nors yra trapi, pažeidžiamas, būtinai pažymėkite tai iš karto. Trečia – nepasitikėkite tik automatiniu kainos pasiūlymu. Visada pasitikrinkite su mumis, ar kaina yra galutinė, ar gali keistis. Ketvirta – jei jums kažkas neaišku, tiesiog klauskite. Aš geriau kelis kartus paaiškinsiu nei vėliau spręsime problemas. Ir penkta – jei gabenate kažką vertingo, apsidrauskite. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau dabar nei gailėtis vėliau.

Kada geriausia užsakyti gabenimą?

Geriausia užsakyti iš anksto, kuo anksčiau, tuo geriau. Jei žinote, kad jums reikės gabenti prekes po mėnesio ar dviejų, jau dabar susisiekite ir užsakykite. Taip galėsite ramiai viską suplanuoti, palyginti kainas, ir nereikės skubėti. Didžiausią apkrovimą matome prieš šventes ir vasaros pabaigoje, kai žmonės persikrausto po atostogų. Tada sunkiau surasti laisvą sunkvežimį, ir kainos būna aukštesnės. Vieną kartą klientė kreipėsi likus savaitei iki Kalėdų ir norėjo gabenti baldus į Miuncheną – pavyko surasti, bet kaina buvo tikrai aukštesnė nei būtų buvusi spalį.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums pasakoti apie modernų prekių gabenimą į Vokietiją. Svarbiausia, ką turėtumėte prisiminti – procesas šiais laikais yra gerokai paprastesnis nei buvo prieš keletą metų, bet vis tiek reikia dėmesio ir tikslios informacijos. Skaitmeninės technologijos padeda, bet žmogiškas kontaktas vis dar svarbiausia dalis. Jei ruošiatės gabenti prekes į Vokietiją ir turite klausimų – tiesiog susisiekite, visada stengiuosi padėti ir paaiškinti, kas tiksliai bus jūsų atveju. Geriau paklausti iš karto nei po to spręsti problemas.