Kaip sekti krovinių gabenimą į Olandiją internetu?

Įvadas

Krovinių gabenimas į Olandiją šiandien yra vienas populiariausių maršrutų Europos Sąjungoje – kasdien tūkstančiai sunkvežimių ir mažesnių transporto priemonių veža prekes iš Lietuvos į Amsterdamą, Roterdamą, Utrechtą ir kitas šio šalies vietoves. Tačiau pats gabenimas tai tik pusė darbo – kita, kartais net svarbesnė dalis, yra galimybę sekti savo krovinį realiu laiku. Klientai nuolat skambina ir klausia: „Ar galima matyti, kur dabar mano siunta? Ar ji jau pasiekė Olandiją? Kada tiksliai bus pristatyta?" Šiame straipsnyje paaiškinu, kaip veikia krovinių sekimo sistema, kokius įrankius naudoti ir kokie yra realūs apribojimai, su kuriais susiduriama kasdien.

Kaip veikia krovinių sekimo sistema?

Ar galiu sekti krovinį į Olandiją realiu laiku?

Taip, dauguma šiuolaikinių logistikos įmonių siūlo galimybę stebėti siuntos vietą internetu. Paprastai gauni unikalų sekimo kodą (tracking number), kurį įvedus į įmonės tinklalapį matoma dabartinė krovinio vieta. Tačiau čia svarbu suprasti – ne visos įmonės siūlo tą patį tikslumo lygį. Kai kurios rodo tik pagrindinius taškus (krovinio paėmimas, muitinė, pristatymas), kitos – tikslią GPS vietą kas kelias minutes. Priklauso nuo to, kokį paslaugų lygį esi užsakęs.

Kokius duomenis galiu matyti sekimo sistemoje?

Paprastai matoma: siuntos būsena (kraunama, vežama, muitinėje, pristatoma), numatomas pristatymo laikas, kartais vairuotojo kontaktai. Kai kuriose sistemose rodomas ir maršrutas žemėlapyje. Gali matyti ir temperatūrą, jei veži šaldytus produktus – tai svarbu maisto pramonei. Bet čia reikia žinoti, kad ne visi duomenys atnaujinami iš karto. Kartais sistema rodo „kelyje", o iš tikro sunkvežimis stovi degalinėje jau dvi valandas.

Ar sekimas veikia visoms transporto rūšims?

Veikia tiek pilnų sunkvežimų (FTL – full truckload), tiek dalinių krovinių (LTL – less than truckload) atveju. Dalinių krovinių sekimas kartais būna sudėtingesnis, nes tavo krovinys keliauja su kitų siuntomis ir gali būti perkraunamas kelis kartus. Tačiau profesionalios įmonės turi sistemą, kuri seka kiekvieną gabenimo etapą. Mažesnių siuntų (palletės, dėžės) sekimas dažniausiai vyksta per tos pačios įmonės portalą arba per tarptautines sekimo platformas.

Sekimo įrankiai ir platformos

Ar galima naudoti vieną sistemą visoms įmonėms?

Deja, kol kas nėra vieningos sistemos, kuri veiktų visoms logistikos įmonėms. Kiekviena įmonė naudoja savo programinę įrangą. Yra kelios tarptautinės platformos, pvz., CargoON, Transporeon arba CleverShip, kurios jungia kelias įmones, bet tai nėra visuotinė sistema. Dažniausiai teks naudoti tą įrankį, kurį suteikia tavo pasirinkta pervežimo įmonė. Čia patarimas – prieš užsakydamas paslaugą, paklausk, kokiu būdu galėsi sekti krovinį.

Kaip naudotis įmonės sekimo sistema?

Paprastai gauni nuorodą el. paštu arba SMS žinute. Joje būna sekimo kodas, kurį įvedi į tinklalapio laukelį. Kai kurios įmonės siūlo ir mobiliąją programėlę – patogiau, jei dažnai veži krovinius. Programėlės pranašumas tas, kad gali gauti pranešimus apie būsenos pokyčius. Bet čia būna ir minusų – ne visada programėlės veikia stabiliai, kartais pranešimai vėluoja arba neateina iš viso.

Kas yra MRN numeris ir kam jis reikalingas?

MRN (Movement Reference Number) – tai muitinės registracijos numeris, kuris naudojamas sekant krovinį per muitinės procedūras. Kai krovinys įvažiuoja į Olandiją, jis turi pereiti muitinę. MRN numeris leidžia matyti, ar krovinys jau išleistas iš muitinės, ar dar laukia patikros. Šį numerį paprastai suteikia pervežimo įmonė arba muitinės brokeris. Svarbu žinoti, kad MRN galioja tik tam tikrą laiką – paprastai iki 90 dienų po krovinio atvykimo.

Dažniausiai klausimai apie sekimą

Kodėl sekimo sistema rodo pasenusią informaciją?

Čia gali būti kelios priežastys. Pirma – sistema gali būti atnaujinama su vėlavimu, ypač jei įmonė naudoja senesnę programinę įrangą. Antra – duomenys gali būti rankiniu būdu įvedami, o žmonės kartais pamiršta tai padaryti laiku. Trečia – techninės problemos, pvz., nutrūkęs interneto ryšys sunkvežimyje. Kartais tiesiog reikia palaukti valandą ar dvi ir informacija atsinaujins savaime. Bet jei jau praėjo diena ir niekas nesikeičia – skambink į įmonę.

Ar galiu matyti tikslią sunkvežimio vietą?

Kai kurios įmonės siūlo GPS sekimą realiu laiku, bet tai paprastai yra papildoma mokama paslauga. Standartinėje paslaugoje dažniausiai matomi tik pagrindiniai taškai – išvykimas, muitinė, atvykimas. Jei tau reikia nuolatinio stebėjimo, pvz., veži brangų krovinį arba turi klientą, kuris nori žinoti tikslų pristatymo laiką, tuomet verta papildomai užsisakyti GPS sekimą. Čia dar reikia žinoti, kad net su GPS sistema tikslumas nėra 100% – kartais rodoma vieta gali skirtis keliais kilometrais.

Ką daryti, jei sekimo sistema rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – susisiek su pervežimo įmonės vadybininku. Jie turi prieigą prie detalesnės informacijos ir gali patikrinti, kas vyksta iš tikro. Kartais sistema rodo vienkryptę informaciją, o realybėje viskas gerai. Buvo atvejis, kai sistema rodė, kad krovinys grįžta atgal į Lietuvą, o iš tiesų sunkvežimis tiesiog apvažiavo per klaidą ir jau buvo Olandijoje. Taigi – visada geriau pasitikrinti telefonu.

Ar sekimas veikia, jei krovinys keliauja per kelias šalis?

Taip, bet čia reikia žinoti kelis niuansus. Jei krovinys į Olandiją važiuja per Vokietiją arba Belgiją, sekimo sistema turėtų rodyti visus etapus. Tačiau kartais, ypač jei naudojami subrangovai, informacija gali būti perduodama su vėlavimu. Gali būti taip, kad Lietuvos įmonės sistema rodo, jog krovinys išvyko, bet Olandijos partnerio sistema dar nepradėjo rodyti jo buvimo. Paprastai per parą ar dvi viskas susijungia.

Muitinės ir sienų sekimas

Kaip sekti krovinį per Olandijos muitinę?

Kroviniai į Olandiją, kaip ir į bet kurią ES šalį, turi pereiti muitinės procedūras, jei reikalingas importo arba eksporto deklaravimas. Sekimas per muitinę vyksta naudojant MRN numerį. Lietuvos muitinės tinklalapyje galima patikrinti, ar krovinys buvo pateiktas muitinei, ar jis patvirtintas, ar yra reikalinga papildoma patikra. Olandijos muitinės sistema taip pat turi viešąją dalį, kur galima matyti krovinio būseną. Bet čia svarbu – ne visi kroviniai matomi viešai, kai kurie duomenys prieinami tik įmonėms.

Kiek laiko krovinys užtrunka muitinėje?

Paprastai iki 24 valandų, jei dokumentai tvarkingi ir nereikia fizinės patikros. Bet jei muitinė nusprendžia patikrinti krovinį fiziškai, gali užtrukti iki kelių dienų. Čia labai svarbu iš anksto pasiruošti visus dokumentus – CMR waybill, PVM registraciją, jei reikia, ir kitus reikalingus popierius. Kartais būna taip, kad dokumentai tvarkingi Lietuvos muitinėje, bet Olandijos muitinė turi papildomų klausimų. Dėl to sekimo sistema gali rodyti, kad krovinys „laukia" ilgiau nei tikėjaisi.

Ar galiu sužinoti, ar mano krovinys bus tikrinamas?

Paprastai iš anksto to sužinoti neįmanoma – muitinė sprendžia vietoje. Tačiau jei veži prekes, kurios paprastai kelia įtarimų (pvz., didelės vertės elektronika, maisto produktai, chemikalai), tikimybė didesnė. Čia gali padėti išankstinis susitarimas su muitinės brokeriu, kuris gali „pažymėti" tavo krovinį kaip patikimą. Bet tai nėra garantija – muitinė vis tiek turi teisę tikrinti bet kurį krovinį.

Laikas ir pristatymo terminai

Kiek laiko trunka krovinių gabenimas iš Lietuvos į Olandiją?

Paprastai 2–3 dienos, jei tai pilnas sunkvežimis ir nėra didelių problemų kelyje. Bet čia labai priklauso nuo kelio sąlygų, eismo, oro. Kartais būna taip, kad numatomas pristatymas trečiadienį, bet dėl spūsčių Vokietijoje nukeliamas į ketvirtadienį. Sekimo sistema paprastai rodo atnaujintą laiką, bet jei matai, kad krovinys stovi vienoje vietoje ilgiau nei pora valandų – geriau paskambinti ir pasitikslinti.

Kaip sužinoti tikslų pristatymo laiką?

Geriausias būdas – tiesiogiai bendrauti su vairuotoju arba pervežimo įmonės dispečeriu. Jie žino realią situaciją kelyje. Sekimo sistema gali rodyti vieną laiką, bet eismo spūstys, oro sąlygos arba netikėtos problemos (pvz., sugadintas padangas) gali viską pakeisti. Buvo atvejis, kai klientui sakiau, kad krovinys bus iki 14:00, o iš tikro atvyko tik 19:00, nes Vokietijoje buvo didžiulė avarija ir eismas stovėjo kelias valandas. Sistema to nerodė.

Ką daryti, jei pristatymas vėluoja?

Pirmiausia – susisiek su įmone ir sužinok priežastį. Jei vėluoja dėl objektyvių aplinkybių (eismas, oro sąlygos, muitinė), dažniausiai tai yra suprantama. Bet jei vėluoja dėl įmonės kaltės (pvz., blogas planavimas, vėluojantis pakrovimas Lietuvoje), tuomet gali reikalauti kompensacijos arba bent jau paaiškinimo. Čia svarbu turėti rašytinę korespondenciją – el. laiškus, kuriais fiksuoti susitarimai dėl terminų.

Kainos ir papildomos paslaugos

Ar GPS sekimas yra mokamas?

Dažniausiai taip – tai papildoma paslauga. Kainos svyruoja nuo 10 iki 30 eurų už vieną krovinį, priklausomai nuo įmonės ir sekimo detalumo. Kai kurios įmonės siūlo GPS sekimą kaip standartinę dalį brangesnių paslaugų paketuose. Čia reikia žiūrėti, ar tau iš tikro to reikia. Jei veži paprastas prekes ir klientui nėra kritiškai svarbu žinoti tikslų laiką, galima apsieiti ir be GPS. Bet jei veži, pvz., šaldytus produktus arba prekes su labai konkrečiu pristatymo langu, tuomet verta investuoti.

Kokios dar papildomos paslaugos susijusios su sekimu?

Gali būti siūloma: realiu laiku teikiamos SMS arba el. pašto žinutos apie būsenos pokyčius, galimybė matyti temperatūros duomenis (šaldytiems kroviniams), dokumentų sekimas (ar visi popieriai tvarkingi), pranešimas apie pristatymo patvirtinimą su parašu. Kai kurios įmonės siūlo ir „premium" sekimą, kai gali matyti ne tik krovinio vietą, bet ir vairuotojo greitį, sustojimų laiką ir pan. Bet čia jau aukštesnės kainos.

Ar galima sekti krovinį nemokamai?

Taip, dauguma pervežimo įmonių siūlo nemokamą bazinį sekimą – paprastai tai yra galimybė matyti pagrindinius etapus: išvykimas, muitinė, atvykimas. Bet čia informacija dažnai būna atnaujinama su vėlavimu ir nėra detali. Jei tau užtenka žinoti, kad krovinys „kelyje" ir bus „artimiausiomis dienomis", tuomet nemokamas sekimas tiks. Bet jei reikia detalesnės informacijos, teks mokėti papildomai.

Problemos ir jų sprendimai

Kodėl krovinys dingsta iš sekimo sistemos?

Kartais taip nutinka dėl techninių problemų – sistema „nulūžta" arba duomenys nepersiunčiami. Bet dažniausiai tai įvyksta, kai krovinys perduodamas iš vienos įmonės kitai. Pvz., Lietuvos įmonė veža iki sienos, o toliau Olandijos partneris perima. Tarp šių dviejų sistemų kartais būna „spraga" ir informacija kuriam laikui dingsta. Paprastai per parą viskas susijungia. Bet jei praėjo daugiau laiko – skambink, nes gali būti rimtesnė problema.

Ką daryti, jei sekimas rodo, kad krovinys pristatytas, bet kliento nėra?

Pirma – patikrink, ar teisingas adresas. Buvo atvejis, kai sistema rodė „pristatyta", bet iš tikro sunkvežimis buvo kitoje gatvėje dėl neteisingo adreso. Antra – susisiek su vairuotoju, jis gali paaiškinti, kas vyko vietoje. Kartais būna taip, kad gavėjas tiesiog nebuvo namuose ir krovinys grąžintas į sandėlį. Čia reikia derinti naują pristatymo laiką.

Kaip elgtis, jei krovinys pavogtas arba dingęs?

Jei sekimas rodo, kad krovinys staiga dingo arba jo vieta neatitinka numatyto maršruto, nedelsiant susisiek su įmone ir praneš policijai. Pavogti kroviniai – retas atvejis, bet pasitaiko, ypač jei veži vertingas prekes ir sustojai ne saugomose vietose. Čia svarbu turėti visus dokumentus – draudimo polisą, krovinio vertės įrodymus, CMR waybill. Be to, jei naudojai GPS sekimą, turėsi įrodymų, kur ir kada krovinys dingo.

Praktiniai patarimai

Kaip pasirinkti patikimą sekimo sistemą?

Prieš užsakydamas paslaugą, paklausk įmonės, kokiu būdu galėsi sekti krovinį. Geriausia, jei jie turi savo sistemą su aiškia sąsaja, o ne tik siunčia el. laiškus kartą per dieną. Patikrink, ar sistema veikia mobiliuosiuose įrenginiuose – dažnai klientai nori sekti krovinį būdami ne biure. Taip pat pasidomėk, ar sistema siunčia pranešimus – SMS arba el. paštu – kai keičiasi būsena.

Kada geriausia sekti krovinį?

Paprastai ryte ir vakare – tuo metu dažniausiai atnaujinami duomenys. Bet jei turi skubią siuntą, gali tikrinti ir dažniau, ypač jei artėja numatomas pristatymo laikas. Čia dar patarimas – nepersikrauk informacijos. Jei sistema rodo, kad viskas gerai, nereikia kas valandą skambinti ir klausti „ar viskas gerai?". Tai tik apkrauna įmonę ir nieko naujo nesužinosi.

Kaip derinti sekimą su kitais verslo procesais?

Jei dažnai veži krovinius į Olandiją, verta susitvarkyti sistemą, kuri leistų automatiškai gauti pranešimus ir perduoti juos savo klientams. Pvz., kai krovinys išvyksta iš Lietuvos, galima automatiškai išsiųsti žinutą savo gavėjui Olandijoje. Tai pagerina klientų patirtį ir sumažina tavo darbo krūvį. Bet čia reikia investuoti į geresnę programinę įrangą arba susitarti su įmone dėl tokių funkcijų.

Išvada

Krovinių gabenimas į Olandiją internetu šiandien yra gerokai paprastesnis nei buvo prieš keletą metų – dauguma įmonių siūlo bent bazinę sekimo galimybę. Tačiau svarbu suprasti, kad ne visi sekimo būdai yra vienodi: kai kurie rodo tik bendrą būseną, kiti – tikslią GPS vietą. Prieš užsakydamas paslaugą, visada pasidomėk, kokiu būdu galėsi stebėti savo krovinį ir ar tau reikalingos papildomos funkcijos, pvz., GPS sekimas arba pranešimai apie būsenos pokyčius. O jei kas nors neaišku – tiesiog paskambink į įmonę. Kartais pokalbis telefonu duoda daugiau informacijos nei bet kuri sistema.