Užsakymo procesas kelionėms iš Vokietijos: kodėl tai paprasta ir greita

Dirbant logistikos srityje daugiau nei dvi dešimtmetis, pamatai vieną ir tą patį: klientams visada labiausiai rūpi ne tik kaina, bet ir proceso sklandumas, aiškumas bei greitis. Ypač kalbant apie krovinių pervežimus iš Vokietijos – vienos didžiausių ir svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Vokietija yra mūsų ekonominės širdies akimirka, o prekių srautai tarp šalių vyksta beveik nenutrūkstamai. Tačiau tiems, kurie retai susiduria su tarptautiniais vežimais, visa tai gali atrodyti sudėtinga ir pilna biurokratijos.

Šiandieniniame dinaminiame verslo pasaulyje laikas – tai pinigai, o nereikalingas stresas gali kainuoti brangiau nei pati transporto paslauga. Dėl šios priežasties profesionalios transporto kompanijos per pastaruosius dešimtmečius smarkiai supaprastino užsakymo procedūras. Ilgai nebeužtenka ilgai telefonuoti ar siųsti faksus – viskas vyksta skaitmeniniu būdu. Šiame straipsnyje aš, remdamasis ilgamečiu patirtimi, detaliai paaiškinsiu, kaip šiandien vyksta užsakymo procesas, ką jums reikia žinoti ir kaip pasiruošti, kad jūsų krovinys iš Vokietijos atvyktų laiku ir be nereikalingų rūpesčių. Mes išnagrinėsime viską nuo pirmojo susisiekimo iki prekių iškraunimo Lietuvoje.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai dažniausiai užduoda susidurdami su būtinybe užsakyti transportą iš Vokietijos. Atsakymai padės jums suprasti mechanizmus ir pasijusti tikriems šiame procese.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir kokia informacija būtina iš karto?

Viskas prasideda nuo užklausos. Šiuolaikinėje logistikoje tai dažniausiai atliekama užpildant užklausos formą svetainėje, parašant el. laišką arba tiesiogiai paskambinus vadybininkui. Kadangi aš esu ekspertas, pasakysiu tiesiogiai: greičiausias ir efektyviausias būdas gauti tikslią pasiūlymą – pateikti kuo išsamesnę informaciją jau pirmame žingsnyje. Mums nereikia romanų, mums reikalingi faktai. Būtina nurodyti krovinių paėmimo adresą Vokietijoje (miestas, pašto kodas) ir pristatymo adresą Lietuvoje. Taip pat tikslias prekių charakteristikas: svorį (kilogramais arba tonomis), tūrį (kubiniais metrais) ir matmenis (ilgį, plotį, aukštį). Jei prekės gulia ant europaletų, nurodykite paletų skaičių. Jei krovinys yra brangus arba trapus, apie tai privalote pranešti iš karto, nes tai lemia apsaugos priemonių pasirinkimą. Turėdami šiuos duomenis, mes galime jums pateikti pasiūlymą per 15–30 minučių.

2. Kiek laiko užtrunka rasti transportą ir patvirtinti užsakymą?

Vokietijoje logistika yra labai išvystyta, todėl rasti laisvą automobilį paprastai nesunku, jei nėra kalbama ypatingai aššiomis šventėmis (pavyzdžiui, Kalėdomis ar Naujaisiais metais). Standartinis atsakymo laikas – nuo 1 iki 4 valandų nuo užklausos gavimo. Jei jums reikalingas skubus vežimas (t.y. tą pačią dieną arba kitą rytą), mes ieškome vairuotojo, kuris jau yra netoli jūsų siuntėjo arba baigia kita užduotį. Esant įprastam planiniam pervežimui, transportas užsakomas 1–2 dienas iki įkėlimo. Patvirtinimas (order confirmation) išsiunčiamas jums iš karto, kai sutartinė kaina ir terminai sutariami. Būtina pažymėti, jog dėl Vokietijoje galiojančių vairuotojų poilsio laiko apribojimų, kartais reikia atsižvelgti į tai, kad krovinys gali būti paimtas tik po tam tikro laiko, tačiau mums visada pavyksta susiderėti.

3. Kokius dokumentus turi pateikti siuntėjas Vokietijoje?

Tai vienas kritiškiausių momentų. Nors Vokietija ir Lietuva yra Europos Sąjungoje ir vidinės rinkos šalys, formalumų nėra galima ignoruoti. Siuntėjas privalo paruošti prekių sandėravimo dokumentą (pavyzdžiui, prekybinę sąskaitą-faktūrą – invoice) ir siuntimo lapą (delivery note). Sąskaitoje turi būti aiškiai nurodytas prekių pavadinimas, svoris, kiekis, prekių kodas (HS kodas), siuntėjo ir gavėjo duomenys bei PVM mokėtojų kodai. Be šių dokumentų vairuotojas negali priimti krovinių, nes jis turi turėti įrodymą, kad veža legalias prekes. Jei prekės yra pavojingos (ADR), reikalingas papildomas pavojingų krovinių deklaracija. Mano patirtis rodo, kad geriausia, jei šie dokumentai būtų pateikti angliškai arba vokiškai, tačiau lietuviškų dokumentų Vokietijoje supranta dauguma sandėlių darbuotojų, ypač didžiuosiuose logistikos centruose.

4. Ar reikalingas muitinės deklaravimas vežant iš Vokietijos?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, standartinėms prekėms muitinės procedūros sienos kirtimo metu neatliekamos. Nėra fizinių kontrolės punktų tarp Lietuvos ir Vokietijos (kaip buvo anksčiau su Lenkija). Tačiau čia yra vienas svarbus niuansas, apie kurį dažnai pamirštama. Jei prekės yra iš trečiųjų šalių (pavyzdžiui, iš Kinijos ar JAV) ir jos tiesiog transitu ar laikinai saugomos Vokietijos sandėlyje, o paskui gabenamos į Lietuvą, gali reikėti TIDL dokumentų (vidinės ES prekybos procedūros). Taip pat, jei vežate alkoholį, tabaką ar degalus, taikomi akcizo mokesčiai. Bet 90 proc. atvejų, kai vežate įprastas prekes (medžiagas, įrangą, maistą), muitinės deklaravimas nereikalingas, ir procesas vyksta kaip vidinės siuntos. Vis dėlto, visada reikia tiksliai sekti prekių kilmę, kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų.

5. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas – ne tiesiog atsitiktinis skaičius. Jis grindžiamas rinkos ekonomika. Pagrindiniai komponentai yra kuro kaina, vairuotojo atlyginimas, automobilio priežiūra ir Vokietijos kelių mokesčiai (MAUT). Vokietijoje kelių mokesčiai vieni aukščiausių Europoje, todėl tai įskaičiuojama į galutinę sumą. Taip pat kainą įtakoja atstumas: ar reikia važiuoti į gilų Bayern regioną, ar į artimesnį Berlyną. Jei krovinys yra ne standartinis (pvz., per sunkus ar per didelis), gali reikėti specialios technikos arba papildomų leidimų, kas taip pat brangina. Taip pat svarbu ir grįžimo (return load) galimybė – jei mūsų vairuotojas gali paimti krovinį atgal į Vokietiją, mes galime pasiūlyti geresnę kainą, nes sumažėja tuščio važiavimo rizika. Visada verta klausti apie fiksuotą kainą, kad išvengtumėte papildomų mokesčių vėliau.

6. Kas yra CMR sąskaita ir kodėl ji svarbi?

CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) – tai tarptautinio kelių vežimo sutartis. Laiškai, oda, be šio dokumento nevyksta nei vienas legalus krovininio transporto pervežimas. Kai vairuotojas pasiima krovinius Vokietijoje, jis pasirašo CMR sąskaitą. Šiame dokumentuje yra visa informacija: siuntėjas, gavėjas, krovinio aprašymas, svoris, sąlygos. CMR veikia kaip krovinių draudimas. Jei krovinys pasikelečia arba dingsta be šio dokumento, gauti kompensaciją bus beveik neįmanoma. Jums, kaip gavėjui, svarbu tikrinti, ar vairuotojas užpildė CMR teisingai, ir, atsiėmus prekes, pasirašyti jį be prierašų (jei viskas tvarkoje). Jei pastebėjote trūkumus – juos privalote užrašyti CMR dokumente. Tai jūsų pagrindinis įrodymas bylose.

7. Kaip vyksta krovinio sekimas ir kaip aš galiu žinoti, kur mano siunta?

Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kuris pranešdavo, kad jau artėja. Šiandien technologijos leidžia sekti krovinius realiu laiku. Dauguma profesionalių transporto kompanijų naudoja GPS stebėjimo sistemas. Jūs galite gauti nuorodą arba prisijungti prie sistemos, kurioje matote automobilio vietą žemėlapyje. Be to, atsakingi vadybininkai aktyviai bendrauja su vairuotojais. Jei užsakote pervežimą, dažniausiai gaunate pranešimus apie svarbiausius etapus: "Krovinys pasimtas", "Krovinys keliuje", "Krovinys atvyko". Esant poreikiui, mes galime perduoti tiesioginį vairuotojo numerį, tačiau dažniausiai tai nebūtina – vadybininkas tarpininkauja visame procese, kad jums nereikėtų nerimauti.

8. Kas atsitinka, jei vairuotojas pavėluoja arba atsiranda problemų kelyje?

Nors ir stengiamės viską suplanuoti idealiai, logistika – tai gyvas organizmas, kuriame įvyksta nenumatyti dalykai. Vokietijoje dažnai vyksta eismo įvykiai (stuchautos) arba darbai ant kelių, kurie sukelia spūstis. Taip pat gali sugesti technika. Ilgametė patirtis moko, kad svarbiausia čia yra komunikacija. Jei įvyksta nesklandumų, mes apie tai informuojame jums nedelsdami. Mes nebegyvename laiku, kai reikėdavo spaustis ir važiuoti per raudoną šviesoforą – vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuotas (tacho grafai), todėl neįmanoma "privažiuoti per valandą", jei likusį laiką reikia praleisti poilsio. Jei pavėlavimas yra mūsų kaltė, mes imamės atsakomybės, jei tai objektyvios aplinkybės (urgentinė pagalba kelyje, šventės) – darome viską, kad praneštume ir kuo greičiau neutralizuotume žalą.

9. Ar galima užsakyti dalinį krovinį (LTL) ar tik pilną (FTL)?

Abiejų variantų įgyvendinimas yra įmanomas. Pilna krovininė mašina (FTL – Full Truck Load) yra tada, kai jūsų prekės užima visą 33 Europalette (arba 22 tūrio) vietą. Tada mašina važiuoja tiesiai iš jūsų siuntėjo pas jums. Tai greičiausias ir saugiausias būdas. Tačiau jei prekių mažiau, pavyzdžiui, 2–4 palečių, naudojame dalinio krovinio (LTL – Less than Truck Load) paslaugą. Tai reiškia, kad į tą pačią mašiną įkeliami ir kiti klientų kroviniai iš Vokietijos. Šiuo atveju procesas šiek tiek ilgesnis, nes gali tekti užtrukti rinkant kitas siuntas Vokietijos sandėliuose (konsolidacija), o Lietuvoje gali tekti apvažiuoti keletą adresų. Tačiau šis pasirinkimas yra ekonomiškesnis mažoms įmonėms.

10. Kokia atsakomybė už prekių saugumą ir ar reikia papildomo draudimo?

Pagal tarptautines konvencijas, vežėjas (transporto kompanija) atsako už krovinį nuo momento, kai jį priima, iki momento, kai jį išduoda. Standartinė atsakomybės riba pagal CMR konvenciją yra apribota (paprastai apie 8,33 SDR vienetas už kilogramą). Tai reiškia, jei dingsta standartinis krovinys, kompensacija užteks, tačiau jei vežate labai brangias prekes (pvz., elektroniką, brangiausią įrangą, vaistus), ši suma gali neužtikrinti pilnos vertės. Tokiu atveju visada rekomenduojame pasidomėti papildomu krovinių draudimu (cargo insurance). Jis kainuoja nedaug (paprastai 0,3–0,5 proc. nuo prekių vertės), tačiau suteikia visišką ramybę. Mūsų kompanija visada pasiūlo šią galimybę, o kvietimas ja pasinaudoti yra ženklas profesionalumo.

Išvada

Užsakymo procesas kelionėms iš Vokietijos iš tiesų yra paprastas ir greitas, jei jis atliekamas kartu su patikima ir patyrusia komanda. Kaip matėte iš aukščiau pateiktų atsakymų, visa "magija" slepiasi ne tiesiog automobilių vairavime, o optymalaus sprendimo parinkime, dokumentų tvarkyme bei sklandžioje komunikacijoje. Esu matęs tūkstančius sėkmingų pervežimų, ir visi jie vienodi savo esme: tikslus užsakymas, aiškūs dokumentai ir pasitikėjimu.

Nebijykite klausti, drąsiai prašykite konsultacijos, jei nors vienas detalės atrodo neaišku. Profesionalus logistikos partneris ne tik vezia prekes, bet ir padeda jums suprasti procesą, taip sutaupant jūsų brangų laiką. Vokietijos rinka atvira ir prieinama, o su šiuolaikinėmis technologijomis ir ilgamete patirtimi, jūsų krovinys gali pasiekti Lietuvą greičiau nei kada nors anksčiau. Pasitikėkite ekspertais, o už procesą rūpintis nebereikės – tiesiog laukite, kol vartai atsidarys ir prekės pasieks jūsų sandėlį.