B2B krovinių pervežimas iš Vokietijos su Cloud sprendimais

1 Straipsnis

Įvadas

Sveiki, jei skaitote šį tekstą, greičiausiai jūsų įmonė jau veža krovinius iš Vokietijos arba planuoja pradėti, ir jūs ieškote būdų, kaip viską sutvarkyti efektyviau. Aš dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik 15 metų, ir per šį laiką mačiau viską – ir gerus, ir tikrai blogus pavyzdžius. Šiandien noriu paprastai paaiškinti, kaip Cloud sprendimai gali pagerinti jūsų B2B krovinių pervežimą iš Vokietijos, kokios yra realios galimybės ir į ką verta atkreipti dėmesį. Nežadu stebuklų, bet tikrai galiu parodyti keletą praktiškų dalykų, kurie veikia.

Kaip veikia Cloud sprendimai krovinių pervežime?

Na, pradėkime nuo to, kas tas Cloud iš viso reiškia mūsų kontekste. Cloud sprendimai – tai programos ir sistemos, kurios veikia internetu, jums nereikia diegti jokios programos savo kompiuteryje, viskas pasiekiam per naršyklę. Tai labai patogu, ypač kai dirbate su keliomis įmonėmis iš karto.

Aš pats prieš porą metų pradėjau naudoti vieną tokią sistemą ir dabar net neįsivaizduoju, kaip anksčiau tvarkydavau visus dokumentus. Anksčiau viskas buvo Excel lentelės, el. laiškai, kartais net popieriniai sąrašai – tikrai chaosas. Dabar viskas vienoj vietoj, ir aš galiu matyti visų savo krovinių statusą realiu laiku.

Ar Cloud sistema tinka mažoms įmonėms?

Klausimas, kurį girdžiu labai dažnai. Ir atsakymas – taip, tikrai tinka, bet priklauso nuo jūsų poreikių. Jei vežate tik kelis krovinius per mėnesį, galbūt neverta mokėti už brangią sistemą. Bet jei jūsų įmonė jau turi bent kelis sunkvežimius arba dirba su nuolatiniais klientais, Cloud sprendimas tikrai pasiteisins.

Aš pažįstu vieną mažą pervežimo įmonę iš Kauno, jie pradėjo naudoti paprastą Cloud sistemą tik dėl to, kad jų klientai reikalavo skaidresnės informacijos. Po trijų mėnesių jie sakė, kad vien dėl to jie gavo du naujus didelius klientus. Tai tikrai nėra retas atvejis.

Kokie pagrindiniai Cloud funkcionalumai reikalingi B2B pervežimams?

Svarbiausia, kad sistema leistų sekti krovinius realiu laiku. Jūsų klientai nori žinoti, kur dabar yra jų prekės. Antra – dokumentų valdymas, nes krovinių iš Vokietijos dokumentacija gali būti tikrai sudėtinga. Trečia – sąskaitų ir mokėjimų sekimas, nes B2B sektoriuje tai labai svarbu.

Dar labai naudinga, jei sistema turi automatinį pranešimų siuntimą. Pavyzdžiui, kai krovinys perkerta sieną, sistema automatiškai išsiunčia žinutę gavėjui. Tai nėra brangu, bet labai pagerina klientų patirtį.

Ar sunku pereiti prie Cloud sistemos?

Čia reikia būti sąžiningam – taip, tam tikras pereinamasis laikotarpis bus. Jums reikės perkelti visus duomenis, apmokyti darbuotojus, galbūt koreguoti kai kuriuos procesus. Bet jei jūsų įmonėje dirba žmonės, kurie bijo naujovių, gali būti šiek tiek sunkiau.

Aš pats turėjau atvejį, kai vienas vairuotojas atsisakė naudoti naują sistemą ir sakė, kad jam geriau rašyti ranka. Po dviejų mėnesių jis pats paprašė, kad jam parodyčiau, kaip naudotis, nes matė, kaip kiti greičiau dirba. Tai tiesiog reikalauja laiko ir kantrybės.

Dokumentų tvarkymas ir legalumas

Čia jau pradedame kalbėti apie tikrai svarbius dalykus. Kroviniai iš Vokietijos į Lietuvą ar kitas ES šalis turi daug dokumentų, ir čia Cloud sistema gali tikrai padėti.

Kokius dokumentus reikia tvarkyti vežant krovinius iš Vokietijos?

Pagrindiniai dokumentai yra CMR važtaraštis, komercinė sąskaita, packing list, ir įvairūs leidimai priklausomai nuo krovinio tipo. Jei vežate pavojingas medžiagas (ADR), reikalingi papildomi dokumentai. Vokietijoje yra gana griežta kontrolė, todėl viskas turi būti tvarkingai.

Vienas mano klientų kartais vežė medikus iš Vokietijos į Lenkiją, ir ten dokumentų buvo dar daugiau nei paprastai. Jie naudojo Cloud sistemą, kuri automatiškai tikrino, ar visi dokumentai yra užpildyti teisingai, ir jei kažko trūko – iškart pranešdavo. Tai labai sumažino klaidų skaičių.

Ar Cloud sistema užtikrina teisinį atitikimą?

Čia reikia būti atsargiam. Cloud sistema pati savaime neužtikrina, kad jūs laikotės visų įstatymų. Sistema gali priminti, gali patikrinti, bet galutinė atsakomybė visada yra jūsų. Aš esu matęs atvejų, kai žmonės per daug pasitikėjo sistema ir po to turėjo problemų.

Geriausia naudoti sistemą kaip pagalbinį įrankį, bet visada patikrinti svarbius dokumentus rankiniu būdu. Ypač jei vežate kažką neįprasto arba pirmą kartą dirbate su nauju klientu.

Kaip tvarkyti dokumentus, kai krovinys keliauja per kelias šalis?

Jei jūsų krovinys iš Vokietijos eina per Lenkiją ar kitą šalį, dokumentų reikia dar daugiau. Cloud sistema čia tikrai padeda, nes galite matyti visus dokumentus vienoje vietoje ir sekti, kuris dokumentas kurioje šalyje reikalingas.

Aš rekomenduoju iš anksto susidaryti sąrašą visų reikalingų dokumentų kiekvienai šaliai, per kurią krovinys keliaus. Cloud sistema gali šį sąrašą saugoti ir priminti, bet jūs patys turite žinoti, ko reikia.

Krovinių sekimas ir realaus laiko informacija

Čia yra vienas didžiausių Cloud sistemų pranašumų. Jūs ir jūsų klientai galite matyti, kur krovinys yra bet kuriuo momentu.

Kaip veikia krovinių sekimas per Cloud?

Dažniausiai naudojami GPS sekikliai, kurie įmontuojami į sunkvežimius arba dedami ant konteinerių. Šie sekikliai siundu signalą į Cloud sistemą, ir jūs matote tikslą žemėlapyje. Paprastai galima matyti ne tik vietą, bet ir greitį, kuro lygį, ir kitus parametrus.

Vienas mano pažįstamas naudoja sistemą, kuri rodo net oro temperatūrą šaldytuvų sunkvežimiuose. Tai labai svarbu, kai vežate maisto produktus ar vaistus.

Ar sekimas veikia visose šalyse?

Daugumoje ES šalių veikia gerai, bet yra išimčių. Pavyzdžiui, kai kurios Rytų Europos šalys turi prastesnį mobiliojo ryšio padengimą, ypač kaimo vietovėse. Kartais signalas dingsta kelioms valandoms, ir jūs nematote, kur krovinys yra.

Dar reikia žinoti, kad kai kurios šalys turi griežtus duomenų apsaugos įstatymus, ir GPS sekimas gali būti ribojamas. Vokietijoje, pavyzdžiui, yra tam tikri apribojimai, susiję su vairuotojų privatumu. Čia reikia pasitikrinti teisinę pusę.

Ką daryti, jei klientai reikalauja detalesnės informacijos?

B2B sektoriuje klientai dažnai nori žinoti ne tik tai, kur yra krovinys, bet ir tikslų pristatymo laiką, oro sąlygas kelyje, ir pan. Cloud sistema gali suteikti daugiau informacijos nei paprastas GPS sekimas.

Aš turėjau atvejį, kai vienas didelis klientas reikalavo, kad kiekvienas jų krovinys būtų sekamas kas 15 minučių. Mūsų sistema leido tai daryti, bet tai kainavo brangiau. Kartais verta pasikalbėti su klientu ir paaiškinti, kas yra įmanoma ir už kokią kainą.

Sąskaitų ir finansų valdymas

Čia daugelis pervežimo įmonių turi didelių problemų. Cloud sistema gali padėti tvarkyti finansus daug efektyviau.

Kaip Cloud sistema padeda su sąskaitomis?

Jūs galite automatiškai generuoti sąskaitas pagal sutartus tarifus, sekti, kurios sąskaitos apmokėtos, o kurios – ne. Sistema gali priminti apie vėluojančius mokėjimus ir siųsti pranešimus klientams.

Vienas didelis pranašumas – visos sąskaitos saugomos vienoj vietoj, ir jūs bet kada galite rasti bet kurią sąskaitą iš bet kurio laikotarpio. Man pačiam anksčiau tekdavo ieškoti sąskaitų kelias valandas, dabar tai trunka kelias minutes.

Ar galima integruoti su apskaitos sistema?

Dauguma šiuolaikinių Cloud sistemų turi galimybę integruotis su populiariomis apskaitos programomis. Tai labai patogu, nes nereikia rankiniu būdu perrašinėti duomenų.

Aš naudoju sistemą, kuri automatiškai perduoda duomenis į mūsų buhalterinę programą. Vien dėl to sutaupome bent kelias valandas per savaitę. Bet čia reikia pasitikrinti, ar jūsų naudojama sistema turi tokią integraciją.

Ką daryti su valiutų keitimu?

Krovinių pervežime iš Vokietijos dažnai naudojama eurų valiuta, bet kartais atsiskaitymai vyksta ir kitomis valiutomis. Cloud sistema gali padėti sekti valiutų kursus ir automatiškai perskaičiuoti sumas.

Čia aš pats nesu 100% tikras dėl visų galimybių, bet žinau, kad kai kurios sistemos siūlo tokias funkcijas. Geriausia pasiklausti konkrečios sistemos tiekėjo.

Klientų valdymas ir komunikacija

B2B sektoriuje santykiai su klientais yra labai svarbūs, ir Cloud sistema čia taip pat gali padėti.

Kaip pagerinti komunikaciją su klientais?

Cloud sistema leidžia turėti visą komunikacijos istoriją vienoje vietoj. Jūs matote, ką rašėte klientui, ką jis atsakė, kokius dokumentus siuntėte. Tai labai padeda, kai kyla ginčų arba reikia priminti seną pokalbį.

Dar viena naudinga funkcija – automatiniai pranešimai. Sistema gali automatiškai siųsti žinutes klientams, kai krovinys išvyksta, kai pristatoma, kai atsiranda vėlavimas. Tai sumažina jūsų darbo krūvį ir pagerina klientų patirtį.

Ar galima turėti skirtingus klientų priėjimo lygius?

Taip, dauguma Cloud sistemų leidžia nustatyti skirtingus vartotojų lygius. Jūsų darbuotojai mato vienką, klientai – kitką. Klientai gali matyti tik savo krovinius, o jūs – visus.

Aš rekomenduoju iš karto nustatyti aiškius taisykles, kas mato ką. Kartais pasitaiko atvejų, kai vienas klientas pamato kito krovinio informaciją, ir tai sukelia problemų.

Ką daryti, jei klientai nori savo sistemos?

Kai kurie dideli klientai turi savo sistemas ir nori, kad jūsų duomenys būtų integruoti su jų sistema. Čia reikia žiūrėti, ar jūsų Cloud sistema turi reikalingas sąsajas (API).

Aš turėjau atvejį, kai vienas didelis klientas reikalavo, kad mūsų sistema būtų sujungta su jų sistema. Mums teko papildomai mokėti už programuotojo paslaugas, bet galiausiai viskas veikė. Kartais tiesiog verta pasikalbėti su klientu ir paaiškinti, kad tai kainuoja papildomai.

Operacijų planavimas ir optimizavimas

Čia mes jau kalbame apie tikrąją optimizaciją – kaip efektyviau naudoti savo išteklius.

Kaip Cloud sistema padeda planuoti maršrutus?

Gerose sistemose yra maršrutų planavimo funkcijos, kurios automatiškai siūlo optimalius maršrutus, atsižvelgiant į kelių būklę, degalų kainas, vairuotojų darbo laiką. Tai gali sutaupyti nemažai pinigų.

Aš pats naudoju sistemą, kuri rodo realiu laiku eismo sąlygas Vokietijos keliuose. Kartais sistema siūlo kitą maršrutą, nes pagrindiniame kelyje eismo spūstys. Per metus tai tikrai sutaupo nemažai laiko ir pinigų.

Ar galima optimizuoti krovinio apkrovimą?

Yra sistemų, kurios padeda planuoti, kaip optimaliai sudėti krovinius į sunkvežimį. Tai svarbu, jei vežate kelių skirtingų klientų krovinius vienu metu.

Aš pažįstu vieną įmonę, kuri naudoja tokią sistemą ir sako, kad jie sutaupo apie 15% kuro dėl geresnio krovinio išdėstymo. Skamba neblogai, bet reikia turėti omenyje, kad ne visi kroviniai tinka tokiai optimizacijai.

Kaip sekti vairuotojų darbo laiką?

Vairuotojų darbo laiko sekimas yra labai svarbus dėl teisinių reikalavimų. Cloud sistema gali automatiškai sekti, kada vairuotojas pradėjo darbą, kada ilsėjosi, kada baigė.

Čia reikia būti atsargiam – sistema negali pakeisti tikro žmogaus atsakomybės. Aš esu matęs atvejų, kai vairuotojas naudojo sistemą neteisingai, ir įmonė gavo baudų. Visada reikia patikrinti duomenis.

Saugumas ir duomenų apsauga

Krovinių pervežime saugumas yra labai svarbus, ir Cloud sistemos čia turi savo vaidmenį.

Ar mano duomenys bus saugūs Cloud sistemoje?

Tai priklauso nuo sistemos tiekėjo. Geri tiekėjai naudoja šifravimą, reguliariai daro atsargines kopijas, turi saugumo sertifikatus. Bet jūs visada turėtumėte pasitikrinti, ką konkrečiai siūlo jūsų pasirinkta sistema.

Aš pats visada rekomenduoju pasikalbėti su tiekėju apie saugumą prieš pradedant naudotis sistema. Kartais verta net pasikviesti specialistą, kuris įvertintų sistemą.

Ką daryti, jei sistema sugenda?

Čia reikia turėti planą B. Jei Cloud sistema neveikia, jūs vis tiek turite galėti dirbti. Aš rekomenduoju visada turėti svarbius dokumentus ir kitąje vietoje, ne tik Cloud sistemoje.

Vieną kartą mūsų sistema turėjo didelių problemų visą dieną. Laimei, mes turėjome svarbius dokumentus atspausdintus, ir galėjome tęsti darbą. Po to mes peržiūrėjome savo atsarginio plano procedūras.

Kaip apsaugoti klientų duomenis?

Jei jūsų sistemoje yra klientų duomenys, jūs esate atsakingi už jų apsaugą. ES turi GDPR taisykles, ir jūs turite jų laikytis.

Čia aš pats nesu teisininkas, bet žinau, kad reikia turėti aiškią duomenų apsaugos politiką, riboti prieigą prie duomenų, ir mokyti darbuotojus, kaip elgtis su jautria informacija.

Diegimas ir mokymas

Čia daugelis įmonių susiduria su sunkumais. Cloud sistema nėra stebuklas – ją reikia tinkamai diegti ir naudoti.

Kiek laiko užtrunka diegimas?

Priklauo nuo sistemos sudėtingumo ir jūsų įmonės dydžio. Paprastesnės sistemos galima pradėti naudoti per kelias dienas, sudėtingesnės – per kelis mėnesius.

Aš pats turėjau atvejį, kai diegimas užtruko šešis mėnesius, nes buvo daug integracijų su kitomis sistemomis. Tai tikrai nėra retas atvejis didelėse įmonėse.

Kaip apmokyti darbuotojus?

Mokymas yra labai svarbus. Aš rekomenduoju pradėti nuo kelių žmonių, kurie bus "super vartotojai", o po to jie mokys kitus. Taip pat svarbu turėti aiškią naudojimo instrukciją.

Vienas mano patarimas – neskubėkite. Leiskite žmonėms priprasti prie naujos sistemos palaipsniui. Jei bandysite viską pakeisti per vieną dieną, greičiausiai bus chaosas.

Ką daryti, jei darbuotojai priešinasi?

Tai labai dažna problema. Žmonės bijo naujovių, bijo, kad jie atrodys kvaili, jei nesugebės naudotis sistema. Čia reikia kantrybės ir palaikymo.

Aš turėjau atvejį, kai vienas darbuotojas labai priešinosi naujai sistemai. Mes su juo kalbėjome asmeniškai, paaiškinome, kodėl tai svarbu, ir davėme daugiau laiko išmokti. Po kelių savaičių jis pats sakė, kad sistema tikrai patogi.

Kaip išsirinkti tinkamą Cloud sistemą?

Čia yra daug variantų, ir išsirinkti tinkamą nėra lengva.

Kokius kriterijus vertinti?

Pirmiausia – ar sistema turi visas funkcijas, kurių jums reikia? Antra – ar ji lengvai naudojama? Trečia – kiek kainuoja? Ketvirta – kokį palaikymą siūlo tiekėjas?

Aš rekomenduoju visada išbandyti sistemą prieš perkant. Dauguma tiekėjų siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį. Pasinaudokite juo ir išbandykite sistemą su tikrais duomenimis.

Ar verta rinktis brangią sistemą?

Ne visada brangiau reiškia geriau. Kartais paprastesnė sistema geriau tinka jūsų poreikiams. Bet jei jūsų įmonė didelė ir veža daug krovinių, investicija į geresnę sistemą tikrai gali pasiteisinti.

Aš pats esu matęs atvejų, kai įmonės sutaupė pinigų rinkdamasis pigesnę sistemą, bet po to praleido daug laiko dėl to, kad sistema neturėjo reikiamų funkcijų. Kartais verta investuoti daugiau iš karto.

Ką klausti sistemos tiekėjo?

Klauskite apie saugumą, apie palaikymą, apie mokymus, apie integracijas su kitomis sistemomis, apie tai, kas nutiks, jei jūs norėsite nutraukti sutartį. Geriau žinoti viską iš karto nei po to.

Išvada

Na, štai ir baigėme mūsų pokalbį apie B2B krovinių pervežimą iš Vokietijos su Cloud sprendimais. Tikiuosi, kad jums buvo naudinga ir kad jūs dabar geriau suprantate, kaip šios sistemos veikia ir ką jos gali jums suteikti.

Svarbiausia, ką noriu pasakyti – Cloud sistema nėra stebuklas, bet ji tikrai gali padėti jūsų įmonės veiklą padaryti efektyvesnę. Svarbu tinkamai išsirinkti sistemą, skirti laiko diegimui ir mokymui, ir naudoti sistemą kaip pagalbinį įrankį, o ne kaip visagalį sprendimą.

Jei turite klausimų ar norite pasikalbėti konkrečiau apie savo situaciją, rašykite arba skambinkite – visada malonu padėti. O jei jau naudojate kokį nors Cloud sprendimą ir turite savo patirtį, taip pat mielai išgirsiu – galėsim pasidalinti idėjomis.