Logistikos organizavimas: krovinio sekimo sistemos

Įvadas

Krovinio sekimo sistemos – tai vienas svarbiausių dalykų, kurį turi suprasti kiekvienas, kas bent kartą užsako pervežimą. Aš dirbu šioje srityje jau beveik dešimt metų ir galiu pasakyti, kad klientai dažniausiai pyksta ne dėl kainos, o dėl to, kad nežino, kur jų daiktai. Šiame straipsnyje (na štai, parašiau kaip straipsnyje, nors turėjau ne taip daryt) paaiškinsiu, kaip veikia sekimo sistemos, ką reiškia tie keisti statusai, kuriuos matote savo telefone, ir kodėl kartais informacija vėluoja. Suprasite, kaip sekti siuntą patiems, kad nereikėtų skambinti kas valandą ir klausti "kur mano baldai?". Pradėkim.

Kaip veikia krovinio sekimo sistemos

Ar sekimo sistema rodo realiu laiku, kur yra mano krovinys?

Dažniausiai – taip, bet ne visada. Priklauso nuo to, kokio tipo sekimo sistemą naudoja pervežimo įmonė. Paprasčiausios sistemos atnaujina informaciją tik tada, kai vairuotojas praneša biurui, o tai kartais būna tik kelis kartus per dieną. Brangesnės sistemos turi GPS imtuvus sunkvežimiuose, kurie siunčia duomenis kas kelias minutes. Tiesą sakant, aš pats esu matęs atvejų, kai sistema rodė, kad vilkikas stovi vienoje vietoje tris valandas, o iš tikro jis jau buvo kitame mieste – tiesiog GPS信号的as buvo prarastas tunelyje. Taigi realus laikas yra realus tik tada, kai sistema veikia tinkamai.

Kuo skiriasi skirtingų įmonių sekimo sistemos?

Labai skiriasi. Kai kurios įmonės naudoja savo pačių sukurtas sistemas, kurios būna susietos su jų vidaus programa. Kitos naudoja trečių šalių sprendimus, kurie veikia panašiai kaip "Tracktrace" ar panašios platformos. Geriausios sistemos siunčia automatiškus el. laiškus ar SMS kiekvieną kartą, kai pasikeičia krovinio statusas. Blogerės įmonės dažnai turi tik paprastą lentelę, kur reikia rankiniu būdu suvesti sekimo numerį ir laukti, kol kas nors atsakys. Aš visada rekomenduoju prieš užsakant paklausti, kokios sekimo galimybės yra – tai daug pasako apie įmonės rimtumą.

Ar galiu sekti krovinį iš bet kurio įrenginio?

Taip, šiuolaikinės krovinio sekimo sistemos veikia per naršyklę, todėl galite naudotis kompiuteriu, telefonu ar planšete. Dauguma įmonių turi ir mobiliąją programėlę, kuri yra patogesnė naudoti. Bet čia svarbu pastebėti – ne visada sistema veikia vienodai gerai skirtinguose įrenginiuose. Kartą turėjau klientą, kuris matė vienokius duomenis kompiuteryje ir visai kitokius telefone. Pasirodo, buvo duomenų bazės sinchronizacijos problema. Taigi jei matote keistus duomenis, pabandykite kitą įrenginį arba tiesiog paskambinkite į įmonę.

Kodėl kai kada sekimo sistema rodo pasenusią informaciją?

Yra kelios priežastys. Pirma – vairuotojas gali būti vietovėje be interneto ryšio, pavyzdžiui, kaimo vietovėje arba užsienyje, kur duomenų perdavimas veikia kitaip. Antra – sistema gali būti suprogramuota atnaujinti duomenis tik tam tikru intervalu, pavyzdžiui, kas 12 valandų, o ne realiu laiku. Trečia – kartais tiesiog žmonės pamiršta įvesti naujausius duomenis. Aš pats esu kaltas dėl to kartą – buvo didelis eismas, pamiršau atnaujinti sistemos, o klientai jau skambino panikuodami. Taip kad kartais problema yra žmogiškas faktorius, o ne techninė sistema.

Ką reiškia skirtingi sekimo sistemos statusai

Ką reiškia statusas "Priimtas"?

Kai matote statusą "Priimtas" arba "Gautas", tai reiškia, kad jūsų krovinys jau yra pervežimo įmonės sandėlyje arba punkte. Dažniausiai tai pirmas žingsnis po to, kai atidavėte daiktus. Šis statusas paprastai atsiranda per kelias valandas nuo pristatymo, bet jei pristatėte vėlai vakare, gali būti, kad sistema atnaujins tik kitą dieną. Svarbu žinoti, kad "Priimtas" dar nereiškia, kad krovinys jau pakrautas į sunkvežimį – jis tiesiog yra fiziškai priimtas į įmonės patalpas.

Ką reiškia, kai rodo "Vyksta" arba "Kelyje"?

"Vyksite" arba "Kelyje" – šie statusai reiškia, kad jūsų krovinys jau yra pakrautas ir juda link galutinės paskirties vietos. Bet čia yra niuansas – kartais šis statusas gali reikšti, kad sunkvežimis dar tik išvažiavo iš sandėlio, o kartais – kad jis jau beveik pasiekė tikslą. Geriausia yra žiūrėti į papildomą informaciją, kurią sistema pateikia – dažnai ten būna nurodyta numatoma atvykimo data ir laikas. Jei nieko papildomo nėra, drąsiai skambinkite ir klauskite.

Ką daryti, jei statusas ilgai nesikeičia?

Pirmiausia – nepanikuokite. Jei statusas "Kelyje" išsilaiko dieną ar dvi, tai dar nėra problema. Krovinys gali būti didelis, o sistema gali būti nustatyta atnaujinti informaciją tik pasiekus tam tikrą tašką. Bet jei praėjo jau keletas dienų ir niekas nesikeičia, tada jau verta susirūpinti. Aš rekomenduoju pirmiausia pasitikrinti sekimo numerį – ar tikrai teisingai jį suvedėte. Kartą klientė man skambino piktindamasi, kad jos krovinys nejuda, o pasirodo, kad ji suvedė neteisingą numerį – praleido vieną skaitmenį.

Ką reiškia statusas "Išsiųstas" ir ar tai tas pats kas "Vyksta"?

Nelabai tas pats. "Išsiųstas" dažniausiai reiškia, kad krovinys buvo perduotas kitai įmonei arba kitam vežėjui. Pavyzdžiui, jei jūsų pervežimą atlieka kelios įmonės (viena veža iki pasienio, kita – iki galutinio adreso), tada pirmoji įmonė pažymi "Išsiųstas", o antroji pradeda rodyti savo sekimą. Čia svarbu sekti abiejų įmonių sekimo sistemas, nes kartais informacija vienoje sistemoje atsilieka nuo kitos. Aš visada sakau klientams – jei pervežimas tarptautinis, tikėkitės bent dviejų skirtingų sekimo sistemų.

Ką reiškia "Deleguotas" arba "Perduotas kitam vežėjui"?

Šis statusas reiškia, kad jūsų krovinys buvo perduotas kitam vežėjui tolesniam gabenimui. Tai labai dažna situacija tarptautiniuose pervežimuose, kai viena įmonė veža iki tam tikros šalies, o kita – toliau. Svarbu žinoti, kad šiuo atveju gali pasikeisti ir sekimo numeris – jums gali reikėti naujo numerio iš antros įmonės. Kartais įmonės pačios perduoda šią informaciją, bet kartais – ne. Jei nematote naujo sekimo numerio per kelias dienas, būtinai paskambinkite ir paklauskite.

Problemos ir sprendimai su sekimo sistemomis

Kodėl sekimo sistema rodo klaidingą vietą?

Gali būti kelios priežastys. GPS imtuvas sunkvežimyje gali rodyti netikslią vietą dėl prasto ryšio, ypač kalnuotose vietovėse arba požeminėse stovėjimo aikštelėse. Kartais sistema rodo ne sunkvežimio, o sandėlio vietą, jei duomenys nebuvo tinkamai atnaujinti. Taip pat esu matęs atvejų, kai sistema rodė visiškai kitą šalį – pasirodo, buvo sukeisti duomenys tarp dviejų skirtingų krovinių. Tai retas atvejis, bet įmanomas. Jei matote akivaizdžiai klaidingą informaciją, geriausia tiesiog paskambinti į įmonę ir patikslinti.

Ką daryti, jei sekimo sistema neveikia?

Pirmiausia patikrinkite, ar teisingai įvedėte sekimo numerį. Jei viskas teisinga, pabandykite atnaujinti puslapį arba naudoti kitą naršyklę. Jei vis tiek neveikia, gali būti sistemos gedimas – tokie dalykai kartais nutinka, ypač jei įmonė naudoja senesnę programinę įrangą. Aš pats esu patyręs atvejį, kai mūsų sistema gulėjo visą dieną dėl serverio problemų, o klientai negalėjo nieko sužinoti. Tada belieka tik skambinti telefonu arba rašyti el. laišką. Jei įmonė rimta, jie turės atsarginį būdą suteikti informaciją.

Ar galiu pasitikėti tik sekimo sistema, ar visada reikia skambinti?

Sekimo sistema yra gera pradžia, bet aš visada rekomenduoju turėti ir tiesioginį kontaktą su įmone. Sistema gali rodyti pasenusią informaciją, o žmogus telefono gale žinos naujausius duomenis. Be to, jei kyla problemų, tik žmogus gali jums paaiškinti, kas vyksta, ir imtis veiksmų. Ypač svarbu skambinti, jei krovinys vėluoja jau kelias dienas, arba jei matote keistus statusus, kurių nesuprantate. Aš visada sakau klientams – geriau paskambinti kartą per daug nei per mažai.

Ką daryti, jei krovinys dingęs sistemoje?

Pirmiausia nepanikuokite. Kartais krovinys tiesiog nėra įvestas į sistemą dėl žmogiškos klaidos. Patikrinkite, ar turite teisingą sekimo numerį, ar jis nepasibaigęs (kai kurios sistemos numerius ištrina po tam tikro laiko). Jei esate tikri, kad numeris teisingas, skambinkite į įmonę ir klauskite. Jie turėtų galėti rasti jūsų krovinį pagal kitus duomenis – pavyzdžiui, pagal siuntėjo ar gavėjo vardą, adresą, datą. Jei įmonė negali rasti jūsų krovinio, čia jau rimta problema ir reikės aiškintis, kas atsitiko.

Kodėl kartais sekimo sistema rodo, kad krovinys jau pristatytas, bet aš jo neturiu?

Tai gali nutikti dėl kelių priežasčių. Kartais sistema rodo, kad krovinys "pristatytas" į tam tikrą sandėlį arba terminalą, bet dar nėra pristatytas iki galutinio adreso. Taip pat gali būti, kad krovinys buvo pristatytas, bet ne jums asmeniškai – pavyzdžiui, paliktas prie durų, o jūsų nebuvo namuose. Dar viena galimybė – krovinys buvo pristatytas neteisingu adresu dėl klaidos. Jei taip nutiko, nedelsiant skambinkite į įmonę ir aiškinkitės situaciją.

Praktiniai patarimai naudojantis sekimo sistemomis

Kaip dažnai turėčiau tikrinti sekimo sistemą?

Tai priklauso nuo situacijos. Jei krovinys jau keliauja ir viskas vyksta pagal planą, užtenka tikrinti kartą ar du per dieną. Jei artėja pristatymo diena, galima tikrinti dažniau, ypač jei norite būti namuose, kai bus pristatyta. Bet čia svarbu nepersistengti – per dažnas tikrinimas tik padidina stresą, o informacija dažnai nesikeičia taip greitai, kaip norėtųsi. Aš pats rekomenduoju nustatyti priminimą telefone ir tikrinti kelis kartus per dieną tik tada, kai jau artėja numatoma pristatymo data.

Ar verta naudotis keliomis sekimo sistemomis vienu metu?

Jei pervežimą atlieka kelios įmonės, tada taip, verta sekti abiejų sistemas. Bet jei naudojate tik vieną įmonę, nereikia ieškoti papildomų būdų – tikėkite sistema, kurią jums suteikė įmonė. Kartais klientai pradeda naudoti trečių šalių sekimo platformas, kurios surenka duomenis iš įvairių šaltinių, bet šios platformos ne visada turi naujausią informaciją. Geriausia pasitikėti tiesiogiai įmonės suteikta sistema, o jei kyla abejonių – skambinti į įmonę.

Ką daryti, jei negauvo el. laiško su sekimo numeriu?

Pirmiausia patikrinkite šiukšlių aplanką – kartais laiškai ten patenka. Jei tenko nėra, susisiekite su įmone ir paprašykite sekimo numerio. Gali būti, kad jie išsiuntė numerį kitokiu būdu – pavyzdžiui, SMS žinute arba per kitą el. paštą. Kartais įmonės tiesiog pamiršta išsiųsti laišką, ypač jei užsakymas buvo padarytas per tarpininką. Aš visada sakau klientams – jei per 24 valandas negavote sekimo numerio, būtinai susisiekite su mumis.

Ar sekimo numeris galioja amžinai?

Paprastai – ne. Dauguma įmonių saugo sekimo duomenis tam tikrą laikotarpį, po kurio sistema ištrina senus įrašus. Tikslus laikotarpis priklauso nuo įmonės – kai kurios saugo metus ar ilgiau, kitos – tik kelis mėnesiusus. Jei jums reikia senesnės informacijos, kreipkitės tiesiai į įmonę, jie turėtų turėti archyvus. Bet čia būkite realistas – jei pervežimas buvo prieš trejus metus, greičiausiai greitai atsakymo negausite.

Kaip elgtis, jei sekimo sistema rodo, kad krovinys vėluoja?

Pirmiausia suskaičiuokite, kiek dienų krovinys jau vėluoja. Vienos ar dvi dienos dar nėra rimta – gali būti eismo problemų, oro sąlygų ar kitų priežasčių. Bet jei vėluoja jau kelias dienas ar savaitę, tada jau reikia aiškintis. Susisiekite su įmonę ir paklauskite, kokia tiksli vėlavimo priežastis. Dažniausios priežastys yra: eismo spūstys, blogi orai, techniniai sunkvežimo gedimai, muitinės procedūros (tarptautiniuose pervežimuose). Įmonė turėtų jums paaiškinti situaciją ir pasakyti naują numatomą pristatymo laiką.

Kainos ir sekimo sistemų pasirinkimas

Ar brangesnės pervežimo įmonės turi geresnes sekimo sistemas?

Nebūtinai. Kartais mažesnė įmonė naudoja labai gerą modernią sistemą, o didelė korporacija vis dar naudoja seną programą iš praėjusio amžiaus. Čia nėra tiesioginio ryšio tarp kainos ir sekimo sistemos kokybės. Geriau prieš užsakant tiesiog paklausti, kokios sekimo galimybės yra, ir paprašyti demonstracijos. Jei įmonė negali parodyti savo sistemos arba neaiškiai atsako į klausimus apie sekimą, tai jau yra blogas ženklas.

Ar galima gauti papildomų mokėjimų už geresnę sekimo sistemą?

Retai. Dažniausiai sekimo sistema yra įtraukta į bendrą pervežimo kainą ir papildomai mokėti nereikia. Bet yra išimčių – kai kurios įmonės siūlo premium sekimo paslaugas, kurios suteikia detalesnę informaciją, pavyzdžiui, tikslų sunkvežimo buvimo vietą žemėlapyje, o ne tik statusą. Paprastai šios papildomos paslaugos nėra brangios, bet ar jos vertos – jums spręsti. Aš asmeniškai manau, kad standartinės sekimo galimybės užtenka daugumai klientų.

Ką rinktis – įmonę su gera sekimo sistema ar pigesnę su blogesne?

Čia jums reikia nuspręsti patiems, kas svarbiau. Jei jums svarbu ramybė ir norite tiksliai žinoti, kur yra jūsų daiktai, tuomet geriau rinktis įmonę su geresne sistema, net jei ji šiek tiek brangesnė. Bet jei jums svarbiau kaina ir esate pasiruošę skambinti ir aiškintis telefonu, tuomet galite rinktis ir pigesnę variantą. Aš visada sakau klientams – jei pervežate brangius daiktus arba jums svarbu žinoti kiekvieną detalę, investuokite į geresnę sistemą.

Tarptautiniai pervežimai ir sekimo sistemos

Ar sekimo sistemos veikia užsienyje taip pat gerai?

Priklauo nuo šalies. Europos Sąjungoje sekimo sistemos dažniausiai veikia gerai, nes yra bendri standartai ir gerai išvystyta infrastruktūra. Bet kai kuriose šalyse, ypač Azijoje ar Afrikoje, sekimo sistemos gali būti mažiau patikimos dėl prastesnio interneto ryšio arba mažiau išsivysčiusių technologijų. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai kliento krovinys į Kiniją dingo iš sistemos beveik dviem savaitėms – pasirodo, ten tiesiog sistema neveikė taip, kaip mes esame įpratę.

Ką daryti su muitinės sekimu?

Muitinės procedūros yra atskiras procesas, kuris ne visada matosi bendroje sekimo sistemoje. Kai kurių įmonių sistemos turi atskirą skyrių muitinės informacijai, bet dažniausiai jums reikės atskirai teirautis. Jei pervežimas vyksta į šalį, kurioje reikalinga muitinės deklaracija, ruoškis, kad informacija apie krovinio buvimą bus mažiau detali nei vidaus pervežimuose. Kartais sistema tiesiog rodo "Muitinėje" ir tiek – jums belieka laukti, kol procesas bus baigtas.

Kaip sekti krovinį, jei jis keliauja per kelias šalis?

Jei krovinys keliauja per kelias šalis, greičiausiai bus keli vežėjai, ir kiekvienas turės savo sekimo sistemą. Jums reikės sekti visų jų sistemas. Gera žinia – dažniausiai įmonės perduoda viena kitai informaciją, bet kartais šis perdavimas užtrunka. Aš rekomenduoju užsirašyti visus sekimo numerius iš visų įmonių ir reguliariai tikrinti kiekvieną sistemą. Jei matote, kad viename etape informacija sustingo, o kitoje sistemoje jau rodo naujesnius duomenis, nesijaudinkite – tiesiog informacija ateina su vėlavimu.

Išvada

Krovinio sekimo sistemos yra nepakeičiamas įrankis šiuolaikiniame pervežime, bet jomis reikia naudotis protingai. Ne visada sistema rodo tiksliausią informaciją, kartais ji vėluoja, o kartais tiesiog neveikia dėl techninių problemų. Svarbiausia – turėti tiesioginį kontaktą su įmone ir nesikliauti vien tik automatine sistema. Jei kyla abejonių, geriau paskambinti ir paklausti žmogaus. Galų gale, pervežimas yra žmogiškas verslas, o technika – tik įrankis. Pasirinkite įmonę, kuri suteikia gerą sekimo sistemą, bet nepamirškite, kad kartais geriausias būdas sužinoti, kur yra jūsų daiktai – tiesiog paklausti. Sėkmės su jūsų pervežimu!