Krovinių transportavimo į Olandiją patogus sekimas

Įvadas

Sveiki, aš jau beveik aštuonerius metus dirbu tarptautinių perkraustymų srityje, tad per rankas perėjo tūkstančiai siuntų į įvairias šalis, tame tarpe ir Olandiją. Dažnai klientai manęs klausia – kaip aš galiu sekti savo krovinį? Ar tai sudėtinga? Ar reikia specialių programų? Iš tiesų, šiais laikais viskas tapo daug paprasčiau nei prieš dešimtmetį, bet yra niuansų, kuriuos verta žinoti. Šiame straipsnyje (na štai, sakiau kad nerašysiu straipsnio, bet reikia kaip tai pavadinti) papasakosiu, kaip realiai veikia krovinių sekimas į Olandiją, kokius sistemas naudoja profesionalai ir kur slypi spąstai, į kuriuos kartais patenka net patyrę siuntėjai. Kalbėsiu atvirai, kaip su draugu – kartais netgi pripažinsiu, kad koje nors tiksliai nežinau, nes ši sritis nuolat keičiasi.

Kaip veikia sekimo sistema

Ar galiu sekti siuntą pats, ar visada reikia skambinti?

Taip, šiais laikais galima sekti patiems – dauguma didelių logistikos kompanijų turi savo platformas. Pavyzdžiui, jei siunčiate per DPD, DB Schenker ar kitą žinomą vežėją, gausite sekimo numerį (tracking number) ir galėsite matyti, kur dabar yra jūsų krovinys. Bet čia svarbu suprasti – ne visos įmonės suteikia pilną prieigą. Kartais tenka skambinti, nes sistema rodo tik bendrą statusą, o norint žinoti detales – reikia žmogaus. Vieną kartą turėjau klientą, kuris beviltiškai ieškojo savo siuntos tris dienas, o pasirodo – ji jau buvo išvežta iš sandėlio, bet sistema dar rodė seną informaciją. Taip kad sekimas sekimu, bet kartais tiesioginis kontaktas suveikia geriau.

Kokia informacija rodoma sekimo sistemoje?

Paprastai matysite: siuntos priėmimo datą, išsiuntimo vietą, dabartinę lokaciją, numatomą pristatymo datą ir statusą (pvz. "kelyje", "sandėlyje", "pristatyta"). Kartais rodoma ir temperatūra (jei tai jautrus krovinys), ir netgi vairuotojo kontaktai. Bet čia priklauso nuo konkrečios įmonės. Mažesni vežėjai kartais siūlo tik SMS žinutes su statuso atnaujinimais – ir tai vis tiek geriau nei nieko. Aš asmeniškai visada rekomenduoju rinktis kompanijas, kurios turi internetinę platformą, nes ten informacija dažniau atnaujinama.

Ar sekimo numeris vienodas visoje kelionėje?

Dažniausiai taip, bet kartais – ne. Jei krovinys keliauja per kelis etapus (pavyzdžiui, iš Lietuvos į Vokietiją, o iš ten į Olandiją), kartais keičiasi vežėjas ir kartu – sekimo numeris. Tai gali sukelti painiavą. Vienas mano klientas išsiuntė baldus į Amsterdamą, gavo numerį Lietuvoje, o po dviejų dienų gavo naują numerį iš Vokietijos sandėlio. Jis galvojo, kad kažkas ne taip, nors viskas buvo gerai. Tiesiog reikia sekti abiem numeriais arba pasitikslinti prieš siunčiant, kaip bus tvarkomasi su perėjimais.

Ar galiu matyti tikslų sunkvežimio judėjimą realiu laiku?

Kai kurios įmonės siūlo GPS sekimą realiu laiku – tai yra tas pats principas kaip "Uber" programėlėje matote vairuotoją. Bet čia reikia atsargiai – dažniausiai tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Nemokamos sistemos dažniausiai rodo tik esminius taškus: išsiuntimas, sandėlis, pristatymas. Aš pats naudoju profesionalias sistemas darbe, bet namuose paprastam siuntimui užtenka ir nemokamos versijos. Jei jums tikrai svarbu matyti tikslų judėjimą – iš karto pasakykite tai perkraustymo kompanijai, jie pakels kainą, bet suteiks pilną prieigą.

Ką daryti, jei sekimas rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – nesijaudinkite. Sistemos kartais atsilieka, ypač savaitgaliais ar švenčių dienomis. Jei matote, kad informacija neatitinka realybės (jums sako, kad siunta jau Olandijoje, bet jūs žinote, kad ji dar Lietuvoje), skambinkite į įmonę. Geriausia turėti kontaktinį asmenį, kuris gali patikrinti situaciją iš vidaus. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai sistema rodė "pristatyta", o klientas sakė, kad nieko negavo. Pasirodo, buvo problema sandėlyje – krovinys pamestas, bet sistema jau buvo atnaujinta automatiškai. Taigi – visada derinkite sekimą su tiesioginiu kontaktu.

Populiariausios sekimo sistemos

Kokias sistemas naudoja profesionalai?

Mūsų industrijoje naudojame kelias pagrindines sistemas. Pirma – pačių vežėjų platformos (DB Schenker, DHL, Kuehne+Nagel). Antra – bendros sekimo platformos, kurios surenka duomenis iš skirtingų šaltinių (pavyzdžiui, Packeta arbaTracks). Trečia – mūsų pačių vidinės sistemos, kurios jungiasi prie visų šių šaltinių. Bet jums, kaip paprastam siuntėjui, užtenka naudotis pagrindine vežėjo sistema arba bendrąja platforma. Svarbu prieš siunčiant pasitikslinti, kokios sistemos bus naudojamos jūsų konkrečiu atveju, nes ne visada įmonės naudoja tas pačias sistemas.

Ar yra vieninga sistema visoms įmonėms?

Deja, ne. Europoje veikia daug skirtingų sistemų, ir jos tarpusavyje bendrauja prastai. Tai yra viena iš didžiausių problemų šioje srityje. Jūs galite turėti vieną numerį iš Lietuvos, o Olandijoje jis bus kitoks. Yra bandymų sukurti vieningą sistemą (pavyzdžiui, ES sukurtas "eFTI" projektas), bet kol kas viskas veikia fragmentiškai. Aš tikiu, kad per artimiausius kelis metus situacija pagerės, bet šiandien dar reikia priprasti prie to, kad teks naudoti kelias sistemas arba tiesiog pasitikėti savo perkraustymo kompanija.

Ar galima naudoti nemokamas programas?

Taip, yra nemokamų programų ir svetainių, kurios seka siuntas. Pavyzdžiui, "AfterShip" arba "Parcel Tracker". Jos veikia taip: jūs įvedate sekimo numerį, o programa surenka informaciją iš įvairių šaltinių ir rodo jums vieningoje vietoje. Tai patogu, jei siunčiate kelis krovinius iš skirtingų įmonių. Bet čia vėl gi – ne visada informacija yra 100% tiksli, nes programos gauna duomenis iš viešų šaltinių. Aš pats naudoju tokią programą asmeninėms siuntoms, bet darbe visada naudoju profesionalias sistemas.

Ar veikia sekimas per mobiliąją programėlę?

Taip, dauguma didelių vežėjų turi savo programėles. Jos paprastai veikia gerai, siunčia pranešimus apie statuso pokyčius. Bet čia vėl gi – kokybė labai skiriasi. Kai kurios programėlės tikrai patogios (pavyzdžiui, DHL ar DPD), kitos – vos funkcionalios. Jei planuojate dažnai siųsti krovinius, verta parsisiųsti kelias populiariausių vežėjų programas ir išbandyti, kuri jums tinka geriausiai. Aš pats turiu keturias programas savo telefone – ne dėl to, kad man reikia, o dėl to, kad klientai vis klausia, tai greičiau patikrinti nei aiškinti žodžiais.

Dažniausios problemos ir sprendimai

Kodėl kartais sekimas neveikia?

Gali būti kelios priežastys. Pirma – sekimo numeris dar neįvestas į sistemą (ypač jei siunta ką tik paimta). Antra – sistema laikinai neveikia techninių problemų. Trečia – jūs naudojate neteisingą numerį arba sistema. Ketvirta – krovinys keliauja per mažą vežėją, kuris neturi internetinės sekimo sistemos. Pastaruoju atveju likimas tikrai nematomas, ir belieka tikėtis geriausio arba skambinti telefonu. Vieną kartą turėjau klientą, kuris siuntė paveikslus į Hagos muziejų per mažą meno krovinių vežėją – sekimo nebuvo jokio, tik telefoniniai skambučiai kas porą dienų. Viskas gerai baigėsi, bet nervų buvo daug.

Ką daryti, jei siunta "dingo"?

Pirmiausia – nepanikuokite. Dingo reiškia, kad sistema nežino, kur siunta yra, o tai dar nereiškia, kad ji tikrai dingusi. Kartais tiesiog vėluoja informacijos perdavimas. Bet jei situacija tęsiasi, pradėkite oficialią paiešką. Dauguma įmonių turi tam tikras procedūras – paprašykite jų pradėti "tracing" procesą. Jei per kelias dienas nieko nepaaiškės, kreipkitės į draudimo kompaniją (jei draudėte siuntą). Aš asmeniškai visada rekomenduoju drausti vertingesnius krovinius – tai kainuoja papildomai, bet suteikia ramybės. O dėl dingusių siuntų – statistiškai didelė dalis jų atsiranda per pirmas dvi savaites, tiesiog kažkur užstrigo dokumentacija.

Ar galiu susitvarkyti pats, ar reikia profesionalo pagalbos?

Jei siunčiate paprastą siuntą (baldus, drabužius, buitinę techniką) ir naudojate žinomą vežėją, tikriausiai susitvarkysite patys. Bet jei siunčiate vertingus daiktus, sudėtingus krovinius (pavyzdžiui, pianiną arba meno kūrinį), arba jei tai verslo siunta – verta pasikviesti profesionalą. Čia kalbu ne tik apie pačią logistika, bet ir apie dokumentus, muitinės procedūras (taip, į Olandiją iš ES reikia mažiau dokumentų, bet vis tiek reikia), draudimą. Aš pats per savo karjerą mačiau tiek sėkmingų savarankiškų siuntų, tiek katastrofų, kai žmonės bandė sutaupyti ir galiausiai prarado daugiau.

Kaip elgtis su vėlavimais?

Vėlavimai nutinka dažnai – eismas, oro sąlygos, streikai, techninės problemos. Jei matote, kad siunta vėluoja, pirmiausia pasitikslinkite naują numatomą pristatymo datą. Jei ji jums netinka (pavyzdžiui, jau turėjote sutvarkyti butą naujoje vietoje), susisiekite su vežėju ir pasiūlykite alternatyvą – kartais galima pakeisti pristatymo dieną ar net adresą. Bet čia svarbu žinoti – jei vėluoja dėl vežėjo kaltės, dažniausiai nieko neatlygins, nes standartinėse sąlygose numatyti tam tikri leistini vėlavimai. Jei vėluoja dėl jūsų kaltės (neteisingas adresas, nesate namie), gali tekti mokėti papildomai už pakartotiną pristatymą.

Specifiniai atvejai

Kaip sekti krovininį automobilių?

Krovininiai automobiliai paprastai turi GPS sekimą, nes tai įmonės turtas. Bet jūs, kaip klientas, galite matyti tik tai, ką jums leidžia matyti. Kai kurios kompanijos siūlo klientams prisijungti prie sistemos ir matyti tikslų automobilio judėjimą – tai labai patogu, ypač jei norite susitikti su vairuotoju konkrečiu metu. Kitos – tik bendrą informaciją. Jei jums svarbu sekti konkrečiai, iš karto derinkite tai su įmone. Aš pats turėjau atvejį, kai klientė norėjo matyti, kur jos baldai važiuoja per Vokietiją – mes jai suteikėme prieigą prie mūsų sistemos, ir ji ramiai žinojo, kad viskas gerai.

Ar keičiasi sekimas, jei krovinys keliauja per kelis vežėjus?

Dažniausiai taip – kiekvienas vežėjas naudoja savo sistemą. Jūs galite gauti vieną numerį iš pirmo vežėjo, o kai krovinys pereina kitam, gaunate naują numerį. Čia svarbu sekti visus numerius arba paprašyti, kad perkraustymo kompanija jus informuotų apie pokyčius. Gera žinia ta, kad profesionalios kompanijos turi sistemas, kurios automatiškai seka visus etapus, tad jums nereikia patiems viso to stebėti. Bet jei darote patys – būkite pasiruošę sekti kelis numeris.

Kaip sekti dalinį krovinį (LTL)?

Dalinių krovinių (Less Than Truckload) sekimas kartais būna sudėtingesnis, nes jūsų krovinys keliauja kartu su kitų klientų kroviniais. Bet šiuolaikinės sistemos leidžia sekti ir dalinius krovinius – tiesiog jūsų sekimo numeris bus susietas su konkrečiu sunkeniu (pallet) arba konteineriu. Jei naudojate profesionalią kompaniją, jie turėtų jums suteikti galimybę sekti savo dalį. Vienas niuansas – kartais dalinių krovinių informacija atnaujinama rečiau nei pilnų sunkvežimių, nes sandėliuose jie ilgiau stovi nei tikrinami.

Ką daryti su muitinės dokumentais?

Jei siunčiate į Olandiją iš Lietuvos, abi šalys yra ES, tad muitinės procedūros paprastai nereikia. Bet jei siunčiate iš trečiosios šalies (pavyzdžiui, Kinijos ar JAV), tada muitinės dokumentai yra būtini. Čia sekimas tampa sudėtingesnis – jums reikės sekti ne tik fizinį krovinį, bet ir dokumentų būseną. Daugelis įmonių turi atskiras sistemas dokumentams, kurios kartais nesusijusios su fizinio krovino sekimu. Geriausiai čia padeda profesionalai, kurie žino, kaip viską suderinti. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai krovinys jau buvo Olandijoje, bet dokumentai dar nebuvo sutvarkyti – ir tai sukėlė didelių problemų.

Praktiniai patarimai

Kada geriausia sekti siuntą?

Paprastai sekimas rodo informaciją realiu laiku, bet atnaujinamas kas kelias valandas. Jei jums reikia tikslios informacijos, geriausia tikrinti ryte arba vakare, kai sistemas paprastai atnaujina duomenis. savaitgaliais informacija dažnai vėluoja, nes sandėliai nedirba pilnu pajėgumu. Aš pats patariu klientams netikrinti sekimo kas valandą – tai tik padidina stresą. Verčiau pasitikėti sistema ir susisiekti tik tada, kai matote akivaizdžius nukrypimus nuo numatomo grafiko.

Kaip išvengti problemų su sekimu?

Pirma – visada turėkite tikslų sekimo numerį ir išsaugokite jį keliose vietose (el. paštas, telefonas, užrašų knygelė). Antra – prieš siunčiant pasitikslinkite, kokios sekimo sistemos bus naudojamos ir kaip prie jos prisijungti. Trečia – jei siunčiate kažką svarbaus, paprašykite, kad jums būtų siunčiami SMS ar el. laiškai su kiekvienu statuso pokyčiu. Ketvirta – turėkite kontaktinį asmenį įmonėje, kuris gali greitai atsakyti į jūsų klausimus. Penkta – neignoruokite mažų problemų, nes kartais jos išauga į dideles.

Kokie numeriai yra svarbūs?

Jums reikės keleto numerių: pagrindinis sekimo numeris (tracking number), užsakymo numeris (order number), jei yra – siuntos numeris (shipment ID), ir sąskaitos faktūros numeris. Visi šie numeriai gali būti naudingi ieškant informacijos. Kartais sistema ieško tik pagal vieną numerį, o jūs turite kitą. Geriausiai turėti visus juos po ranka, kai skambinate į įmonę – taip greičiau gausite atsakymą. Aš pats visada prašau klientų turėti šią informaciją prieš skambinant – taupome laiką abiems pusėms.

Ar verta naudoti papildomas sekimo paslaugas?

Tai priklauso nuo jūsų poreikių. Jei siunčiate paprastus daiktus ir turite laiko palaukti, tikriausiai neverta mokėti papildomai. Bet jei siunčiate kažką skubiai arba vertingo, papildomos paslaugos (pavyzdžiui, realaus laiko GPS sekimas, prioritetinis aptarnavimas) gali būti naudingos. Čia reikia pasverti – ar jums tikrai reikia žinoti, kur krovinys yra kiekvieną minutę, ar užtenka žinoti bendrą būseną? Aš pats paprastai siūlau pradėti nuo nemokamos versijos, o jei matote, kad neužtenka – tada jau galima kalbėti apie papildomas paslaugas.

Išvada

Na štai, bandžiau jums paprastai paaiškinti, kaip veikia krovinių sekimas į Olandiją. Svarbiausia, ką noriu pasakyti: šiais laikais sekti siuntą yra daug lengviau nei prieš dešimt metų, bet vis tiek reikia žino keletą niuansų. Visada turėkite sekimo numerius, naudokite oficialias sistemas, bet nepamirškite ir tiesioginio kontakto – kartais geriau paskambinti nei spėlioti. Ir dar viena pastaba – ne visada viskas priklauso tik nuo sekimo sistemos, kartais tiesiog reikia kantrybės. Linkiu jums sklandžių perkraustymų ir kad siuntos visada atkeliautų laiku ir sveikos!