Visi išvykimo laikai į Vokietiją: Vadovas, kaip planuoti siuntas efektyviai

Vokietija jau dešimtmečiais yra pagrindinė Lietuvos prekybos partnerė. Kasdien šią šią ribą kerta tūkstančiai sunkvežimių, vežančių įvairiausius krovinius – nuo mažmeninės prekybos gaminių iki sudėtingų pramonės įrengimų. Dirbant tarptautinių pervežimų srityje beveik dvidešimt metų, esu matęs, kaip pasikeitė logistika, kaip pasitobulino maršrutai ir, svarbiausia, kaip susiklostė išvykimo grafikai. Dauguma klientų, kreipiančiųsi į mus, visų pirma klausia ne kainos, o būtent to: „Kada transportas išvyksta?“. Atrodo paprasta klausimas, tačiau atsakymas į jį slepia daugybę niuansų, kurie lemia sėkmingą verslo veiklą.

Suprasti išvykimo laikus į Vokietiją nereiškia tik žinoti, kurią valandą sunkvežimis palieka sandėlį. Tai reiškia suprasti visą procesą: nuo krovinių konsolidacijos iki vairuotojo poilsio režimų, nuo kelių eismo sąlygų iki Vokietijos specifinių taisyklių. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir žiniomis, kad jūsų verslas galėtų planuoti siuntas taip, kaip tai darba didžiausios logistikos kompanijos. Mes išnagrinėsime ne tik tai, kaip rasti konkretų laiką, bet ir tai, kas lemia šių laikų pokyčius bei kaip išvengti nereikalingų nervingumų ir vėlavimų.

Nors technologijos leidžia sekti krovinius realiu laiku, žmogiškasis faktorius ir logistinės realijos vis dar daro didelę įtaką. Išvykimo laikas – tai ne tik data ir valanda, tai sudėtingas mozaikos elementas, kurį sudaro sandėlio darbuotojų greitis, vairuotojų pasirengimas, muitinės procedūros (nors ir ES viduje, jos kartais būna reikalingos) ir, žinoma, orų sąlygos. Ilgais metais sukauptą patirtį paversiu paprasta ir aiškia instrukcija, padėsiančia jums jausti daugiau užtikrintumo, kai kitą kartą reikės siųsti krovinius į Miuncheną, Berlyną, Hamburgą ar Diuseldorfą.

Svarbiausia yra tai, kad tinkamai suprasdami išvykimo laikus, galite ne tik optimizuoti savo sandėlių atsargas, bet ir gerinti santykius su savo klientais Vokietijoje. Tikslumas – tai tai, kas vokiškame rate vertinama virš visko. Todėl, norint pasiekti aukštą aptarnavimo lygį, būtina žinoti ne tik tikslią valandą, bet ir tai, kodėl ji gali pasikeisti. Štai išsamus vadovas, padėsiantis jums suorientuoti šioje sudėtingoje, bet įdomioje srityje.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas lemia konkretų išvykimo laiką į Vokietiją?

Dauguma klientų mano, kad išvykimo laikas pasirenkamas savavališkai – tiesiog užpildomas reisas ir važiuojama. Tačiau praktikoje situacija yra kur kas sudėtingesnė. Pagrindinis veiksnys yra krovinio tipas ir jo paruošimas. Jei tai yra pilnas sunkvežimis (FTL – Full Truck Load), išvykimo laikas dažniausiai priklauso nuo to, kada klientas paruošia prekes įkėlimui. Čia galima kalbėti apie lankstų grafiką, tačiau vis tiek reikia atsižvelgti į vairuotojo darbo ir poilsio laiką.

Kai kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less than Truck Load), situacija kitokia. Tokiu atveju išvykimo laikas yra standartizuotas. Logistikos kompanijos turi fiksuotus grafikus, pavyzdžiui, išvykstama kiekvieną antradienį ir ketvirtadienį vakare. Tai leidžia konsoliduoti krovinius iš skirtingų siuntėjų viename automobilyje, taip sumažinant išlaidas kiekvienam dalyviui. Taip pat didelę įtaką daro ir pats maršrutas – išvykimo laikas gali keistis priklausomai nuo to, ar tai yra ekspresinis reisas, ar eilinis, bei nuo to, kiek tarpinių sustojjimų numatyta kituose miestuose prieš išvykstant iš šalies.

2. Kaip dažnai vyksta reisai į pagrindinius Vokietijos miestus?

Vokietija yra didelė šalis, o Lietuva su ja turime labai intensyvius prekybos ryšius. Esu matęs, kaip per pastaruosius penkiolika metų reisų dažnumas išaugo eksponentiškai. Į didžiuosius logistikos mazgus, tokius kaip Berlynas, Miunchenas, Hamburgas ir Kelnas, reisai vyksta beveik kasdien. Ypač tai pasakytina apie dalinių krovinių linijas – jose transporto priemonės formuojamos kasdien arba net kelis kartus per savaitę.

Jei jūsų krovinys turi nukeliauti į mažesnį miestelį arba atokų rajoną, pavyzdžiui, į Bavarijos kaimiškąją vietovę, grafikas gali būti rečiau – paprastai 2–3 kartus per savaitę. Čia taikomas principas „Hub-and-Spoke“ – krovinys pristatomas į artimiausią didelį Vokietijos sandėlį (mazgą), o iš ten jau platinamas mažesniais automobiliais arba vietinėmis kurjerių paslaugomis. Todėl, planuodami siuntą, visada verta klausti ne tik apie išvykimą iš Lietuvos, bet ir apie galutinį pristatymo terminą prie gavėjo durų.

3. Ar išvykimo laikas priklauso nuo to, kokį krovinį vežate?

Absoliučiai taip. Tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį aš visada primenu savo klientus. Standartinis kabinetas (pavėsinės prekės, tekstilė, elektronika) gali būti vežamas bet kuriuo metu, tačiau specialieji kroviniai turi savo apribojimus. Pavyzdžiui, jei vežate šaldomus produktus, reikia atsižvelgti į šaldymo agregato veikimo režimus ir galbūt užtikrinti, kad krovinys būtų įkeltas prieš pat išvykimą, kad išvengti temperatūros svyravimų.

Kita ypatybė – pavojingi kroviniai (ADR). Jų išvykimo laikai dažnai reguliuojami ne tik logistika, bet ir teisės aktais. Kai kurie tuneliai ar miesto centrai Vokietijoje gali būti uždrausti pavojingiems kroviniams tam tikromis dienomis ar valandomis, todėl reiso grafikas gali būti slenkamas (pavyzdžiui, išvykimas naktį, kad pravažiuoti pro miestą ramiau). Taip pat ypatingas dėmesys skiriamas perbrangžiems kroviniams – juos dažniausiai stengiamasi vežti saugesniais, bet galbūt lėtesniais reisais, kurie turi kitokius išvykimo laikus.

4. Kaip tiksliai sužinoti savo siuntos išvykimo laiką?

Šiuolaikinėje logistikoje mistikos nebėra. Greičiausias ir patikimiausias būdas – susisiekti su savo vadybininku arba logistikos prižiūrėtoju. Profesionalios kompanijos turi vadybinius sistemas, kurios rodo ne tik planuojamą, bet ir realųjį statusą. Tačiau, jei norite patikrinti savarankiškai, dauguma kompanijų savo svetainėse turi „Krovinio stebėjimo“ (Tracking) skydelį. Ten įvedę užsakymo numerį arba važiuoklės numerį, matysite statusą, pvz., „Krovinys formuojamas“ arba „Išvyko iš terminalo“.

Verta paminėti, kad statusas „Išvyko“ gali pasirodyti vėlai naktį, nors fiziškai sunkvežimis išvažiavo iš vartų prieš porą valandų. Tai susiję su dokumentų apdorojimu. Mano patirtis rodo, kad geriausia informacija gaunama tiesioginiame bendravime. Jei jūsų krovinys skubus, nepasiliksite prie kompiuterio – skambinkite. Geras ekspertas visada sužinos tikrąją situaciją vietoje ir pasakys, ar vairuotojas dar užtrunka sandėlyje, ar jau važiuoja link Lenkijos sienos.

5. Kokius maršrutus dažniausiai naudojama važiuojant į Vokietiją?

Nors atrodo, kad kelias į Vokietiją vienas, iš tiesų yra keletas populiariausių koridorių, ir pasirinkimas priklauso nuo tikslo. Tradiciškai dažniausiai naudojamas maršrutas eina per Lenkiją (via Warsaw, Łódź, Wrocław). Tai yra trumpiausias kelias geografiškai į daugumą Vokietijos vakarinių regionų. Tačiau šis maršrutas turi ir savo „kiaušinidės“ – pravažiavimas pro Varšuvą ar Poznianą rytinėmis savaitės dienomis gali užtrukti valandą ilgiau dėl spūsčių.

Kita alternatyva – maršrutas per Kaliningrado sritį ir paskui per Skandinaviją (Švediją, Daniją). Jis dažniau naudojamas, jei krovinys yra skirtas šiaurės Vokietijai (Hamburgas, Bremenas) arba jei pagrindiniame kelyje yra didelės spūstys ar eismo įvykiai. Taip pat yra maršrutas per Čekiją, tačiau jis dažniau naudojamas tiems, kurie važiuoja į pietinę Vokietiją (Miunchenas, Niurnbergas), kadangi išvengia didžiųjų Lenkijos miestų. Pasirinkdamas maršrutą, vairuotojas ir logistas visada vertina ne tik atstumą, bet ir kelyje praleistamą laiką bei kuro kainas skirtingose šalyse.

6. Kiek trunka kelionė nuo išvykimo iki pristatymo?

Tai vienas labiausiai klaidinančių klausimų. Dauguma klientų mano, kad jei išvykimas yra pirmadienį, tai pristatymas antradienį garantuotas. Tačiau tarp šių dviejų taškų yra apie 1000–1200 kilometrų, priklausomai nuo maršruto. Standartinis sunkvežimis be sustojimų galėtų nuvažiuoti šį atstumą per maždaug 12–14 valandų, tačiau mes negalime ignoruoti vairuotojų poilsio režimų. ES teisės aktai griežtai reglamentuoja, kad vairuotojas privalo daryti 45 minučių pertrauką po 4,5 valandų vairavimo.

Be to, jei krovinio negalima iškrauti tą pačią dieną dėl gavėjo darbo laiko (pvz., Vokietijoje dauguma sandėlių dirba tik iki 16:00 ar 17:00 valandos), vairuotojas turi laukti. Todėl realus pristatymo laikas (Lead Time) paprastai svyruoja nuo 24 iki 48 valandų nuo išvykimo momento. Jei išvykstame pirmadienio vakarą, dažniausiai pasiekiame gavėją trečiadienio rytą arba antradienio popietę (jei tai yra ekspresas ir gavėjas priima krovinius vėlai). Visada verta planuoti savo atsargas su 1–2 dienų rezervu.

7. Ar galima užtikrinti reguliarius išvykimus verslui?

Žinoma, tai būtent tai, ką daugelis verslininkų ieško. Jei jūsų įmonė turi pastovų srautą prekių į Vokietiją, galome sudaryti ilgalaikę sutartį su fiksuotais išvykimo grafikais. Vadinasi „Milk runs“ (pieno maršrutai) arba tiesiog reguliarios linijos. Pavyzdžiui, mes galime susitarti, kad kiekvieną ketvirtadienį 18:00 val. iš jūsų sandėlio išvyksta sunkvežimis į tam tikrą regioną. Tai leidžia jums tiksliai planuoti gamybą ir sandėliavimą.

Reguliarūs išvykimai taip pat leidžia gauti geresnes kainas, nes logistikos provizorius gali optimizuoti savo resursus – jis žino, kad tam tikru laiku bus užpildytas reisas. Tačiau čia svarbi ir jūsų disciplina – jei sutartyje nurodyta, kad krovinys turi būti paruoštas iki 14:00 valandos, vėlavimas gali lemti praleistą išvykimą. Esu matęs atvejų, kai vienos valandos vėlavimas pastūmėjo visą siuntą į kitą savaitę, todėl laiko griežtumas abiejose pusėse yra raktas į sėkmę.

8. Kas nutinka, jei transportas vėluoja arba neina išvykti laiku?

Tai reali situacija, su kuria susiduriame, ir kaltė dažniausiai nėra vieno asmens. Vėlavimai gali būti techniniai (sunkvežimis sugedo) arba organizaciniai (paskutinis minutės krovinio keitimas, dokumentų klaidos). Jei išvykimas vėluoja, profesionali logistikos kompanija nedelsdama informuoja klientą. Mes stengiamės iš karto pateikti naują planą – ar tai bus alternatyvus transportas, arba papildomas sustojimas.

Svarbiausia klientui yra ne tas, kas įvyko, o kas bus toliau. Jei vėluojame dėl techninių priežasčių, mes ieškome sprendimo. Kartais tai reiškia, kad krovinys bus perkrautas į kitą automobilį tarpinėje stotyje (toks procesas vadinamas transshipment). Tai brangus ir nepatogus procesas, tačiau jis leidžia išgelbėti terminus. Jei vėlavimas lemia, kad krovinys nepasieks gavėjo prieš savaitgalį (kai Vokietijoje daug kur draudžiama krauti), mes pranešame apie tai iš anksto, kad gavėjas galėtų susitvarkyti su savo gamybos procesais.

9. Ar savaitgaliais vyksta pervežimai į Vokietiją?

Tai labai svarbus klausimas, ypatinga pradedantiesiems. Vokietijoje galioja griežtas draudimas vairuoti sunkvežimius, kurių bendroji leidžiama masė viršija 7,5 tonos, savaitgaliais ir švenčių dienomis. Vadinamas „Sonntagsfahrverbot“. Tai reiškia, kad jei mūsų sunkvežimis važiuoja link paskirties taško, jis privalo sustoti prieš šventę arba sekmadienį ir laukti iki pirmadienio ryto (dažniausiai nuo 22:00 val. sekmadienį arba nuo 00:00 val. pirmadienio).

Ką tai reiškia išvykimo laikų perspektyvos? Jei norite, kad krovinys būtų pristatytas pirmadienio rytais, jis dažniausiai turi išvykti iš Lietuvos jau trečiadienį arba ketvirtadienį. Jei išvyksite penktadienį, vairuotojui teks praleisti savaitgalį poilsio aikštelėje, o tai brangiai kainuoja tiek laiko, tiek pinigų. Yra išimčių (pvz., kai krovinys yra šaldomas arba pervežamas gyvūnų, taip pat kai kurios specialios transporto rūšys), tačiau įprastoms prekėms šios taisyklės yra griežtai laikomasi.