Lankstūs atvežimo laikai krovinių pristatymui į Olandiją

Įvadas

Jei ruošiesi krovinių pristatymui į Olandiją ir galvoji apie tuos atvežimo laikus – čia tikrai yra kur pasiklysti. Vieni žada „lankstų grafiką", kiti siūlo konkrečias datas, o treti tiesiog gūžčioja pečiais. Aš dirbu šioje srityje jau beveik penkiolika metų ir galiu tau pasakyti vieną dalyką – lankstūs atvežimo laikai tai nėra magija, tai tiesiog gerai suplanuota logistika. Kartais viskas eina kaip per sviestą, kartais reikia spręsti problemas kurių net nesitikėjai. Bet apie viską iš eilės – pradėkime nuo pagrindų, o po to pereikime prie klausimų kuriuos man kasdien užduoda klientai. Suprasi kaip čia viskas veikia, ir galėsi spręsti ar tavo poreikiai bus patenkinti. [Taip, kartais net aš pats susipainioju visuose tuose grafikuose, bet čia jau kita istorija.]

Kaip veikia pristatymo grafikas

Ar tikrai galiu pasirinkti bet kurią dieną kada gausiu krovinį?

Ne, čia reikia suprasti vieną svarbų dalyką – nėra taip, kad tu tiesiog pasakai „noriu trečiadienį" ir viskas. Lankstūs atvežimo laikai krovinių pristatymui į Olandiją veikia kitaip. Paprastai kalbant, mes turime tam tikras „langus" – pavyzdžiui, savaitės vidurys arba pabaiga yra lengviau suplanuojama nei pirmadienis ryto. Taip yra todėl, kad sandėliai irgi dirba pagal grafiką, o vairuotojai turi savo maršrutus. Kartais galiu pasiūlyti tris skirtingas datas per savaitę, kartais tik vieną. Viskas priklauso nuo to, kokio dydžio tavo krovinys ir iš kurioje Lietuvos vietoje jis bus pakrautas. Pavyzdžiui, jei esi Kaune, o sandėlis Olandijoje pilnas – gali tekti palaukti kelias dienas. Bet jei turi mažesnį krovinį ir gali būti lankstus – dažniausiai rasime sprendimą.

Ką reiškia „lankstus" šiuo atveju – ar tai tiesiog gražus žodis?

Na, čia priklauso nuo įmonės. Kai kurios tiesiog naudoja šitą žodį kaip marketingo triuką, o iš tikrųjų siūlo tik standartines datas. Kitos tikrai gali pasiūlyti kelis variantus. Geriausia yra tiesiog paklausti – kokius konkrečius laikus galite pasiūlyti? Jei pradedama važinėtis aplinkui su atsakymais, tai jau blogas ženklas. Aš pats visada stengiuosi būti atviras – jei galiu duoti tris datas, taip ir pasakysiu. Jei galiu tik vieną – taip pat pasakysiu. Sąžiningumas čia svarbiau nei gražūs žodžiai. Nes vėliau, kai žmogus jau susiplanavo viską pagal mano žodžius, o aš atvežu kitą dieną – tai jau problemos. O problemų aš nemėgstu.

Ar galiu pakeisti datą po to kai jau sutikau?

Taip, bet čia jau sudėtingiau. Jei dar liko kelios dienos iki planuoto pristatymo – dažniausiai pakeisti galima be didelių papildomų kaštų. Bet jei jau liko tik viena diena arba mažiau – čia jau gali tekti mokėti papildomai. Vieną kartą turėjau klientą kuris norėjo pakeisti datą prieš pat patį pristatymą, ir teko aiškintis su sandėliu, nes jie jau buvo suplanavę visą savo darbo grafiką. Išėjo papildomas mokestis, klientas nelabai džiaugėsi, bet ką padarysi – taip veikia sistema. Geriau viską suderinti iš anksto, nei bandyti keisti paskutinę minutę.

Krovinių tipai ir jų įtaka laikui

Ar krovinio dydis turi reikšmę mano pristatymo laikui?

Žinoma, kad turi. Jei veži vieną dėžę su asmeniniais daiktais – tai visai kitaip veikia nei pilnas sunkvežimis. Mažesnius krovinius mes dažnai galime „priderinti" prie jau esamų maršrutų, ir tada atvežimo laikas būna tikrai lankstus. Bet jei turi pilną konteinerį arba didelį krovinį – čia jau reikia atskiro plano. Pavyzdžiui, vienas mano klientas vežė visą savo įmonės inventorių į Olandiją, ir mums teko suderinti labai konkrečią datą, nes ten buvo sutarta su jų nauju sandėliu. Čia jau nebuvo jokio lankstumo – reikėjo tiksliai laikytis grafiko. Bet jei tai tavo asmeninis pervežimas – čia viskas daug paprasčiau.

Ką daryti jei mano krovinys yra pavojingas arba reikalauja specialių sąlygų?

Čia jau kitas pokalbis. Pavojingi kroviniai (ADR) reikalauja specialių dokumentų, specialiai paruoštų vairuotojų, ir tam tikrų sustojimų kelyje. Lankstumas čia sumažėja ženkliai, nes yra daugiau taisyklių kurias reikia laikytis. Vieną kartą vežėm chemikalus į Olandiją ir turėjome sustoti tris kartus patikrinimams – tai jau numatyta procedūra, bet ji tikrai pakeitė pradinį grafiką. Jei tavo krovinys reikalauja temperatūros kontrolės – taip pat reikės papildomai suderinti laiką, nes ne kiekvienas sandėlys turi reikiamas patalpas. Geriau iškart pasakyk ką veži, kad galėtume tinkamai suplanuoti.

Ar baldai ir buitinė technika laikomi kaip paprastas krovinys?

Taip, dažniausiai tai paprastas krovinys. Bet čia yra vienas niuansas – jei turi labai didelius baldus, pavyzdžiui, ilgą sofą arba didelį stalą, gali prireikti specialaus transporto. O jei turi daug buitinės technikos – reikės tinkamai supakuoti, bet tai jau kita tema. Pristatymo laiko atžvilgiu – baldai ir technika paprastai neturi jokių apribojimų, ir čia galime būti tikrai lankstūs. Bet jei tai antikvariniai baldai arba labai brangūs daiktai – čia jau reikės papildomo draudimo ir atsargumo, o tai gali šiek tiek apriboti mūsų galimybes su laiku. Bet paprastai viskas gerai.

Maršrutas ir jo įtaka

Kiek laiko užtrunka pats pervežimas iš Lietuvos iki Olandijos?

Paprastai kalbant, kelias užtrunka nuo dviejų iki keturių dienų. Bet čia labai priklauso nuo kelių dalykų – ar tai bus tiesioginis važiavimas, ar su sustojimais kitose šalyse. Jei vairuotojas veža tik tavo krovinį ir važiuoja tiesiai – tada greičiau. Jei veža kelis krovinius iš skirtingų šalių – tada gali užtrukti ilgiau. Aš visada stengiuosi aiškinti klientams, kad tas „keletas dienų" nėra fiksuotas skaičius. Kartais būna taip, kad kelias užtrunka ilgiau dėl eismo, oro sąlygų, arba neseniai buvo streikų Vokietijoje ir tai paveikė visą eismą. Realiai – planuok du tris kartus ilgiau nei atrodo žemėlapyje, ir busi saugesnis.

Ar galiu kaip nors pagreitinti pristatymą jei man skubiai reikia?

Gali, bet tai paprastai kainuoja brangiau. Greitas pristatymas reiškia, kad reikia skirti atskirą transportą, o ne dėti tavo krovinį į bendrą maršrutą su kitais. Vieną kartą turėjau klientą, kuriam reikėjo per vieną dieną pristatyti dokumentus į Olandiją – teko samdyti individualų vairuotoją ir mokėti trigubai daugiau nei normaliai. Bet jei tai nėra kritiškai skubu – gali tiesiog paprašyti, kad tavo krovinis būtų prioritetas kitame išvykstančiame transporte. Dažniausiai tai galime padaryti be papildomo mokesčio, jei yra vieta. Viskas priklauso nuo konkrečios situacijos.

Kas nutinka jei kelyje atsiranda problemų – eismo kamščiai, oro sąlygos?

Tai normalu, ir mes turime planą B. Jei vairuotojas stringa kamštyje – jis mus informuoja, mes informuojame tave. Jei oro sąlygos blogos – kartais tenka palausti, ypač jei krovinys jautrus temperatūrai. Vieną žiemą buvo toks sniegas, kad kelias iki Olandijos buvo uždarytas pusę dienos – teko visus persplanuoti. Bet čia jau mūsų rūpestis, ne tavo. Mes stengiamės, kad tu žinotum kas vyksta, bet sprendimus priimame mes. Kartais tiesiog reikia palaukti, ir čia joks lankstumas nepadės – gamta yra gamta. Bet jei jau susitarėme dėl konkretaus laiko, o tada atsiranda tokios problemos – mes visada rasime naują sprendimą.

Sandėliai ir jų vaidmuo

Kas yra tas sandėlis į kurį vežamas krovinys Olandijoje?

Sandėlis yra vieta kur tavo krovinys bus laikomas iki kol tu jį pasiimsi arba kol jis bus pristatytas į galutinį adresą. Olandijoje yra daug sandėlių – dideli, maži, automatizuoti, ir rankiniai. Priklauso nuo to, su kuria įmone mes dirbame. Kai kurie sandėliai dirba labai lanksčiai – gali atvykti bet kada per darbo valandas. Kiti turi griežtesnius grafikus. Pavyzdžiui, Roterdamo uosto sandėliai dažnai turi ilgesnes eiles, ypač jei atvyksta daug krovinių iš Azijos. O mažesni sandėliai provincijoje paprastai yra lankstesni. Geriausia yra iš anksto sužinoti konkretaus sandėlio darbo laiką ir suderinti pagal tai.

Ar galiu pats pasirinkti sandėlį į kurį bus pristatyta?

Dažniausiai taip, jei turi savo sandėlį arba žinai kur nori palikti krovinį. Bet jei naudojame mūsų partnerių sandėlius – tada jie jau yra nustatyti. Kartais galime pasiūlyti kelis variantus, bet tai priklauso nuo to, kur tavo galutinis adresas Olandijoje. Jei esi pvz. Amsterdame – logiškiau naudoti sandėlį arčiau Amsterdamo, nei Roterdame. Bet jei tavo krovinys ateina per Roterdamo uostą – gali būti, kad pirmiausia jis bus ten. Viskas priklauso nuo konkretaus atvejo. Aš visada stengiuosi pasiūlyti geriausią variantą, bet galutinis sprendimas priklauso nuo tavęs.

Kiek laiko krovinys gali stovėti sandėlyje?

Čia vėlgi priklauso nuo sandėlio. Kai kurie leidžia nemokamai palikti krovinį kelias dienas, kiti ima mokestį jau nuo pirmos dienos. Paprastai kalbant – savaitė ar dvi yra saugu, bet po to gali pradėti kauptis mokesčiai. Vieną kartą turėjau klientą kuris pamiršo savo krovinį sandėlyje ir po trijų savaičių gavo nemažą sąskaitą už saugojimą. Taip kad geriau pasiimk krovinį kuo greičiau, arba iškart susitark dėl ilgesnio saugojimo jei žinai, kad negalėsi jo pasiimti iškart. Čia jau tavo atsakomybė, mes tik galime priminti.

Dokumentai ir biurokratija

Kokie dokumentai reikalingi pristatymui į Olandiją?

Pagrindiniai dokumentai – tai sąskaita faktūra, pakavimo sąrašas, ir jei reikia – eksporto deklaracija. Jei veži asmeninius daiktus – paprastai pakanka sąrašo ką veži. Jei veži prekes į Olandiją – čia jau reikalingi prekybiniai dokumentai. Kartais reikia ir sertifikato, jei tai tam tikros rūšies prekės. Aš pats visada prašau klientų pateikti kuo daugiau informacijos iš anksto, nes vėliau gali būti problemų su muitine. Vieną kartą buvo atvejis kai klientui teko sumokėti muitą, nes dokumentai buvo netvarkingi – o to galėjome išvengti jei būtume žinoję iš anksto. Taigi – geriau viską sutvarkyti prieš pradedant.

Ar dokumentai turi įtakos mano pristatymo laikui?

Netiesiogiai – jei dokumentai nėra tvarkingi, gali būti sustabdymas muitinėje, ir tada laikas gali pailgėti. Bet jei viskas tvarkoje – paprastai jokios įtakos nėra. Kartais Olandijos muitinė atlieka atsitiktinius patikrinimus, ir tada gali tekti palausti kelias valandas arba dieną. Tai nėra dažnas atvejis, bet pasitaiko. Aš turėjau klientą kurio krovinys buvo patikrintas ir viskas užtruko papildomą dieną – nieko čia nepadarysi, tokios taisyklės. Bet jei viskas gerai su dokumentais – paprastai viskas eina sklandžiai.

Kas padeda jei kyla problemų su dokumentais?

Mes padedame. Turime žmonių kurie išmano šitą dalį, ir gali patarti ką daryti. Kartais problemos būna paprastos – trūksta vieno dokumento, ir mes padedame jį gauti. Kartais būna sudėtingiau – reikia aiškintis su muitine, rašyti paaiškinimus. Čia jau reikia laiko, ir tai gali paveikti tavo pristatymo laiką. Bet mes visada stengiamės išspręsti kuo greičiau. Vieną kartą turėjome atvejį kur kliento dokumentuose buvo klaida – neteisinga vertė nurodyta. Teko taisyti, aiškintis, ir pristatymas vėlavo kelias dienas. Bet galų gale viskas buvo išspręsta.

Kainos ir mokėjimai

Ar lankstesnis pristatymas kainuoja brangiau?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Jei mes galime tavo krovinį priderinti prie jau esamo maršruto – tada kaina lieka standartinė. Bet jei reikia organizuoti atskirą transportą tik dėl tavęs – tada kaina bus aukštesnė. Pavyzdžiui, jei nori pristatymą konkrečią dieną, o mums reikia perkelti visą grafiką – čia gali būti papildomas mokestis. Bet jei tiesiog sakai „man tinka bet kada per ateinančias dvi savaites" – tada mes galime rinktis pigiausią variantą. Viskas čia logiška – kuo daugiau lankstumo tu duodi mums, tuo mažiau mes mokame, ir tu gali sutaupyti.

Ar galiu susitarti dėl kainos jei pats pasirinksiu mažiau patogų laiką?

Taip, tai įmanoma. Jei sutinki pristatyti pirmadienį ryto, o ne penktadienį vakare – kartais galime pasiūlyti geresnę kainą. Bet čia jau priklauso nuo konkrečios situacijos. Aš pats visada stengiuosi būti sąžiningas – jei galiu duoti geresnę kainą, taip ir padarysiu. Jei ne – pasakysiu kodėl. Vieną kartą turėjau klientą kuris labai norėjo sutaupyti ir sutiko laukti dvi savaites ilgiau – mes jam davėme geresnę kainą, nes galėjome suplanuoti optimaliai. Abu liko patenkinti. Taigi – visada verta paklausti, gal rasi sprendimą kuris tinka abiems pusėms.

Kada reikia mokėti – prieš ar po pristatymo?

Įmonės skiriasi. Mes paprastai imamės dalies apmokėjimo prieš pradedant, o likusią dalį – po pristatymo. Bet tai galima derinti. Jei esi naujas klientas – dažniausiai reikia sumokėti iš anksto bent dalį. Jei jau esi senas klientas ir turime pasitikėjimą – galime leisti sumokėti po to kai gausi krovinį. Bet čia jau individualiai sprendžiame. Svarbiausia yra aiškumas – geriau iškart susitarkite kaip bus mokama, kad vėliau nekiltų nesusipratimų. Aš pats nemėgstu staigmenų, nei sau, nei klientams.

Bendravimas ir sekti krovinį

Kaip sužinoti kur mano krovinys yra dabar?

Mes siunčiame informaciją keliais būdais – SMS žinutės, el. laiškai, ir kartais net turime sistemą kur galima sekti patiems. Bet čia priklauso nuo įmonės. Kai kurios turi labai išvystytas sekimo sistemas, kitos tiesiog skambina kai reikia. Aš pats stengiuosi, kad klientai žinotų bent jau pagrindinius etapus – kada pakrauta, kada išvyko, kada atvyko. Vieną kartą turėjau klientą kuris skambino kas valandą ir klausinėjo kur krovinys – teko aiškinti, kad vairuotojas vairuoja ir negali atsiliepti kiekvieną kartą. Po to įvedėme sistemą kuri siunčia automatiškas žinutes – dabar visi žino kur yra krovinys ir mažiau skambina. Na, bent jau šiek tiek mažiau.

Ar galiu susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Paprastai ne, ir yra tam tikrų priežasčių. Vairuotojai dirba, jie negali atsiliepinėti į telefonus visą laiką. Bet jei yra kažkas svarbaus – mes galime su jais susisiekti ir perduoti žinutę. Kartais klientai nori tiesiogiai kalbėtis su vairuotoju dėl adreso patikslinimo arba laiko suderinimo – tai mes organizuojame. Bet jei tiesiog nori paklausti kaip sekasi – geriau kreiptis į mus, mes perduosime informaciją. Aš pats kartais duodu klientams vairuotojo numerį jei matau, kad taip bus greičiau, bet tai nėra standartinė praktika.

Kas bus jei vairuotojas negalės pristatyti sutartu laiku?

Tada mes su jumis susisieksime ir suderinsime naują laiką. Čia nėra jokios tragedijos – mes esame lankstūs, kaip jau kalbėjome. Bet svarbu, kad tu būtum pasiekiamas. Vieną kartą buvo taip, kad vairuotojas negalėjo priskambinti klientui, o kliento telefonas buvo išjungtas. Teko palikti krovinį sandėlyje ir kitą dieną viską daryti iš naujo. Iš to išmokome – visada prašome klientų būti pasiekiamiems tą dieną, ir jei žinai, kad nebus galimybės atsiliepti – pasakyk iš anksto, mes kažkaip sugalvosim. Kartais tiesiog reikia paprasto žmogiško supratimo iš abiejų pusių.

Problemų sprendimas

Ką daryti jei krovinys atvyko sugadintas?

Pirmiausia – nufotografuok ir pranešk mums kuo greičiau. Mes turime draudimą, ir reikės dokumentų kad galėtume išspręsti situaciją. Kartais būna taip, kad sugadinimas įvyko ne mūsų kaltės – pvz. per patikrinimą sandėlyje, arba jau buvo taip supakuota. Bet mes visada stengiamės rasti sprendimą. Vieną kartą kliento krovinys buvo šiek tiek apgadintas per pervežimą – mes susitarėme su draudimu ir žmogus gavo kompensaciją. Svarbu tik viską tinkamai dokumentuoti. Jei pastebi ką nors jau atidaręs krovinį – iškart skambink, nesiimk taisyti pats, nes tai gali pabloginti situaciją.

Ar galiu atsisakyti krovinio jei man nebetinka?

Teoriškai taip, bet čia jau sudėtinga. Jei krovinys jau yra Olandijoje – teks mokėti už grąžinimą arba saugojimą. Kartais žmonės persigalvoja – pvz. nutaria nebeperkeltis, arba rado kitą sprendimą. Mes stengiamės suprasti, bet negalime tiesiog paimti krovinio ir padėti kur nors niekur. Vieną kartą buvo toks atvejis – klientė pasakė kad nebeveš daiktų į Olandiją, nes išsiskyrė su vaikinu. Ką padarysi, gyvenimas. Susitarėme, kad krovinys kurį laiką pasiliks sandėlyje Lietuvoje, kol ji nuspręs ką daryti. Bet tai jau buvo mano asmeninė iniciatyva, ne standartinė procedūra.

Kas atsitinka jei pristatymas labai vėluoja dėl įmonės kaltės?

Tada mes kalbamės ir ieškome sprendimo. Gali būti kompensacija, gali būti nuolaida kitam kartui, priklauso nuo situacijos. Bet čia svarbu suprasti – jei vėluojama dėl mūsų kaltės, mes prisiimame atsakomybę. Bet jei vėluojama dėl išorės veiksnių – eismo, oro, streikų – čia jau kita kalba. Aš visada stengiuosi būti sąžiningas ir paaiškinti kodėl taip nutiko. Vieną kartą dėl vėlavimo grąžinau dalį pinigų klientui, nors techniškai tai nebuvo mūsų klaida – tiesiog norėjau išlaikyti gerus santykius. Kartais versle reikia ir taip pasielgti.

Pasiruošimas ir patarimai

Ką man reikėtų padaryti prieš pristatymą?

Pirmiausia – paruošk krovinį. Supakuok tvarkingai, užrašyk ant dėžių kas yra viduje, ir pasidaryk sąrašą. Jei reikia – išardyki didelius baldus, nes tai palengvins pervežimą. Vieną kartą turėjau klientą kuris norėjo vežti surinktą lovą – teko aiškinti, kad tai tiesiog neįmanoma su standartiniu transportu. Po to jis išardė, ir viskas buvo gerai. Taip pat – pasitikrink adresą Olandijoje, ar tikrai žinai kur važiuosi. Kartais žmonės duoda netikslius adresus, ir tada vairuotojas važinėja ieškodamas. Geriau viską paruošk iš ankso, kad dieną pristatymo nereikėtų skubėti.

Ar verta drausti krovinį?

Taip, tikrai verta. Mes siūlome draudimą, ir aš pats visada rekomenduoju juo pasinaudoti. Vienoje byloje buvo taip – kliento krovinys buvo brangus, ir jis atsisakė draudimo sutaupyti kelis eurus. Pervežimo metu kažkas nutiko, ir jis prarado didelę sumą. Po to labai gailėjosi. Taigi – geriau sumokėk papildomai ir būk ramus. Draudimas nėra brangus palyginus su tuo, ką gali prarasti. Aš pats visada draudžiu savo vertingus daiktus, ir kitiems tą patį patariu. Čia jau gyvenimiška patirtis, ne verslo reikalas.

Ką daryti jei pirmą kartą vežu krovinį į Olandiją ir nežinau ko tikėtis?

Nesijaudink, mes tau padėsime. Pirmas kartas visada kelia nerimą, bet čia nėra nieko sudėtingo. Mes paaiškinsime viską žingsnis po žingsnio – nuo dokumentų iki paties pristatymo. Gali užduoti bet kokius klausimus, mes atsakysime. Kartais nauji klientai bijo ko nežino, bet po pokalbio su mumis visada nurimsta. Aš pats prisimenu savo pirmąjį pervežimą į užsienį – irgi buvo keista, bet viskas praėjo gerai. Svarbiausia yra gera komunikacija – jei ką nors neaišku, tiesiog paklausk. Mes čia tam ir esame, kad padėtume.

Išvada

Na štai, tiek turėjau tau pasakyti apie krovinių pristatymą į Olandiją ir tuos pačius lankstius atvežimo laikus. Svarbiausia ką turėtum prisiminti – visada geriau viską suderinti iš ankovo, nei bandyti keisti paskutinę minutę. Mes esame čia tam, kad padėtume, bet ir tu turi prisidėti – duoti gerą informaciją, būti pasiekiamas, ir suprasti kad kartais gyvenimas įneša savo korekcijų. Jei turi dar kokių nors klausimų – kreipkis, visada stengiuosi atsakyti. O jei jau nusprendei vežti krovinį – susisiek, pasikalbėsime detaliau ir suplanuosime viską taip, kad viskas eitų sklandžiai.