Kaip sekti siuntinio buvimo vietą siunčiant į Angliją? Praktikos patarimai

Per daugiau nei dvidešimt metų dirbu šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – į Angliją siųsti buvo paprasčiau anksčiau, kai nesuvokėm, kas yra „Breksitas“. Dabar tai visai kita istorija, o siuntinio sekimas turi būti tavo antroji pusė. Dažnai klientai atsiunčia brangias prekes, paskui rašo be galo, kur ji pasiklydo, ir tada prasideda šventė. Tiesioginiu žodžiu sakant, efektyvus siuntinio sekimas į Angliją dabar yra beveik svarbiau nei pati pristatymo kaina, nes muitinės ten šiuo metu yra tikrai... tą, pasakius, nelinksmos. Turėk omenyje, kad be gerai suvesto duomenų tracking sistema tau nieko nepasakys, o čia tikrai reikalinga kantrybė.

Pagrindai ir kaip viskas veikia iš esmės

Kur rasti numerį sekimui?

Tai dažniausia kyla tas pats klausimas, nors atsakymas yra ant popieriaus, kurį tu gavai iš vairuotojo. Jei siunti per kurjerių, pvz., DHL arba TNT, numeris bus ant kvito arba tiesiog siuntimo patvirtinime, kurį gavai el. paštu. Be šio numerio nepadarysi nieko, net jei būtum pats Didžiosios Britanijos karalius. Kartais žmonės sumaišo sąskaitos numerį su siuntos numeriu, tai nereikia daryti, jei nori sužinoti, kur dabar stovi tavo dėžė su priemonėmis.

Kodėl sistema rodo, kad informacijos nėra?

Tai normalu pirmosioms dienoms, ypač jei siunti iš mažo miesto Lietuvoje, pvz., iš Utenos ar Zarasų. Vairuotojas turi susigrąžinti į terminalą, iškrauti tą krovinių krūvą, tada jį turi įsiskanuoti. Vieni sistemose atsinaujina greitai, kiti, tarkime, kai kuriose vietinėse firmose, vis dar veža tuos popierius rankomis rankin. Tad nedžiuginkis, jei po valandos nieko nematai – palauk rytojaus, tada tikrai kažkas pasirodys.

Ką reiškia "In Transit"?

Paprastai kalba, tai reiškia, kad jau važiuoja. Angliškasis terminas "In Transit" rodo, kad prekės išsikėlėsi iš depo Lietuvoje ir jau skuba link Tilbury arba Londono terminalo. Bet čia yra vienas "nepatogus" dalykas – kartomis taip būna, kai krovinys tik "nuvažiuoja" iš vienos vietos į kitą tame pačiame terminaliame, o systemos to greitai nesupranta. Tad gali būti, kad jis tiesiog stovi tarp kelių tūkstančių kitų dėžių lauke ir laukia reiso.

Ar aš galiu sekti siuntą su telefono numeriu?

Ne, čia nėra taip, kaip su taksiais, kur tu tiesiog skambini ir klausai, kur jis. Logistikos sistemos neveikia pagal tavo telefoną, jos veikia pagal unikalų brūkšninių kodų rinkinį. Jei prarai numerį, turėsi skambinti tiems, kur siuntė, ir prašyti jo surasti savo duomenų bazėje. Be to, įsivaizduok, ką būtų, jei kas nors gali sekti tavo siuntą tik žinodamas tavo mobilųjį – tai būtų totalus chaosas ir saugumo pažeidimas.

Kiek laiko trunka atnaujinimas?

Sistemos įprastai atnaujina kas keletą valandų, bet tai priklauso nuo to, kiek tą dieną yra tos pačios spalvos dėžių. Kai kurjeriai turi tas rankinius terminalus (skenerius), kurie duomenis siunčia tiesiai į palydovą, kitiems reikia grįžti į bazią. Taigi, jei matai, kad paskutinis įrašas buvo vakar, tai tikrai dar nereiškia, kad dingau. Tiesiog kas nors (galbūt pavargęs vadybininkas) dar neįvedė tų duomenų.

Kodėl numeris prasideda raidėmis?

Tai tam, kad sistema suprastų, kurį maršrutą ta prekė turi eiti. Raidės nurodo kurjerių arba konkretų maršrutą, pavyzdžiui, "JD" gali būti Jungtinės Karalystės (United Kingdom) kryptis, o skaičiai – eilės numeris. Tai nėra jokia slapta užkoda, tai tiesiog standartinis logistikos kalbos dalykas. Be to, kai sužinosi šią logiką, tu iš karto pažysi, ar tai keliaus per Koventrį (Coventry) arba tiesiai į Londoną.

Kas yra "Out for delivery"?

Tai geriausia žinoma, kurią gali gauti. Tai reiškia, kad tavo siuntinys jau yra vairuotojo sunkvežimyje ir jis važinėja pagal savo sąrašą. Anglijoje tai dažnai įvyksta ryte, bet pristatymas gali būti ir iki 18 valandos, nes ten eismo štai štai (ypač M25 aplinkkelio aplink). Taigi, nereikia skambinti į centrinę biurą ir klausti, kodėl jau neatenka, jei matai šią frazę – tiesiog lauk kieme.

Muitinė ir dokumentai (Lietuvos ir Anglijos nuojautos)

Kas yra "Customs Clearance"?

Tai didžiausias galvos skausmas siunčiant į Angliją po 2021-ųjų. "Customs Clearance" reiškia, kad tavo siunta yra oficialiai peržiūrima Didžiosios Britanijos muitinės. Jie tikrina, ar tu teisingai nurodai prekės kodą (HS kodą), ar moki PVM (Pridėtinės vertės mokestį) ir mokesčius. Jei čia užstrigt, tai gali trukti kelias dienas ar net savaitę, todėl tikslus siuntinio sekimas šioje stadijoje yra kritiškai svarbus.

Kiek trunka muitinės tikrinimas?

Pagal taisykles, tai turėtų trukti kelias valandas, tačiau praktikoje... Žinau, turiu omenyje, kad dažnai užstringa. Pavyzdžiui, siunčiau klientui iš Kauno dalis į Liverpulį, ir sustojo ties Tilbury. Prastovėjo tris dienas, nes dokumentuose nebuvo vienos mažos raidės indekse. Taip, čia yra taip smulkmeniška, kad net sunku įsivaizduoti. Todėl visada tikrink dokumentus du kartus.

Kodėl prašo mokėti mokesčius gavėjas?

Nuo kai kurios datos Anglija nustojo taikyti PVM (Value Added Tax – Pridėtinės vertės mokestis) mažoms siuntoms atvykstant, jei vertės didesnės nei 135 svarų. Jei siunta brangesnė, gavėjas privalo sumokėti importo mokestį ir PVM, kitaip jos neišleis. Siuntėjas Lietuvoje gali sumokėti iš anksto (DDP – Delivered Duty Paid), bet tai kainuoja brangiau ir dažnai firmos to nedaro, nebent tai didelis kontraktas.

Kas nutinka, jei nėra komercinės sąskaitos?

Be komercinės sąskaitos (Commercial Invoice) jie neleis pro šalį. Siuntinio sekimas baigsis toje vietoje, kur bus parašyta "Hold". Anglų muitininkai yra labai griežti dėl dokumentų, jie nesupranta "dovanos" arba "asmniniai daiktai", kai vertė viršija 150 svarų. Turi būti aišku, kas tai, kiek kainavo ir kas yra gavėjas be jokių abejonių.

Ar galiu užpildyti dokumentus vėliau?

Jei jau išvažiavo sunkvežimis iš Lietuvos, tai vėliau daryti bus labai sunku ir brangu. Tuomet reikės kreiptis į tarpininką Anglijoje, kuris padarys tą "Post Clearance Correction". Kainuos tai pinigus ir laiką, ir tavo gerai užsisegmentuotas siuntinio sekimas taps tiesiog vienu dideliu nedarbo sąrašu, kol viską ištaisys.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Taip, EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris būtinas bet kokiai prekybai su ES už šalies ribų (tiek iš, tiek į). Be jo Anglijoje neįvyks joks importas. Dažnai mažos firmos apie tai net neįsivaizduoja, kol pirmą kartą gauna pranešimą, kad siunta sulaikyta. Geriau jį gauti iš anksto, nei verkti vėliau.

Kas daryti, jei reikalauja GRN?

GRN (Goods Received Note) tai dokumentas, kurį pasirašo sandėlio darbuotojas Anglijoje, kai gauna prekes. Kartais sistema tolausiai prašo šio numerio, kad užbaigtų procesą. Jei esi smulkesnis siuntėjas, tu jo gali neturėti – tada tenka rašyti paaiškinimus arba prašyti gavėjo nufotografuoti tą lapą ir atsiųsti.

Kurjeriai, terminalai ir specifiniai nesklandumai

Kur dažniausiai pasiklysta siuntos?

Statistika rodo, kad dažniausiai jos pasiklysta didžiuosiuose sortavimo centruose, pvz., East Midlands arba prie Londono. Ten yra tūkstančiai kilometrų konvejerių ir tūkstančiai žmonių. Jei etiketė nulupsta arba prašoma netinkamai, sistema ją tiesiog "nuryja" į neidentifikuotų krovinių kambarį. Ir tada prasideda tas ilgas paieškos process.

Kokias firmas geriausia naudoti stambioms siuntoms?

Stambioms siuntoms (palletams) aš asmeniškai rekomenduočiau OSL arba panašius vežėjus, kurie turi savus tinklus Anglijoje. Jei siunti per "mažąjį" kurjerį brangų krovinį, gali būti, kad jį nešios po 5-6 sandėlius. Siuntinio sekimas tokiu atveju tampa sunkus, o rizika sugadinti prekę didėja kiekvieną kartą perkraunant.

Ar DHL gerai seka siuntas?

DHL sistema yra viena iš geriausių, ten tikrai matysi daug detalių, net tą kurjerio, kuris nešė, pavardę. Bet kainos... Atrodo, kad jie už paslaugą užsiima pinigų spausdinimu. Jei tau labai svarbu tikslumas ir greitis, imk DHL Express, jei nori pigiau – žiūrėk į kitus variantus ir kantrybėk su sistema.

Kas yra "Wrong Address" statusas?

Tai reiškia, kad kurjeryje atvyko į vietą ir negalėjo rasti gavėjo arba namo numerio buvo ne toks. Anglijoje dažnai būna dviejų namų vienas už kito su pačiais numeriais, tik skirtingose gatvėse. Tuomet jis palieka pranešimą "We couldn't find you". Čia reikia greitai reaguoti, kitaip siunta grįš atgal.

Kodėl siunta važiuoja į Koventrį (Coventry)?

Koventris yra vienas didžiausių "TNT" (dabar FedEx) centrų Anglijoje. Jei matai, kad tavo siunta nukeliavo į ten, nesijaudink, tai normalu. Ten susirenka visos siuntos iš Europos prieš išskirstymą po visą šalį. Bet jei ji ten sustojo ilgamai, tai galvoju, kad kažkas ne taip su dokumentais ten.

Ar galima sekti pašto siuntą (Royal Mail)?

Royal Mail sistemos yra daug prastesnės už privačių kurjerių. Dažnai rodo tik "Posted" ir "Delivered". Jei tarp to yra didelė tarpai, nieko nepadarysi. Tiesiog lauk. O jei tai brangi prekė, geriau nenaudoti paprasto pašto, tikrai, nes jokių garantijų ten tikrai nėra (ne, asmeniškai aš jų nepasitikėčiau).

Kas daryti, jei vairuotojas neišėjo?

Kartems, ypač atokiausiuose rajonuose, pavyzdžiui, Škotijos kalnuose, vairuotojai tiesiog palieka kortelę "We missed you", nors niekas nebuvo namie. Tuomet turi laikytis instrukcijos toje kortelėje – arba eiti į pašto skyrių, arba užsakyti perplanavimą internete. Siuntinio sekimas tuomet rodo "Attempted".

Kas yra "Return to Sender"?

Tai blogiausias scenarijus. Tai reiškia, kad arba niekas neatsiėmė, arba buvo klaida adresu, arba nepaymo mokesčiai. Siunta keliauja atgal į Lietuvą tą pačia kelią, kurią atvažiavo. Už tai papildomai mokėti nereikia (jei tai ne tavo kaltė), bet laiko prarasi daug.

Eksperto nuomonės ir realios situacijos

Ar tikrai reikia draudimo?

Žmonės sako "o, man nieko nebus", bet aš mačiau, kaip degė visa sunkvežimių kolona prie Mančesterio. Be to, dauguma standartinių sutarčių draudžia tik 100-200 eurų, jei tu nupirkai papildomą draudimą. Tai nėra brangu, palyginti su prekės verte. Geriau permokėti šiek tiek už draudimą, nei vėliau gailėtis.

Kokia paprasčiausia klaida?

Dažniausiai žmonės rašo neteisingą telefoną. Kai vairuotojas Atžiaugoja ir negali susisiekti, jis važiuoja toliau. Oangiškai kalbant (t.y. kalbant angliškai), jei neturi telefono, esi prakeiktas. Tikrint tą numerį turi būti pirmas dalykas prieš spaudžiant "Siųsti".

Ar verta naudoti brokerį?

Jei siunti dažnai ir brangiai, tada taip. Brokeris gali užtikrinti, kad visi dokumentai bus tvarkingi prieš išvykstant, kas greitina muitinę. Jei siunti vieną kartą per metus tau tėvui dovaną, tai brokeris tau tik papildomai pinigus nuskaitys.

Kodėl taip ilgai trunka siunta į Šiaurės Airiją?

Šiaurės Airija (Belfastas) dabar yra kaip "tarpinis" variantas tarp ES ir Anglijos. Ten yra specifiniai protokolai, todėl kroviniams tenka eiti per papildomus patikrinimus, net jei jie važiuoja iš Great Britain. Tai sudėtinga, net man kartais sunku suvokti tas taisykles.

Ar galiu sekti LTL krovinius (LTL – dalinė krovinių krova)?

Taip, bet ten sistema skiriasi. LTL siuntos dažnai važiuoja su dideliu krovininiu, todėl gali būti, kad tavo dalyką iškrauna perkeliant į kitą sunkvežimį tarpiniam sandėlyje (pvz., prie Birmingamo). Tada sekimas gali rodyti "Transfer", kas baimina klientus, bet yra normalu.

Kas nutinka su maistu?

Maisto produktai į Angliją yra labai ribojami. Jei bandysi siųti kiaulieną ar kiaušinius, muitinė jas greitai sulaikys ir galbūt sunaikins. Sekimas tokiu atveju baigsis tuoj pat prie sienos. Geriau to nedaryti, išskyrus atvejus, kai turi visus veterinarinius pažymėjimus, kas kainuoja kaip mažas lėktuvas.

Ar galima pervesti siuntą keliui?

Ji jau važiuoja, pervesti nebeįmanoma realiai. Galima tik bandyti uždaryti adresą, bet tai sudėtinga. Reikėtų skambinti centriniam biurui ir prašyti, kol ji dar nėra išsiųsta į paskutinę stotelę. Nebūkime naivūs – kartais su tuo padeda, kartais tiesiog pasako "Sorry, too late".

Kas daryti, jei sistema sustrigo?

Jei matai, kad statusas nesikeičia 5 dienoms, rašyk laišką (ticket) sistemose. Nedžiuginink telefonų linijos, ten dirba robotai, kurie nieko nebesupranta. Rašant laišką, nurodyk numerį, ką darysi, ir palauk atsakymo. Jie susiras tą dėžę ir patikrins.

Ar reikia tikslaus svorio?

Taip, svoris yra labai svarbus mokesčiams skaičiuoti. Jei parašysi, kad sveria 1 kg, o bus 10 kg, mokesčiai bus skaičiuojami pagal realų svorį ir gali būti nemaloni staigmena gavėjui. Be to, kurjeris gali atsisakyti ją vežti, jei skirtumas per didelis.

Kaip elgtis su sugadinta siunta?

Kai tik gauni, daryk nuotraukas. Iš karto reikšti pretenziją draudimo kompanijai per kurjerį. Negalėsi padaryti to po savaitės, kai jau išpakuoji ir pasiduodi draugui. Turi būti įrodymai, kad dėžė buvo daužta vos atvykus.

Ar galiu naudoti savo dėžę?

Gali, bet ji turi būti stipri. Tiek Anglijoje, tiei čia vairuotojai nežaidžia su jomis. Jei dėžė bus minkšta, jos turinys bus sutryptas. Naudojimas naujų, tvirtų dėžių taupo daug nervų (taip pat ir mano, kai turiu aiškint, kodėl atvyko sujaukta).

Kas yra "Final Mile" tai kas tai yra?

Tai paskutinis kilometras arba keliasdešimt kilometrų nuo paskutinio terminalo iki tavo namų. Čia dažniausiai ir įvyksta nesklandumai, nes čia dirba mažiausiai patikimi subrangovai. Pagrindinis siuntinio sekimas turėtų parodyti, kada ji įeina į šią stadiją.

Kodėl kainos taip svyruoja?

Kuro kainos, Brexit, mokesčiai... Šiandien gali būti viena kaina, rytoj kita. Be to, Anglijoje yra papildomi "zonų" mokesčiai, jei siunti į toli nuo miesto centrus vietoves. Prieš siunčiant reikia patikrinti ne tik sekimą, bet ir galutinę sumą.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Galiu pasakyti tiesiai – niekas nėra 100% saugu. Bet jei naudoji patikimą kurjerį, turi visas kvitas ir draudimą, tu bent turi instrumentus, kaip susigrąžinti pinigus. Pasitikėk skaičiais, o ne pažadais.

Ką daryti, jei gavėjas atostogauja?

Geriausia būtų pasirinkti "Hold for pickup" opciją, jei tokia yra. Jei ne, tada prašyti kaimynų priimti. Jei niekas neatsiima po trijų bandymų, siunta keliaus atgal. Tada tave gali paprašyti sumokėti už grįžtamojo siuntimo išlaidas.

Ar buvote patirties su FCL kroviniu (FCL – pilnas konteineris)?

Taip, tai visai kitas lygis. Ten nėra jokio mažo sekimo kaip dėžėms, ten stebi konteinerio numerį. Vieną kartą konteineris su plastiku stovėjo Fekstou (Felixstowe) uoste dvi savaites, nes buvo problemų su „customs“ deklaracija. Ten tai būna tikrai sunku ir brangu, o tavyje sėdi nervai.

Galų gale, ar verta viską daryti paties?

Jei turi vieną dėžę, gali bandyti pats, bet jei tai verslas, geriau pasiduoti profesionaliems. Jie už tave suvedą tuos visus kodus, susitars su muitinės tarpininkais Anglijoje. Tau liks tik pasitikrinti tą nuorodą naršyklėje ir gerti kavą.

Išvada

Galiausiai, viskas su tuo sekimu susikerta su viena dalyku – kantrybe ir dėmesiu smulkmenoms. Nėra jokios stebuklingos programėlės, kuri išspręs problemą, jei dokumentuose klaida. Jei siunti į Angliją, visada dvigubai patikrink adresą ir telefono numerį, o stebėjimo nuorodą išsaugok telefonui, kad nereiktų šiurkščiai ieškoti to kvito vėliau. Ir visada, kai matai statusą "Customs", žinok, kad tau reikės ne tik laukti, bet ir galbūt turėti pinigų mokesčiams sumokėti.