Užsakymo sistema veikia visą parą Jūsų patogumui: Kaip moderni logistika užtikrina sklandų verslą?

Įvadas

Per daugiau nei dvi dešimtis metų praleidęs tarptautinių pervežimų srityje, aš galiu pasakyti viena tikrai: laikas, kai krovinininkai dirbo tik „nuo aštuonių iki penkių“, ir viskas sustodavo savaitgaliais, jau seniai praėjo. Pasaulinė ekonomika nemiega. Kol Lietuvoje ar Vokietijoje vairuotojai ilsisi, Kinijoje ar JAV sandėliai dirba pilnu pajėgumu. Šiandien, norint būti konkurencingu logistikos rinkoje, ne tik pakanka tur�ti greitus automobilius – būtina turėti greitą, lankstų ir, kas svarbiausia, prieinamą bet kuriuo paros metu užsakymo sistemą.

Dažnai susiduriu su klientais, kurie mano, kad užsisakyti krovinio pervežimą yra sudėtingas procesas, reikalaujantis daugybės telefoninių skambučių, pašto sinchronizacijos ir ilgos laukimo trukmės, kol ekspeditorius „atsibus“ patvirtins kainą. Tačiau technologijos ir procesų optimizavimas pakeitė šį vaizdą į galą. Šiuolaikinė užsakymo sistema veikia visą parą – 24/7 – ne todėl, kad mes norime priversti klientus dirbti naktį, o todėl, kad jie turėtų galimybę susitvarkyti savo reikales tada, kai jiems patogu.

Šiame straipsnyje noriu padalytis savo patirtimi ir paaiškinti, kaip veikia šios sistemos, kodėl jos yra būtinos šiuolaikinėje tiekimo grandinėje ir ką tai reiškia Jums kaip klientui. Mes aptarsime technines paslaptis, saugumo aspektus ir tai, kaip automatizacija padeda išvengti brangių klaidų. Nesvarbu, ar esate didelės gamyklos logistikos vadovas, ar mažas verslininkas, siuntantis pirmąjį krovinį, suprasti šią sistemą reiškia gauti pranašumą rinkoje.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje surinkau dešimt dažniausiai kylančių klausimų, kuriuos man užduoda klientai apie visą parą veikiančias užsakymo sistemas. Atsakymai parengti remiantis ilgamete praktika ir žiniomis apie logistikos procesų subtilybes.

1. Kodėl būtina, kad užsakymo sistema veiktų visą parą (24/7)?

Tarptautinė prekyba nepaiso laiko juostų ir švenčių kalendoriaus. Vienas iš ryškiausių pavyzdžių iš mano praktikos: sekmadienio vakarą Lietuvos įmonė gavo skubų užsakymą iš Norvegijos partnerio, kuriam reikėjo atsiųsti rezervines dalis iki pirmadienio ryto, kad sustabdytas gamybos cechas nepraleistų pamainos. Jei užsakymo sistema veiktų tik darbo valandomis, šis užsakymas būtų priimtas tik pirmadienį ryte, o krovinys išvyktų tik pietų metu. Rezultatas – klientas prarastų svarbų kontraktą, o mūsų reputacija nukentėtų.

24/7 veikimo sistema užtikrina, kad Jūsų užklausa iš karto patenka į sistemą. Nors vairuotojai gali ir ilsėtis, pačių pervežimų koordinavimas prasideda nuo momentinio užsakymo fiksavimo. Tai leidžia anksčiau pradėti ieškoti laisvo transporto, formuoti maršrutus ir ruošti dokumentus. Be to, dažnai kyla neplanuotų situacijų – krovinys atvyksta į tarpinę sandėliavimo vietą anksčiau ar vėliau, reikia kepti paskirstymo (krovinio įkrovimo į mažesnes mašinas) planus. Tokiomis akimirkomis galimybė suformuoti užsakymą bet kuriuo metu yra nebe patogumas, o būtinybė.

2. Ar automatinė sistema gali įvertinti sudėtingus, nestandartinius krovinius?

Tai labai pagrįstas baimės klausimas. Paprasti „dėžės ant palečių“ kroviniai lengvai įvertinami algoritmų, tačiau logistikoje, kaip žinome, viskas nebūna taip paprasta. Šiuolaikinės sistemos yra kuriamos taip, kad jos tvarkytų apie 80-90% standartinių užklausimų automatiškai. Tačiau, kai kalbame apie nestandartinius krovinius – per didelius gabaritus (Overdimensional cargo), pavojingas medžiagas (ADR), temperatūrinio režimo krovinius ar brangų įrangą – sistemos yra sukonstruotos taip, kad nedarytų sprendimų be žmogaus patvirtinimo.

Tokiu atveju sistema veikia kaip „triukšmo filtras“. Ji priima užsakymą, fiksuoja visus parametrus (svorį, matmenis, specialius reikalavimus) ir automatiškai nukreipia juos tiesiogiai man arba kitiems vyresniems ekspeditoriams. Mes gauname pranešimą net jei ir būtume 3 valandą ryto. Sistemos intelektas leidžia jums iš karto gaut preliminarią kainą arba informaciją, kad užklauda yra peržiūrima, o mūsų ekspertai vėliau, darbo laiku, detalizuoją pasiūlymą. Taigi, net ir su sudėtingais kroviniais sistema neužstrigs, tiesiog sujungs Jus su žmogumi, kuris gali įvertinti rizikas.

3. Kaip užtikrinamas duomenų saugumas naktį, kai užsakymą pateikia neprisijungęs vartotojas?

Saugumas logistikoje yra aukščiausio prioriteto. Kalbant apie 24/7 sistemas, naudojamos pažangios šifravimo technologijos, panašios į tas, kurias naudoja bankai. Kai Jūs įvedate savo duomenis arba krovinio informaciją, jie yra saugomi saugiuose serveriuose, o prieiga prie jų yra griežtai reglamentuota.

Mano patirtis rodo, kad dažniausia ne saugumo spragos kelia rūpesčius, o žmogiškasis faktorius. Todėl sistemos turi dviejų pakopų patvirtinimą (2FA) ir detalias teisių paskirstymo galimybes. Pavyzdžiui, jei Jūsų įmonės vadybininkas sukuria užsakymą 2 valandą nakties iš namų kompiuterio, sistema gali automatiškai siųsti pranešimą vadovui arba atsakingam logistikos vadovui, kad užsakymas buvo sukurtas. Be to, visi veiksmai yra žurnaliejami (audit log) – mes visada galime pamatyti, kas, ką ir ką padarė. Tai neapsaugo tik nuo išorių atakų, bet ir nuo vidinių klaidų ar nesąžiningų veiksmų.

4. Kaip nustatomos kainos automatiškai, ar jos neviršija rinkos?

Tai vienas sunkiausių techninių uždavinių, su kuriuo susidūrėme kuriant šias sistemas. Kaina negali būti atsitiktinis skaičius. Mūsų sistemos yra integruotos su pasauliniais kuro kainų rodikliais, o ir su mūsų transporto parko arba partnerių prieinamumo duomenų bazėmis.

Kai įvedate maršrutą (pvz., Vilnius – Varšuva), algoritmas per kelias sekundes analizuoja šimtus veiksnių: kuro kainą šiuo metu, vidutinį rinkos tarifą, dieną savaitėje (pavyzdžiui, penktadienį vakare kainos gali šokti dėl didelio paklausos), bei mūsų transporto vietą. Sistemą nuolat atnaujina mūsų dispečeriai, įvedami realūs duomenys iš rinkos.

Tačiau čia vėl įsijungia eksperto žiūrėjimas. Sistema nustato „bazinę“ kainą, kuri yra konkurencinga ir atitinka mūsų maržas bei rinkos realijas. Jei Jūsų krovinys reikalauja ypatingų sąlygų (pvz., liftas į automobilį), sistema prideda fiksuotą priedą. Tai užtikrina, kad kainos būtų ne tik greitos, bet ir teisingos – nepadidintos per daug, kad nepramegtume kliento, ir nepamažintos per daug, kad nenukentėtų mūsų pelningumas.

5. Ar galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku, jei užsakąu jį naktį?

Žinoma, ir ši funkcija dabar yra standartas, o ne privalumas. Kai tik užsakymas suformuojamas sistemoje (net 3 valandą nakties), jam priskiriamas unikalus numeris ir, jei tai įmanoma, jis yra susiejamas su konkrečiu vairuotoju ir transporto priemone.

Moderni logistika naudoja GPS ir GSM stebėjimo sistemas. Tai reiškia, kad Jums nereikia skambinti dispečeriui ryte ir klausti „kur mano krovinys“. Jūs tiesiog prisijungiate prie kliento portalo ir matoje mašinos padėtį žemėlapyje. Dar svarbiau – sistema gali siųsti automatiškus pranešimus. Pavyzdžiui, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba kai vairuotojas pradeda iškrovą. Tai suteikia Jums pilną kontrolę ir leidžia planuoti savo darbą ar klientų aptarnavimą be nereikalingos nevilties.

6. Kas nutinka, jei aš padariau klaidą užsakyme naktį ir negaliu susisiekti su vadybininku?

Tai vienas dažniausių rūpesčių. Žmonės bijo, kad viena neteisinga skaičius (pvz., svoris 500 kg vietoj 5000 kg) gali sukelti chaosą. Štai kur automatinės sistemos validacija tampa nepakeičiama. Prieš leisdama pateikti užsakymą, sistema tikrina įvestus duomenis.

Jei bandote užsakyti pervežimą 30 tonų krovinio maža „furgonu“, sistema iš karto praneš apie klaidą – „Netinkamas transporto tipas šiam svoriui“. Jei nurodote neteisingą adreso formatą, sistema jį koreguoja arba prašo patvirtinti.

J visgi įvyksta klaida, kuri nepastebima sistemos, dauguma 24/7 platformų turi funkciją „Redaguoti“ tam tikrą laiko tarpą arba tiesiog leidžia rašyti pranešimus dispečeriams. Ryte, kai komanda pradeda dirbti, pirmiausia peržiūrimos nakties užklausos ir pastabos. Taigi, klaida ištaisoma dar prieš pradedant gabenimą, o Jūsų ramybei užtikrinama, kad vienas netyčinis paspaustas mygtukas nesulems tūkstančių euro nuostolių.

7. Kaip sistema veikia su tarptautiniais dokumentais (CMR, TOLL ir t.t.)?

Dokumentų tvarkymas yra logistikos kraujas. Anksčiau tai reiškė tūkstančius popierinių lapų, kurie turėdami keliauti kartu su vairuotoju. Dabar, kai užsakymas padarytas naktį, sistema jau pradeda generuoti šiuos dokumentus automatizuotai.

Įvedus duomenis, sistema suformuoja CMR važtaraštį projektą. Kai vairuotojas užkrauna krovinį, jis gali pasirašyti dokumentą elektroniniu būdu naudodamas planšetę arba telefoną, o pasirašytas dokumentas iš karto patenka į sistemą. Tas pats galioja ir su muitinės deklaracijomis (NCTS sistemos), kurios gali būti inicijuotos iš karto po užsakymo patvirtinimo. Tai leidžia taupyti valandas, o kartais ir dienas, pasienio punktuose, nes visa informacija yra aiški ir prieinama muitinės pareigūnams dar prieš mašinos atvykimą.

8. Ar galima integruoti šią užsakymo sistemą su mano įmonės ERP arba apskaitos sistema?

Absoliučiai taip. Didelėms įmonėms, kurios turi šimtus pervežimų per mėnesį, rankinis duomenų įvedimas iš vienos sistemos į kitą yra neefektyvus ir klaidų priklausomas. Esu matęs atvejus, kai viena skaičiaus klaida integracijoje sukeldavo didžiulius sąskaitų nesutarimus.

Mūsų siūloma 24/7 sistema turi atvirus API (programavimo sąsajų) raktus. Tai techninis terminas, bet paprastai kalbant tai reiškia, kad Jūsų IT specialistas gali sujungti Jūsų sandėlio apskaitos sistemą (pvz., SAP, Navision, arba mažesnes sistemas) su mūsų pervežimų platforma. Kai Jūsų sistemoje sukuriamas pardavimo užsakymas, kuriam reikalingas pervežimas, duomenys automatiškai nukeliauja į mūsų užsakymų lentą. Viskas vyksta be žmogaus įsikišimo, o Jūsų apskaitininkai gauna sąskaitas faktūras automatiškai su tinkamais kodais.

9. Ką daryti, jei reikia skubaus pagalbos (pvz., krovinio uždelsto, avarijos) ir naktį?

Technologija yra puiki, bet ji vis dar negali pakeisti fizinio pasaulio problemų sprendimo. Jei vairuotojas patiria avariją arba krovinys užšąla, reikalingas žmogus. 24/7 užsakymo sistema yra tik viena dalis. Jos šaknys siejasi su 24/7 dispečeriu centru.

Kai sistemoje fiksuojama avarija ar vairuotojas paspauda mygtuką „Pagalba“, sistema automatiškai praneša dispečeriui, kuris yra budėjime (nors ir gali būti kitame mieste ar šalyje). Mes turime budinčius ekspertus, kurie gali suorganizuoti pagalbą kelyje, paskambinti pagalbos tarnyboms arba rasti alternatyvų transportą, jei šis sugedo. Sistema čia veikia kaip greitojo pranešimo centras, užtikrindama, kad informacija apie problemą pasiek žmogų, kuris gali ją išspręsti, per kelias sekundes, o ne tik ryte, kai kas nors atsiskambins į biurą.

10. Ar naudojant 24/7 sistemą brangiau nei tradicinis užsakymas el. paštu?

Dažnai klika nuomonė, kad „automatizuota“ reiškia „brangiau“ dėl techninės priežiūros ar kažkokių mokesčių. Iš tikrųjų situacija yra priešinga. Automatizacija leidžia mums sumažinti administracinius kaštus. Mums nereikia tiek daug vadybininkų, kurie rašytų laiškus ir vediotų duomenis rankiniu būdu.

Šią taupymo dalį mes perkeliame klientams. Dažnai kainos, kurios gaunamos per internetines sistemas, yra lengvai konkurencingesnės arba turi geresnes sąlygas (pvz., ilgesnės mokėjimo delsos) dėl to, kad procesas yra efektyvesnis. Be to, Jūs taupote savo laiką – o laikas pinigais. Galimybė užsakyti pervežimą per 5 minutes, o ne per 2 valandas (rašant laiškus ir laukiant atsakymo), yra didelė ekonominė nauda Jūsų verslui. Taigi, 24/7 sistema dažniausiai yra ne tik patogesnė, bet ir ekonomiškai naudingesnė sprendimas.

Išvada

Apibendrinant dešimtmečių patirtį, galiu teigti, kad logistika nebeapsiriboja fizinio krovinio perkelimu iš taško A į tašką B. Tai yra informacijos srautų valdymas. Užsakymo sistema, veikianti visą parą, yra šio valdymo širdis. Ji suteikia Jums laisvę, lankstumą ir saugumo jausmą.

Mūsų tikslas – padaryti taip, kad Jums nebūtų reikalinga logistika kaip atskira galvos skausmo šaltinis. Jūs turėtumėte galėti užsakyti pervežimą taip paprastai, kaip užsisakote taksi arba prekę internetinėje parduotuvėje. Nors už „fasadu“ yra sudėtingi algoritmai, patyrę ekspeditoriai ir budintys dispečeriai, Jums tai turi atrodyti paprasta, greita ir aiški.

Technologijos leidžia mums būti arti Jūsų tada, kai to reikia daugiausia. Nors aš asmeniškai galiu nebegulti visų Jūsų užsakymų, mano sukurtos sistemos ir mano komanda tai daro puikiai. Pasitikėkite moderniomis sprendimais, nes jie sukurta Jūsų patogumui ir verslo augimui. O jei kils abejonių ar klausimų – sistemos ir žmonės visada pasiruošę padėti, nepaisant to, koks laikas rodo Jūsų laikrodžiui.