Krovinių gabenimas į Vokietiją – pažangi techninė integracija tiekėjams

Įvadas

Sveiki, jei jūsų tiekėjas Vokietijoje ir jums reikia reguliariai gabenti krovinius per sieną, šis pokalbis jums. Aš dirbu tarptautinių perkraustymų ir krovinių gabenimo srityje jau beveik dešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo sklandžių sistemų iki visiško chaoso. Šiandien noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia šiuolaikinė techninė integracija tarp tiekėjų ir gabenimo paslaugų, kokios sistemos iš tikro veikia ir kurios tiesiog skamba gražiai. Ne viskas, kas nauja, yra naudinga, ir aš jums pasakysiu kodėl. (galbūt kai ką praleidau, bet stengiuos būti sąžiningas)

Kaip veikia techninė integracija

Ar man iš tikro reikia kokios nors integracijos?

Jei gabename kelis kartus per metus ir visada tuos pačius standartinius krovinius, tikriausiai ne. Bet jei jūsų tiekėjas Vokietijoje siunčia jums dalis kas savaitę, o jūsų sandėlys turi žinoti, kas atvažiuoja dar prieš sunkvežimui pajudant – tada taip, integracija tikrai verta. Aš turiu klientų, kurie pirmiausia skambina ir klausia „ar galima tiesiog siųsti Excel failą", ir aš jiems sakau – galima, bet po trijų mėnesių jie patys supranta, kad tas Excel failas tampa košmaru. Vienas mano klientas turėjo 200 eilučių lentelę ir kiekvieną kartą kažkas nepagrįstai dingdavo. Pasirodo, žmogus ranka perrašinėjo skaičius ir padarydavo klaidą. Dabar viskas ateina automatiškai ir problemų žymiai mažiau.

Ką reiškia „techninė integracija" paprastai?

Tai tiesiog būdas, kaip jūsų tiekėjo sistema „bendrauja" su jūsų sistema arba su gabenimo kompanijos sistema be žmogaus įsikišimo. Įsivaizduokite: Vokietijoje tiekėjas užregistruoja siuntą savo sistemoje, ir tą pačią sekundę jūsų sandėlyje jau matoma, kad rytoj atvažiuos konkretus krovinys su konkrečiu numeriu. Nereikia niekam skambinti, nieko rašyti el. laiško, nieko spausdinti. Viskas vyksta savaime. Žinoma, realybėje visada būna kažkokių nesklandumų, bet bendras principas toks.

Kokios pagrindinės sistemos naudojamos?

Dažniausiai tai būna ERP sistemos, kurios jau turi gabenimo modulius, arba specializuotos TMS (Transportation Management System) sistemos. Vokietijoje daug tiekėjų naudoja SAP, bet yra ir kitų – pavyzdžiui, Microsoft Dynamics, ar mažesnės vietinės sistemos. Svarbiausia žinoti, kad dauguma šių sistemų turi API (programavimo sąsają), kuri leidžia sujungti jas su kitomis sistemomis. Bet čia ir prasideda tikras gyvenimas – ne visada tas API veikia taip, kaip aprašyta brošiūroje. Aš turėjau atvejį, kai sistema „veikė" pagal dokumentaciją, bet realybėje siuntų numeriai ateidavo su klaidomis ir teko rankiniu būdu tikrinti kiekvieną siuntą. Tai truko tris mėnesius, kol tiekėjas pakeitė savo sistemą.

Ar tai brangu?

Priklauo nuo to, ką jūs norite. Paprastas sąsajos sukūrimas gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo sistemos sudėtingumo. Bet jei jūsų gabenimai vyksta kasdien ir sutaupote bent valandą darbo laiko per dieną – per metus tai jau solidi suma. Aš asmeniškai rekomenduoju pradėti nuo paprastesnių sprendimų ir tik po to investuoti į sudėtingesnes sistemas. Vienas mano klientas iš karto norėjo visko – realaus laiko sekimo, automatinio sąskaitų faktūrų generavimo, sandėlio valdymo integravimo. Galų gale viskas veikė, bet per pirmus šešis mėnesius jie išleido dvigubai daugiau nei planavo. Kartais geriau pradėti nuo mažiau ir augti palaipsniui.

Duomenų mainų formatai

Kokius duomenis tiksliai reikia perduoti?

Pagrindiniai dalykai yra siuntos numeris, prekių aprašymas, kiekis, svoris, matmenys, siuntėjo ir gavėjo adresai, numatoma pristatymo data ir bet kokie specialūs reikalavimai (temperatūros kontrolė, ypatingas kruopštumas ir pan.). Bet čia yra niuansasas – kiekviena šalis ir kiekviena sistema turi savo reikalavimus. Vokietijos muitinė, pavyzdžiui, reikalauja EORI numerio, o kartais ir papildomų dokumentų. Aš pats visada prašau klientų pateikti bent jūsų įmonės kodą ir prekių harmonizuotą kodą (HS kodą), nes be to kartais krovinys tiesiog stringa muitinėje ir niekas nežino kodėl.

Kas yra EDIFACT ir ar man tai svarbu?

EDIFACT yra senas, bet vis dar naudojamas standartas duomenų mainams tarp įmonių Europoje. Jei jūsų tiekėjas naudoja didelę sistemą, greičiausiai jie jau naudoja EDIFACT arba panašius formatus. Tiesą sakant, dauguma žmonių neturi žinoti, kas tai yra – tai tiesiog techninis dalykas, kurį sprendžia IT žmonės. Bet jei jūsų tiekėjas sako „mes siunčiame EDIFACT", tai reiškia, kad jie turi tam tikrą standartą ir jums reikia sugebėti tą duomenų srautą priimti. Kartais tai būna paprasčiau, nei skamba – tiesiog jūsų sistema gauna failą ir jį apdoroja.

O kaip su XML ar JSON?

Tai šiuolaikiškesni formatai, kurie naudojami naujesnėse sistemose. JSON ypač populiarus tarp internetinėmis sistemomis ir mažesnių įmonių, kurios naudoja debesų sprendimus. Aš pats dažniausiai rekomenduoju XML, nes jis geriau tinka sudėtingesniems dokumentams su daugiau laukų. Bet čia vėl gi – tai IT klausimas, o ne verslo. Jums svarbu, kad duomenys ateitų teisingi, o kokiu formatu – antraeilis dalykas.

Ar galima naudoti paprastą Excel?

Techniškai taip, bet aš nerekomenduoju dideliems kiekiams. Excel failas yra gerai, kai reikia vienkartinės siuntos arba kai tik pradedate bendradarbiauti ir dar neturite jokios sistemos. Bet kai jau kalbame apie reguliarų gabenimą, Excel tampa problema – sunku kontroliuoti versijas, lengva padaryti klaidą, neįmanoma automatizuoti. Vienas mano klientas naudojo Excel penkerius metus ir viskas buvo gerai, kol vieną dieną žmogus, kuris tvarkė tuos failus, išėjo iš darbo. Naujas žmogus perėmė ir per pirmas dvi savaites padarė tiek klaidų, kad teko viską pradėti iš naujo su tikra sistema.

Praktiniai integracijos aspektai

Kiek laiko užtrunka viską sujungti?

Paprastai nuo dviejų savaičių iki dviejų mėnesių, priklausomai nuo sudėtingumo. Jei abi šalys naudoja standartines sistemas ir tik reikia sukonfigūruoti sąsają – tai greitai. Bet jei reikia kurti kažką naujo arba sujungti senas sistemas, gali užtrukti ir ilgiau. Aš turėjau atvejį, kai viskas truko šešis mėnesius, nes tiekėjo IT skyrius buvo užimtas kitais projektais ir nuolat atidėliojo mūsų darbus. Čia reikia kantrybės ir nuolatinio spaudimo. Aš visada sakau klientams – planuokite laiką su kaupu, nes gyvenimas visada įkiša kažkokių staigmenų.

Kas atsakingas už techninę pusę?

Paprastai abiejų įmonių IT skyriai arba išorės tiekėjai. Bet svarbu turėti žmogų, kuris supranta ir verslo pusę, ir techninę. Dažnai problema būna būtent ten – IT žmonės padaro viską techniškai teisingai, bet verslo logika yra ne ta. Pavyzdžiui, sistema gražiai rodo siuntų numerius, bet neatpažįsta, kad tas pats krovinys jau buvo išsiųstas anksčiau ir dabar tai tik pakartojimas. Tokius dalykus reikia spręsti rankiniu būdu ir čia jau reikia žmogaus, kuris supranta, kas vyksta.

Ką daryti, jei mano tiekėjas nedaro jokios integracijos?

Tada jūs turite du variantus – arba jūs patys siūlote jiems sprendimą, arba tiesiog naudojate rankinius metodus. Aš dažnai patariu pradėti nuo papraščiausio – tiesiog paprašykite tiekėjo, ar jie galėtų siųsti duomenis kokiu nors automatizuotu būdu. Dauguma šiuolaikinių tiekėjų jau turi kažkokias galimybes, tiesiog niekas jų neklausia. Jei jie tikrai nieko neturi, galite naudoti paprastus sprendimus – pvz., bendrą failų talpinimo vietą (FTP serverį ar debesį), iš kurios abi šalys paima reikalingus duomenis. Tai nėra tikra integracija, bet jau žymiai geriau nei nieko.

Ar reikalingas atskiras žmogus prižiūrėti sistemą?

Priklauo nuo dydžio. Mažoms įmonėms su keliomis siuntomis per savaitę tikriausiai užtenka, kad vienas žmogus išmoksta naudotis sistema ir prižiūri ją savo pagrindinio darbo šalimis. Bet jei jūsų srautas didelis ir sistema sudėtinga, verta turėti žmogų, kuris tik tuo ir užsiima. Aš pats mačiau įmonių, kurios sutaupė milžiniškas sumas tiesiog todėl, kad turėjo žmogų, kuris nuolat optimizavo procesus ir greitai reaguodavo į problemas. Kartais tas žmogus net nėra IT specialistas – tiesiog žmogus, kuris gerai supranta, kaip viskas turėtų veikti.

Dažniausios problemos

Kodėl kartais duomenys neatitinka tikrovės?

Yra kelios priežastys. Pirma – žmogiškos klaidos, kai tiekėjo darbuotojas įveda neteisingus duomenis. Antra – sistemos klaidos, kai programa kažką interpretuoja neteisingai. Trečia – laiko skirtumai, kai duomenys atnaujinami skirtingu metu ir jūs matote seną informaciją. Aš visada rekomenduoju turėti bent vieną žmogų, kuris fiziškai patikrina krovinį prieš priimdamas ir sutikrina su tuo, kas parašyta sistemoje. Nė viena sistema nėra tobula ir kartais tiesiog reikia paprasto žmogaus, kuris pasako „čia kažkas ne taip".

Kas nutinka, jei sistema „nulūžta"?

Paprastai gerai suplanuota sistema turi atsarginį variantą – pvz., galimybę rankiniu būdu įvesti duomenis arba bent jūsų gabenimo kompanija turi savo sistemą, kuri veikia nepriklausomai. Bet realybėje kartais būna taip, kad viskas sustoja ir niekas nežino, kas vyksta. Aš pats turėjau atvejį, kai Vokietijos tiekėjo sistema nulūžo penktadienio vakare ir jie galėjo pradėti tvarkyti tik pirmadienį. Tuo metu mūsų sandėlys nežinojo, kokie kroviniai atvažiaus pirmadienį, ir teko skambinti telefonu kiekvienam vairuotojui atskirai. Buvo chaosas, bet mes kažkaip išgyvenome. Po to mes sukūrėme atsarginį planą, kuris dabar veikia daug geriau.

Kaip elgtis su vėlavimais ir pakeitimais?

Čia labai svarbu turėti aiškią komunikaciją. Jei tiekėjas pakeičia siuntos datą ar kiekį, sistema turėtų tai automatiškai atnaujinti, bet kartais to neįvyksta. Geriausia turėti aiškią taisyklę – jei yra bet kokie pakeitimai, tiekėjas privalo pranešti papildomai, ne tik tikėtis, kad sistema viską perduos. Aš asmeniškai visada rekomenduoju turėti žmogų, kuris fiziškai seka svarbius gabenimus ir gali greitai reaguoti, jei kažkas ne taip. Technologija puiki, bet kartais tiesiog reikia žmogaus, kuris pakelia telefoną ir paskambina.

Ką daryti su brokeriais ir tarpininkais?

Jei jūsų gabenimai eina per trečiąją šalį (brokerį arba pervežėją), integracija tampa sudėtingesnė, nes reikia sujungti tris ar daugiau sistemų. Čia dažnai iškyla klausimas – kas atsakingas už duomenų kokybę? Aš turėjau atvejį, kai brokeris „pamiršo" perduoti svarbius duomenis ir krovinys buvo sustabdytas muitinėje. Pasirodo, brokeris naudojo seną sistemą, kuri viską darė rankiniu būdu. Po to mes reikalavome, kad brokeris naudotų tam tikrą sistemą arba bent siųstų patvirtinimus el. paštu. Geriau iš karto aiškiai susitarti dėl atsakomybių, nei vėliau spręsti problemas.

Konkrečios situacijos

Papasakokite realų pavyzdį

Gerai, vienas mano klientas Lietuvoje gabeno dalis iš Vokietijos tiekėjo kas dvi dienas. Jie naudojo seną sistemą – tiesiog tiekėjas siųsdavo el. laišką su Excel failu, o mano kliento darbuotojas ranka įvesdavo duomenis į savo sistemą. Vieną dieną tas darbuotojas susirgo ir niekas kitas nežinojo, kaip tai daryti. Pirmas gabenimas buvo praleistas, antras – vėlavo, trečias – išvis atšauktas. Po to jie nusprendė investuoti į tikrą integraciją. Dabar viskas vyksta automatiškai, o tas darbuotojas, kuris sirgo, dabar tik prižiūri sistemą ir sprendžia problemas, jei jos atsiranda. Išlaidų buvo daugiau nei planavo, bet dabar jie sutaupo bent tris valandas per dieną.

O blogas pavyzdys?

Kita įmonė, priešingai, investavo per daug ir per greitai. Jie norėjo visko iš karto – realaus laiko sekimo, automatinio užsakymų generavimo, sandėlio valdymo, muitinės dokumentų tvarkymo viskas viename. Sistema buvo brangi, sudėtinga ir niekas joje nesigaudė. Pirmus tris mėnesius jie tiesiog ranka įvesdavo duomenis į seną sistemą, o naujoji stovėjo ir kaupė dulkes. Po to jie samdė konsultantą, kuris viską supaprastino, ir tik tada pradėjo naudoti naują sistemą dalimis. Išmokta pamoka – ne visada daugiau yra geriau.

Kaip su mažais tiekėjais, kurie neturi jokios sistemos?

Čia reikia būti praktiškiems. Jei tiekėjas labai mažas ir siunčia tik kelis kartus per metus, neverta investuoti į jokias sudėtingas sistemas. Geriau tiesiog naudoti paprastus el. laiškus ar net popierinius dokumentus. Bet jei tas tiekėjas auga, verta iš karto susitarti dėl tam tikrų standartų, kad vėliau nereikėtų visko keisti. Aš pats visada sakau – pradėkite nuo mažo, bet galvokite ateitį. Geriau turėti paprastą sistemą, kuri veikia, nei sudėtingą sistemą, kuri stovi.

Praktiniai patarimai

Ką pirmiausia padaryti?

Pradėkite nuo aiškaus susitarimo su tiekėju – kokius duomenis jums reikia, kokiu formatu ir kaip dažnai. Neprašykite visko iš karto – geriau pradėti nuo pagrindinių dalykų (siuntos numeris, data, kiekis) ir po to pridėti daugiau. Aš visada rekomenduoju pradėti nuo vieno gabenimo bandomuoju būdu ir tik po to viską automatizuoti. Kartais atrodo, kad viskas veiks puikiai, bet realybėje atsiranda dalykų, kurių niekas nenumatė.

Kaip pasirinkti tinkamą sistemą?

Pirmiausia žinokite, ko jums iš tikro reikia. Nepirkite sistemos, kuri turi šimtus funkcijų, jei jums reikia tik penkių. Aš pats dažnai patariu pasikalbėti su kitomis įmonėmis, kurios jau naudoja panašias sistemas – jums gali pasakyti tikrus minusus, kurių pardavėjas niekada nepaminės. Taip pat svarbu žinoti, ar sistema turi gerą palaikymą – nes kai iškils problemos, jums reikės žmonių, kurie greitai padės.

Kada verta samdyti konsultantą?

Jei jūsų gabenimai yra sudėtingi, jei turite daug tiekėjų skirtingose šalyse, jei jūsų dabartinė sistema yra labai sena arba jei jūs tiesiog neturite laiko viso tuo užsiimti. Konsultantas gali padėti greičiau ir pigiau nei jūs patys bandysite išsiaiškinti. Bet čia irgi reikia būti atsargiems – ne visi konsultantai yra geri. Aš rekomenduoju visada prašyti konkrečių pavyzdžių ir susisiekti su buvusiais jų klientais.

Kaip išmatuoti, ar sistema veikia?

Paprasčiausia būdai – kiek laiko užtrunka apdoroti vieną siuntą, kiek klaidų padaroma, kiek kartų reikia rankiniu būdu taisyti duomenis. Jei prieš sistemą užtrukdavote valandą, o dabar užtrukstate penkias minutes – sistema veikia. Jei klaidų skaičius sumažėjo – sistema veikia. Aš visada patariu vesti paprastą statistiką bent kelis mėnesius prieš ir po sistemos diegimo, kad galėtumėte objektyviai įvertinti rezultatus.

Išvada

Krovinių gabenimas į Vokietiją su technine integracija tikrai gali supaprastinti jūsų gyvenimą, bet tik jei viskas padaryta protingai ir palaipsniui. Neinvestuokite iš karto į brangiausią sistemą, nebandykite visko automatizuoti vienu metu, visada turėkite atsarginį planą. Geriausia sistema yra ta, kuri veikia ir kurią žmonės iš tikro naudoja, o ne ta, kuri skamba gražiai brošiūroje. Jei turite klausimų apie konkrečią situaciją – rašykite, bandysiu padėti.