Globalios pristatymo sistemų iš Vokietijos, skaitmenizacija

Įvadas

Dirbu tarptautinių perkraustymų srityje jau aštuonerius metus, ir per tą laiką mačiau, kaip Vokietijos logistikos įmonės tiesiogiai keičia žaidimo taisykles. Globalios pristatymo sistemų iš Vokietijos skaitmenizacija – tai ne tik gražūs žodžiai brošiūrose. Tai realus pokytis, kuris per pastaruosius 5 metus smarkiai pagreitino mano kasdienį darbą su klientais. Šiame straipsnyje pakalbėsime apie tai, kaip vokiečių sistema veikia, kokie jos privalumai ir kur kartais stringa. Nes viskas taip pat nėra idealu, kaip kartais norėtųsi tikėti.

Kaip veikia vokiečių sistema

Kada pirmą kartą susidūriau su vokiečių platforma?

Buvo 2019-aisias, kai pirmą kartą teko dirbti su viena didele Vokietijos logistikos įmone. Jie turėjo sistemą, kuri leido sekti krovinį realiu laiku – ne taip kaip anksčiau, kai reikėdavo skambinti ir klausti, kur dabar tas konteineris. Iš pradžių net nepatikėjau, kad viskas veikia taip sklandžiai. Pirmas mano įspūdis buvo – galiausiai kažkas padarė tai, ko visi seniai reikėjome. Sistema rodė tikslų pristatymo laiką, leido keisti maršrutą net tada, kai sunkvežimis jau buvo pakeliui, ir viskas buvo viename lange. Tiesą sakant, tai buvo pirmas kartas, kai jaučiausi, kad technologija tikrai dirba mums, o ne mes jai.

Ar sistema tikrai tokia pažangi, kaip skelbiama?

Iš dalies taip, iš dalies – ne. Vokiečių sistemose tikrai yra labai išvystyta GPS sekimo funkcija, automatizuoti dokumentų valdymo procesai veikia gerai, o dirbtinis intelektas padeda numatyti galimus vėlavimus. Tačiau kartais viskas stringa dėl pačių įmonių – jei vietinis padalinys nenaudoja naujausios sistemos versijos, gauni tuos pačius popierinius dokumentus kaip ir prieš dešimt metų. Taigi technologija yra, bet jos pritaikymas priklauso nuo konkrečios įmonės. Aš pats mačiau atvejų, kai didelė Vokietijos firma naudojo seną sistemą tik todėl, kad naujos diegimas buvo „per brangus" – taip tiesiog yra.

Kokie pagrindiniai skirtumai nuo kitų šalių sistemų?

Skirtumas pirmiausia matomas detalume. Vokiečiai mėgsta viską suskaičiuoti iki galo – kiekviena siunta turi unikalų kodą, kiekvienas veiksmas sistemoje palieka pėdsaką. Prancūzai, pavyzdžiui, daugiau dėmesio skiria lankstumui, o ne procesų standartizavimui. Azijos rinkos – čia viskas labai greitai keičiasi, bet kartais kokybė nukenčia. Aš visada sakau klientams: jei nori tikslumo ir aiškumo – rinkis vokiečių sistemą. Jei reikia greičiau ir lanksčiau – galbūt reikia žiūrėti kitur. Abu variantai turi savo vietą.

Kas keičiasi skaitmenizacijos dėka

Ar tikrai greičiau pristatoma?

Čia reikia būti sąžiningam – pati sistema greičiau nepristato, bet ji žymiai greičiau suranda problemas. Anksčiau, jei krovinys vėlavo, sužinodavome tik tada, kai klientai skambindavo pykdami. Dabar sistema pati siunčia pranešimą, kad „numatomas vėlavimas 2 valandos". Tai leidžia man iš karto skambinti klientui ir perspėti, o ne gintis vėliau. Per mano aštuonerius metus tai tikrai pagerino santykius su klientais. Jie jaučiasi, kad aš juos informuoju, o ne slepiu problemas.

Ar sumažėjo klaidų?

Dramatiškai sumažėjo žmogiškų klaidų – taip. Bet sistemos klaidų padaugėjo, jei supranti, ką noriu pasakyti. Kartais sistema užstringa, kartais duomenys nepersiuncia tarp skirtingų platformų. Vieną kartą turėjau situaciją, kai viena Vokietijos įmonė naudojo vieną sistemą, o jų partneris Lenkijoje – visiškai kitą. Rezultatas – duomenys apie krovinį dingo kažkur per pusę kelio. Teko viską atstatyti rankiniu būdu. Taigi skaitmenizacija padeda, bet tik tada, kai visi naudoja suderinamas sistemas. Tai nėra taip paprasta, kaip atrodo reklamose.

Kokie dokumentai dabar tvarkomi automatizuotai?

Beveik visi standartiniai dokumentai – CMR važtaraščiai, prekių deklaracijos, muitinės dokumentai. Sistema pati sugeneruoja reikiamus dokumentus, patikrina, ar nieko netrūksta, ir išsiunčia reikiamoms šalims. Anksčiau tai darydavome rankiniu būdu ir kartais praleisdavome kokį nors svarbų popiergali. Dabar sistema tiesiog neleidžia to padaryti – jei kažko trūksta, sistema tiesiog neleidžia eiti toliau. Iš pradžių tai erzino, bet dabar suprantu, kad tai tikrai naudinga. Kartais netgi per daug griežta – kartais reikia tikrai greitai išsiųsti dokumentą, o sistema laukia „patvirtinimo" iš kažkurio biuro, kuris dirba tik iki penkių.

Praktiniai aspektai

Kiek tai kainuoja?

Čia tikrai kainuoja, ir nėra tai mažai. Diegimo kaina gali siekti nuo kelių tūkstančių iki keliasdešimt tūkstančių eurų, priklausomai nuo įmonės dydžio ir sistemos sudėtingumo. Bet ilgalaikės sąnaudos sumažėja – mažiau žmonių reikia dokumentams tvarkyti, mažiau klaidų, mažiau laiko prarandama ieškant informacijos. Aš pats skaičiavau viena mano klientų atveju – per metus sutaupė apie 30% dokumentų tvarkymo išlaidų. Bet čia reikia žiūrėti konkrečiai, nes ne kiekvienam verslui tai bus naudinga. Mažoms įmonėms su keliais kroviniais per mėnesį tikriausiai neverta investuoti į brangią sistemą.

Ar reikalingas specialus mokymas?

Taip, ir čia dažnai kyla problemų. Vokiečių sistemos dažnai būna labai sudėtingos, su daugybe funkcijų, kurių paprastas vartotojas niekada nenaudos. Mokymas trunka nuo kelių dienų iki kelių savaičių, priklausomai nuo to, kaip greitai žmonės mokosi. Aš pats turėjau darbuotoją, kuris priešinosi naujai sistemai tris mėnesius – sakė, kad „senuoju būdu greičiau". Po treniruotės suprato, kad buvo neteisus, bet tas pereinamasis laikotarpis buvo tikrai sunkus. Čia reikia kantrybės ir aiškaus vadovavimo.

Kaip suderinti su esama sistema?

Dažniausiai reikia papildomų modulių arba netgi samdyti IT specialistą, kad sujungtų skirtingas sistemas. Vokietijos įmonės dažnai siūlo savo API, bet ne visada jos veikia su senesnėmis sistemomis. Vieną kartą turėjome klientą, kuris naudojo sistemą iš 2008 metų – su nauja Vokietijos platforma ji tiesiog „nekalbėjo". Teko arba keisti seną sistemą, arba rankiniu būdu perkelti duomenis. Abi galimybės buvo brangios ir laiko reikalaujančios. Čia mano patarimas – prieš pradedant bendradarbiauti su vokiečių logistika, pasitikrinkite, ar jūsų sistema suderinama. Išvengsite daug galvos skausmo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar sistema veikia visose šalyse?

Vokietijos pagrindinės sistemos veikia visoje Europoje, bet kai kuriuose regionuose – pavyzdžiui, kai kuriose Rytų Europos šalyse – gali būti vėlavimų arba sistemos neveikia visomis funkcijomis. Kartais tai priklauso nuo vietos partnerio – jei jie naudoja seną sistemą, viskas stringa. Aš pats turėjau atvejų, kai Vokietijoje viskas veikė puikiai, o Lenkijoje tas pats krovinys buvo „ nematomas" tris dienas. Pasirodo, lenkų partneris naudojo visiškai kitą sistemą ir duomenis suvedė rankiniu būdu tik tada, kai paskambinau. Taigi – veikia, bet ne visada ir ne visur.

Ką daryti, jei sistema stringa?

Pirmiausia – nesijaudinkite, tai nutinka dažniau, nei manytumėte. Turėkite atsarginį planą: visada turėkite svarbius kontaktus telefonu, žinokite, kam skambinti, jei sistema neveikia. Aš visada rekomenduoju klientams turėti „popierinį" variantą – bent jau svarbiausių dokumentų kopijas. Kartais sistema stringa būtent tada, kai labiausiai reikia – pvz., per šventes arba savaitgalį, kai IT palaikymas nedirba. Čia padeda tik senas geras telefono skambutis.

Ar galima sekti krovinį išmaniajame telefone?

Taip, dauguma Vokietijos sistemų turi mobiliąsias programėles. Jos veikia gana gerai, bet kartais būna ribotos – pilną informaciją gausite tik kompiuterio versijoje. Mobiliuoju dažniausiai galima matyti pagrindinę informaciją: kur dabar krovinys, kada numatomas pristatymas, ar yra vėlavimų. Man asmeniškai patogiau naudoti kompiuterį, bet klientai dažnai klausia būtent apie telefono programėles – nori viską matyti „čia ir dabar". Suprantu juos, pats toks esu.

Kaip užtikrinti duomenų saugumą?

Vokietijos įmonės paprastai laikosi griežtų duomenų apsaugos standartų – čia joms padeda ir pati šalies teisinė sistema. Bet jūs patys taip pat turite pasirūpinti: naudokite stiprius slaptažodžius, keiskite juos reguliariai, nepasidalykite prisijungimo duomenimis su pašaliniais asmenimis. Aš žinojau atvejų, kai buvo pavogti prisijungimo duomenys ir kažkas kitas valdė siuntas kitos įmonės vardu. Tai rimta problema, todėl čia negalima taupyti.

Kokie yra sistemos atnaujinimai?

Dažniausiai vokiečių įmonės atnaujina sistemas kas kelis mėnesius. Kartais tai tik kosmetiniai pakeitimai, kartais – naujos funkcijos. Problema ta, kad kartais po atnaujinimo kažkas nustoja veikti taip, kaip prieš tai. Vieną kartą po didelio atnaujinimo praradome galimybę eksportuoti duomenis į Excel – teko laukti du mėnesius, kol ištaisė. Čia reikia tiesiog priprasti ir turėti omenyje, kad ne viskas visada veiks sklandžiai.

Ar galima integruoti su mano buhalterine sistema?

Dažniausiai taip, bet priklauso nuo konkrečių sistemų. Vokietijos platformos paprastai siūlo standartines sąsajas su populiariomis buhalterinėmis programomis. Jei naudojate kažką labai specifinio, gali prireikti papildomo darbo. Aš pats turėjau klientą, kuris naudojo labai seną buhalterinę sistemą – teko samdyti programuotoją, kad sukurtų sąsają. Tai kainavo papildomai, bet ilgalaikėje perspektyvoje buvo verta.

Ką daryti, jei prarandu interneto ryšį?

Turėkite alternatyvų būdą gauti informaciją – pvz., žinokite svarbiausius telefono numeris, galėkite susisiekti su vietos atstovu. Daugelis Vokietijos sistemų turi galimybę gauti svarbius pranešimus ir el. paštu, ne tik per sistemą. Aš visada patariu klientams: jei dirbate srityje, kur internetas nėra stabilus, turėkite „planą B". Kartais seniausias būdas – telefono skambutis – yra pats patikimiausias.

Kaip sistema padeda muitinės procedūrose?

Čia tikrai yra didelis pokytis. Daugelis Vokietijos sistemų turi tiesioginę sąsają su muitinės sistemomis – dokumentai pateikiami elektroniniu būdu, nereikia jų vežti popierine forma. Tai žymiai pagreitina muitinės procedūras, ypač jei vežate prekes tarp ES šalių. Bet čia yra niuansas – jei vežate prekes į ne ES šalis arba iš jų, vis tiek gali prireikti papildomų dokumentų ir asmeninio dalyvavimo. Sistema padeda, bet neatstoja viso proceso.

Ar sistema pritaikyta mažoms įmonėms?

Čia reikia žiūrėti konkrečiai. Kai kurios Vokietijos įmonės siūlo supaprastintas sistemas mažoms įmonėms – jos turi pagrindines funkcijas ir kainuoja mažiau. Kitos orientuojasi tik į didelius klientus. Mano patarimas – prieš rinkdamiesi sistemą, aiškiai pasakykite, kokie jūsų poreikiai. Kartais geriau pradėti nuo paprastesnės sistemos ir vėliau pereiti prie sudėtingesnės, jei reikia. Nereikia pirkti „iš šautuvo" visko iš karto.

Kokie yra pagrindiniai sistemos trūkumai?

Kartais sistema per daug sudėtinga paprastam naudojimui – per daug funkcijų, per daug mygtukų. Kartais ji veikia tik tam tikromis valandomis (nors tai retas atvejis). Kartais palaikymo tarnyba atsako per lėtai – ypač jei esate mažas klientas. Dar viena problema – ne visada sistema suderinama su kitų šalių sistemomis. Čia reikia tiesiog priprasti ir žinoti, kad ne viskas bus idealu. Aš pats esu matęs, kaip žmonės pyksta ant sistemų, bet po to supranta, kad jos vis tiek geriau nei senas popierinis darbas.

Kaip greitai galima pradėti naudotis sistema?

Paprastai nuo kelių dienų iki kelių savaičių, priklausomai nuo sistemos sudėtingumo ir jūsų poreikių. Pagrindines funkcijas galima išmokti per kelias dienas, bet norint naudotis visomis galimybėmis, reikia daugiau laiko. Aš visada patariu skirti bent savaitę mokymams, jei tai sudėtingesnė sistema. Ir dar svarbiau – turėkite žmogų, kuris sistemą gerai išmano ir galės padėti kitiems. Vienas žmogus įmonėje turi būti „sistemosambasadorius".

Ar galima keisti kalbą sistemoje?

Dauguma Vokietijos sistemų veikia keliomis kalbomis – vokiečių, anglų, kartais lenkų, čekų ir kitomis. Bet čia būna įvairių niuansų – kartais kai kurios funkcijos prieinamos tik vokiečių kalba. Jei jūsų komanda nemoka vokiečių, gali būti sunkumų. Aš pats turėjau situaciją, kai viena funkcija buvo tik vokiečių kalba, ir teko samdyti vertėją. Tai buvo nedidelė, bet vis tiek erzina problema.

Ką daryti, jei krovinys dingsta sistemoje?

Pirmiausia – nedelsiant susisiekite su įmone telefonu. Kartais tai techninė klaida, kurią galima greitai ištaisyti. Kartais krovinys tikrai dingęs – tada reikia pradėti paieškos procesą. Čia sistema padeda tuo, kad viskas užfiksuota, yra duomenys apie tai, kas ir kada darė veiksmus su krovinio dokumentais. Tai palengvina tyrimą. Bet čia taip pat reikia kantrybės – kartais paieškos trunka kelias dienas, o kartais ir savaites.

Ar sistema tinka pavojingoms prekėms?

Taip, daugelis sistemų turi specialias funkcijas pavojingoms prekėms (ADR). Jos padeda sekti reikiamus dokumentus, užtikrina, kad būtų laikomasi visų reikalavimų. Bet čia reikia būti ypač atsargiems – jei sistema rodo, kad viskas gerai, vis tiek patys patikrinkite dokumentus. Automatizacija čia padeda, bet neatstoja žmogiško patikrinimo. Aš visada sakau: pavojingų prekių atveju geriau patikrinti du kartus nei vieną kartą per mažai.

Kaip sistema padeda planuoti pristatymus?

Sistema leidžia matyti visus užsakymus viename lange, planuoti maršrutus, matyti, kurie vairuotojai ar transporto priemonės laisvos. Tai žymiai palengvina planavimą, ypač jei turite daug siuntų. Bet sistema negali visko padaryti už jus – vis tiek reikia žmogaus, kuris priims sprendimus, įvertins situaciją, priims skubius sprendimus. Čia aš visada sakau: sistema yra įrankis, o ne stebuklas. Ji padeda, bet neatstoja patirties.

Ar sistema veikia su kitų šalių logistikoje?

Dažniausiai taip, bet priklauso nuo konkretaus atvejo. Jei bendradarbiaujate su įmonėmis, kurios taip pat naudoja panašias sistemas, viskas veikia gerai. Jei jos naudoja visiškai skirtingas sistemas, gali prireikti papildomų pastangų duomenims suderinti. Čia mano patarimas – prieš pradėdami bendradarbiavimą, pasitikrinkite, kokias sistemas naudoja kita šalis. Išvengsite daug problemų vėliau.

Kokie yra ateities planai?

Vokietijos logistikoje jau dabar testuojamos naujos technologijos – blockchain dokumentams, dirbtinis intelektas maršrutų planavimui, autonominis transportas. Kiek tai realu šiandien? Dalis jau veikia, dalis – tik bandymų stadijoje. Aš pats esu smalsus žmogus ir visada domiuosi naujovėmis, bet esu ir realistas – ne viskas, kas skelbiama, iš tikrųjų veikia. Reikia palaukti ir pamatyti, kas iš tikrųjų bus naudinga praktikoje.

Kaip sistema padeda klientų aptarnavimui?

Čia pokytis tikrai didelis. Anksčiau klientai skambindavo ir klausdavo „kur mano krovinys", o mes turėdavome skambinti į sandėlį, ieškoti dokumentų, galų gale surasti informaciją. Dabar – vienas mygtukas ir matome viską. Klientai gali patys sekti siuntą, matyti numatomą pristatymo laiką. Tai sumažino mano darbo krūvį žymiai, bet kartu padidino klientų lūkesčius – jie nori viską matyti realiuoju laiku ir pyksta, jei sistema rodo netiksliai. Čia reikia rasti balansą.

Ar sistema brangesnė už tradicinius metodus?

Iš pradžių taip – reikia investuoti į diegimą, mokymus, galbūt įrangą. Bet ilgalaikėje perspektyvoje dažniausiai atsiperka. Mažiau žmonių reikia dokumentams tvarkyti, mažiau klaidų, mažiau laiko prarandama. Aš pats skaičiavau keliems klientams – investcija atsipirkdavo per 1-2 metus. Bet čia reikia žiūrėti konkrečiai, nes ne kiekvienam verslui tai bus naudinga. Jei turite tik kelias siuntas per mėnesį, tikriausiai neverta.

Ką daryti, jei noriu pereiti prie kitos sistemos?

Tai įmanoma, bet reikia planuoti iš anksto. Pirmiausia – išsiaiškinkite, ar nauja sistema suderinama su dabartine, ar galėsite perkelti duomenis. Antra – numatykite pereinamąjį laikotarpį, kai naudosite abi sistemas. Trečia – pasitikrinkite, ar nauja sistema tikrai geriau atitinka jūsų poreikius. Aš pats mačiau atvejų, kai žmonės perėjo prie „geresnės" sistemos ir po to gailėjosi – nauja sistema turėjo kitų problemų. Čia reikia gerai pagalvoti prieš priimant sprendimą.

Išvada

Globalios pristatymo sistemų iš Vokietijos skaitmenizacija tikrai keičia mūsų darbą – greičiau gauname informaciją, mažiau klaidų, klientai gali patys sekti siuntas. Bet čia nėra stebuklo – sistemos kartais stringa, jos brangiai kainuoja, ir ne visada viskas veikia taip, kaip reklamoje. Mano patirtis per aštuonerius metus sako: naudokite technologiją, bet turėkite ir atsarginį planą. Senas telefono skambutis kartais vis dar geriau nei naujausia platforma. Svarbiausia – žinoti, kad sistema yra įrankis jums, o ne jūs įrankis sistemai.