Formalus ekspedijavimas į Vokietiją – greitas ir patikimas

Įvadas

Ekspedijavimas į Vokietiją – tai ne tik krovinio gabenimas. Čia reikia susitvarkyti dokumentus, suderinti terminus su muitinėm, kartais net su keliomis šalimis jei važiuoji per tranzitą. Aš šitoje srityje dirbu jau aštuonerius metus ir galiu pasakyti – Vokietija iš tikro nėra sudėtinga šalis, jei žinai kaip elgtis. Bet jei nemoki – gali užstrigti ir savaitėm, o kartais ir brangiau sumokėti nei reikėjo. Šiame straipsnyje paaiškinsiu kaip viskas veikia, kokie dokumentai reikalingi, kiek tai kainuoja ir ko geriau nedaryti. Ne viskas bus idealu, kartais ir aš nežinau atsakymo – pasakysiu tiesiai.

Kaip veikia ekspedijavimas į Vokietiją

Kuo skiriasi ekspedijavimas nuo paprasto krovinio vežimo?

Skirtumas toks – ekspedijavimas tai visas procesas, o ne tik gabenimas. Kai veži krovinį į Vokietiją, reikia sutvarkyti muitinės dokumentus, jei veži iš ne ES šalies, arba T1 dokumentą jei važiuoji per kelias šalis. Paprastas vežėjas tik paveža, o ekspeditorius užtikrina kad viskas būtų teisingai. Aš turėjau klientą kuris pats bandė viską susitvarkyti – praleido tris savaites kol suprato kad jam reikia ne tik vežėjo bet ir ekspeditoriaus. Galų gale vis tiek pas mane atėjo.

Ar galiu pats susitvarkyti dokumentus?

Techniškai – taip, jei turi laiko ir žinai kaip. Praktiškai – dauguma žmonių sugaišo daugiau nei verta. Yra žmonių kurie patys užpildo CMR važtaraštį, T1 dokumentą, suderina muitinės terminus. Bet čia reikia žinoti specifiką. Vienas mano klientų bandė pats – suklydo su prekių kodu, muitinė sustabdė krovinį penkioms dienoms. Galų gale mokėjo baudą ir vis tiek samdė mus taisyti. Kartais pigiau iš karto samdyti profesionalus.

Kokie žingsniai reikalingi norint pradėti?

Pirmiausia reikia žinoti ką veži – prekės tipas, vertė, šalis iš kurios veži. Jei veži iš Lietuvos į Vokietiją ir abi šalys ES – viskas paprasčiau, bet vis tiek reikia tam tikrų dokumentų. Jei veži iš trečiosios šalies per Lietuvą į Vokietiją – reikia muitinės dokumentų abiejose šalyse. Pirmas žingsnis – susirinkti visus dokumentus: sąskaitą faktūrą, packing list, prekių aprašymą. Tada susisieki su ekspeditoriumi ir jie tvarko likusius dokumentus.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Priklauo nuo situacijos. Jei veži iš Lietuvos į Vokietiją ir viskas ES viduje – gali būti greičiau nei savaitė. Jei reikia muitinės dokumentų – nuo dviejų iki penkių darbo dienų priklausomai nuo muitinės apkrovos. Vieną kartą turėjome atvejį kai Vokietijos muitinėje krovinys stovėjo savaitę dėl patikrinimo. Tai nėra dažna, bet pasitaiko. Geriausia planuoti su kaupu.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia ekspedijavimui į Vokietiją?

Pagrindiniai dokumentai – tai sąskaita faktūra (commercial invoice), packing list (sąrašas ką veži), CMR važtaraštis (tarptautinis krovinio dokumentas). Jei veži iš ne ES šalies – reikalingas T1 arba T2 dokumentas, priklausomai nuo prekių tipo. Kartais reikia ir kitų dokumentų – jei veži tam tikras prekes, pvz maisto produktus ar medicinos įrangą, reikalingi papildomi sertifikatai. Aš visada prašau klientų kuo tiksliau apibūdinti ką veža, nes kartais net mažas detalės gali pakeisti dokumentų sąrašą.

Kas yra T1 dokumentas ir ar man jo reikia?

T1 dokumentas – tai muitinės tranzito dokumentas. Jo reikia kai veži prekes iš vienos šalies į kitą per trečiąją šalį, arba kai prekės dar nėra atleistos nuo muitinės. Pavyzdžiui, jei veži prekes iš Kinijos į Vokietiją per Lietuvą, tau reikia T1 dokumento. Jei veži iš Lietuvos į Vokietiją ir abi šalys ES – T1 paprastai nereikia, bet kartais vis tiek naudojamas dėl įvairių priežasčių. Geriausia pasitikslinti su ekspeditoriumi konkrečiai savo situacijai.

Ar reikalingas CMR važtaraštis?

Taip, CMR važtaraštis yra standartinis dokumentas tarptautiniams kroviniams. Jį reikia kai veži krovinį keliais automobiliais. CMR – tai tarptautinis konvencijos dokumentas, jis naudojamas visoje Europoje. Jame nurodoma kas veža, iš kur, į kur, kas yra krovinys. Vokietijoje ypač svarbu kad CMR būtų teisingai užpildytas – jie labai atidžiai tikrina dokumentus. Buvo atvejis kai dėl klaidos CMR dokumente muitinėje užtrukome dvi dienas kol ištaisėme.

Ką daryti jei neturiu visų dokumentų?

Gali bandyti vežti ir su dalimi dokumentų, bet rizikuojama. Kartais galima gauti laikiną dokumentą arba sutvarkyti dokumentus vietoje, bet tai kainuoja papildomai ir užtrunka. Aš visada patariu pirma susitvarkyti dokumentus – taip bus greičiau ir pigiau. Jei tikrai negali gauti kažkokio dokumento – pasitark su ekspeditoriumi, jie žino ar įmanoma kaip nors kitaip.

Ar Vokietijos muitinė yra griežtesnė nei kitų šalių?

Vokietijos muitinė tikrai yra viena iš griežtesnių Europoje. Jie labai atidžiai tikrina dokumentus, prekių kodus, vertes. Kartais net prašo papildomų įrodymų. Bet jei viskas tvarkoje – jokių problemų. Jie tiesiog nori kad viskas būtų teisingai. Aš turėjau atvejį kai Vokietijos muitinė paprašė sąskaitos faktūros originalo nors turėjome kopiją – teko siųsti per kurjerį per naktį. Iš kitos pusės, tai rodo kad jie dirba sąžiningai.

Kainos ir terminai

Kiek kainuoja ekspedijavimas į Vokietiją?

Kaina priklauso nuo daug faktorių – krovinio dydžio, tipo, atstumo, reikalingų dokumentų. Orientaciškai – mažas krovinys iki 1000 kg gali kainuoti nuo 300 iki 500 eurų, didesnis krovinys iki 5000 kg – nuo 800 iki 1500 eurų. Bet tai tik orientaciniai skaičiai. Vieną kartą turėjau klientą kuris vežė labai brangų krovinį – kaina buvo žymiai didesnė dėl draudimo ir papildomų reikalavimų. Geriausia gauti individualų pasiūlymą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Gali būti papildomų mokesčių jei reikalingi papildomi dokumentai, jei krovinys stovi muitinėje ilgiau nei numatyta, jei reikia specialios transporto priemonės. Kartais pasitaiko ir tokių atvejų kai įmonės prideda mokesčius už „skubumą" arba už tam tikrus dokumentus. Aš visada stengiuosi iš karto pasakyti klientui visą kainą su viskuo, bet ne visos įmonės taip daro. Būkite atsargūs su labai pigiais pasiūlymais – dažnai tenka permokėti vėliau.

Kokie yra standartiniai pristatymo terminai?

Iš Lietuvos į Vokietiją – paprastai nuo dviejų iki keturių dienų jei viskas tvarkoje. Jei reikalingi muitinės dokumentai – pridėk dar vieną dvi dienas. Kartais būna ir greičiau, kartais lėčiau. Buvo atvejis kai pristatėme per vieną dieną, bet tai buvo ypatingas atvejis su papildomu mokesčiu. Paprastai planuokite nuo trijų iki penkių dienų jei reikia tiksliai.

Ar galima greičiau – per vieną ar dvi dienas?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Greitas pristatymas reikalauja kad visi dokumentai būtų tvarkingi iš karto, kad transportas būtų pasiekiamas greičiau, kad muitinės procedūros būtų pagreitintos. Vieną kartą turėjome klientą kuriam reikėjo per vieną dieną – pavyko, bet kainavo trigubai daugiau nei standartinis pristatymas. Kartais verta, kartais ne – priklauso nuo situacijos.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Paprastai reikalingas avansinis mokėjimas arba dalis iš karto, dalis po pristatymo. Priklauo nuo įmonės ir nuo to ar jau esate bendradarbiavę. Naujiems klientams dažnai prašoma avanso. Mokėjimo būdai – banko pervedimas, kartais galima ir su kortele. Aš patariu visada pasirašyti sutartį kurioje aiškiai nurodyta kaina ir mokėjimo sąlygos – taip išvengsite nesusipratimų.

Problemos ir sprendimai

Kas nutinka jei dokumentuose yra klaidų?

Jei dokumentuose yra klaidų – krovinys gali būti sustabdytas muitinėje kol klaidos bus ištaisytos. Kartais tai užtrunka vieną dieną, kartais ilgiau. Gali tekti mokėti papildomus mokesčius už delsimą. Vieną kartą turėjome atvejį kai kliento pateiktoje sąskaitoje faktūroje buvo neteisinga prekių vertė – Vokietijos muitinė pastebėjo ir paprašė paaiškinimo. Išsprendėme, bet užtruko tris dienas.

Ką daryti jei krovinys dingsta?

Pirma – nedelsiant susisiekti su vežėju ir ekspeditoriumi. Reikia aiškintis kas nutiko. Jei krovinys tikrai dingęs – reikia kreiptis į policiją, informuoti draudimo kompaniją. Dažniausiai kroviniai ne dingsta, o tiesiog užtrunka kur nors kelyje. Bet buvo atvejų kai kroviniai buvo pavogti – ypač jei vežama brangių prekių. Todėl svarbu turėti draudimą.

Kaip elgtis jei muitinėje kyla problemų?

Nepanikuok. Pirma – sužinokite kokia tiksliai problema. Dažniausios problemos – trūksta dokumentų, dokumentuose klaidos, prekių kodas neatitinka, vertė per maža ar per didelė. Kiekviena problema turi sprendimą. Kartais reikia papildomų dokumentų, kartais reikia paaiškinti, kartais reikia sumokėti muitus. Geriausia turėti ekspeditorių kuris žino kaip spręsti šias problemas – jie turi patirties su Vokietijos muitine.

Ar galiu pats važiuoti per muitinę ar reikia ekspeditoriaus?

Techniškai galite pats, bet praktiškai – ekspeditorius žino kaip viską sutvarkyti greičiau. Muitinėje reikia užpildyti tam tikras formas, pateikti dokumentus, kartais paaiškinti prekių paskirtį. Jei nemokate vokiečių kalbos ir nežinote procedūrų – gali būti sunku. Aš patariu bent jau pirmą kartą naudotis ekspeditoriaus paslaugomis, vėliau galėsite bandyti patys jei norite.

Kas nutinka jei vežu prekes kurioms reikalingi specialūs leidimai?

Tuomet reikalingi papildomi dokumentai ir leidimai. Priklauso nuo prekių tipo – maisto produktams reikalingi sveikatos sertifikatai, medicinos įrangai – CE ženklinimas ir dokumentai, chemikalams – saugos duomenų lapai ir leidimai. Kartais reikia net kelių leidimų iš skirtingų institucijų. Vieną kartą turėjome klientą kuris vežė maisto papildus į Vokietiją – prireikė net trijų skirtingų dokumentų ir dviejų savaičių laiko juos gauti.

Praktiniai patarimai

Kada geriausia planuoti ekspedijavimą?

Kuo anksniau – tuo geriau. Jei žinote kad reikės vežti krovinį – planuokite bent prieš savaitę. Taip bus laiko susitvarkyti dokumentus, rasti tinkamą transportą, suderinti terminus. Jei reikia skubiai – galima ir greičiau, bet tai kainuoja brangiau. Aš turėjau klientų kurie skambino penktadienį ir norėjo kad pirmadienį jau būtų Vokietijoje – kartais pavyksta, kartais ne.

Kaip pasirinkti patikimą ekspeditorių?

Ieškokite įmonės kuri turi patirtį su Vokietija, kuri gali pateikti atsiliepimus ar rekomendacijas. Pasitikrinkite ar jie turi reikiamus licencijas ir draudimą. Palyginkite kelis pasiūlymus, bet ne rinkitės tik pagal kainą – kartais pigiausi pasiūlymai vėliau kainuoja brangiau. Aš pats visada sakau klientams kad jie gali pasiskambinti ir pasiteirauti, aš visada atsakau į klausimus net jei jie paskui nesamdo mūsų.

Ar verta drausti krovinį?

Taip, ypač jei krovinys vertingas. Draudimas paprastai kainuoja nedidelę procentą nuo krovinio vertės, bet gali sutaupyti daug pinigų jei kas nors nutinka. Vieną kartą turėjome atvejį kai krovinys buvo apgadintas per transportavimą – klientui buvo išmokėta kompensacija iš draudimo. Jei krovinys ne toks vertingas – galima ir nedraudžia, bet aš visada rekomenduoju bent jau pagrindinį draudimą.

Ką daryti prieš patikrinimą krovinio?

Pasiruošk visus dokumentus iš anksto, patikrink ar jie teisingi, ar nėra klaidų. Pasiruošk papildomus dokumentus jei muitinė paprašys. Užtikrink kad krovinys būtų tvarkingai supakuotas ir ženklinimas atitiktų tai kas nurodyta dokumentuose. Kartais verta pasikalbėti su ekspeditoriumi iš anksto ir sužinoti ko tikėtis. Jei veži kažką neįprasto – geriau iš karto pasakyk, nes muitinė vis tiek sužinos.

Kaip suprasti ar įmonė patikima?

Patikima įmonė turi aiškią informaciją apie save – adresą, kontaktus, licencijas. Jie atsako į klausimus aiškiai ir konkrečiai, o ne tik siūlo kainą. Jie nežada neįmanomų dalykų. Turi atsiliepimų ar rekomendacijų. Vieną kartą turėjau klientą kuris buvo apgautas įmonės kuri žadėjo labai žemą kainą – galų gale krovinys taip ir nebuvo pristatytas, o pinigai prarasti. Būkite atsargūs.

Ar galima sekti krovinio buvimo vietą?

Dauguma šiuolaikinių ekspeditorių siūlo galimybę sekti krovinį realiu laiku per GPS. Kartais tai įskaičiuota į kainą, kartais papildomai kainuoja. Jei jums svarbu žinoti kur krovinys – iš karto pasiteiraukite ar tokia galimybė yra. Aš visada siūlau klientams sekti krovinį, taip jie ramiau jaučiasi.

Išvada

Ekspedijavimas į Vokietiją nėra toks sudėtingas kaip gali pasirodyti, jei žinai kaip elgtis. Svarbiausia – teisingi dokumentai, patikimas ekspeditorius ir realistiniai lūkesčiai dėl terminų. Vokietijos muitinė griežta, bet sąžininga – jei viskas tvarkoje, jokių problemų nebus. Kartais nutinka ir netikėtumų – krovinys užtrunka, dokumentuose atsiranda klaidų, bet su patirties galima išspręsti beveik viską. Jei pirmą kartą vežate į Vokietiją – geriau pasikonsultuokite su profesionalais, vėliau galėsite ir patys bandyti. Svarbiausia – nepersistengti su taupymu, nes kartais pigiausias variantas tampa brangiausiu.