Kaip sekti krovinio siuntimą į Olandiją realiu laiku

Įvadas

Sveiki, jei skaitote tai, greičiausiai ruošiatės perkraustymui į Olandiją arba jau turite ten krovinį kelyje ir nervinatės, nes nežinote, kur jis dabar yra. Suprantu – pats per 8 metus dirbdamas tarptautinių perkraustymų srityje mačiau šimtus tokių žmonių. Iš tiesų, sekti krovinio siuntimą į Olandiją realiu laiku šiais laikais yra daug lengviau nei prieš dešimtmetį, bet čia yra niuansų, kuriuos reikia žinoti. Kartais sistema rodo viena, o realybėje viskas vyksta visai kitaip. Šiame straipsnyje (na šitas posakis čia tinka, nes tikrai kalbu konkrečiai apie tai) paaiškinsiu, kaip veikia sekimo sistema, kokie būdai egzistuoja ir ką daryti, kai informacija neatnaujinama. Pradėkime.

Pagrindiniai sekimo būdai

Ar galima sekti siuntą tiesiogiai per perkraustymo įmonės puslapį?

Taip, dauguma didesnių perkraustymo kompanijų turi savo sekimo sistemas, bet čia reikia žinoti kelis dalykus. Pirma, ne visos įmonės siūlo realaus laiko sekimą – kai kurios tik atnaujina informaciją kas kelias dienas. Antra, kartais sistema rodo, kad krovinys yra sandėlyje, o iš tikro jis jau pakrautas į sunkvežimį ir važiuoja. Vieną kartą turėjau klientą, kuris skambino man panikuodamas, nes sekimo sistema rodė, kad jo daiktai vis dar Vilniuje, o aš jau žinojau, kad sunkvežimis yra ties Berlynu. Pasirodo, sistema tiesiog vėlavo atnaujinti duomenis. Taigi, jei jūsų įmonė turi sekimo sistemą – naudokitės, bet nepasitikėkite ja 100%.

Kokie yra populiariausi sekimo įrankiai Lietuvos perkraustymo įmonėse?

Lietuvoje veikiančios perkraustymo įmonės naudoja įvairias sistemas – nuo paprų Excel lentelių iki profesionalių TMS programų. Didesnės įmonės dažniausiai naudoja kažką panašaus į Transporeon, LoadRunner arba savo pačių sukurtas sistemas. Galiu pasakyti, kad maždaug 70% įmonių siūlo bent kokį nors sekimo būdą, bet kokybė labai skiriasi. Kartą dirbau su įmone, kuri tiesiog siųsdavo SMS žinutes kas kelias dienas – ir tai veikė geriau nei kai kurių kitų „modernios" sistemos. Taigi, ne visada naujausia technologija reiškia geresnę paslaugą.

Ar galima sekti krovinį per logistikos platformas?

Taip, jei jūsų perkraustymo įmonė naudoja kokias nors žinomas logistikos platformas, galite bandyti sekti ten. Pavyzdžiui, jei krovinys vežamas per didelius logistinius terminalus, jie kartais turi savo sekimo sistemas. Bet čia yra problema – dažniausiai jums reikia specialaus numerio arba prieigos kodo, kurį suteikia tik pati įmonė. Aš pats visada sakau klientams: jei norite sekti patys, paprašykite įmonės suteikti visus turimus sekimo kodus ir numeris. Kartais jie tiesiog pamiršta juos išsiųsti.

Kaip veikia GPS sekimas krovinio siuntimuose?

GPS sekimas yra pats tiksliausias būdas, bet jis nėra universalus. Jei jūsų krovinys keliauja uždarame konteineryje arba dideliame sunkvežimyje, GPS įrenginys dažniausiai būna pritvirtintas prie transporto priemonės, o ne prie konkrečios dėžės. Tai reiškia, kad jūs matote, kur yra sunkvežimis, bet ne kur yra būtent jūsų daiktai. Iš kitos pusės, jei perkraustymas vyksta mažesnėmis transporto priemonėmis, GPS dažniausiai seka viską tiksliai. Vienas mano kolega visada diegė GPS tiesiai į kliento pagrindinę dėžę – taip klientai galėdavo matyti tiksliai, kur ji yra. Bet tai jau retenybė.

Informacijos šaltiniai ir jų patikimumas

Kaip dažnai reikėtų tikrinti sekimo sistemą?

Čia priklauso nuo to, kurioje stadijoje yra jūsų perkraustymas. Jei krovinys dar Lietuvoje ir ruošiamas – tikrinkite kas 2-3 dienas. Jei jau keliauje per Vokietiją ar Belgiją – kas dieną arba kas kelias valandas, jei sistema leidžia. Bet čia svarbu: nepersistenkite. Kartais žmonės skambina kas valandą ir klausia, kur dabar jų sofos, o sunkvežimis tiesiog stovi eismo spūstyje. Iš patirties galiu pasakyti, kad optimaliausia būtų tikrinti ryte ir vakare – tiek informacijos pakanka, kad suprastumėte, ar viskas vyksta pagal planą.

Ką daryti, jei sekimo sistema rodo pasenusią informaciją?

Pirmiausia – nesijaudinkite. Sistemos dažnai vėluoja atnaujinti duomenis, ypač jei krovinys keliauja per kelias šalis. Aš pats esu matęs atvejų, kai sistema rodė, kad krovinys yra Lenkijoje, o iš tikro jis jau buvo Olandijoje. Geriausia, ką galite padaryti – tiesiogiai susisiekti su įmone ir paklausti. Paprastai jie turi tikslesnę informaciją nei sistema. Dar vienas patarimas: jei jums buvo suteiktas vairuotojo telefono numeris, galite paskambinti ir jam – jie dažniausiai žino tiksliausią savo buvimo vietą.

Ar verta naudotis trečiųjų šalių sekimo paslaugomis?

Yra keletas svetainių ir programų, kurios agreguoja informaciją iš įvairių šaltinių, bet su jomis reikia būti atsargiems. Jos dažniausiai veikia tik su didžiųjų logistikos bendrovių duomenimis, o ne su mažesnių perkraustymo įmonių. Be to, kartais jų informacija yra netikslesnė nei pačių įmonių. Aš asmeniškai nerekomenduočiau jomis pasikliauti kaip pagrindiniu šaltiniu – geriau tiesiogiai bendrauti su įmone, kurią samdėte. Bet jei norite papildomos informacijos – kodėl gi ne, tik nepamirškite, kad tai tik papildomas šaltinis.

Kaip sužinoti tikslią pristatymo datą?

Čia yra sudėtingiausia dalis. Sekimo sistema dažniausiai rodo tik apytikslę datą, o tiksliai pasakyti, kada krovinys bus Olandijoje, galima tik likus dienai ar dviem iki pristatymo. Priklauso nuo daugelio faktorių: eismo, muitinės procedūrų, oro sąlygų. Aš visada sakau klientams: planuokite, kad krovinys gali vėluoti 1-2 dienas, bet tikėkitės, kad viskas vyks pagal planą. Vieną kartą turėjome atvejį, kai viskas vyko puikiai ir krovinys atėjo net anksčiau nei tikėjomės – bet tai buvo išimtis, o ne taisyklė.

Dažniausiai problemų šaltiniai

Kodėl kartais sekimo sistema rodo klaidingą informaciją?

Yra keletas priežasčių. Pirma, sistema gali būti pasenusi ir neatnaujinta rankiniu būdu. Antra, kartais krovinys būna perkeltas į kitą transporto priemonę, o sistema to neatspindi. Trečia, gali būti techninių problemų – GPS įrenginys nustojo veikti arba duomenys nepersiuntė. Aš pats esu matęs atvejį, kai vairuotojas pamiršo įjungti GPS įrenginį ryte ir sistema rodė, kad sunkvežimis stovi vietoje, nors jis jau buvo nuvažiavęs šimtus kilometrų. Taigi, visada turėkite planą B – tiesioginį kontaktą su įmone ar vairuotoju.

Ką daryti, jei įmonė neatsako į skambučius?

Tai jau rimtesnė problema. Jei jūsų perkraustymo įmonė neatsako į skambučius ir nesuteikia informacijos, tai gali būti blogas ženklas. Pirmiausia, bandykite susisiekti kelis kartus skirtingu paros metu – kartais tiesiog būna užimti. Jei vis tiek neatsako, bandykite rašyti el. laišką arba žinutę. Jei ir tai nepadeda, galbūt verta susirasti kitą kontaktą įmonėje – galbūt kitą vadybininką. Aš žinoau atvejų, kai įmonės tiesiog „dingdavo" kelioms dienoms dėl vidinių problemų, o paskui vėl atsirasdavo. Bet jei tai tęsiasi ilgai – galbūt verta pradėti galvoti apie kitas galimybes.

Kaip elgtis, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia, susitikite su įmone ir išsiaiškinkite priežastį. Dažniausiai vėlavimas įvyksta dėl objektyvių priežasčių: eismo, oro sąlygų, muitinės problemų. Bet kartais būna ir įmonės kaltės – blogas planavimas, per daug užsakymų vienu metu. Jei vėlavimas yra dėl įmonės kaltės, jūs turite teisę reikalauti kompensacijos, bet čia jau reikia žiūrėti į sutartį. Aš pats visada patariu klientams: jei vėlavimas yra nedidelis (1-2 dienos), tiesiog priimkite tai kaip normalią dalį perkraustymo proceso. Bet jei vėluojama savaitę ar daugiau – jau reikia kalbėtis rimčiau.

Ar muitinės procedūros Olandijoje paveikia sekimą?

Taip, ir tai yra vienas dažniausių priežasčių, kodėl informacija „stringa". Kai krovinys yra muitinėje, sekimo sistema dažniausiai rodo, kad jis yra tam tikroje vietoje, bet neatnaujina informacijos, kol muitinės procedūros nebaigiamos. Olandijos muitinė paprastai veikia gana greitai, bet kartais gali užtrukti, ypač jei yra kokių nors nesklandumų su dokumentais. Jei matote, kad krovinys „stovi" Olandijos pasienyje arba muitinės zonoje, nesijaudinkite iš karto – duokite kelias dienas. Bet jei tai tęsiasi ilgiau nei savaitė – jau reikia aiškintis.

Praktiniai patarimai

Kokia informacija man reikėtų turėti prieš pradedant sekti?

Pirmiausia, jums reikia turėti sutarties numerį arba siuntos numerį, kurį suteikė perkraustymo įmonė. Be to, naudinga turėti kontaktinį asmenį įmonėje, kuris galėtų suteikti informacijos. Dar vienas svarbus dalykas – vairuotojo kontaktas, jei jis buvo suteiktas. Aš visada patariu savo klientams: išsirašykite visus kontaktus į vieną vietą (gal net atspausdinkite) ir laikykite juos ranka, jei prireiktų skambinti. Kartais žmonės tiesiog pameta tuos popierėlius ir tada nežino, kam skambinti.

Ar galiu pats nuvykti pasiimti krovinio, jei jis stovi sandėlyje?

Teoriškai taip, bet čia reikia derinti su įmone. Jei krovinys jau yra Olandijoje ir stovi sandėlyje, galite bandyti susitarti, kad patys jį pasiimsite. Bet dažniausiai perkraustymo įmonės teikia pilną paslaugą iki galo – tai yra, pristato krovinį į jūsų nurodytą adresą. Jei norite patys pasiimti, greičiausiai teks mokėti mažiau, bet tada jūs prisiimate atsakomybę už transportavimą. Vienas mano klientas taip ir padarė – sutaupė kelis šimtus eurų, bet pats turėjo organizuoti sunkvežimį ir iškrovimą. Ar verta – spręskite patys.

Ką daryti, jei krovinys dingsta?

Tai retas atvejis, bet kartais nutinka. Jei sekimo sistema rodo, kad krovinys yra kažkur, bet jūs negalite niekur su juo susisiekti, pirmiausia kreipkitės į įmonę raštu (el. laišku, kad turėtumėte įrodymą). Jei įmonė nepadeda, galite kreiptis į vartotojų teisių apsaugos institucijas. Be to, jei krovinys buvo apdraustas (o jis tikrai turėtų būti), galite kreiptis į draudimo kompaniją. Aš pats per visą savo karjerą turėjau tik vieną atvejį, kai krovinys iš tikro dingo – ir tai buvo dėl labai keistų aplinkybių. Bet apsidrausti visada verta.

Kaip pasiruošti priėmimui, kol krovinys keliauja?

Nors laukiate, kol krovinys atvyks, galite ruoštis. Pirmiausia, paruoškite vietą, kur bus statomi daiktai – kad būtų erdvės iškrovimui. Antra, susitarkite su įmone dėl tikslios pristatymo dienos ir laiko – geriau turėti kelias dienas atsargoje. Trečia, jei reikia, išsiaiškinkite, ar reikės papildomos pagalbos iškraunant (galbūt reikės keltuvo ar papildomų žmonių). Aš visada sakau: geriau būti pasiruošus iš anksto nei panikuoti paskutinę minutę. Be to, jei jau žinote apytikslę datą, galite imti atostogas arba susitarti su darbdaviu dėl lankstaus grafiko.

Specifiniai atvejai

Kaip sekti krovinį, jei naudojama kelių transporto priemonių sistema?

Kartais krovinys keliauja ne vienu sunkvežimiu, o perkeliamas kelis kartus – pavyzdžiui, iš Lietuvos į Vokietiją vienu, Vokietijoje į kitą ir t.t. Tokiu atveju sekimas gali būti sudėtingesnis, nes kiekviena transporto priemonė gali turėti savo sistemą. Geriausia, ką galite padaryti – paprašykite įmonės aiškiai paaiškinti, kaip vyks perkėlimai ir kas bus atsakingas už kiekvieną etapą. Kartais įmonės turi asmeninį koordinatorių, kuris seka visą kelią ir gali suteikti informacijos bet kuriuo momentu. Jei jums toks nėra paskirtas – paprašykite.

Ką daryti, jei krovinys keliauja per kelias šalis ir informacija rodo skirtingus duomenis?

Tai normalu. Kai krovinys keliauja per kelias šalis, skirtingi terminalai ir sandėliai naudoja skirtingas sistemas. Dėl to gali atrodyti, kad informacija prieštarauja viena kitai. Pavyzdžiui, vienas sistema rodo, kad krovinys jau Vokietijoje, o kitas – kad dar Lenkijoje. Iš tikro tai gali būti dėl to, kad duomenys tiesiog neatnaujinti vienodai greitai. Geriausia orientuotis į naujausią informaciją ir, jei kyla abejonių, tiesiogiai klausti įmonės. Jie žino, kur iš tikro yra krovinys.

Ar galima sekti krovinį, jei jis siunčiamas jūrų keliu?

Jei krovinys į Olandiją keliauja jūrų keliu (per Roterdamo uostą), sekimas yra šiek tiek kitoks. Jūs galėsite matyti, kur yra laivas, bet ne visada – kur yra būtent jūsų konteineris. Dauguma didžiųjų laivybos kompanijų turi savo sekimo sistemas, bet jas naudoti reikia turint konkrečius numerius. Be to, jūrų transportas paprastai trunka ilgiau, todėl sekimas gali būti mažiau dažnas. Aš pats rekomenduoju čia būti kantresniems ir tikrinti informaciją rečiau – kas kelias dienas, o ne kas valandą.

Kaip elgtis, jei sekimo sistema rodo, kad krovinys jau pristatytas, bet aš jo neturiu?

Pirmiausia, nepanikuokite – kartais būna paprastas nesusipratimas. Galbūt sistema rodo, kad pristatyta į sandėlį, o jūs laukiate pristatymo į namus. Arba galbūt krovinys buvo pristatytas į kitą adresą dėl klaidos. Pirmas žingsnis – susisiekti su įmone ir patikslinti situaciją. Jei jie sako, kad pristatė, bet jūs nieko neturite, reikalaukite, kad jie patys išsiaiškintų. Gali būti, kad vairuotojas paliko ne ten, kur reikėjo, arba buvo kokia nors kita klaida. Aš pats esu matęs atvejų, kai dėl adreso nesusipratimo krovinys buvo pristatytas kaimynui.

Papildomi aspektai

Ar verta naudotis papildomomis sekimo paslaugomis?

Jei įmonė siūlo papildomą sekimo paslaugą (pavyzdžiui, SMS žinutės kiekvieną kartą, kai keičiasi statusas), gali būti verta ja naudotis, ypač jei jūs esate nervingas žmogus ir norite žinoti viską iš karto. Bet dažniausiai tai yra papildomas mokestis, o informacija nėra daug geresnė nei nemokamoje sistemoje. Aš pats sakau klientams: jei jums ramiau žinant kiekvieną detalę – naudokitės. Bet jei jums pakanka bendros informacijos – galite sutaupyti.

Kaip sužinoti, ar mano krovinys jau muitinėje Olandijoje?

Jei krovinys keliauja iš Lietuvos į Olandiją, jis tikriausiai pereis muitinę Olandijoje (arba Vokietijoje, jei keliaus per ją). Sekimo sistema paprastai rodo, kada krovinys patenka į muitinės zoną, bet detalių apie pačią procedūrą gali nepateikti. Jei norite sužinoti daugiau, galite tiesiogiai kreiptis į įmonę ir paklausti. Jie paprastai žino, ar muitinės procedūros jau baigtos, ar dar vyksta. Dar galima bandyti patikrinti Olandijos muitinės sistemą, bet ten reikės specialių kodų, kuriuos turi tik įmonė.

Ką daryti, jei sekimo sistema neveikia techniškai?

Kartais būna techninių problemų – serveris neveikia, svetainė nepasiekiama, programa stringa. Pirmiausia, bandykite kitą naršyklę arba įrenginį. Jei vis tiek neveikia, susiekite su įmone telefonu ar el. paštu ir paprašykite informacijos tiesiogiai. Jie turėtų turėti galimybę suteikti informaciją net jei jų sistema neveikia. Jei įmonė sako, kad sistema neveikia ir jie patys nežino, kur jūsų krovinys – čia jau rimtesnė problema ir verta galvoti apie kitus žingsnius.

Ar galima sekti krovinį naudojant tik telefono numerį?

Kai kurios įmonės siūlo galimybę sekti krovinį naudojant telefono numerį arba SMS sistemą. Bet tai nėra labai paplitę Lietuvoje. Dažniausiai jums reikės turėti konkretų siuntos numerį arba sutarties numerį. Jei jums buvo suteiktas tik telefono numeris ir nieko daugiau – paprašykite įmonės suteikti visus reikalingus kodus. Jie tikrai turėtų turėti ką nors daugiau nei tik telefoną.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums pasakyti apie krovinio sekimą į Olandiją realiu laiku. Svarbiausia, ką turėtumėte prisiminti: turėkite visus kontaktus ir numerius, reguliariai tikrinkite informaciją, bet nepersistenkite, ir visada turėkite planą B – tiesioginį kontaktą su įmone. Jei kas nors neaišku – klauskite, jūsų perkraustymo įmonė turėtų suteikti visą reikalingą informaciją. O jei sistema rodo, kad viskas gerai – greičiausiai taip ir yra. Sėkmės su perkraustymu ir tikiuosi, kad jūsų krovinys saugiai ir laiku pasieks Olandiją!