Krovinių sekimas realiu laiku pervežant į Angliją: viskas, ką reikia žinoti

Įvadas

Sveiki! Esu logistikos specialistė su daugiau nei 8 metų patirtimi krovinių pervežimo srityje, ypač dirbu su gabenimu į Jungtinę Karalystę. Per šiuos metus matėu viską – ir puikiai organizuotus pervežimus, ir tikras nelaimes, kai klientai nežinojo, kur jų krovinys yra jau savaitę. Šiame straipsnyje noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia realaus laiko krovinių sekimas, kokie įrankiai egzistuoja, ir kodėl tai svarbu kiekvienam, kas siunčia arba planuoja siųsti krovinius į Angliją. Nesitikėkite tobulos struktūros – rašysiu taip, kaip kalbėčiau su drauge prie kavos, kartais nukrypdama nuo temos, kartais pasisakiusi tiesiai šviesiai. Pradėkime!

DUK

Kaip veikia realaus laiko krovinių sekimas?

Na, paprastai tariant, jūsų krovinys turi tam tikrą įrenginį – dažniausiai GPS sekiklį arba net paprastą mobilųjį telefoną su specialia programa. Šis įrenginys siunčia signalus į serverį, o jūs per programėlę arba interneto svetainę matote, kur tas įrenginys (ir kartu jūsų krovinys) šiuo momentu yra. Viskas vyksta per palydovus ir interneto ryšį. Kartais būna taip, kad signalas pradingsta tuneliuose arba vietose su silpnu ryšiu, bet tai retas atvejis su šiuolaikinėmis sistemomis. Svarbu žinoti, kad sekiklis nėra brangus – galima rasti sprendimų jau nuo 20-30 eurų, jei reikia tik papildo sekimo.

Kokius krovinius galima sekti į Angliją?

Iš esmės bet kokius – nuo mažų siuntų iki didelių krovinių sunkvežimiuose. Skirtumas tik tas, kad mažoms siuntoms dažniausiai naudojami paprastesni sekimo būdai (tiesiog sekamas siuntos numeris per kurjerių sistemas), o dideliems kroviniams jau montuojami specialūs GPS įrenginiai. Vieną kartą turėjau klientą, kuris siuntė brangius baldus į Londoną ir labai norėjo matyti kiekvieną jų judėjimą – sumontavome net kelis sekiklius skirtingose pakuotėse, kad būtų ramiau. Taip, tai kainavo papildomai, bet klientui vertėjo ramybė.

Kiek kainuoja krovinių sekimo sistema?

Čia labai įvairiai. Jei naudojate tik kurjerių tarnybų sekimą (pavyzdžiui, DHL, UPS, FedEx), tai dažniausiai jau įtraukta į siuntimo kainą – mokate tik už pačią siuntą. Jei norite papildomo GPS sekimo savo kroviniui, tai paprastai kainuoja nuo 10 iki 50 eurų už vieną kelionę, priklausomai nuo įrenginio tipo ir paslaugos teikėjo. Yra ir abonementiniai planai, kur mėnesio mokestis svyruoja nuo 20 iki 100 eurų, jei sekate reguliariai. Kartais pasitaiko pasiūlymų, kur sekimas įskaičiuotas į pervežimo kainą – verta pasiteirauti.

Ar galima sekti krovinius be specialios įrangos?

Taip, daugelis pervežimo įmonių siūlo sekimą tiesiog per jų sistemą, naudojant krovinio numerį. Jūs einate į jų svetainę, įvedate numerį, ir matote, kur krovinys šiuo momentu yra. Tai nėra toks tikslus kaip GPS sekimas, bet dažniausiai pakanka – matote bent jau miestą arba regioną, kuriame krovinys yra. Pavyzdžiui, jei vežate iš Kauno į Londoną, matysite, ar krovinys jau Vokietijoje, Prancūzijoje ar jau Anglijoje. Tiesiai šviesiai – jei jums reikia tik bendros informacijos, kam mokėti daugiau?

Kokie yra populiariausi krovinių sekimo įrankiai?

Na, pradėkime nuo pačių didžiausių – visos didelės kurjerių tarnybos (DHL, UPS, FedEx, TNT) turi savo sekimo sistemas, kurios veikia gana gerai. Tada yra specializuotos programos kaip „FourKites", „project44", „Blinklane" – šios skirtos didesniems verslams, kurie seka daug krovinių iškart. Taip pat yra paprastesnių sprendimų kaip „TrackingMore" arba „AfterShip", kurie sujungia skirtingų tarnybų sekimo informaciją į vieną vietą. Aš asmeniškai dažnai naudoju tiesiogiai pervežėjo sistemą – paprasčiau, nereikia dar vieno prisijungimo.

Kaip dažnai atsinaujina krovinių vieta?

Priklauo nuo sistemos. GPS sekikliai paprastai siunčia informaciją kas kelias minutes arba kas keliasdešimt kilometrų – vėlgi, priklauso nuo nustatymų. Paprastesni sekimo būdai (per krovinio numerį) atsinaujina rečiau – kartais tik tada, kai krovinys pasiekia naują sandėlį arba yra fiksuojamas naujame taške. Gali būti ir taip, kad matysite, kad krovinys „stovi" kelias valandas vienoj vietoj – tai gali reikšti, kad jis tikrai stovi (pavyzdžiui, muitinėje), arba tiesiog sistema dar neatnaujino duomenų. Čia reikia turėti omenyje, kad ne visada viskas veikia kaip iš paveikslėlio.

Ar galima gauti pranešimus, kai krovinys pasiekia tam tikrą vietą?

Taip, daugelis sistemų siūlo tokias funkcijas. Galite nustatyti, kad gautumėte SMS žinutę arba el. laišką, kai krovinys: išeina iš sandėlio, pereina sieną, pasiekia paskirties šalį, arba atvyksta į galutinį adresą. Tai labai patogu, ypač jei laukiate svarbaus krovinio ir norite būti informuoti laiku. Vienas mano klientų visada nustato pranešimą, kai krovinys pereina Lamanšo sąsiaurį – tada jis jau žino, kad iki galutinio adreso liko tik kelios valandos. Paprasta, bet naudinga.

Ką daryti, jei sekimo sistema rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – nesijauskite vieni. Taip nutinka, ir gana dažnai. Kartais sistema rodo, kad krovinys vienoje vietoje, o iš tikrųjų jis jau kitur. Gali būti techninis gedimas, gali būti žmogiška klaida įvedant duomenis. Ką daryti? Skambinkite arba rašykite pervežimo įmonei – jie turėtų patikrinti realią krovinio vietą. Jei naudojate GPS sekiklį, kartais padeda paprasčiausias perkrovimas arba SIM kortelės patikrinimas. Buvo atvejis, kai klientui rodė, kad krovinys Vokietijoje, o iš tikrųjų jis jau buvo Anglijoje – tiesiog sistema vėlavo. Po dviejų dienų viskas susitvarkė savaime.

Ar reikia specialaus leidimo sekti krovinius į Angliją po Brexit?

Čia svarbus klausimas, nes po Brexit situacija pasikeitė. Iš esmės – ne, jums nereikia jokio specialaus leidimo sekti savo krovinius. Tačiau yra vienas bet: jei vežate krovinius iš Lietuvos į Angliją per ES šalis, turėsite daugiau dokumentų (prekių deklaracijos, muitinės dokumentai), ir sekimo sistema turėtų rodyti ne tik vietą, bet ir dokumentų statusą. Kai kurios įmonės siūlo specialius „Brexit" paketus, kuriuose sekimas apima ir muitinės formalumų stebėseną. Čia galiu pasakyti, kad ne visada viskas sklandžiai veikia – kartais sistema rodo, kad dokumentai tvarkoje, o iš tikrųjų muitinėje kažkas užstrigo. Geriau visada turėti tiesioginį kontaktą su pervežėju.

Kaip pasirinkti patikimą krovinių sekimo paslaugą?

Aš visada rekomenduoju pradėti nuo kelių klausimų: ar sistema veikia realiu laiku (ar tik atnaujinama periodiškai)? ar galima gauti pranešimus? ar yra istorijos peržiūra (ką veikė krovinys anksčiau)? kiek kainuoja ir ar yra paslėptų mokesčių? taip pat žiūrėkite atsiliepimus – jei žmonės rašo, kad sistema dažnai neveikia, tikėkite jais. Vieną kartą pati rinkausi sekimo paslaugą ir radau labai gerą sprendimą tiesiog per Facebook grupę – žmonės dalinosi patirtimi, ir aš radau tai, ko ieškojau. Kartais geriausi sprendimai yra tiesiog rekomendacijos.

Kokie yra krovinių sekimo privalumai?

Na, pradėkime nuo akivaizdžių: jūs žinote, kur jūsų krovinys yra. Bet yra daugiau – galite planuoti kitus darbus pagal krovinio atvykimą, galite informuoti savo klientus arba partnerius, galite greičiau reaguoti, jei kažkas ne taip. Taip pat, jei krovinys dingsta arba vėluoja, turite įrodymų – galite reikalauti kompensacijos arba aiškintis situaciją. Dar viena nauda – ramybė. Tikrai, kai žinai, kur tavo krovinys, miegi daug geriau. Aš pati per daug metų matyčiau, kaip žmonės stresuoja dėl nežinomybės – sekimas bent jau dalį to streso pašalina.

Ar galima sekti krovinius iš telefono?

Taip, žinoma. Beveik visos šiuolaikinės sekimo sistemos turi mobiliąsias programėles arba veikia per naršyklę telefono ekrane. Galite matyti žemėlapį, gauti pranešimus, žiūrėti istoriją – viską, ką galite daryti kompiuteryje. Aš pati dažniausiai naudoju telefoną – patogiau, ypač kai esu kelionėje arba biure. Vienintelis minusas – mažame ekrane kartais sunkiau matyti detales, bet šiuolaikiniai telefonai jau gana gerai susitvarko.

Ką daryti, jei krovinys nepasiekia Anglijoje laiku?

Pirmiausia – neskubėkite panikuoti. Kartais vėlavimai yra dėl objektyvių priežasčių: eismo problemos, blogi orai, muitinės procedūros. Pirmas žingsnis – susisiekite su pervežimo įmone ir paklauskite, kas vyksta. Jei turite sekimo sistemą, parodykite jiems, ką matote – gal jie turės daugiau informacijos. Jei vėlavimas rimtas ir jums padarė nuostolių, galite pradėti oficialią procedūrą – rašyti skundą, reikalauti kompensacijos. Čia svarbu turėti visus dokumentus: sutartį, sekimo duomenis, korespondenciją. Buvo atvejis, kai kliento krovinys vėlavo dvi savaites dėl streiko Prancūzijoje – galiausiai gavo dalinę kompensaciją, bet tik todėl, kad turėjo visus įrodymus.

Kaip veikia krovinių sekimas per Lamanšo sąsiaurį?

Čia yra vienas įdomesnių momentų. Kroviniai į Angliją dažniausiai gabenami arba per tunelį (Eurotunnel), arba keltu. Abiem atvejais sekimas gali būti problematiškas – tunelyje signalas silpsta, o kelte krovinys gali būti sandėlyje, kur nėra ryšio. Daugelis pervežėjų naudoja sistemą, kuri rodo paskutinę žinomą vietą prieš įvažiuojant į tunelį arba keltą, ir tada vėl rodo vietą išėjime. Tai gali sukelti painiavą – matysite, kad krovinys „stovi" kelias valandas Prancūzijos pusėje, nors iš tikrųjų jis keliauja tuneliu. Geriausia pasiteirauti pervežėjo, kaip jie sprendžia šią problemą – kai kurie siūlo papildomas funkcijas, kurios įvertina laiką tunelyje.

Ar galima sekti krovinius, kurie keliauja dalimis (multimodal transportas)?

Taip, bet čia jau reikia sudėtingesnės sistemos. Jei krovinys keliauja pirma sunkvežimiu, po to traukiniu, po to vėl sunkvežimiu – jums reikia sistemos, kuri sujungia visus šiuos etapus. Ne visos sekimo paslaugos tai palaiko, todėl svarbu iš anksto pasiteirauti. Vienas mano klientų vežė krovinius iš Kauno į Londoną naudodamas multimodal sprendimą (kelias dalis skirtingų transporto priemonių), ir mes turėjome tris skirtingas sekimo sistemas – nebuvo lengva, bet galiausiai viskas susitvarkė. Jei planuojate tokį pervežimą, būtinai iš anksto pasikalbėkite su pervežėju dėl sekimo galimybių.

Kokie yra dažniausiai krovinių sekimo trūkumai?

Būkime sąžiningi – sistema nėra tobula. Pirma, ryšys ne visada stabilus – ypač kaimo vietovėse, tuneliuose, jūroje. Antra, duomenys gali vėluoti – matote, kur krovinys buvo prieš valandą, o ne šią akimirką. Trečia, kartais sistema rodo klaidingą vietą dėl GPS paklaidų arba techninių problemų. Ketvirta, ne visi pervežėjai siūlo gerą sekimą – kai kurie vis dar naudoja labai paprastas sistemas arba išvis nesiūlo sekimo. Penkta, saugumo klausimas – jei kas nors norės sekti jūsų krovinį neteisėtai, tai kartais įmanoma. Čia reikia būti atsargiems ir naudoti tik patikimas sistemas.

Kaip užtikrinti, kad krovinys būtų saugus sekant?

Na, čia keli patarimai: naudokite tik patikimas, užšifruotas sekimo sistemas; neplatinkite krovinio sekimo nuorodos visiems iš eilės – tik tiems, kam reikia; jei naudojate GPS sekiklį, įsitikinkite, kad jis gerai paslėptas ir nematomas iš išorės; reguliariai tikrinkite, ar sekiklis veikia; turėkite atsarginį planą, jei sekimas staiga nustoja veikti. Aš visada sakau klientams – sekimas suteikia ramybės, bet tai nėra 100% apsauga nuo visų problemų. Vis dar reikia gerai parinkti pervežėją, tinkamai supakuoti krovinį ir turėti visus reikiamus dokumentus.

Kokie yra naujausi krovinių sekimo trendai?

Na, šioje srityje viskas keičiasi gana greitai. Dabar populiarėja dirbtinis intelektas, kuris gali numatyti vėlavimus dar prieš jiems įvykstant – sistema analizuoja eismo duomenis, orus, istorinius duomenis ir sako: „greičiausiai krovinys vėluos valandą dėl eismo spūsties". Taip pat populiarėja blockchain technologija – ji leidžia sukurti nematomą krovinio istoriją, kurią sunku suklastoti. Dar vienas trendas – daiktų internetas (IoT) sekime: sekikliai tampa mažesni, pigesni ir galingesni, jie gali matuoti ne tik vietą, bet ir temperatūrą, drėgmę, smūgius. Tai ypač svarbu jautriems kroviniams, pavyzdžiui, maistui ar vaistams.

Ar galima naudoti krovinių sekimą verslo planavimui?

Absoliučiai taip! Jei reguliariai siunčiate krovinius į Angliją, sekimo duomenys gali padėti planuoti: matysite, kiek vidutiniškai trunka pervežimas skirtingais maršrutais, galėsite numatyti, kada krovinys tikriausiai atvyks, galėsite palyginti skirtingų pervežėjų efektyvumą. Vienas mano klientų naudoja sekimo duomenis jau dvejus metus ir dabar tiksliai žino, kad krovinys iš Kauno iki Londono vidutiniškai trunka 28-32 valandas, jei viskas gerai. Jie netgi sukūrė savo sistemą, kuri automatiškai siunčia pranešimus jų klientams Anglijoje, kai krovinys jau beveik atvyksta. Iš pradžių tai atrodė sudėtinga, bet dabar veikia puikiai.

Kokie yra geriausi krovinių sekimo sprendimai mažoms įmonėms?

Mažoms įmonėms nereikia brangių, sudėtingų sistemų. Dažnai pakanka to, ką siūlo pats pervežėjas – nemokamas sekimas per jų svetainę. Jei norite kažko papildomo, galite naudoti nemokamas arba pigias programas, kurios sujungia skirtingų tarnybų sekimą. Pavyzdžiui, „AfterShip" turi nemokamą versiją, kuri tinka mažiems verslams. Dar galite naudoti paprastą Excel lentelę, kurioje žymite krovinio numerius ir datas – nėra gražu, bet veikia. Svarbiausia pradžioje yra suprasti, ko jums iš tikrųjų reikia – gal jums pakanka tik žinoti, ar krovinys atvyko, o gal jums reikia detalaus sekimo kiekviename žingsnyje.

Kaip elgtis, jei pervežėjas nesiūlo sekimo?

Pirmiausia – klauskite, kodėl. Kartais mažesni pervežėjai tiesiog neturi galimybės siūlyti sekimo, bet galėtų pradėti naudoti kokią nors paprastą sistemą, jei paprašysite. Jei jie tikrai nesiūlo jokio sekimo ir nenorėjo to daryti, čia jau rimtas ženklas – galbūt verta pagalvoti apie kitą pervežėją. Yra tiek daug alternatyvų, kad nėra prasmės dirbti su kažkuo, kas net nesistengia suteikti pagrindinės informacijos. Aš pati vengiu tokių pervežėjų – jei jie nesirūpina sekimu, tikriausiai nesirūpina ir kitais dalykais. Žinoma, jei tai vienkartinis pervežimas ir kaina labai gera, galima ir rizikuoti, bet aš asmeniškai to nedaryčiau.

Kokie yra krovinių sekimo iššūkiai dirbant su Anglija po Brexit?

Po Brexit atsirado naujų iššūkių. Pirma, daugiau dokumentų – sekimo sistema dabar turėtų rodyti ne tik vietą, bet ir dokumentų statusą, ar muitinės procedūros baigtos. Antra, muitinės patikros gali užtrukti, ir sekimas gali rodyti, kad krovinys „stovi" sienoj ilgiau nei įprasta – čia svarbu nepanikuoti iš karto. Trečia, kai kurios senos sistemos nebuvo pritaikytos naujiems reikalavimams ir gali rodyti klaidingą informaciją. Ketvirta, jei krovinys grįžta iš Anglijos į ES, situacija dar sudėtingesnė. Aš rekomenduoju prieš siųsdami krovinius į Angliją pasiteirauti pervežėjo, kaip jie tvarko šiuos naujus iššūkius – jei jie turi aiškų atsakymą, greičiausiai viskas bus gerai.

Ar galima sekti krovinius naudojant tik telefono numerį?

Kai kurios sistemos tai leidžia – jūs įvedate telefono numerį, kuris priskirtas kroviniui arba sekikliui, ir matote jo vietą. Tai paprastesnis būdas nei naudoti krovinio numerį, bet reikia, kad tas numeris būtų aktyvus ir registruotas sistemoje. Ne visos įmonės siūlo šią galimybę, bet kai kurios taip. Aš asmeniškai nedažnai naudoju šį būdą – man patogiau turėti konkretų krovinio numerį. Bet jei jums reikia greitai patikrinti, o numerio neturite, galima pamėginti ir taip.

Kokie yra krovinių sekimo kainodaros modeliai?

Yra keli pagrindiniai modeliai. Pirmas – sekimas įtrauktas į pervežimo kainą, jokio papildomo mokesčio. Antras – fiksuotas mokestis už vieną kelionę (paprastai 10-50 eurų). Trečias – abonementinis modelis, kai mokate mėnesinį mokestį ir galite sekti neribotą kiekį krovinių. Ketvirtas – pagal naudojimą, kai mokate už kiekvieną dieną arba už kiekvieną žinutę. Penktas – individualiai derinamas sprendimas dideliems verslams. Svarbu iš anksto pasitikslinti, ar nėra paslėptų mokesčių – kartais pagrindinė kaina maža, bet papildomos funkcijos kainuoja brangiai. Visada prašykite pilnos kainos sąmatos prieš pradedant naudotis paslauga.

Kaip krovinių sekimas padeda spręsti ginčus?

Jei kyla ginčas dėl vėlavimo, sugadinimo arba krovinio dingimo, sekimo duomenys gali būti labai svarbūs įrodymai. Jūs galite parodyti tikslią krovinio vietą tam tikru metu, galite parodyti, kad krovinys buvo pristatytas vėliau nei sutarta, arba kad jis buvo netinkamai sandėliuojamas. Tai labai padeda, kai reikia kreiptis dėl kompensacijos arba spręsti kitus nesutarimus. Aš pati turėjau atvejį, kai kliento krovinys buvo sugadintas, ir būtent sekimo duomenys padėjo įrodyti, kad pervežėjas elgėsi netinkamai – klientas gavo pilną kompensaciją. Be tų duomenų būtų buvę daug sunkiau.

Ar galima sekti krovinius, kurie keliauja geležinkeliu į Angliją?

Taip, geležinkelio pervežimas į Angliją tampa vis populiaresnis, ypač po Brexit, nes tai gali būti greitesnis ir paprastesnis būdas nei kelias per kelią. Sekimas geležinkeliu paprastai veikia panašiai kaip ir kelių transportu – naudojami GPS sekikliai arba geležinkelio bendrovių sistemos. Tačiau čia yra vienas ypatumas: ne visos geležinkelio stotys turi gerą interneto ryšį, todėl sekimo duomenys gali vėluoti arba būti netikslūs. Taip pat kroviniai dažnai persėda iš vieno traukinio į kitą, ir sekimas turėtų tai atspindėti. Jei planuojate geležinkelio pervežimą, būtinai pasiteiraukite, kaip veiks sekimas konkrečiu atveju.

Kokie yra krovinių sekimo saugumo aspektai?

Saugumas yra svarbus, ypač jei vežate brangius krovinius. Štai keli dalykai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį: sekimo duomenys turėtų būti šifruojami, kad niekas kitas negalėtų jų matyti; prieiga prie sekimo sistemos turėtų būti apsaugota stipriu slaptažodžiu ir galbūt dviejų faktorių autentifikacija; sekiklis turėtų būti gerai paslėptas, kad vagys jo nematytų; jei krovinys yra labai brangus, galima naudoti papildomas apsaugos priemones, pavyzdžiui, signalizaciją. Aš visada sakau – geriau per daug saugumo nei per mažai, ypač kai kalbame apie vertingus krovinius.

Kaip dažnai reikia tikrinti krovinio vietą?

Tai priklauso nuo situacijos. Jei krovinys keliauja ir viskas vyksta pagal planą, tikrinu kelis kartus per dieną arba tiesiog laukiu pranešimų. Jei krovinys artėja prie galutinio taško, pradedu tikrinti dažniau – kas valandą arba net dažniau. Jei yra problemų (vėlavimas, neaiški situacija), tada tikrinu nuolat, kol viskas išsisprendžia. Vienas patarimas – nustatykite sau priminimus arba pranešimus, kad nereikėtų nuolat rankiniu būdu tikrinti. Sistema pati jums praneš, jei kas nors pasikeičia. Tai sutaupo daug laiko ir nervų.

Ką daryti, jei sekimas rodo, kad krovinys judėjo neteisinga kryptimi?

Pirma, nepanikuokite. Kartais GPS sistema gali rodyti netikslią kryptį dėl įvairių priežasčių: prastas ryšys, GPS klaida, arba net tai, kad sekiklis buvo laikinai paimtas ir vėl grąžintas. Pirmas žingsnis – palaukite ir pažiūrėkite, ar situacija pasikeis per kitą valandą ar dvi. Jei ne, susisiekite su pervežėju ir paklauskite, kas vyksta. Jie turėtų žinoti tikrą krovinio vietą.