Logistikos optimizavimas iš Vokietijos su išlaidų valdymu

Sveiki, aš jau beveik aštuonerius metus dirbu tarptautinių pervežimų srityje, ir per tą laiką matėu viską – ir gerus, ir tikrai blogus atvejus. Šiandien noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia logistikos optimizavimas iš Vokietijos, nes dažnai matau, kad žmonės permoka tikrai nemažus pinigus tik dėl to, kad nežino kelių paprastų dalykų. Kartais netgi patys logistai, atvirai kalbant, nesugeba tinkamai paaiškinti, kas vyksta, o klientas galvoja, kad viskas kažkaip savaime susitvarkys. Taip nebus. Tad eikime prie reikalo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kainos ir biudžetas

Kiek iš tikrųjų kainuoja pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Na, čia priklauso nuo daug ko – krovinio dydžio, tipo, laiko, netgi nuo to, iš kurio Vokietijos miesto vežate. Paprastai mažas krovinys iki 100 kg gali kainuoti nuo 200 iki 400 eurų, didesnis – iki 1000 kg – jau svyruoja tarp 600 ir 1200 eurų. Bet čia tik orientaciniai skaičiai, tiksliai pasakys tik gavęs užklausą. Kartais pasitaiko atvejų, kai kaina staiga pakyla dėl degalų kainų svyravimo, ir čia nieko nepadarysi – taip veikia rinka.

Ar galima kaip nors sumažinti išlaidas, jei pervežimas nėra skubus?

Žinoma, ir čia labai svarbu suprasti skirtumą tarp skubaus ir paprasto pervežimo. Jei jums nėra kritiška data, galite rinktis dalinį krovinį (LTL – less than truck load), kuris kainuoja žymiai mažiau nei pilnas sunkvežimis tik jums. Dar viena išeitis – planuoti iš anksto, nes užsakant likus savaitei iki reikiamos datos dažniausiai mokėsite brangiau. Aš pats visada sakau klientams: jei gali palaukti 2-3 savaites, sutaupysi 20-30 proc., o kartais ir daugiau.

Kodėl kartais tos pačios įmonės siūlo skirtingas kainas tą pačią dieną?

Čia gali būti kelios priežasties. Pirma, jei kreipiatės į skirtingus skyrius arba naudojate skirtingus komunikacijos kanalus, kartais kainos skiriasi. Antra, krovinio matmenys ir svoris – jei patys neteisingai nurodote, gali būti skirtumas. Trečia, ir čia jau mažiau malonu pastebėti, kai kurios įmonės tiesiog taiko skirtingas kainas naujiems ir seniams klientams. Patarimas – visada prašykite rašytinės kainos su visais mokesčiais, nes žodiniai pažadai kartais būna... na, kitokie.

Kokie paslėpti mokesčiai gali atsirasti?

Čia sritis, kurioje pats būnu atsargus. Dažniausiai pasitaiko: degalų priemokos (fuel surcharge), kurios priklauso nuo naftos kainų, terminalo mokesčiai, muitinės procedūros jei vežate iš ne ES šalies per Vokietiją, draudimo kaštai, o kartais ir papildomas krovimo išlaidas jei reikia naudoti keltuvą arba dirbti sunkiomis sąlygomis. Geriausia visada iš karto paklausti: "Ar čia galutinė kaina su visais mokesčiais?" – ir gauti atsakymą raštu.

Logistikos procesai

Kaip vyksta pats pervežimo procesas nuo užsakymo iki pristatymo?

Paprastai taip: pirmiausia susisiekiate, pateikiate informaciją apie krovinį – matmenis, svorį, kilmės vietą ir galutinę paskirties vietą. Tada gaunate kainos pasiūlymą. Jei tinka, sutariate dėl datos. Prieš patvežimą dažniausiai reikia patvirtinti adresą ir pasiruošti krovinį – supakuoti, pažymėti. Vežėjas atvažiuoja, pakrauna, išduoda dokumentą (CMR waybill), veža, ir pristato gavėjui. Viskas paprasta, bet čia reikia žinoti, kad kartais tarp vežėjo ir galutinio kliento būna tarpininkas, ir čia prasideda painiava su informacija. Aš visada rekomenduoju turėti tiesioginį kontaktą su tuo, kas fiziškai veža.

Kas yra FTL ir LTL ir kada rinktis?

FTL – full truck load, tai kai visas sunkvežimis skirtas tik jums. LTL – less than truck load, dalinis krovinys, kai jūsų prekės dalinasi vietą su kitų siuntomis. Rinktis FTL turėtumėte tada, kai turite didelį krovinį, arba kai reikia greito ir tiesioginio pristatymo be perkrovimų. LTL tinka mažesniems kroviniams, kainuoja mažiau, bet trunka ilgiau, nes vairuotojas gali pristatinėti kelis adresus. Čia reikia pagalvoti: ar jums svarbu greitis, ar pinigai?

Kas yra perkrovimo punktai ir ar jie blogai?

Perkrovimo punktai (transshipment points) – tai vietos, kur krovinys perkeliamas iš vieno transporto priemonės į kitą. Tai nėra blogai savaime, bet kuo daugiau perkrovimų, tuo didesnė rizika, kad kažkas bus sugadinta arba pamesta. Idealu, žinoma, būtų tiesioginis pervežimas iš taško A į tašką B, bet tai ne visada įmanoma dėl ekonominių priežasčių. Kartais netgi pats pervežėjas jums tiesiai nepasakys, kad bus perkrovimas, nes nori gauti užsakymą. Čia reikia tiesiai paklausti: "Ar bus perkrovimai kelyje?"

Kaip sekti savo krovinį?

Šiuolaikinės logistikos įmonės siūlo sekimo sistemas – GPS seklius, online platformas, mobiliąsias programėles. Bet čia svarbu žinoti, kad ne visos įmonės suteikia realaus laiko sekimą. Kai kurios tik atnaujina informaciją kartą ar du per dieną. Geriausia iš karto susitarti dėl sekimo būdo ir gauti kontaktinį asmenį, kuriam galėtumėte skambinti jei kas nors neaišku. Aš pats visada duodu klientams vairuotojo numerį – tai pats greičiausias būdas sužinoti, kur krovinys yra.

Krovinio paruošimas

Ką reikia žinoti apie krovinio pakavimą?

Pakavimas – tai vieta, kur dažniausiai žmonės praleidžia svarbius dalykus. Pirma, visos dėžės turi būti tvirtos ir tinkamai uždarytos. Antra, ant kiekvienos dėžės naudinga užrašyti turinį ir gavėjo adresą. Trečia, jei vežate trapius daiktus, būtina naudoti amortizacines medžiagas ir aiškiai pažymėti dėžę kaip "trapi". Dėžės su stiklu, elektronikai, baldais – viskas turi būti supakuota skirtingai. Kartais žmonės galvoja, kad logistai pats viską supakuos, bet taip nėra – dažniausiai jūs pats atsakote už pakavimą, o vežėjas tik pakrauna tai, kas jau paruošta.

Ar reikia krovinį drausti?

Čia mano asmeninė nuomonė: taip, tikrai reikia, ypač jei vežate vertingesnius daiktus. Pagrindinė vežėjo atsakomybė paprastai apribota tam tikra suma už kilogramą, ir ji dažniausiai neatitinka tikrosios jūsų krovinio vertės. Paprastas pavyzdys: vežate 5000 eurų vertės baldus, o vežėjo atsakomybės limitas gali būti tik 1000 eurų. Skirtumą teks padengti iš savo kišenės, jei kas nors nutiks. Yra specializuotos draudimo bendrovės, kurios siūlo krovinių draudimą, ir kainuoja tai paprastai 1-2 proc. nuo krovinio vertės. Nedidelė kaina už ramybę.

Kokie dokumentai reikalingi?

Priklauso nuo krovinio tipo, bet dažniausiai reikės: pirkimo sąskaitos arba krovinio sąrašo (invoice/packing list), CMR važtaraščio, jei vežate iš ES – tikriausiai pakaks sąskaitos, jei iš ne ES – gali prireikti muitinės dokumentų. Jei vežate prekes, skirtas verslui, gali prireikti EORI numerio. Geriausia visada pasitikslinti prieš užsakymą, nes dokumentų trūkumas gali sustabdyti krovinį muitinėje, o tai jau brangiai kainuoja.

Problemos ir jų sprendimai

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia – nesijaudinkite, bet veikite greitai. Susisiekite su vežėju arba tarpininke įmone ir išsiaiškinkite priežastį. Dažniausios vėlavimo priežastys: eismo problemos, oro sąlygos, techniniai sunkvežimo gedimai, o kartais tiesiog blogas planavimas vežėjo pusėje. Jei vėlavimas jums sukelia realius nuostolius, galite reikalauti kompensacijos, bet čia jau reikės įrodymų ir galbūt teisinės pagalbos. Aš pats visada sakau klientams: geriau iš karto aiškiai susitarti dėl atsakomybės sąlygų, nei vėliau ginčytis.

Kas nutinka, jei krovinys sugadinamas arba dingsta?

Čia labai svarbu turėti visus dokumentus ir iš karto fiksuoti būklę. Jei pastebite sugadinimą gavę krovinį, nedelsiant darykite nuotraukas ir rašykite pretenziją vežėjui. Čia yra tam tikri terminai – paprastai 7 dienos nuo pristatymo, bet kuo greičiau, tuo geriau. Dėl dingusio krovinio – čia jau rimtesnė situacija, reikės policijos raporto ir visų dokumentų. Ir čia vėl grįžtu prie draudimo temos – jei esate draudęs, bus daug lengviau.

Kaip atpažinti nepatikimą vežėją?

Yra keletas raudonų vėliavėlių: atsisako rašytinės sutarties, kaina per maža lyginant su rinkos vidurkiu (taip, per maža kaina taip pat turėtų kelti įtarimą), blogi arba nėra atsiliepimų internete, nesugeba aiškiai atsakyti į klausimus apie procesą, nuolat keičia kainas arba atsiima anksčiau duotus pažadus. Aš pats visada rekomenduoju pasitikrinti įmonės registraciją, paskaityti atsiliepimus keliuose šaltiniuose, o jei įmanoma – pasikalbėti su buvusiais klientais. Kartais geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet gauti garantiją.

Laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Paprastai 2-4 dienos, jei tai tiesioginis pervežimas. Bet čia priklauso nuo keleto dalykų: atstumas nuo paėmimo iki pristatymo, ar tai FTL ar LTL, oro sąlygos, eismo situacija Vokietijoje (o ten kartais būna tikrai sudėtinga). Jei tai dalinis krovinys su perkrovimais, gali užtrukti ir iki savaitės. Svarbu suprasti, kad nė viena įmonė negali garantuoti tikslios datos, nes yra daug išorės veiksnių, kurie nuo jų nepriklauso. Bet gera žinia – Vokietija ir Lietuva nėra labai toli, palyginus su, tarkim, pervežimais iš Ispanijos ar Italijos.

Geriausias metas užsakyti pervežimą?

Iš patirties galiu pasakyti, kad rugsėjis-gruodis yra pats intensyviausias laikas dėl verslo sezono pabaigos ir švenčių. Jei galite planuoti, rinkitės vasarą arba pavasarį – kainos paprastai žemesnės, o vietų lengviau gauti. Bet čia dar priklauso nuo jūsų pačių situacijos – jei jums reikia perkraustyti biurą iki metų pabaigos, teks derintis prie rinkos realijų. Dar viena pastaba: jei planuojate didelį pervežimą, geriau pradėti ieškoti vežėjo likus bent 2-4 savaitėms iki planuojamos datos.

Ar galima užsakyti skubių pervežimą ir kiek tai kainuoja?

Taip, galima, ir tai vadinama "express" arba "skubus" pervežimas. Kainuoja paprastai 50-100 proc. brangiau nei standartinis. Bet čia dar reikia žinoti, kad ne visos įmonės tikrai turi galimybę atlikti tikrai skubius pervežimus – kai kurios tiesiog pasinaudos tuo ir ims daugiau pinigų, o realiai veš normaliai. Čia vėl grįžtu prie patikimumo temos – geriau dirbti su tais, kuriuos jau žinote, arba kurie turi aiškią skubaus pervežimo procedūrą.

Pasirinkimas ir bendradarbiavimas

Kaip išsirinkti tinkamą logistikos įmonę?

Čia nėra vieno teisingo atsakymo, bet galiu duoti keletą kriterijų: pirma, ar įmonė turi patirties su jūsų tipo kroviniais; antra, ar jie gali suteikti visus reikalingus dokumentus ir garantijas; trečia, ar jų kainos yra protingos (ne per mažos, ne per didelės); ketvirta, ar jų komunikacija yra aiški ir greita. Aš pats visada rekomenduoju pradėti nuo mažesnio bandymo – jei pirmas pervežimas pavyks gerai, galėsite bendradarbiauti ir toliau. Ir dar vienas patarimas: venkite įmonių, kurios tik perparduoda užsakymus kitiems vežėjams be jokios pridėtinės vertės – jūs mokate tarpininko mokestį, o rizika vis tiek jūsų.

Ar verta dirbti su nuolatiniais vežėjais?

Taip, ir čia galiu kalbėti iš savo patirties. Kai turite pastovų vežėją, kuris žino jūsų poreikius, procesas eina daug sklandžiau. Jie žino, ko tikėtis, jums nereikia kaskart aiškinti visko iš naujo, o ir kainos paprastai būna geresnės nuolatiniams klientams. Bet čia svarbu ir patiems būti patikimiems klientams – laiku mokėti, tiksliai pateikti informaciją. Tai abipusis procesas. Aš pats turiu klientų, su kuriais dirbu jau daug metų, ir tikrai vertinu tokį bendradarbiavimą.

Ką daryti, jei pirmas pervežimas nepavyko?

Nenusiminkite, bet ir neignoruokite problemos. Pirmiausia išsiaiškinkite, kas nutiko – ar tai buvo vežėjo kaltė, ar jūsų pačių klaida (blogas pakavimas, neteisinga informacija). Jei vežėjo kaltė, turite teisę reikalauti kompensacijos arba bent jau paaiškinimo. Jei tai buvo jūsų klaida, pasimokykite ir kitą kartą darykite kitaip. Bet jei matote, kad įmonė nuolat daro tas pačias klaidas – keiskite vežėją. Gyvenime ne viskas pavyksta iš pirmo karto, svarbu, kaip reaguojate į problemas.

Išvada

Logistikos optimizavimas iš Vokietijos su išlaidų valdymu nėra kažkas labai sudėtingo, bet reikia žinoti kelis pagrindinius dalykus: planuokite iš anksto, rinkite informaciją iš kelių šaltinių, viską sutarkite raštu, neignoruokite draudimo ir būkite pasiruošę galimoms problemoms. Geras pervežimas nėra atsitiktinumas – tai gerai suplanuotas procesas, kuriame dalyvauja abi šalys. Jei turite klausimų – klauskite, nes geriau išsiaiškinti prieš pradedant, nei spręsti problemas kelyje. O jei jaučiatės praradęs visame šiame informacijos sraute – tiesiog susisiekite su mumis, padėsime susigaudyti.