Užsakyti kelionę iš Vokietijos: paprastas užsakymas

Vokietija jau dešimtmečiais yra laikoma Europos ekonominės širdimi, ir ne veltui. Kasdien tarp šalies ir Lietuvos, taip pat kitų Europos šalių, vyksta tūkstančiai krovinių pervežimų. Per savo daugiau kaip dvidešimtmetę patirtį tarptautinių pervežimų srityje esu matęs, kaip pasikeitė rinka – nuo paprastų telefoninių pranešimų iki sudėtingų digitalizuotų logistikos sistemų. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: klienčiai visada noria vieno – paprasto, aiškaus ir be problemų vykstančio užsakymo.

Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad užsakyti krovininį transportą iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, kupinas biurokratijos ir neaiškumų, tiesą sakant, viskas priklauso nuo to, kaip gerai parengiate ir kaip suprantate procesą. Šiame straipsnyje aš pasidelsiu ties tuo, kas svarbiausia. Mes nekalbėsime apie abstrakčias logistikos teorijas, o žiūrėsime į tai praktiškai – kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys iš Vokietijos pasiekti vietą laiku, saugiai ir be nereikalingų rūpesčių. Esu tikras, kad net jei esate šioje srityje naujokas, po šio skaitymo procesas atrodys gerokai aiškiau.

Šiuolaikinėje rinkoje „paprastas užsakymas“ reiškia ne tik tai, kad paleidžiate užklausą ir gaunate mašiną. Tai reiškia, kad tiksliai žinote, ką perkate, kokia bus kaina ir kokių klaidų išvengti. Vokietija yra šalis, kurioje laikas, tikslumas ir dokumentacija yra svarbiausia vertybė, todėl prisitaikymas prie jų standartų – pusė sėkmės. Skaitykite toliau, ir sužinosite, kaip tai padaryti profesionaliai.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje suformulavau dešimt klausimų, kurie dažniausiai kyla klientams, planuojantiems pervežimus iš Vokietijos. Atsakymai į juos sukurti remiantis ilgamečia praktika, tad juose rasite ne tik teorines gairių, bet ir praktinius patarimus.

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti pervežimą iš Vokietijos kuo tiksliau?

Tai yra pagrindinis klausimas, nuo kurio prasideda viskas. Dažnai gaunu užklausas, kurioje parašyta tik „reikiavežti iš Miuncheno“. Tokia informacija yra per mažai. Norėdami gauti tikslią kainą ir pasirinkti tinkamą transportą, mums reikia penkių pagrindinių elementų.

Pirmiausia – adresai. Ne tik miestas, bet ir tikslus adresas atsiėmimo bei pristatymo vietose. Vokietijoje daugelis objektų yra didelių industriinių zonų (Gewerbegebiet), todėl neteisingas pašto kodas gali nukreipti vairuotoją į kitą miesto pusę. Antra – krovio svoris ir matmenys. Nuo to priklauso, ar mums reikės 3,5 tonų mašinos, ar 24 tonų sunkvežimio. Trečia – krovio tipas. Ar tai yra paletės, euripaletės, bedėmis krovinys, ar galbūt ką nors reikia kelti su kranu? Ketvirta – prieinamumas. Ar atsiėmimo vietoje yra krano, ar vairuotojas turės krauti rankomis (kas brangina transportą)? Ir penkta – terminai. Kada krovinyje reikia būti Lietuvoje ar kitoje šalyje. Turėdami šią informaciją, mes galime pasiūlyti ne tik kainą, bet ir garantuotą pristatymo laiką.

2. Kiek laiko trunka vidutinis pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Dažnai klientai klausia: „Ar gali būti rytoj?“. Atsakymas priklauso nuo atstumo, tačiau yra tam tikri standartai, kuriuos vadovaujantis galima planuoti savo veiklą.

Esant standartiniam pervežimui (pvz., iš Berlyno, Hamburgo ar Miuncheno zonų), važiavimo laikas Lietuvą yra apie 12–16 valandų. Tačiau tai yra gryvas vairavimo laikas. Reikia prisimti, kad sunkvežimiai turi poilsio režimus, o Vokietijoje griežtai stebimos vairuotojų darbo ir poilsio trukmės (tachografas). Be to, reikia įvertinti krovinio įkėlimo ir iškrovimo laiką. Paprastai, jei užsakymate atvežimą iš Vokietijos pirmadienį, krovinys Lietuvoje gali būti antradienį arba trečiadienį. Jei reikalingas ekspresinis pervežimas (pvz., viena mašina be sustojimų su dviem vairuotojais), tai galima atlikti ir per 24 valandas, tačiau kaina bus žymiai aukštesnė. Mano patarimas: planuokite pervežimus bent 2–3 dienų advance, taip sutaupysite nemažai lėšų.

3. Kokius dokumentus turi paruošti siuntėjas Vokietijoje?

Dokumentų tvarka Vokietijoje yra griežta. Vokiškas kruopštumas čia pasireiškia visą savo galia. Pagrindinis dokumentas yra CMR važtaraštis. Jis turi būti užpildytas tiksliai: krovinio svoris, kiekis, apibūdinimas ir CMR numeris. Be CMR, būtina turėti prekių SF (invoice). Ji būtina ne tik mokesčių inspekcijai, bet ir galimai muitinės tikrinimui, net jei keliaujate ES viduje.

Jei krovinys yra pavojingas (ADR) ar reikalauja specialių sąlygų (pvz., temperatūros režimas), turi būti pateikti ir papildomi sertifikatai. Dažna klaida – kai Vokietijos siuntėjas tiesiog meta prekes į mašiną ir sako „dokumentus išsiųsiu vėliau“. Tai didelė rizika. Jei mašina bus sustabdyta policijos ar inspekcijos be dokumentų, gresia didžiuliai baudos ir delaigai. Todėl visada reikalaukite, kad CMR ir SF būtų paruošti ir paduoti vairuotojui fiziškai arba elektroniniu būdu dar prieš išvykstant iš sandėlio.

4. Kuo skiriasi dalinis krovinys (LTL) nuo pilnos mašinos (FTL) užsakymo?

Tai yra vienas svarbiausių sprendimų, kurį priimate. FTL (Full Truck Load) reiškia, kad užsakote visą sunkvežimį (paprastai 33 euripaletes arba 22 tūkst. kg). Tokiu atveju mašina važiuoja tiesiai iš siuntėjo pas gavėją be sustojimų (išskyrus vairuotojo poilsį). Tai greičiausias ir saugiausias būdas, ypač jei krovinys jautrus šuoliams ar dėl kitų priežasčių negali būti maišomas su kitomis prekėmis.

LTL (Less than Truck Load) – tai dalinis krovinys. Čia Jūsų prekės keliauja kartu su kitų klientų kroviniais. Mašina sustoja pas keletą siuntėjų ir keletą gavėjų. Šis pasirinkimas yra pigesnis, jei turite mažai krovinių (pvz., 1–5 paletes), tačiau trukmė gali būti ilgesnė dėl manevravimo tarp sandėlių. Taip pat yra didesnė rizika, kad krovinys gali būti pažeistas (nors tai retai, kai dirbame su patikimais partneriais) arba gali atsirasti vėlavimų dėl kito kliento problemų (pvz., vėlujančio iškrovimo). Jei pervežate brangų ar trapų krovinią, visada rekomenduoju FTL variantą.

5. Ar reikia mokėti už užsakymo patvirtinimą (depositą) ir kada?

Tai klausimas, kuris dažniai sukelia nepasitikėjimą. Logistikos srityje yra įprasta, kad jei užsakote transportą, kuris yra brangesnis (pvz., daugiau nei 500–1000 eurų), arba tai yra ypatingas pervežimas, transportavimo kompanija gali paprašyti avanso.

Kodėl taip daroma? Transportavimo kompanijai iš karto po užsakymo tenka užtikrinti mašiną – užsisakyti vairuotoją, uždėti rezervaciją. Jei klientas nusprendžia atšaukti užsakymą paskutinę minutę, mašina jau gali būti kelyje arba prarasti kitą darbą, todėl žala kompanijai akivaizdi. Avansas (depozitas) užtikrina, kad užsakymas yra rimtas. Dažniausiai tai svyruoja nuo 10 iki 50 proc. galutinės sumos. Likusi suma mokama gavus krovinį arba pateikus originalius važtaraščius. Jei dirbate su ilgamečiais partneriais, dažnai galima susitarti dėl atidėtųjų mokėjimų (be avanso), remiantis pasitikėjimu.

6. Kaip vyksta krovinio įkėlimas Vokietijoje ir ką reikia žinoti apie „Termin“ laiką?

Vokietijoje labai populiarus terminas „Termin“ (terminas), t.y., priskirtas laikas įkėlimui. Skirtingai nei Lietuvoje, kur dažnai galima atvykti ir įkelti „be eilės“, Vokietijoje didžiosiose parduotuvėse (pvz., Metro, Kaufland) ar gamyklose be išankstinio registracijos Jūsų mašina tiesiog nebus įleista.

Jeigu užsakote transportą, būtinai praneškite mums arba tiesiogiai vairuotojui, ar yra nustatytas Termin. Jei Termin yra, pvz., 10:00 ryto, vairuotojas turi atvykti 15–30 minučių anksčiau, kad užsiregistruotų. Jei vėluojate, gali tekti laukti kelias valandas iki kito laiko. Taip pat svarbu žinoti apie laisvai laiką (Free time). Parduotuvėse dažnai įkėlimas yra nemokamas 1–2 valandas. Jei vairuotojas užtrunka ilgiau (dėl blogai surinktų prekių ar techninių problemų), gali būti paskaičiuojama bauda už kiekvieną pradėtą valandą. Geras ekspeditorius visada stengiasi sukoordinuoti šiuos laikus taip, kad išvengtume nereikalingų išlaidų.

7. Kaip pasirūpinti kroviniu, jei jis yra brangus ar labai trapus?

Kiekvienas krovinys reikalauja individualaus požiūrio, tačiau brangūs (pvz., elektronika, vaistai, lobiai) ir trapūs (stiklas, keramika) krovinius reikalauja ypatingos dėmesio.

Pirmiausia, draudimas. Standartinis CMR draudimas apima tik 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui. Tai yra apie 10–11 eurų už kg. Jei vežate 1000 kg krovinį, vertą 50 000 eurų, ir jis dingsta, standartinis draudimas padengs tik maždaug 10 000 eurų žalą. Todėl būtina užsakyti papildomą krovinio draudimą (All Risk). Antra, pakavimas. Vokietijos siuntėjai dažniausiai pakuoja gerai, tačiau Jūs turite patikrinti, ar paletės užvyniotos apsaugine plėvele, ar yra antkrūmio juostos, ar trapūs elementai apsaugoti pūslėta plėvele. Trečia, fiksavimas. Įsitikinkite, kad vairuotojas užfiksuoja krovinį mašinoje (diržais, gumomis) taip, kad jis nejudėtų važiuojant. Nufotografuokite pakavimą prieš išvežimą – tai pagrindas draudimo atveju, jei atvykus krovinys bus pažeistas.

8. Kokios papildomos išlaidos gali kilti pervežimo metu ir kaip jų išvengti?

Dauguma klientų mano, kad kaina, kurią matau užklausos formoje, yra galutinė. Tačiau tarptautiniuose pervežimuose egzistuoja tam tikros „nežinomos“ kintamosios.

Papildomos išlaidos dažniausiai kyla dėl: 1. Vėlavimo baudų. Jei vairuotojas laukia įkėlimo/iškrovimo ilgiau nei numatyta (pvz., 2 valandos), sandėlis gali paskaičiuoti mokestį (standartai – apie 40–60 EUR/val). 2. Užkrovimo priemonių. Jei Jūsų krovinį reikia kelti su kranu, o tai nebuvo numatyta, krovimo paslauga kainuos papildomai. 3. Muitinės procedūrų. Jei važiuojate per šalis, kur reikalinga T1 dokumentacija, o jos nėra, mokesčiai už greitąją muitinę bus dideli. Kaip išvengti? Visada tiksliai nurodykite, ką reikia vežti, ir ar pirkėjas/siuntėjas turi galimybę įkelti/iškelti savo jėgomis. Kuo daugiau informacijos iš anksto, tuo mažiau staigmenų.

9. Kaip sekti krovinio judėjimą realiu laiku ir kodėl tai svarbu?

Anksčiau tekdavo girdėti: „Vairuotojų nebesigauna jokiu būdu“. Šiandien situacija pasikeitė. Beveik visi sunkvežimiai turi GPS stebėjimo sistemas.

Kai užsakote pervežimą, paprašykite nuorodos į sekimą (Tracking link) arba įsitikinkite, kad ekspeditorius siunčia pranešimus apie krovinio statusą (pavyzdžiui, „Krovinys paimtas“, „Pasiekė Lenkijos sieną“, „Iškraunamas“). Tai leidžia Jums ne tik nusiraminti, bet ir efektyviau planuoti savo darbus ar sandėlio darbuotojus. Ypač svarbu tai tada, kai krovinys turi būti pateiktas į gamyklą pagal „Just-in-Time“ principą – vėlavimas net valanda gali sustabdyti visą gamybos liniją. Mano patirtis rodo, kad aktyvus komunikacija tarp logistikos koordinatoriaus ir kliento yra raktas į sėkmę. Nedelskite paskambinti savo ekspeditoriui, jei pastebite, kad GPS rodo, kad mašina stovi vietoje per ilgai – gali būti, kad reikalingas Jūsų įsikišimas (pvz., nurodyti maršrutą).

10. Kas daryti, jei atvykus į Lietuvą paaiškėja, kad krovinys pažeistas ar trūksta prekių?

Tai baisiausias scenarijus, bet, deja, kartais nutinka. Svarbiausia čia – nepanikuoti ir veikti pagal tvarką.

Pirmasis žingsnis – neiškrauti mašinos, kol nepatikrinsite būklės. Jei iškraunate, pažeidimai gali būti priskirti Jums. Antras – sudaryti protokolą. Kartu su vairuotoju turite užpildyti pažeidimo protokolą (pavyzdžiui, „REKLAMACIJA“ arba CMR rezoliuciją). Jame turi būti aptarta, kiek trūksta ar kokia yra žala.