Greitas pristatymas siuntinių: tikslus atvykimo laikas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matydamas viską – nuo padangų progų ant autostrados „Via Baltica“ iki vairuotojų, kurie tiesiog pamiršta kur važiuoja – galiu pasakyti vieną. Viskas kas susiję su greitu pristatymu siuntinių yra milžiniška loterija, kurioje bilietą laimi tas, kuris geriausiai užguduoja taisykles, o ne tas, kuris tiesiog gudriai spaudžia dujų pedalerį. Klientai visada nori tikslaus atvykimo laiko garantuoto, o mes juos stengiamės užtikrinti, bet tikrovėj dažnai įsikiša kažkas tokio, ko joks kompiuterinis modelis neįsivaizduoja. Be to, šiais laikais kaina degalams skyla į šaknį kiekvieną savaitę, tai tas greitas pristatymas siuntinių kainuoja vis brangiau, ir ne visi klientai to supranta, kai matau galutinę sąskaitą. Aš čia ne dėl to, kad nusiskundžiau, o dėl to, kad pamatytumėte, kas vyksta už uždarų vartų.

Ką reiškia „greitas“ logistikoje

Ar tikrai galima garantuoti atvykimo laiką tiksliai iki valandos?

Atsakymas yra vienareikšmis – ne, negalime garantuoti 100 proc. tikslumo, nepaisant to, ką bus užrašyta jūsų sutartyje. Galime tik paslūgti ir sakyti, kad „tikslus atvykimo laikas garantuotas“, bet viena nelaiminga avarija ties Kaunu arba uždangta sankryžia Varšuvoje gali viską sujaukti valandoms. Pats dažniausiai matau, kaip klientai pyksta dėl penkias minutes vėlujančio kurjerio, nors pats tą patį rytą vėlavo į susirinkimą dėl rūko. Logistika – tai gyvas organizmas, o ne traukinys, kuris važiuoja pagal grafiką geležinkelio bėgiais, tad jei jums reikalinga operatyvi siunta, visada turite turėti atsarginį planą.

Kokiu atveju greitas pristatymas siuntinių tikrai įmanomas?

Tai įmanoma tada, kai važiuojame tuom keliu, kuriuo niekas kitas nevažiuoja, arba tada, kai tai yra siunta tarp dviejų didžiųjų miestų, pavyzdžiui, Vilniaus ir Rygos, be jokių pervežimų tarpininkų. Jei mes imame krovinius iš kelių klientų ir statome į vieną furgoną – vadinasi „konsolidacija“ – tada tas greitas pristatymas siuntinių automatiškai tampa lėtesnis. Toliau nuo „hubo“ esantis klientas, tuo didesnė tikimybė, kad jo kūginis maišas su smėliu liks paėmimo terminale dar vieną dieną. Geriausiai viskas veikia su „dedikuotu“ transportu, kai furgonas važiuoja tik su jūsų krovininiu ir nieko daugiau.

Kaip pasirinkti maršrutą, kad būtų greičiau?

Čia nėra jokios magijos, tiesiog reikia vengti didžiųjų miestų centų ir greitkelių, kuriose stovi eisės penkis kilometrus. Pavyzdžiui, jei reikia nuvežti detales į Gdanską, kartais greičiau važiuoti per Liepają, negu stovėti vietoje prie Lenkijos sienos. Aš asmeniškai visada siūlau vairuotojams senuosius traktus, jei ten nėra didžiulio svorio apribojimo, nors ir sėdi šiurkščiau. O jei kalbame apie ekspresinius siuntinių pristatymus, tada į kainą įeina ir tas vairuotojo nugaros skausmas, kuris jis patiria vengdamas duobių (arba tiesiog važiuodamas per jas).

Kas yra tas „Last Mile“ ir kodėl jis brangiausias?

„Last Mile“ arba paskutinis kilometras – tai tas nuobodus dalykas, kai kurjeris su maža „Golf“ tipo mašina arba dviračiu bandys rasti jūsų namą, kuriame neįrašytas numeris. Tai brangiausia logistikos dalis, nes negalima į didelę sunkiasviorę mašiną sukrauti dešimt tūkstančių smulkių siuntų ir išbarstyti jas po miestą. Čia greitas pristatymas siuntinių dažnai lemia kurjerio gerą nuotaiką ar tai, ar jis randa vietos stovėjimui prie jūsų įmonės vartų. Pats maždaug prieš metus teko stebėti, kaip vienas kurjeris Vilniuje bandė įsibrauti į uždara kiemą su sargu, kuris buvo išėjęs pietų, tai dėl to vėlavom tris valandas.

Ar kainuoja brangiau, jei siunta skubesnė?

Žinoma, kainuoja, ir kartais tas skaičius gali jus užšokti iki stogo. Greitas pristatymas siuntinių reiškia, kad mes tenka išsiųsti mašiną tuščia atgal arba keliauti naktį, kai vairuotojui turi būti poilsis. Tas pavyzdžiui su vienu klientu iš Alytaus, kuris norėjo atvežti cementą į Klaipėdą per keturias valandas, baigėsi tuo, kad jam teko mokėti už pilną dyzelį ir vairuotojo viršvalandžius. Tokiu atveju ekspresinė siunta kainuoja tiek, kiek kainuoja laisvė, o laisvė logistikoje – tai brangiausia valiuta.

Ar technologijos padeda greičiau pristatyti?

Kartais padeda, o kartais tiesiog erzina vairuotojus, kurie nemoka naudotis tais išmaniaisiais terminalais. GPS stebėjimo sistemos leidžia mums matyti, kur mašina stovi, bet jos neleidžia pajudinti srauto, jei ten yra avarija. Bet kokiu atveju, šiuolaikinės sistemos leidžia numatyti, kas nutiks po valandos, kas ankstesniais laikais buvo neįmanoma. Dabar galime pasakyti klientui: „Jūsų siunta bus vėluota“, dar prieš tai, kaip vairuotojas susirungs su dispečeriu telefonu.

Dokumentai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia turėti greitam pristatymui?

Būtinai reikia teisingai užpildyto CMR konosamento (tarptautinis krovinių vežimo bilietas) ir komercinės sąskaitos. Vieniems klientams atrodo, kad tai tik popierius, bet muitinėje arba policijos patikroje be šio popieriaus jūsų greitas pristatymas siuntinių baigsis tiesiogiai sandėlyje, laukiant išaiškinimo. Tarkim, praėjusią savaitę teko gelbėti voką su vaistažuvėmis, kuris užstrigo sienoje dėl to, kad viena raidė serijiniame numerije buvo užrašyta klaidingai. Tokių dalykų išvengti galima tik dirbant atidžiai ir nevartydamas pirštų.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Tada viskas sustoja, o „tikslus atvykimo laikas garantuotas“ tampa juokinga fraze, net jeigu ji užrašyta raudonomis raidėmis. Muitininkai neturi humoro jausmo, ypač kai kalba eina apie prekes, kurios gali būti pavojingos arba akcizuojamos. Aš pats esu matęs, kaip dėl vieno blogai užrašyto prekės kodo visa kolona iš penkių sunkvežimių stovėjo ties Kybartais dvi dienas. Jei norite skubaus pervežimo, dvikart patikrinkite dokumentus prieš tai, kai vairuotojas užveda variklį.

Ar reikia draudimo tokiam siuntiniui?

Be abejo, reikia, ypač jei tai brangūs elektronikos komponentai arba ką tik pagamintas įrenginys. Standartinis draudimas dažnai nedengia visos vertės, o jei vyksta greitas pristatymas siuntinių, rizika padidėja, nes vairuotojas gali būti pavargęs arba spūstis. Vienas mano pažįstamas ekspeditorius prarado visą siuntą su „Iphone“ telefonais, nes vairuotojas užmiršo užrakinti galines duris pietų metu, o draudimas nebuvo atnaujintas. Geriau permokėti už polisą, nei gailėtis vėliau.

Kaip veikia CMR konosamentas pervežiant per kelias valstybes?

Tai pagrindinis dokumentas, kuris lydi krovinią nuo siuntėjo iki gavėjo. Jis turi būti parduotas arba perduotas elektroniniu būdu, kad gavėjas galėtų jį gauti iš karto, kai mašina atvyksta. Be šio dokumento neįmanoma atlikti greito pristatymo siuntinių, nes nebus aišku, kas turi teisę pasisavinti krovinių. Dirbant su ES šalimis viskas paprasta, bet jei reikia važiuoti į Šveicariją arba Norvegiją, tada tenka derėtis su muitinės atstovais atskirai.

Ar galima siųsti dokumentus elektroniniu būdu?

Dabar beveik viskas vyksta per „Plataforma“ arba panašias sistemas, bet kai kuriose vietose, pavyzdžiui, Ukrainoje arba Gudijoje, vis dar reikia popierinės formos. Jei jums reikalingas ekspresinis siuntos pristatymas, įsitikinkite, kad gavėjas priima elektroninius CMR, kitaip vairuotojas tiesiog negalės išleisti krovinio. Kartais techniniai gedimai šiose sistemose sukelia didesnius vėlavimus nei blogas oras automagistralėje.

Kas daryti, jei prarandami originalūs dokumentai?

Tai yra baisiausia košmarė, kuri gali užtrukti mėnesį, kol bus išrašyti nauji. Tuo tarpu jūsų greitas pristatymas siuntinių bus sustabdytas, o krovinys gali būti konfiskuotas arba paliktas sandėlyje už savaitinę mokestį. Visada turėkite kopijas el. pašte arba debesyje, nors teisinė galiojimo jįga turi tik originalas. Pats kažkada teko spaudži vieną didelę mašinų gamintoją dėl to, kad jie numetė dokumentus tiesiog į šiukšliadėžę po pasirašymo.

Problemos ir nenumatyta situacijos

Kokia dažniausia vėlavimo priežastis kelyje?

Neapsirenka! O, kaip ten yra... neapsirengimas (t.y. oras) ir eismo įvykiai. Aš galėčiau pasakyti, kad tai blogi keliai Lietuvoje, tačiau dažniausia problema kyla Lenkijoje, kur remontų darbai vyksta be pabaigos. Tiesiog važiuojate A2 automagistrale ir viena minutėje sulaikote stulpą su užrašu „remontas 50 km“. Tokiu atveju joks garantuotas laikas nebebus garantuotas, net jei vairuotojas važiuos lyg lyguminėse lenktynėse.

Kaip elgtis, jei vairuotojas sustoja ir neatsiliepia?

Tai reta situacija, bet ji įvyksta, kai pasigenda degalų arba pasibaigia vairuotojo darbo laikas pagal tachografą. Mes tada turime skubiai siųsti kitą automobilį arba kurjerį, kad paimtų tą siuntą, kas labai brangiai kainuoja. Greitas pristatymas siuntinių tokiu atveju tampa „misija neįmanoma“, o klientas matuotis laiką nuo to momento, kai jis pamatė, kad GPS žymeklis stovi vietoje. Tokiose situacijose daug priklauso nuo to, kaip greitai dispečeris sugeba išsiaiškinti tikrąją priežastį.

Ar šaltukas (refrigerator) gaišta vėlavimo metu?

Taip, šaltukas turi ribotą laiką, o jei mašina stovi tris valandas saulėlydyje, temperatūra viduje gali pakilti virš leistinų normų. Tada jums gali tekti atmesti visą krovinių partiją, kas yra milžiniški nuostoliai. Aš turiu omenyje vieną atvejį su šaldytomis uogomis, kurios atvyko į Vokietiją pilnos pelėsių, nes variklis užgeso tunelyje. Jei jums svarbus greitas pristatymas siuntinių, tikrinkite, ar mašina turi atsarginį šaltikį arba papildomą kuro generatorių.

Kas nutinka, jei sulaiko policija?

Policija gali sulaikyti dėl techninių trūkumų, perkrovos arba netinkamų padangų. Tai yra klasikinis „nepatogus tiesa“ – dažnai vairuotojai važiuoja su senais techninėmis apžiūros lapais, kad sutaupyti pinigų savininkui. Jei įvykia tokia situacija, mes privalome skubiai ieškoti advokato arba sprendimo, kad išlaisvinti mašiną, bet tai visada sukelia didelius vėlavimus. Geriausia yra užtikrinti, kad transportas būtų 100 proc. tvarkingas.

Ar tikras „tikslus atvykimo laikas garantuotas“ įsivaizduojamas be vairuotojo poilsio?

Ne, tai yra neįmanoma pagal ES reglamentus. Vairuotojas turi ilsėtis 4,5 valandas po 4,5 valandos vairavimo, o tai reiškia, kad net jei iki taško yra likę 50 km, jis privalo sustoti. Klientai dažnai to nesupranta ir klausia, kodėl negalima „kažkaip pravažiuoti“. Greitas pristatymas siuntinių turi savo fizikos ir biologijos limitus, kurių negalima laužyti net už didžiausius pinigus. Aš pats buvau tokiuose įkyriuose telefono skambučiuose vidury nakties, kai reikėjo aiškinti, kad žmogus turi miegoti.

Kaip Oro uosto darbas veikia siuntų greitį?

Jeigu siunčiate lėktuvu, tai tikrai yra greičiausias būdas, tačiau oro uosto procedūros gali trukti tiek pat, kiek keli automobiliu. Krovinius turi iškrauti, pereitiCustoms kontrolę ir vėl užkrauti į mašiną. Tuo tarpu greitas pristatymas siuntinių keliu gali būti efektyvesnis trumpiems atstumams, pavyzdžiui, į Rygą ar Taliną. Neseniai vienas klientas siuntė brangų įrenginį lėktuvu į Londoną, ir dėl miglos jo skrydelis buvo atidėtas dviem dienoms, o automobilis tuo tarpu jau buvo atvykęs.

Kainos ir mokėjimai

Kodėl kaina svyruoja priklausomai nuo dienos?

Viskas priklauso nuo degalų kainos ir rinkos paklausos. Jei yra daug užsakymų prieš šventes arba tada, kai prasideda derlius, kaina šoksta aukštyn. Greitas pristatymas siuntinių tampa dar brangesnis, kai reikia rasti mašiną paskutinią minutę, nes visos kitos jau užimtos. Mes stengiamės kurti kainas kaip įmanoma aiškiau, bet kai kurie klientai visiškai nesupranta, kad savaitgalis arba naktis kainuoja dvigubai daugiau nei darbo diena.

Ar galima daryti nuolaidas nuolatiniams klientams?

Žinoma, jei jūs siunčiate penkias mašinas per savaitę, mes su jumis susitarsime dėl fiksuotos kainos. Bet jei jūs skambinate vieną kartą per metus ir prašote nuolaidos, tai neįmanoma. Ekspresinis siuntos pristatymas yra brangus servisėlį, o ne prekė parduotuvėje, kur galima sumužti kainą ant lentos. Turime užmokesti vairuotojams, pirkti degalus ir mokėti mokesčius, tad nuolaidų riba yra labai siaura.

Kokius mokesčius reikia mokėti už vėlavimą?

Jeigu vėlavimas yra mūsų kaltė, mes grąžiname pinigus arba atleidžiame dalį sumos, jei tai buvo užfiksuota sutartyje kaip „tikslus atvykimo laikas garantuotas“. Bet jei vėlavimą sukėlė klientas, pavyzdžiui, vėluodavo pakuoti krovinius, tuokart mokesčio neatsisakyti. Pats turiu omenyje vieną įmonę, kuri bandė mums kaltinti už tai, kad jų sandėlininkas negavo raktų nuo vartų. Čia logika paprasta: kodėl mes turime mokėti už svetimus klaidas?

Ar verta rinktis pigesnį variantą ne garantuotu laiku?

Jei jums nereikia, kad prekės būtų vieną dieną, geriau pasirinkti lėtesnį variantą ir taupyti. Greitas pristatymas siuntinių turi būti naudojamas tik tada, kai to reikalauja situacija, o ne todėl, kad jums tiesiog įdomiau. Dažnai mažos įmonės išleidžia visą biudžetą siuntoms, nors gali lauktis dar dvi dienas ir mokėti dukart mažiau. Pinigai logistikoje – tai laikas, bet kartais laikas nėra tiek svarbus.

Kaip apskaičiuojama kaina už „savo“ krovininį?

Jei užsakote visą mašiną, kainą lemia atstumas, svoris ir kuro sąnaudos. Mes taip pat pridedame mokestį už grįžtamojo reiso tuščią važiavimą, jei toje vietoje nėra kitų krovinių. Ekspresinė siunta tokio tipo dažnai kainuoja tą patį, kiek ir pilna mašina eina į standartinį maršrutą. Aš sakau klientams tiesiogiai: jei jums reikia nuvežti vieną dėžę 500 km, geriau patikrinkti ar nėra kokių bendrų siuntų.

Ar galima apmokėti paslaugą gavėjui?

Taip, mes darome tai kas antrą dieną. Siuntėjas sumoka viską, o gavėjas tiesiog pasirašo dokumentus. Labai dažnai taip daroma prekės mainų arba pirkimo-pardavimo sutartyse, kad pirkėjas nebūtų nustebęs kainos. Greitas pristatymas siuntinių tada tampa „pristatymu atsiuntimu“, kurio sąskaitą faktūrą išrašome pirkėjui pagal jo duomenis.

Patirties patarimai ir išvados

Ką daryti, kad siunta atvyktų saugiai?

Geriausia tai uždėti ant paletės ir užvynioti plėvele, o ne mesti tiesiog į furgoną kaip maišą su bulvėmis. Vairuotojai dažnai būna pavargę ir gali užspausti ką nors kitą ant viršaus, jei jūsų dėžė neįtvirtinta. Greitas pristatymas siuntinių taip pat reiškia, kad krovinys bus daugiau kartų perkraunamas, todėl kokybiškas įpakavimas yra pusė sėkmės. Niekada nenaudokite senų dėžių, kurios gali suirti kelyje.

Ar verta tikinti pažadų apie 24 valandas?

Tik tada, jei tai yra didelė ir patikima kompanija, kuri turi savą parką mašinų. Mažos firmos dažnai pažado „vėjuoti“, bet tada tiesiog nuperka pas kitą didelęją, o tai sukelia vėlavimus. Tikslios siuntos pristatymas garantuojamas tik tada, kai kontroliuojate visą grandinę nuo sandėlio iki vartų. Aš asmeniškai visada rekomenduojau klientams susitikti su mūsų vairuotojais pačiam ir pamatyti, kokiomis mašinomis jie važiuoja.

Kaip pasiruošti sezoniniams šuoliams?

Planuokite iš anksto. Jei žinote, kad prieš Kalėdas reikės siųsti daugiau, susitarkite dėl vietų jau spalį mėnesį. Greitas pristatymas siuntinių šiais laikais yra kaip bilietas į koncertą – paskutine minutę jis kainuoja šimtą kartų brangiau arba jo išvis nebėra. Mes stengiamės informuoti klientus apie artėjančius šuolius, bet dažniausiai jie vis viena prisiruošia per vėlai.

Ar geriau siųsti paštu arba kurjeriu?

Dėl mažų siuntų kurjeriai (pvz., DHL, UPS) tikrai geriau ir greičiau, o dideliems kroviniams reikalingas logistinis partneris. Nesiųskite pilnos paletės paprastu paštu, nes ji pasiklys sistemoje. Ekspresinė siunta turi būti priderinta prie jos dydžio ir svorio. Pats maždaug prieš metus teko gelbėti klientą, kuris bandė išsiųti variklį per „LP Express“ su viliu, kad tai bus pigiau.

Kaip sužinoti, kur yra mano siunta dabar?

Tiesiog skambinkite mums arba patikrinkite numerį sistemoje. Nereikia skambinti kas dešimt minučių ir klausti „ar jau važiuoja?“. Vairuotojai negali skambinti vairuodami, o dispečeriai turi kitų darbų. Greitas pristatymas siuntinių sėkmė priklauso nuo pasitikėjimo – turite numatyti, kad informacija atsinaujins kas valandą arba du. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba miškuose, tai nereiškia, kad mašina pavogta.

Kodėl verta dirbti su viena kompanija?

Nesugišite su tais pačiais žmonėmis ir jūsų reikalavimai tampa aiškūs be paaiškinimų. Jeigu vis keičiate tiekėjus, jūs visada būsite naujokas, kuriam kainos bus didesnės. Ilgalaikis bendradarbiavimas leidžia mums jums pasiūlyti geriausias sąlygas net ir tokiems dalykams kaip tikslus atvykimo laikas garantuotas. Aš dirbu su kai kuriais klientais beveik dešimt metų ir jiems tiesiog nereikia aiškinti, kas yra CMR konosamentas.

Išvados

Galiausiai, viskas susiformuoja paprastai: jei norite, kad būtų greita, mokėkite už tai ir pasiruoškite, kad kažkas gali nueiti ne taip kaip planavote. Greitas pristatymas siuntinių yra puikus dalykas, kai jis veikia, bet varganas, kai ką nors sugenda. Geriausia yra neitikti visokiais „magiškais“ algoritmais, o rasti patikimą žmogų su telefonu, kuris gali tiesiog pasakyti tiesą. Dirbkite su tomis firmomis, kurios nebijo prisipažinti, kad nežino, kur yra jūsų siunta, nes tuomet jie bent stengsis ją rasti. O jei jums pasako, kad „viskas tvarkoje“, o vėluojate jau tris dienas – tuokietis bėdų. Pasidarykite atsarginį planą ir tikrinkite dokumentus du kartus.