Patikimas užsakymo procesas: saugumas garantuotas visada

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – be tvarkos nieko nebus. Dažnai klientai atvyksta ir sako, kad jiems reikia viską išvežti jau vakar, bet nesupranta, kad patikimas užsakymo procesas yra ne tik greitis, tai ir kruopštumas. Matęs esu viską – nuo dingusių dėžių Varšuvoje iki vairuotojų, kurie paprasčiausiai užkliuvo už muitinės sienos. Bet jei viską padarome taip, kaip turi būti, tada saugumas garantuotas visada. Tai reiškia, kad tavo kroviniui nėra grėsmės, jei tik tu pats nesuklaidosi dokumentuose arba nepasakysi, kad tai yra kėdės, kai viduje yra brangūs laikrodžiai. Reikia suprasti, kad logistika – tai kompromisas tarp kainos ir laiko, o procesas turi būti mūsų priemonė.

Bendri klausimai apie pradžią

Kaip turi prasidėti patikimas užsakymo procesas?

Viskas prasideda ne nuo telefono skambučio, o nuo informacijos. Turi mums pasakyti, ką veži, kur ir kada. Atėjęs į biurą ir pasakęs "vežkite kažkur" nieko nepasieksi. Mums reikalingi duomenys, kad galėtume pasiūlyti variantą. Pats užsakymo procesas prasideda tada, kai susitariame dėl dalykų, kurie išties svarbūs – svorio, matmenų ir adreso. Be to, nepamirškite, kad mes ne spėjame, todėl kuo anksčiau duodate žinoti, tuo mažiau streso visiems. Vėliau jau tik lieka sekti, kaip vairuotojas važiuoja.

Ar reikia mokėti iš karto?

Tai priklauso nuo to, ką tu esi užsakovas ir ką mes esame pasirašę sutartyje. Esu matęs įmonių, kurios moka iš karto, ir tokių, kurios moka po mėnesio. Dažniausiai dirbame su pirmuoju variantu, ypač jei tai yra naujas klientas arba vienkartinis reisas. Tai apsaugo mus nuo to, kad krovinys išvažiuotų, o pinigai liktų svajose. Patikimas užsakymo procesas visada įtraukia ir finansinę saugumo pusnę. Niekas nenori vežti "vėjo", todėl depozitas arba išankstinis apmokėjimas yra standartas.

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su visais dokumentais?

Dokumentų rengimas gali užeiti tiek laiko, kiek ir pats važiavimas, jei viskas yra blogai. Normaliai tai trunka porą valandų, jei klientas pateikia viską tvarkingai. Bet jei pradeda trūkti PVM numerių arba adresų, tai gali pavėluoti ir dieną. Tada tas patikimas užsakymo procesas tampa košmaru, nes teks viską keisti paskutinę minutę. Geriausia turėti visus pasiruošus iš anksto, o ne važiuoti įspūdžiui. Ypač jei reikia eksporto licencijų, tai gali užtrukti net savaitę.

Kas daryti, jei nežinau tikslaus svorio?

Tuomet turime problemą. Negalime užsakyti mažesnės mašinos, jei atsiras, kad krovinys yra dvigubai sunkesnis. Vieną kartą klientas sakė, kad svoris bus viena tona, o pasirodo – penkios. Vairuotojas atsisakė važiuoti, teko skubiai ieškoti kitos. Tokiu atveju patikimas užsakymo procesas suyra, nes turiame spręsti rizikas vietoje to, kad tiesiog vežtume. Geriau pasverkite prieš mums skambinant, arba praneškite, kad tai yra apytikslis svoris, tada mes užsakysime mašiną su rezervu.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuos. Keičiant maršrutą keičiasi ir kaina, ir laikas. Vieną kartą teko važiuoti per Vokietiją vietoje Lenkijos dėl uraganų. Klientas suprato, kad tai būtina, bet mokėjo daugiau. Patikimas užsakymo procesas leidžia lanksčumą, tik jei mes apie tai žinome iš anksto. Jei vairuotojas jau yra prie pat paskirties vietos, tuomet joks maršruto keitimas nebeįmanomas be didelių rūpesčių.

Dokumentai ir jų reikšmė

Kokius dokumentus būtinai reikia pateikti?

Būtina turėti prekių sandėlio kvitą (pavežslį) ir sąskaitą-faktūrą. Be šių dviejų dalykų nepraeisime nei per vieną sieną. CMR konosamentas – tai pagrindas, kurį užpildo vairuotojas. Patikimas užsakymo procesas be šių dokumentų neegzistuoja. Taip pat, jei prekės yra specialios, reikalingi sertifikatai arba leidimai. Ne kartą matęs, kaip sulaikyti kroviniai tiesiog dėl to, kad trūko vieno lapo popieriaus. Tai beprotiška, bet taip veikia sistema.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutartis (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road). Tai pagrindinis dokumentas, kuris užtikrina, kad krovinys yra apsaugotas. Be jo, jei dings prekės, niekas nieko nebus atlygins. CMR konosamente turi būti įrašytos visos būtinosios sąlygos – kas vežiama, kiek, iš kur ir į kur. Patikimas užsakymo procesas visada baigiasi pasirašytu CMR. Tas dokumentas yra pagrindas teismuose, jei kas nors nueina ne taip kaip planavome.

Ar galima naudoti elektroninius dokumentus?

Dabar jau vis dažniau leidžiama, bet ne visur. Lenkijoje dažniau priima, tačiau kai kuriose Rytų šalyse vis dar reikalauja popieriaus. Vieną kartą Ukrainoje vairuotojui teko spausdinti el. paštu gautą sąskaitą degalinėje, nes muitininkai nepripažino e-versijos. Patikimas užsakymo procesas reikalauja pasirūpinti šiuo dalyku iš anksto. Jei žinote, kad kelias eina į "popierinę" šalį, pasirūpinkite spaudiniu. Geriau saugoti tą lapą bagažinėje, nei ieškoti spausdintuvo naktį kelyje.

Kas daryti, jei padariau klaidą dokumentuose?

Reikia skubiai pranešti mums, kol mašina dar nepaliko arba nepasiekė sienos. Pataisyti CMR galima, bet tai reikalauja abiejų šalių sutarimo. Jei klaida pastebima sienoje, gali tekti grįžti. Tai brangu ir nepatogu. Patikimas užsakymo procesas turi numatyti patikrinimą prieš išvykdant. Geriausia pasiduoti dokumentams mums, o mes juos patikrinsime. Nėra nieko blogiau nei vairuotojas, kuris sustoja sienoje ir klausia, ką daryti, nes klientas parašė blogą adresą.

Ar reikia draudimo poliso?

Draudimas (Cargo insurance) nėra privalomas įstatymu, bet jis būtinas protui. CMR draudimas padengia tik nedidelę sumą (dažniausiai apie 8-10 SDR vieną kilogramą), tai yra labai mažai. Brangiems kroviniams reikalingas papildomas draudimas. Atsimenu vieną atveją, kai degė sandėlis Olandijoje, ir tik dėl draudimo klientas gavo pinigus atgal. Patikimas užsakymo procesas turi apsaugoti turtą. Neklausinėkite, ar reikia – reikia visada, nebent jums nereikia tos prekės.

Kainodara ir mokėjimai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo distancijos, svorio, kuro kainos ir rinkos situacijos. Jei kuras brangsta, mes brangiai vežame. Taip pat didelę įtaką turi sezonas – prieš Kalėdas kainos šoką. Patikimas užsakymo procesas gali būti pigus, jei planuojate iš anksto. Jei skambinate rytoj reikti vežti, tai kainuos brangiau, nes teks ieškoti laisvos mašinos rinkoje. Taip pat svarbu, ar tai yra pilna mašina (FTL), ar dalinis krovinys (LTL).

Kas yra FTL ir LTL skirtumas?

FTL – tai pilna mašina (Full Truck Load), kai tu užsiimi visą vairuotojo laiką. LTL – dalinis krovinys (Less than Truck Load), kai tavo prekės važiuoja su kitų klientų prekėmis. Patikimas užsakymo procesas abiejuose atvejuose skirtingas. FTL yra greitesnis ir saugesnis, nes niekas nebebus pakrauta. LTL gali užtrukti ilgiau, nes reikia iškrauti ir pakrauti kitur. Dažniausiai klientai renkasi FTL, jei turi daug prekių, nori, kad jie nebuvo liesti.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pabandyti, bet aš esu tokios nuomonės, kad geriausia kaina yra ta, kuri atitinka rinką. Jei mašina yra brangiausia, mes ir pasakysime brangią kainą. Kartais galiame nuleisti šiek tiek, jei esi mūsų nuolatinis klientas. Bet jei esi naujas ir nori 50 proc. nuolaidos, tai atleiskite. Patikimas užsakymo procesas kainuoja pinigus, nes mes mokame už kuro, vairuotojus ir mokesčius. Pinigai nešvaisto, jie eina į saugumą.

Kas yra papildomi mokesčiai?

Papildomi mokesčiai gali būti už laukimą (jei vairuotojas laukia ilgiau nei 2 valandas), už perkrovą (jei neturi keltuvo), už užtvaras arba specialius reikalavimus. Vieną kartą klientas užmiršo pasakyti, kad vietoje neįvažiuoja sunkvežimis, teko krauti ant mažesnės mašinos. Tai kainavo papildomai 200 eurų. Patikimas užsakymo procesas turi numatyti šias išlaidas, kad nereikėtų ginčytis paskui. Klausykite, kas yra įskaičiuota, o kas ne.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kai kurie klientai pyksta, kai sako, kad vakar kainavo 1000, o šiandien – 1200. Taip yra todėl, kad rinka gyva. Galėjo uždaryti sieną, galėjo pakilti kuras, galėjo būti didelis eismas. Patikimas užsakymo procesas yra lankstus, bet kaina nėra pastovi. Mes stengiamės laikyti žodžio, bet kartais situacija mus viršija. Geriau susitarti dėl koregavimo sąlygų iš anksto, nei pyktis vėliau.

Rizikos ir neplanuotos situacijos

Kas daryti, jei krovinys sugadintas?

Pirmiausia reikia užfiksuuoti žalą nuotraukomis ir parašyti pastabą į CMR konosamentą. Be to, niekas neatsakys. Tada skambinam mums, mes pradedame draudimo procesą. Vieną kartą vežėme baldus į Italiją, ir vairuotojas staigiai stabdė – dėžė nukrito. Kadangi buvo pastaba, draudimas išmokė. Patikimas užsakymo procesas numato tokias avarijas, jos vyksta. Negalima manyti, kad visada bus lygus kelias.

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Saugu, jei viskas padaryta teisingai. Turi būti uždaryta mašina, antspaudai, draudimas ir galbūt palydovas. Jei tu veži deimantus paprastoje furoje be apsaugos, tai tavo klaida. Patikimas užsakymo procesas šiuo atveju reikalauja ypatingos atsakomybės. Mes galime pasiūlyti mašinas su GPS stebėjimu ir pan. Bet saugumas prasideda nuo to, kaip tu pats supranti riziką. Ne visada brangumas garantuoja saugumą, dažniau tai atidumas.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tai ypatinga situacija. Mes tada ieškome pakaitinio vairuotojo arba naujos mašinos. Tai gali užtrukti, todėl pristatymas vėluos. Atsitiko taip vienoje Vokietijos autobanų stotelėje – vairuotojui sukrito spaudimas. Teko skubėti su gelbėjimo komanda. Patikimas užsakymo procesas turi numatyti ir tokius dalykus, nors jie reti. Sveikata yra svarbiau už krovinių, bet mes stengiamės išspręsti kuo greičiau, kad klientas nebegedėtų.

Ar gali būti, kad krovinys pavogtas?

Taip, pavogimas yra realus dalykas, ypač Rytuose arba pietinėse Europos šalyse. Todėl mes nesiūlome stovėti neapsaugotuose parkuose. Vieną kartą pradingo visa mašina su prekėmis netoli Budapešto. Draudimas padengė nuostolius, bet stresas buvo didelis. Patikimas užsakymo procesas reiškia ir maršruto planavimą, išvengiant pavojingas zonas. Mes stebėsime mašiną, bet jei ji nusileidžia ir dingsta, tai jau policijos reikalas.

Kas atsitinka su mašina, jei ji sugenda?

Tada teks remontuoti. Jei tai nedidelė gedimas, vairuotojas sutvarko pats. Jei didelis – mes siunčiame pagalbą. Kroviniui tai reiškia vėlavimą. Kartais netgi reikia perkrauti į kitą fūrą. Tai brangu. Patikimas užsakymo procesas yra grindžiamas technikos būkle, tačiau seni sunkvežimiai visada gali suirti. Mes stengiamės naudoti ne senesnes nei 5-6 metų mašinas, kad mažinti riziką.

Muitinė ir užsienio reikalai

Kaip praeiti muitinę be problemų?

Reikia tvarkingų dokumentų. Jei sąskaita faktūra atitinka tai, kas yra pakrauta, nebus problemų. Didžiausia problema – kai klientas bando apeiti mokesčius. Muitininkai turi akis kaip sakalai. Patikimas užsakymo procesas reikalauja sąžiningumo. Jei bandysi išvežti daugiau negu leidžia, gausi baudą arba konfiskaciją. Geriau mokėti PVM ir veryti, nei bandytų kurti.

Kas yra TIR keliuose?

TIR (Tarptautinė kelių transporto sistema) – tai sistema, leidžianti praeiti sienas be išpakavimo, jei mašina yra uždaryta antspaudais. Tai palengvina patikimą užsakymo procesą, nes nereikia laukti kiekvienoje sienoje. Tačiau TIR draudimas taip pat brangus. Jei antspaudas pažeistas, turi mokėti didelius garantinius mokesčius. Nerekomenduoju gąsdinti vairuotojų, kad jie nedrįstų net atidaryti durų per maršrutą be pagrindo.

Ar reikia EORI numerio?

Jei prekiaujate su ES šalimis už ES ribų (pvz., su Jungtine Karalyste ar Kinija), taip, EORI numeris būtinas. Be jo nieko neišvežsite ir neišvešite. Vieną kartą klientas negalėjo išsiųsti prekių į Londoną, nes pamiršo užsiregistruoti. Užtruko trys dienos. Patikimas užsakymo procesas prasideda ne iš mūsų, o iš tavo dokumentų tvarkos. Užsiregistruokite iš anksto, tai nemokama ir greita.

Kaip Brexit paveikė pervežimus?

Brexit sukūrė daugiau popierių. Dabar į Angliją važiuojant reikia deklaruoti importą ir eksportą, net jei tai tik tranzitas. Tai sužlugdė daugelį greitųjų siuntų. Dabar patikimas užsakymo procesas į UK užtrunka ilgiau dėl formalumų. Reikia tiksliai žinoti, ar prekės yra kilmės iš ES, ar ne. Jei ne, bus muitai. Daugelis klientų vis dar nesupranta, kad UK nebėra ES dalis ir klausia, kodėl reikia muitinės.

Kas daryti, jei muitinė uždelsia krovinią?

Reikia laukti. Muitinės procesas gali trukti nuo valandos iki savaičių, jei jie nusprendžia tikrinti detaliai. Mes negalime jų priversti. Gali tik skambinti ir klausti. Patikimas užsakymo procesas čia mums padeda nedaug, mes tik stebime. Kartais reikia pateikti papildomus dokumentus, pvz., sertifikatus arba analizes. Geriausia būti kantriems ir nepikti, nes pikčiauti prie muitinės darbuotojo nėra prasmės.

Specifiniai klausimai ir praktika

Ar galima vežti šaldytus produktus?

Taip, bet reikalinga šaldytuva mašina (Reefer). Reikia nustatyti temperatūrą ir užtikrinti, kad ji neiškristų. Vieną kartą vairuotojas išjungė agregatą nakčiai, kad sutaupyti kuro, ir pienas sugedo. Buvo baisu. Patikimas užsakymo procesas šiuo atveju reikalauja nuolatinio temperatūros stebėjimo. Mūsų mašinos turi jutiklius, kurie praneša, jei temperatūra pakyla. Tai sutaupo pinigų draudimui.

Kas yra ADR kroviniams?

ADR – tai dangerous goods pavojingųjų krovinių gabenimo taisyklės. Jei veži degalus, chemikalus arba sprogmenis, privaloma laikytis šių taisyklių. Reikia specialios įrangos ir pažymėjimų. Patikimas užsakymo procesas čia yra griežtesnis. Negalima įkišti piltuvės su degalais į paprastą fūrą. Tai nelegalu ir pavojinga. Mums reikia žinoti UN kodą, kad galėtume pasirinkti tinkamą mašiną.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Tačiau kartais signalas dingsta, pvz., Ukrainoje arba kalnuotose vietovėse. Patikimas užsakymo procesas suteikia jums galimybę pamatyti, kur mašina yra bet kurioje vietoje. Mes siunčiame nuorodą, kurią atidariusi matote žemėlapį. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą, kai jis važiuoja – tai trikdo.

Kas daryti, jei paskirties vieta uždaryta?

Tada vairuotojas laukia. Jei laukia ilgiau nei numatyta, prasideda mokestis už laukimą. Vieną kartą sandėlis Ispanijoje užsidarė pietų metu, o vairuotojas atvyko po 5 minučių. Teko laukti 3 valandas. Patikimas užsakymo procesas numato šiuos nukrypimus, bet jie kainuoja. Geriau suderinti laiką su gavėju, kad jis būtų pasiruošęs priimti prekes.

Ar pervežate ir neįprastus daiktus?

Pervežame viską – nuo mašinų dalų iki gyvūnų ir meno kūrinių. Bet kiekvienas toks atvejis turi būti aptartas atskirai. Negali tiesiog atgabenti skulptūros be pakavimo. Patikimas užsakymo procesas čia reikalauja individualaus požiūrio. Atsimenu, kaip vežėme seną vargonų meistrą iš Kauno į Helsinkį. Teko uždaryti visą mašiną, kad nešaltų. Viskas įmanoma, užtat reikia kalbėtis.

Baigiamieji žodžiai

Viskas apsiverčia, kai yra tvarka ir supratimas. Dirbu šioje srityje ilgai ir galiu pasakyti, kad patikimas užsakymo procesas nėra kažkas magiško, tai tiesiog geras planavimas ir sąžiningumas. Naudokitės patirtimi, kurią suteikiate, ir nebandykite iššūktyti sisteros, nes ji visada laimi. Pasidrbkite su dokumentais, pasirūpinkite draudimu, ir tada jūsų krovinys pasieks paskirties vietą saugiai. Nereikia ieškoti pigiausio kelio, jei norite, kad prekės atvyktų gyvos ir sveikos.