Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku: kas vyksta iš tiesų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti vieną – dažniausiai klientai susiduria ne su pristatymu, o su stresu, kai žiūri į tą ekraną. Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku atrodo kaip kažkas paprasto, tačiau už to slepiasi visos logistikos chaosas. Matome, kaip sistema rodo "vyksta pristatymas", o realybėje vairuotojas gali tiesiog stovėti spūstyje prie Dover arba ieškoti to konkretaus namo kažkur giliame Anglijos kampelyje. Technology is great, bet ji vis dar valdoma žmonių, o žmonėms kartais reikia paprasčiausiai pietų ar kavos. Nereikia panikuoti, jei statusas nepasikeičia valandę ar dvi – aš mačiau viską. Štai trumpai apie tai, ką jums tikrai reikia žinoti, kad neišprotėtumėte laukdami savo dėžutės iš Lietuvos ar kitos šalies.

Kaip tas sekimas iš tiesų veikia (ir kodėl kartais meluoja)

Ar tas realus laikas yra tikrai realus?

Sakyčiau, tai labai sąlyginė sąvoka. Matytumėte, ką aš mačau savo monitoriuje – sistema rodo "transite", bet tai reiškia, kad siunta fiziškai yra sunkvežimyje, kuris važiuoja, pavyzdžiui, magistrale A1. Tačiau GPS signalas gali būti prastas, arba vairuotojas užmiršta įjungti terminalą (nors tai nėra labai dažna, bet įvyksta). Todėl siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku dažniausiai atnaujinamas porą kartų per dieną, o ne kas sekundę, kaip GPS navigatoriuose. Neklauskite manęs, kodėl tiek paprasta dalyka neįmanoma padaryti tiksliai, technologijos keliauja greičiau nei mūsų buhalterija.

Kodėl numeris neveikia iš karto?

Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl su manim skambina klientai. Jums atiduodame numerį, jūs įvedate, o sistema rodo "nerasta". Paprastai tai reiškia, kad etiketė buvo sugeneruota mūsų sistemoje, bet fizinis siuntos įregistravimo terminaluose dar neįvyko. Kartais tai trunka valandą, kartais – dvi, jei kurjeris vėluoja surinkti krovinius iš kitų klientų. Būkite kantrūs, informacija atsiranda, kai tik siunta patenka į pirmąjį sandėlį arba tarpininko rankas.

Kur geriausia sekti – pas mus ar kurjerio puslapyje?

Jei dažniausiai naudojame didelius partnerius, pvz., DPD ar UPS, geriau žiūrėti pas juos. Jų sistemos yra tiesiogiai susietos su vairuotojų terminalais, o mūsų – tik kaip tarpininkė. Nors stengiamės, kad mūsų "Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku" modulis veiktų sklandžiai, vis tiek galimi nedideli vėlavimai duomenų sinchronizacijoje. Jei matote pas juos "pristatyta", o pas mus ne – pasitikėkite kurjeriu, jie pirma sužino.

Kas vyksta, kai statusas "užstrigo"?

Tai reiškia, kad siunta yra tarpinėje stotelėje. Tarkime, atvyko į mūsų sandėlį prie Vilniaus, buvo suskirstyta, dabar laukia, kol bus užpildytas vėlesnis krovininis automobilis į Londoną ar Mančesterį. Mes nedrįstame siųsti tuščio sunkvežimio (tai būtų bankrotas), taigi laukiame, kol susirinks pakankamai krovinių. Tai gali trukti dieną, dvi. Nereikia skambinti ir klausinėti, ar dingnom, tiesiog logistika.

Ar galiu sužinoti, kur vairuotojas dabar yra?

Ne, negaliu. Net jei aš matyčiau koordinates (o dažnai matau), aš negaliu jums jų duoti dėl privatumo ir saugumo taisyklių. Be to, kas jums duos to žinojimo? Jūs vis tiek negalite pribėgti prie sunkvežimio ir pareikalauti savo dėžutės. Geriau laukite pristatymo laiko, kurį sistema nurodo rytoj.

Kodėl sistema kartais rodo klaidingą vietovę?

Vyrauja du variantai. Pirmas – buvo padaryta klaida įvedant pašto kodą (pvz., vienas skaičius skiriasi), ir sistema numetė siuntą į kitą miestelį. Antras – terminalas "užkibo" sename duomenų taške. Kartais matau, kaip siunta "važiuoja" ratą aplink Londoną, nors jau seniai sėdi sandėlyje Birmingeme. Tai techniniai glukai, juos ištaiso sistemos administratoriai per kelias valandas.

Ar sekimas veikia savaitgaliais?

Taip ir ne. Sistema veikia, bet fiziniai judesiai dažniausiai sustoja. Sunkvežimiai turi poilsio laikus, vairuotojai negali važiuoti be pertraukų, o muitinės (ypač šiuo metu) dirba suskystintai. Taigi, jei šeštadienį vakare matote, kad niekas nepasikeitė, tai normalu. Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku turi savo rytus ir vakarus.

Kas tas "manifestas" ir kodėl jis svarbus?

Manifestas yra sąrašas visų siuntų, kurios keliauja toje pačioje mašinoje. Be jo, neprašversite nei Lietuvos, nei Anglijos sienos. Kartais vėluojame, nes laukiame, kol vairuotojas užpildys visus dokumentus ir patvirtins manifestą. Tai tas nematomas darbas, kuris užtrunka, bet be kurio negalėtume veikti.

Ar galiu sekti siuntą telefonu?

Žinoma, dauguma mūsų klientų naudojasi mobiliųjų telefonų naršyklėmis. Mūsų puslapis yra pritaikytas (arba turėtų būti) mobiliesiems. Tačiau seni telefonai gali blogai atvaizduoti žemėlapius. Geriausia tiesiog įvesti numerį paieškos laukelyje ir matyti trumpą istoriją, o ne spalvotus žemėlapius, kurie vis vien meluoja.

Kaip sužinoti tikslią pristatymo datą?

Jei sistema rodo "planuojama", tai tik planas. O jei vairuotojas užstrigs spūstyje prie Calais, data pasikeis. Stengiamės duoti prognozes su atsarga, bet orai, eismo įvykiai ar netgi streikai Anglijoje gali viską sujaukti. Tikro tikslumo nėra, kol vairuotojas nepradeda važiuoti į jūsų adresą.

Kodėl vienoms siuntoms sekimas greitesnis, kitoms lėtesnis?

Viskas priklauso nuo maršruto. Jei siunta keliauja tiesiai iš Kauno į Londoną, bus greita. Jei ji važiuoja per tarpinį sandėlį Vokietijoje (kas kartais nutinka su daliniais krovinais), užtrunka. Be to, kai kurios siuntos eina per "slow lane" – pigesnį, bet lėtesnį maršrutą.

Ar galiu pasitikėti tuo "pristatyta" statusu?

Dažniausiai taip, bet kartais vairuotojas paspaudžia mygtuką anksčiau, kad baigtų darbo dieną (ne, ne, tai ne taip, jie tiesiog užbaigia maršrutą sistemoje). Jei statusas "pristatyta", o siuntos nėra, pirmiausia pažiūrėkite pašto dėžutę ar gynėją – galbūt paliko kaimyne ar sandėliuke.

Problemos: kai kažkas ne taip

Siunta užstrigo muitinėje, ką daryti?

Tai klasika. Po Brexit'o dokumentų reikėjo daugiau nei buvo anksčiau. Jei užstrigo, reiškia, kad trūksta deklaracijos, faktūros arba prekės kodas (HS kodas) buvo nurodytas neteisingai. Mūsų brokeriai stengiasi ištaisyti, bet tai užtrunka. Gali tekti mokėti muito mokesčius ar PVM, jei vertė viršija 135 svarų. Būkite pasiruošę, kad gali reikėti papildomų dokumentų.

Kodėl man parašė, kad trūksta duomenų?

Vadinasi, gavėjo duomenys buvo įvesti neteisingai. Klaidingas telefono numeris, vardas ar adresas. Sistema automatiškai atpažįsta, kad kažkas nesuderinta, ir sustabdo procesą. Tuomet mes susisiekime su siuntėju, kad patvirtintumėte duomenis. Patikrinkite, ar rašėte teisingai.

Ar gali siunta dingti?

Statistiškai – tikimybė labai maža, maždaug kaip laimėti loterijoje, bet... įvyksta. Kartais etiketė nukrenta, kartą mašina patenka į avariją (buvo tokių atvejų per 20 metų), kartai tiesiog nukrypsta į blogą sandėlį. Jei matote, kad siunta "nyksta" iš žemėlapio ilgiau kaip savaitę, tuomet prasideda tiriamoji veikla.

Kas nutinka, jei vairuotojas negali priartėti prie namo?

Anglijoje yra daug siaurų gatvelių, kur sunkvežimis tiesiog nepravažiuoja. Tada vairuotojas palieka siuntą artimiausioje parduotuvėje arba depote, o jums tenka ją atsiimti. Kartais jie netgi skambina iš durų, kad nepavyktų privažiuoti. Tai reali problema, ypač kaimiškose vietovėse.

Kodėl siunta grįžo atgal?

Dažniausiai dėl to, kad gavėjas neatsiėmėjo per nustatytą laiką (paprastai 5-7 dienas), arba buvo atmesta dėl pažeidimų. Kartais neteisingai nurodytas adresas reiškia, kad kurjeris negali pristatyti ir grąžina siuntą atgal siuntėjui. Tai kainuoja pinigus, todėl būkite tikri dėl adreso.

Ar atlygins, jei siunta bus sugadinta?

Taip, jei buvo uždrausta apdraudimas. Bet jei siuntėjas nepakėlė vertės arba nepasirūpino pakavimu (pvz., siuntė stiklinę vazą be putų), mes neatsakome. Apdraudimas padengia tik tinkamai supakuotas siuntas. Dažnai klientai kaltina mus, bet pažiūrėkite į dėžę – jei ji sutrypta, tai ne mūsų kaltė.

Ką daryti, jei gavau pažeistą siuntą?

Niekada nedarykite to, ką vienas klientas padarė – išmeskite dėžę. Reikia iš karto fotografuoti pažeidimą, dėžę iš išorės ir vidų, tada susisiekti su mumis. Be nuotraukų, draudimo bendrovės nieko nepriims. Tai svarbiausias žingsnis.

Ar skambina iš anksto?

Didesnių krovinių (patalpų) atveju – taip, tikrai skambina. Mažoms siuntoms (kurjeriai, DPD, UPS) – ne, jie tiesiog atvažiuoja. Jei jums būtina iš anksto sužinoti, geriau rašykite mums pastabas, nors nėra 100% garantijos, kad vairuotojas perskaitys.

Kodėl vėluja, jei orai blogi?

Anglijoje lietus ir rūkas dažnai sukelia eismo spūstis, ypač ant M25 ar M6 greitkelių. Sunkvežimiai negali važiuoti greičiau, o stabdymas ir pradėjimas juos sužlungia. Be to, per audras gali būti uždarytas keltų terminalas (Dover), tada visi stovi ir laukia. Tai neprognozuojama.

Ar galiu keisti adresą kelyje?

Galima, bet tai brangu ir sudėtinga. Jei siunta dar Lietuvoje – lengva. Jei jau važiuoja arba jau Anglijoje – tenka organizuoti peradresavimą, kas kainuoja papildomai ir užtrunka kelias dienas. Geriau iš karto nurodyti teisingą adresą.

Kas yra "depot delay"?

Tai reiškia, kad siunta atvyko į sandėlį (depot), bet dar nebuvo išsiųsta toliau į pristatymo maršrutą. Dažniausiai dėl to, kad per daug krovinių atvyko vienu metu, arba trūksta vairuotojų. Tai paprasta "užstrigimo" forma logistikoje.

Ar galima atšaukti siuntą, kai ji jau išvažiavo?

Labai sunku. Jei tik pradėjome formuoti krovinius, galima sustabdyti. Jei vairuotojas jau važiuoja, reikia laukti, kol ji atvyks į tarpinį tašką arba grįš atgal. Atšaukimas kainuoja, nes jau išlektos benzino ir darbo išlaidos.

Specifika Anglijai (UK) ir muitinė

Ar Brexit dar įtakoja pristatymą?

Žinoma, ir dar kaip. Nors jau praėjo keletas metų, muitinės procedūros vis dar kartais sukelia galvos skausmą. Dokumentai turi būti idealūs, net viena klaida faktūroje gali sustabdyti krovinią sienoje. Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku dažnai rodo būtent šias pauzes.

Kokius dokumentus reikia turėti?

Paprastai pakanka komercinės faktūros ir prekių deklaracijos. Jei siunčiate asmeninius daiktus, gali tekti pildyti specialią formą. Būtinai nurodykite gavėjo telefono numerį ir pašto kodą – Anglijoje be pašto kodo niekas neranda.

Ar moku PVM ir muito mokestį?

Jei prekių vertė mažesnė nei 135 svarų, PVM moka siuntėjas (mūsų sistema prideda). Jei daugiau – gavėjas Anglijoje turi sumokėti PVM ir galbūt muito mokestį (priklausomai nuo prekės tipo). Be to, kurjeriai (pvz., DPD) užima apdorojimo mokestį (handling fee), kuris gali būti keliolika svarų.

Ką daryti, jei nežinau HS kodo?

Mes padėsime jį surasti. HS kodas nustato muito tarifą. Jei jį nurodysite neteisingai, muitinė gali padaryti patikriną, kas uždelgs siuntą. Geriau klausti mūsų vadybininkų, nei spėlioti.

Ar galiu siųsti maistą?

Galima, bet yra griežtai apribota. Gyvūnų kilmės produktai (mėsa, sūris) dažnai draudžiami arba reikalauja specialių licencijų. Kai kurios uogienės ar sausi produktai gali būti leidžiami, bet geriau pasikonsultuoti, kad nesugaištumėte pinigų ir laiko.

Kodėl taip dažnai tikrinamos siuntos iš ES?

Jungtinė Karalystės muitinė dabar yra daug griežtesnė nei buvo ES laikais. Jie atsitiktine tvarka pasirenja krovinius patikrai. Jei jūsų siunta "užkliuvo", tai ne tas blogiausias atvejis, tiesiog reikia laukti, kol pareigūnas ją peržiūrės.

Ar skiriasi siuntimo į Škotiją ar Velsą taisyklės?

Dokumentų pusėje – ne, tiek pat. Fiziškai – taip, reikia daugiau laiko, nes tai toliau. Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku gali rodyti, kad siunta keliauja per centrą (prie Birmingamo) prieš nukreipiant į šiaurę.

Kas dėl Šiaurės Airijos?

Tai atskiras istorija. Ten vis dar veikia specialios taisyklės (Windsor framework). Siunčiant ten, dažnai reikia daugiau dokumentų nei į pagrindinę Britanijos dalį. Nerekomenduoju siųsti ten be išankstinės konsultacijos, jei nesate tikri.

Ar reikia e-pašto adreso?

Būtinai. Visa susisiekti su jumis dėl mokesčių ar problemų bus būtent el. paštu. Jei nenurodysite, gali būti naudojamas siuntėjo paštas, o jis gali nebegauti pranešimo laiku.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Gali būti dėl kuro kainos pasikeitimo (fuel surcharge) arba papildomų muitinės išlaidų, jei atsirado netikėtų mokesčių. Mes stengiamės laikyti fiksuotas kainas, bet kartai išorės veiksniai įtakoja galutinę sumą.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Galima, bet būtina apdrausti. Be to, geriau naudoti "premium" paslaugas, kurios yra greitesnes ir saugesnes. Nerekomenduoju siųsti labai brangų elektronikos standartiniu būdu – pavojų per didelis.

Ką daryti, jei viskas blogai

Kaip greitai reaguoja jūsų pagalbos tarnyba?

Stengiamės atsakyti per 24 valandas, bet darbo dienomis – greičiau. Jei įvykdidė incidentas (pvz., avarija), mes sužinome apie jį ne iš karto. Reikia kantrybės, mes dirbame su tais pačiais kurjeriais, kuriuos ir jūs matite.

Ar galima padaryti skundą?

Taip, galima, bet pirmiausia reikia ištirti situaciją. Kartai skundas nepadeda, jei problema yra ne mūsų, o muitinės ar gavėjo kaltė. Mes visada padėsime surasti priežastį.

Kas nutinka su negautomis siuntomis?

Jei siunta negauta, ji laikoma sandėlyje tam tikrą laiką (paprastai 2-4 savaites), paskui grąžinama atgal arba (blogiausiu atveju) sunaikinama. Sunaikinimas retas, bet įvyksta, jei tai maisto produktai arba ką nors pablogėjusio.

Ar galima padidinti draudimą jau kelyje?

Ne, draudimas turi būti padarytas iš karto, kai generuojame sąskaitą. Negalima "užsidėti" apsaugos, kai jau matome, kad kažkas negerai.

Kodėl vairuotojas neįleido mane į sandėlį?

Dėl saugumo. Sandėliai yra saugomi objektai, ten negali tiesiog užlipti. Jei norite atsiimti siuntą patys, tai reikia susitarti ankščiau ir gauti leidimą, o ne važiuoti "iš gatvės".

Ar galiu reikalauti kompensacijos už vėlavimą?

Tik tada, jei vėlavimas buvo mūsų kaltė (pamiršome įkelti, pameškome). Jei vėlavimas dėl oro, muitinės ar kitų jėgų, kompensacijos nėra. Tai aiškiai parašyta mūsų taisyklėse.

Ką daryti, jei gavau svetimą siuntą?

Nedelsiant susisiekite su mumis. Tai įvyksta dėl etikečių sumaišymo. Mes organizuosime grąžinimą ir surasime jūsų siuntą. Labai svarbu nepadaryti klaidos ir neišsiųsti tos svetimosios atgal savo nuožiūra.

Ar galima perduoti siuntą kitam žmogui?

Taip, jei jis gyvena tame pačiame mieste arba netoliese. Reikia mums pranešti naujo gavėjo duomenis. Jei siunta jau išvyko į kitą miestą, tai gali būti nebe įmanoma be papildomo mokesčio.

Kaip apsidrausti nuo vagystės?

Draudimas apima ir vagystę, bet svarbu, kad pakuotė atrodytų nepažeista. Jei dėžė atrodo įplėšta, tai vienas, o jei tiesiog "dingo" – tai kita. Visada naudokite stiprią juostelę.

Kodėl sistema neleidžia man sukurti užsakymo?

Gali būti technika klaida, arba jūsų paskyra užblokuota dėl neapmokėtų sąskaitų. Kartais pašto kodas atpažįstamas kaip netinkamas (pavyzdžiui, jei bandote įvesti Lietuvos formatą į Anglijos lauką).

Ar galima sekti senas siuntas?

Istorija išlieka sistemoje maždaug pusę metų. Po to duomenys archyvuojami. Jei reikia senos informacijos (pavyzdžiui, dėl mokesčių), reikia rašyti mums tiesiogiai.

Kokia tikimybė, kad vėluos mano siunta?

Sakyčiau, 90% atvejų viskas vyksta laiku. Likusieji 10% – tai vėlavimai dėl nenumatytų aplinkybių. Siuntos sekimas ir stebėjimas į UK – realiu laiku padeda išvengti streso, tačiau vis tik reikia prisiminti, kad logistika nėra idealus pasaulis.

Galutinis patarimas: ką daryti, jei nieko nesuprantu?

Tiesiog susisiekite su mumis. Mūsų komanda dirba čia ne pirmą dieną. Neklauskite "Google", kuris duoda bendrus atsakymus – klauskite tų, kurie fiziškai valdo tą krovinių srautą. Mes padėsime išsiaiškinti, kur dingo jūsų dėžė.

Išvada

Viskas apie siuntos sekimą ir stebėjimą į UK – realiu laiku atrodo sudėtinga tik tol, kol nežinote, kas vyksta "už scenos". Nors technologijs leidžia mums matyti daugiau, žmogiškasis faktorius vis dar lieka pagrindinis. Nereikia panikuoti, kai pamatote "užstrigo", nes dažniausiai tai tik laikinas sustojimas arba muitinės procedūra. Patirtis sako, kad kantrybė ir pasitikėjima profesionalais geriau nei nuolatinis stresinimas ekraną. Siuntų verslas yra maratonas, ne sprintas, tad mes pasirūpinsime, kad jūsų daiktai pasiektų tikslą, net jei kelyje teks įveikti keletą kliūčių.