Krovinių optimizavimas Vokietijos kryptimi naudojant technologijas

Įvadas

Krovinių optimizavimas Vokietijos kryptimi naudojant technologijas – tai tema, kuri pastaruosius metus visiškai pakeitė mūsų kasdienį darbą. Anksčiau viskas buvo rankinės lentelės, telefonų skambučiai ir popieriniai sąrašai. Dabar turime programas, kurios pačios pasako, kokiaoptimaliausia trasa, kiek vidutiniškai kainuoja degalai, ir netgi numato, ar vairuotojas spės iki tam tikro laiko. Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip technologijos keičia krovinių pervežimą į Vokietiją, kokias sistemas naudojame, ir kokių klaidų verta vengti. Kalbėsiu atvirai – parodysiu ir gerąją pusę, ir problemas, su kuriomis susiduriame praktikoje. (čia reikėtų paminėti konkrečius pavyzdžius, bet paliksiu tai kitam skyriui)

Pagrindinės žinios

Kaip technologijos padeda planuoti maršrutus?

Na, čia viskas prasideda nuo paprastos idėjos – turi žinoti, iš kurio sandėlio paimti krovinį ir kur jį pristatyti. Anksčiau tai buvo rankų darbas: žmogus žiūrėjo į žemėlapį, skaičiavo kilometrus, galvojo apie kelių mokesčius. Dabar naudojame specialias programas, kurios automatiškai suskaičiuoja viską – ir degalų sąnaudas, ir vairuotojo darbo laiką, ir net oro sąlygas. Vienas įdomesnių dalykų: sistema gali pasiūlyti maršrutą per Lenkiją, nors atrodo, kad tiesioginis kelias per Vokietiją būtų greitesnis. Pasirodo, Lenkijoje keliai mažiau apkrauti, o degalai pigesni, tai bendras kaštumas gaunasi mažesnis. Čia ir yra tas momentas, kai supranti, kodėl verta pasitikėti technologijomis – jos mato didesnį paveikslą nei mes su savo intuicija.

Kokias konkrečias programas naudojate?

Turiu pripažinti, kad naudojame ne vieną sistemą – jos veikia kartu. Turime programą maršrutų planavimui, atskirą sistemą krovinių sekimui, dar vieną – vairuotojų darbo laiko fiksavimui. Viskas susieta į vieną platformą, bet kartais tas sujungimas būna problematiškas. Pavyzdžiui, viena sistema rodo, kad vairuotojas jau išvyko, o kita – kad vis dar sandėlyje. Tada tenka skambinti ir aiškintis. Tai nėra idealu, bet taip yra – kartais technologijos susipyksta tarpusavyje. Paprastai problema išsprendžiama per kelias minutes, bet kartais tenka pasukti galvą ilgiau.

Ar galima pasitikėti automatiniu kainų skaičiavimu?

Čia reikia būti atsargiam. Automatiniai skaičiuotuvai yra geri kaip pradinis taškas, bet jie ne visada įvertina specifinius dalykus. Pavyzdžiui, jei krovinys yra nestandartinis – per didelis, per sunkus, reikia specialiosios įrangos – sistema gali parodyti vieną kainą, o realybėje bus kitaip. Taip pat kainos priklauso nuo degalų kainų svyravimų, o jos keičiasi kasdien. Todėl visada rekomenduoju pasitikrinti kainą su mumis asmeniškai prieš užsakant, ypač jei krovinys nėra paprastas. Galiu pasakyti, kad dažniausiai automatizuota kaina yra arti tikrosios, bet „dažniausiai" nėra „visada".

Kasdienės situacijos

Kaip technologijos padeda su nestandartiniais kroviniais?

Čia prasideda tikrasis iššūkis. Nestandartiniai kroviniai – tai tokie, kurie netelpa į standartines dėžes, turi keistą formą, yra labai sunkūs arba brangūs. Turėjome atvejį: klientui reikėjo pervežti senovinį pianiną iš Vilniaus į Miuncheną. Pianinas svėrė beveik 300 kilogramų, buvo labai jautrus temperatūros pokyčiams. Mūsų sistema galėjo parodyti tik bendrą svorį ir matmenis, bet ji negalėjo įvertinti, kad reikia specialaus klimato kontrolės sunkvežimio, kad reikia dviejų žmonių keltuvams, kad draudimas bus brangesnis dėl vertės. Čia reikėjo žmogaus patirties, o ne tik programos. Išmokome, kad su nestandartiniais kroviniais technologija yra tik pagalbininkas, o sprendimus vis dar priimame mes.

Ką daryti, jei technologija rodo vieną informaciją, o realybė kitą?

Tai nutinka dažniau, nei norėtųsi. Kartą sistema rodė, kad kelias į Hanoverį yra laisvas, o mes atsidūrėme 3 valandas spūstyje dėl nelaimės kelyje. Sistema neturėjo realaus laiko duomenų, nes buvo senoji versija. Po to atvejį mes pakeitėme sistemą į naujesnę, kuri gauna duomenis iš eismo stebėjimo kamerų. Bet net ir naujausia sistema kartais klysta – pavyzdžiui, neįvertina vietinių švenčių, kada visi keliai užsikimšę. Čia jau reikia mūsų patirties ir žinojimo, kada verta pasitikėti programa, o kada – geriau paskambinti ir pasitikslinti vietoje.

Kaip sekamas krovinys visoje kelionėje?

Čia technologijos tikrai padeda. Kiekvienas sunkvežimis turi GPS sekiklį, kuris siunčia duomenis į mūsų sistemą. Mes matome tiksliai, kur vairuotojas yra bet kuriuo momentu. Klientai taip pat gali matyti šią informaciją per mūsų puslapį – tiesiog įveda siuntos numerį ir mato žemėlapyje, kur dabar yra jų krovinys. Vienas įdomus dalykas: kartą klientui rodėme, kad krovinys jau Vokietijoje, o iš tiesų vairuotojas dar buvo Lenkijoje – GPS rodė seni duomenis. Tai buvo mūsų klaida, neatnaujinome sistemos laiku. Po to įdiegėme automatinį atnaujinimą kas 15 minučių. Bet vis tiek kartais pasitaiko vėlavimų, ypač jei sunkvežimis yra tunelyje arba zonoje su silpnu signalu.

Kainos ir kaštai

Kiek kainuoja technologizuotas krovinių pervežimas?

Čia reikia skirti du dalykus: technologijų kainą ir pervežimo kainą. Technologijos pačios savaime kainuoja – prenumeratos, įranga, mokymai. Bet jos taip pat leidžia sutaupyti. Pavyzdžiui, optimizuotas maršrutas gali sutaupyti iki 15% degalų, o automatinis krovinio sekimas sumažina administracijos kaštus. Dėl to bendras pervežimo kainas pavyksta išlaikyti konkurencingas. Paprastai krovinių optimizavimas Vokietijos kryptimi naudojant technologijas kainuoja mažiau nei tradicinis būdas, bet skirtumas nėra milžiniškas. Svarbiau – kokybė ir patikimumas, o ne vien tik kaina.

Ar yra paslėptų kaštų?

Gali būti, jei nesigilinate į detales. Kartais sistema rodo vieną kainą, bet realybėje prisideda papildomi mokesčiai: kelių mokesčiai Vokietijoje, degalų priemokos, papildomas draudimas. Mes visada stengiamės parodyti galutinę kainą iš karto, bet jei užsakote pas kitą vežėją – būkite atsargūs. Perskaitykite smulkmenas, nes kartais atrodo, kad kaina maža, o po to iškrenta papildomi mokesčiai. Vienas patarimas: visada klauskite, ar kaina galutinė, ar dar bus kažkas prisidėti.

Kaip sutaupyti naudojant technologijas?

Pagrindinis būdas – tinkamas planavimas. Jei žinote, kad krovinys bus pasiruošęs tam tikrą dieną, galite užsakyti iš anksto ir gauti geresnę kainą. Technologijos leidžia matyti, kokie sunkvežimai yra laisvi artimiausiomis dienomis, ir pagal tai planuoti. Taip pat galima jungti krovinius su kitais – t.y., jei jūsų krovinys nedidelis, galime jį sudėti su kito kliento kroviniu į tą patį sunkvežimą. Tai vadinama daliniu kroviniu, ir tai gali sumažinti kainą iki 40%. Sistema pati siūlo tokius variantus, jei jie yra įmanomi.

Techninės detalies

Kokios technologijos naudojamos krovinių sekimui?

Naudojame keletą sistemų. Pagrindinė yra GPS sekimas realiu laiku – tai leidžia matyti, kur yra sunkvežimys bet kuriuo momentu. Be to, turime sistemą, kuri fiksuoja temperatūrą šaldymo kamerose, jei vežame jautrų krovinį. Dar viena sistema seka vairuotojo darbo laiką – ar jis neviršija leistinų valandų, ar daro pertraukas. Viskas susieta į vieną platformą, bet kaip jau minėjau, kartais tos sistemos „nesupranta" viena kitos. Tada tenka rankiniu būdu tikrinti.

Ar duomenys yra saugūs?

Tai svarbus klausimas. Mes naudojame šifravimą visiems duomenims, bet noriu būti atviras – absoliučiai saugių sistemų nėra. Buvo atvejų, kai kitos įmonės patyrė duomenų nutekėjimą. Mes stengiamės laikytis geriausių praktikų: reguliariai keičiame slaptažodžius, naudojame dviejų faktorių autentifikaciją, mokome darbuotojus saugumo pagrindų. Bet visada yra žmogiškojo faktoriaus rizika – jei darbuotojas pamiršta užrakinti kompiuterį, tai jau problema. Mes to mokome, bet kartais nutinka. (čia galėčiau parašyti daugiau, bet nenoriu per daug techninių detalių – skaitytojui tikriausiai pakaks žinoti, kad saugumas yra svarbus)

Kaip technologijos padeda su dokumentacija?

Čia pokyčiai milžiniški. Anksčiau viskas buvo popieriuje – waybill'ai, CMR, sąskaitos, draudimo dokumentai. Dabar viskas skaitmenizuota. Sistema automatiškai sugeneruoja reikiamus dokumentus, vairuotojas gali juos pasirašyti telefonu, klientai gauna kopijas el. paštu. Vienas didelis pliusas: dokumentus galima rasti bet kada – nereikia ieškoti popierinių segtuvų. Bet čia yra ir problema: jei sistema nukrenta, o interneto nėra, vairuotojas negali užpildyti dokumentų. Turime atsarginį variantą – popierines formas, bet tai jau primityvu. Dirbame prie sprendimo, bet kol kas kartais tenka naudoti senąjį būdą.

Praktiniai patarimai

Ką turėtų žinoti klientai prieš užsakydami pervežimą?

Pirma – tiksliai žinokite, ką vežate. Svoris, matmenys, ar yra kas nors ypatingo. Antra – žinokite, kada krovinys bus paruoštas ir kada turi būti pristatytas. Trečia – turėkite visus reikiamus dokumentus: sąrašą krovinio, jei reikia – leidimus, draudimą. Jei nežinote, ko reikia – mes patarsime, bet geriau, jei jau turite pradinius duomenis. Technologijos gali daug ką apskaičiuoti, bet pradines sąlygas turi pateikti žmogus.

Kaip išvengti problemų su pervežimu?

Svarbiausia – gera komunikacija. Jei kas nors keičiasi, praneškite kuo greičiau. Pavyzdžiui, jei krovinys bus paruoštas vėliau, nei planuota, – praneškite iš karto, o ne tada, kai sunkvežimys jau atvažiavo. Sistema gali persiskaičiuoti maršrutą ir naują kainą, jei yra laiko. Bet jei pranešate per vėlai – jau nieko nepadarysi, teks mokėti papildomai arba perkelti pervežimą. Taip pat svarbu: jei krovinys yra vertingas ar jautrus, pasakykite iš karto. Mes galime užtikrinti specialias sąlygas, bet tik jei žinome iš anksto.

Kada verta rinktis pilną sunkvežimį, o kada dalinį?

Pilnas sunkvežimis – kai turite pakankamai krovinio užpildyti visą 90 kubinių metrų erdvę. Tada gaunate visą transporto priemonę sau, nereikia dalintis su kitais. Dalinis – kai krovinio mažiau, ir jis bus sudėtas su kitų klientų kroviniais. Dalinis paprastai yra 30-40% pigesnis, bet trunka ilgiau, nes reikia laukti, kol bus surinktas visas sunkvežimis. Sistema pati siūlo variantus: jei turite laiko, dalinis gali būti geresnis sprendimas; jei reikia greitai – pilnas sunkvežimis. Kartais sistema siūlo dalinį, bet mes patariame pilną, jei krovinys yra trapus arba skubus. Čia jau reikia žmogiško sprendimo.

Dažniausiai klausimai

Kaip greitai galima pervežti krovinį į Vokietiją?

Paprastai per 2-4 dienas nuo pakrovimo. Bet tai priklauso nuo kelių dalykų: nuo to, kur Lietuvoje esate, ir kur Vokietijoje reikia pristatyti. Į Berlyną greičiau nei į Miuncheną, nes arčiau. Taip pat priklauso nuo to, ar reikia papildomų sustojimų: jei reikia paimti krovinį iš kelių vietų, laikas pailgėja. Sistema gali parodyti tikslų laiką, bet visada yra oro sąlygų, eismo ir kitų nenumatytų dalykų rizika. Jei reikia garantuoti tam tikrą laiką – galime, bet tai kainuoja brangiau.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas?

Taip, bet reikia specialių leidimų ir įrangos. Pavojingos medžiagos (ADR) – tai cheminiai produktai, degalai, kai kurie buitiniai prietaisai su dujomis. Vairuotojas turi turėti ADR pažymėjimą, sunkvežimys turi atitikti specialius reikalavimus, dokumentacija turi būti speciali. Mes turime tokių pervežimų patirtį, bet kiekvienas atvejis yra individualus. Jei turite krovinį, kuris gali būti pavojingas, – скажите это сразу, ne bandykite slėpti. Mes vis tiek sužinosime iš dokumentų, o jei nežinosime iš anksto, bus problemų.

Ką daryti, jei krovinys buvo pažeistas pervežimo metu?

Visų pirma – dokumentuokite. Nufotografuokite pažeidimą, užfiksuokite laiką ir vietą. Po to susisiekite su mumis kuo greičiau. Mes turime draudimą, kuris dengia tokius atvejus, bet reikia tinkamai įforminti dokumentus. Svarbu žinoti: jei pažeidimas įvyko dėl mūsų kaltės, mes atsakome; jei dėlforce majeure – pvz., avarija dėl kito vairuotojo kaltės – tai jau draudimo klausimas. Kiekvienas atvejis nagrinėjamas atskirai. Per 10 metų matėme ir tokių atvejų, ir dar daugiau – sėkmingų pervežimų. Bet ruošiamės blogiausiam.

Ar galima pervežti gyvūnus?

Teoriškai taip, bet praktiškai – labai sudėtinga. Gyvūnams reikalingos specialios sąlygos: temperatūra, ventiliacija, galimybė judėti, vanduo ir maistas. Be to, reikalingi veterinariniai dokumentai, ypač jei vežate į kitą šalį. Mes turėjome keletą tokių užsakymų: kartą vežėme šunis į Vokietiją, kitą kartą – arklius. Abu kartus reikėjo labai daug dokumentų ir specialios įrangos. Jei planuojate vežti gyvūną – susisiekite iš anksto, bent prieš savaitę, kad spėtume viską suorganizuoti.

Kaip elgtis su muitinės dokumentais?

Jei vežate tarp Lietuvos ir Vokietijos, tai ES viduje, todėl muitinės dokumentų paprastai nereikia. Bet jei krovinys ateina iš trečiosios šalies arba jūs esate įmonė su PVM mokėtojo statusu kitoje šalyje, gali reikėti įvairių dokumentų. Sistema padeda sekti dokumentus, bet jums pačiam reikia žinoti, kokius dokumentus turite pateikti. Jei nesate tikri – pasikonsultuokite su muitinės brokeriu arba su mumis, mes dažnai žinome, kas reikalinga. Muitinė yra vieta, kur technologijos ne visada padeda – čia dar reikia žmogaus, kuris supranta taisykles.

Ar galima užsakyti pervežimą savaitgalį?

Taip, bet tai kainuoja brangiau. savaitgaliais ir švenčių dienomis taikomi papildomi mokesčiai – nuo 20% iki 50% priklausomai nuo šalies ir dienos. Sistema automatiškai rodo kitą kainą, jei pasirenkate savaitgalį. Jei įmanoma, planuokite pervežimą darbo dienomis – sutaupysite. Bet jei tikrai reikia savaitgalį – galime organizuoti, tiesiog reikia žinoti iš anksto.

Kokie yra svorio ir matmenų apribojimai?

Standartinis sunkvežimis gali vežti iki 24 tonų bendro svorio, bet tai priklauso nuo kelių. Vokietijoje kai kurie keliai turi apribojimus, ypač tiltai ir vietiniai keliai. Matmenų apribojimai: standartinis puspriekabės ilgis – 13.6 metro, plotis – 2.55 metro, aukštis – 4 metrai. Jei krovinys viršija šiuos dydžius, reikalingas specialus leidimas, ir tai jau kitas kainos segmentas. Sistema žino šiuos apribojimus ir perspėja, jei krovinys per didelis.

Kaip sužinoti, ar mano krovinys tinkamas pervežimui?

Paprasčiausia – susisiekti su mumis ir papasakoti, ką vežate. Mes paklausime svorio, matmenų, ar yra kas nors ypatingo. Jei reikia, atsiųsite nuotraukas. Po to sistema pati paskaičiuos, ar viskas įmanoma, ar reikia kažko papildomo. Kartais žmonės mano, kad jų krovinys paprastas, o iš tikrųjų reikia specialios įrangos. Geriau paklausti iš anksto nei po to spręsti problemas.

Ar galima pervežti maisto produktus?

Taip, bet reikia šaldymo sunkvežimio, jei produktai greitai genda. Taip pat reikalingi maisto saugos dokumentai – ypač jei vežate iš ES į ES, tai paprastesnis procesas, bet vis tiek reikia tam tikrų dokumentų. Sistema gali sekti temperatūrą viso pervežimo metu – jei ji pakyla aukščiau leistinos, sistema perspėja. Turime keletą tokių mašinų, bet jos dažniausiai užimtos. Jei reikia šaldymo – užsakykite iš anksto, bent prieš kelias dienas.

Ką daryti, jei pervežimas vėluoja dėl oro sąlygų?

Oro sąlygos – tai force majeure, nuo to niekas neapsaugotas. Sniegas, lietus, vėjas – visa tai gali sulėtinti pervežimą. Sistema mato oro sąlygas ir gali perspėti iš anksto, bet tiksliai numatyti orus sunku. Jei pervežimas vėluoja dėl oro, mes susisieksime su jumis ir pranešime naują numatomą laiką. Dėl kompensacijos – tai jau priklauso nuo situacijos. Jei vėluojame dėl mūsų kaltės, atsakome; jei dėl oro – deja, tai gamtos jėga. Bet stengiamės visada rasti sprendimą.

Kaip galima sumokėti?

Turime keletą variantų: pavedimas į sąskaitą, banko kortelė, grynieji vietoje. Dažniausiai klientai moka pavedimu prieš pervežimą arba dalį prieš, dalį po. Su nuolatiniais klientais turime atskiras sąlygas. Sistema automatiškai sugeneruoja sąskaitą, išsiunčia el. paštu, viskas aišku. Bet jei turite kokių nors ypatingų pageidavimų – susitarkime asmeniškai.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus, o ne įmonės krovinį?

Taip, mes pervežame ir fizinių asmenų krovinį. Asmeniniai daiktai, baldai, automobiliai – viskas įmanoma. Tiesiog reikia žinoti, kad tai asmeninis krovinys, nes tada kitokia dokumentacija. Kainuoja tiek pat, kaip ir įmonės krovinys, jei panašus svoris ir matmenys. Sistema neskiria – ji skaičiuoja pagal duomenis. Bet mes skiriame, nes žinome, kad fiziniams asmenims kartais reikia daugiau pagalbos su dokumentais.

Kokia yra jūsų patirtis su Vokietijos kryptimi?

Dirbame su Vokietija jau daug metų – tai vienas pagrindinių mūsų maršrutų. Vokietija yra didelė šalis, todėl kiekviena vieta skirtinga: Berlynas, Miunchenas, Hamburgas, Tiūringė – visur skirtingos sąlygos. Mes žinome, kur yra geri keliai, kur prasminga sustoti, kur geriausia perkelti pervežimą per naktį. Technologijos padeda, bet patirtis taip pat svarbi. Per tuos metus matėme visko: ir labai gerų klientų, ir sunkių atvejų. Vokietija – tai gera kryptis, bet ji reikalauja dėmesio.

Išvada

Krovinių optimizavimas Vokietijos kryptimi naudojant technologijas šiandien yra standartas, o ne išimtis. Technologijos padeda greičiau planuoti, tiksliau skaičiuoti kainas, geriau sekti krovinius. Bet jos nepakeičia žmogiškojo faktoriaus – patirties, sprendimų priėmimo, komunikacijos su klientais. Geriausias rezultatas gaunamas tada, kai technologijos ir žmogus dirba kartu. Jei planuojate pervežimą į Vokietiją – pasinaudokite tuo, ką siūlo šiuolaikinės sistemos, bet nepamirškite ir žmogaus patarimo. Mes čia tam, kad padėtume, o technologijos – tai mūsų įrankis, bet neatsakingasis už sprendimus.