Užsakymo procesas kelionėms į Vokietiją: Vadovas, kaip viskas vyksta greitai ir aiškiai

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka viena pagrindinių Lietuvos prekybinių partnerių, o ne tik prekybos – tai ir artimiausių kaimynų šalis, kuria kasdien vyksta tūkstančiai keleivių ir milžiniški kiekiai krovinių. Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų versle, esu matęs, kaip pasikeitė rinka, technologijos ir klientų lūkesčiai. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: norint, kad kelionė į Vokietiją būtų sėkminga, užsakymo procesas turi būti ne tik greitas, bet ir visiškai suprantamas, be nereikalingų rūpesčių ar neaiškumų.

Dažnai klientai, sužinoję, kad reikia organizuoti transportą, jau iš anksto susierzina. Galvoje sukaigia vaizdai: ilgi pokalbiai su dispečeriais, dokumentai, neaiškios kainos, vėluojantis vairuotojas arba netiksliai pateikti adresai. Profesionalios logistikos esmė yra ta, kad klientas turėtų jausti ramybę. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip turi atrodyti idealus, sklandus užsakymo procesas, nuo pirmojo skambučio iki krovinio iškrovimo Berlyne, Miunchene arba Hamburge.

Esu įsitikinęs, kad skaidrumas – tai pagrindas. Kai klientas žino, ką tikisi, o logistikos partneris tiksliai įvykdo savo pažadus, „stresas“ išnyksta, o lieka tik efektyvumas. Štai išsamus vadovas, padėsiantis suprasti, kaip viskas vyksta profesionalioje transporto kompanijoje, ir kaip jums, kaip klientui, tai padaryti kuo paprasčiau.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų. Atsakymai į juos padės jums suprasti ne tik procesą, bet ir logistikos niuansus, kurie lemia sėkmę.

1. Kaip pradėti užsakymą ir kokia informacija reikalinga pirmiausia?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Nors šiais laikais galima užpildyti elektronines formas, asmeninis arba telefoninis kontaktas visada leidžia išvengti klaidų. Norint gauti tikslią pasiūlymą (ofertą), mums reikia „penkių elementų“: krovinių (arba keleivių) kiekio, atsiėmimo vietos, pristatymo vietos, pageidaujamo laiko ir specialių reikalavimų (pavyzdžiui, reikia lifto, ar krovinys yra švarus maistas, ar reikia temperatūros režimo). Jeigu šią informaciją pateikiate iš karto, procesas paspartėja keliskart. Neapibrėžtas užsakymas, kai nėra tikslaus adreso ar krovinio svorio, sukelia laukimą, todėl rekomenduoju turėti šiuos duomenis po ranka dar prieš skambinant.

2. Kiek laiko trunka užsakymo apdorojimas ir kada gaunu pasiūlymą?

Esant standartiniam užsakymui, pvz., kai reikia vezti krovinius iš Kauno į Diuseldorfą, pasiūlymą turėtume pateikti per 30–60 minučių. Mūsų komandoje yra paskirti vadybininkai, kurie aktyviai dirba su vairuotojų parku. Tačiau jei kalbame apie sudėtingesnius pervežimus, pavyzdžiui, projektinę krovą arba pervežimus švenčių metu (Kalėdos, Naujieji metai), reikalingas šiek tiek daugiau laiko, kad surastume tinkamą transportą. Geriausia užsakymus pateikti 1–2 dienas iki pageidaujamo kelionės datos, tačiau per savo 20 metų patirtį esu išmokęs dirbti ir skubos režimu – tada reaguojame per minutes. Svarbiausia yra aiškus užklausos formavimas.

3. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra paimta iš lubų – tai sudėtinis rodiklis. Pagrindiniai komponentai yra atstumas (nuvažiuoti km), kuro kaina (kuri svyruoja rinkoje), ir Vokietijoje galiojantys kelių mokesčiai („Maut“). Be to, kainą veikia rūšis: ar tai pilnas sunkvežimis (FTL), ar dalinis krovinis (LTL). Jeigu reikia ypatingos priežiūros (pavyzdžiui, vairuotojas lydi krovinią per visą kelionę ir nepernaša jo kitiems), tai taip pat įtakoja kainą. Taip pat vertiname grįžtamąjį reisą – jei mums pavyksta surasti krovinį atgal į Lietuvą, galime pasiūlyti konkurencingesnę kainą. Visada siūlau klientams klausti apie galimas kainos svyravimas priklausomai nuo pakrovimo laiko (pvz., pakrovimas penktadienio vakare gali brangiau kainuoti dėl viršvalandžių).

4. Kokius dokumentus turiu pateikti ir kas su jais atsitinka?

Tarptautiniuose pervežimuose karalius yra CMR sąskaita-faktūra (siuntų kvitas). Tai pagrindinis dokumentas, patvirtinantis transporto sutartį. Jūs, kaip klientas, turite pateikti prekių sąrašą (pakavimo lapą) ir komercinę sąskaitą (jei tai prekybinis krovinys). Šie dokumentai būtini muitinės kontrolės tikslais, net jeigu keliaujame ES viduje, ypač jeigu krovinys keliauja toliau į trečiąsias šalis arba yra akcizuojamų prekių. Mūsų vairuotojai yra apmokyti užpildyti CMR dokumentus, tačiau jūsų pareiga – užtikrinti, kad duomenys juose atitinka realybę (svoris, prekių pavadinimai, numeriai). Neteisingai pateikti dokumentai gali sustabdyti krovinį pasienio punkte arba sandėlyje.

5. Ar galima sekti krovinių arba keleivių judėjimą realiu laiku?

Anksčiau, prieš dvidešimt metų, tekdavo laukti skambučio iš gatvės telefonu. Šiandien situacija kitokia. Naudojame modernias GPS stebėjimo sistemas, leidžiančias matyti transporto priemonės vietą tikslumu iki kelių metrų. Kai užsakymas yra patvirtintas, galite gauti nuorodą arba prisijungti prie sistemos, kurioje matote, kur dabar yra jūsų krovinys. Tai suteikia didžiulę ramybę – nereikia spėlioti, ar vairuotojas jau važiuoja, ar dar pakraunamas. Be to, mūsų dispečeriai aktyviai seka situaciją ir, jei pastebime, kad vairuotojas vėluoja dėl spūsties, iš karto informuojame klientą.

6. Kas nutinka, jei atsiranda nesklandumų arba vėluojama?

Nors mes visus stengiamės planuoti idealiai, logistikoje „juodųjų gulbių“ atsiranda visada: avarijos autostradose, blogas oras, techniniai gedimai arba užsitęsianti pakrovimo vietoje. Čia įžvelgiu profesionalumo skirtumą. Jei įvyksta nesklandumų, mes nebegiūbime, o nedelsdami pranešame klientui. Mūsų tikslas – sumažinus žalą. Jei vairuotojas vėluoja dėl spūsties ties Karlsrūhės mazgu, mes ieškome alternatyvų, jei įmanoma, arba perskelbame laikus. Klientas turi žinoti apie problemą ne tada, kai krovinis turėjo būti pas jį, o kiek įmanoma anksčiau, kad galėtų susitvarkyti su savo gavėju.

7. Kokio tipo transportas pasiekiamas kelionėms į Vokietiją?

Vokietijos rinka reikalauja įvairios technikos. Esant mažiems siuntiniams (pvz., baldų perkėlimui iš buto), naudojame „keltuvus“ su liftu galinėje dalyje – tai be galo palengvina darba miesto sąlygose. Dideliems kroviniams (pavogiamų prekių grupė) skiriame uždarus sunkvežimius su tentu arba šaldytuvus, jeigu reikalingas temperatūros režimas. Taip pat turime transporto keleiviams pervežti (vagonėliai, mikroautobusai). Pasirinkus netinkamą automobilį, pvz., bandant įpakuoti 10 europaletų į mažą furgoną, neišvengiamai kils problemų. Todėl visada aptariame krovinio specifiką ir parenkame tinkamą techniką.

8. Ar yra kokios nors specifinės Vokietijos taisyklės, apie kurias turėčiau žinoti?

Taip, Vokietija turi vienas griežčiausių taisyklių Europoje. Svarbiausia yra vairuotojo darbo laiko apskaita (tachografai) ir poilsio laikas. Mūsų vairuotojai gerbia šias taisykles 100 proc., todėl niekada nesikalbame apie „nuspaudimus“ arba pažeidimus, kurie galiai baigtis dideliais baudais. Taip pat reikia atsižvelgti į transporto priemonių aplinkosauginę klasę (Euro 5, Euro 6), nes kai kurie miestai riboja senesnių automobilių važiavimą (Umweltplakette). Mūsų automobilių parkas yra naujas ir atitinka visus standartus, todėl jums nereikia rūpintis, ar krovinys įveiks žaliąjį miestą arba įsileis į centrinę zoną.

9. Kaip vyksta apmokėjimas už paslaugas?

Standartinė praktika yra pateikti sąskaitą-faktūrą po paslaugos atlikimo arba išankstinė sąskaita, jei tai ilgalaikis bendradarbiavimas. Mums svarbu pasitikėjimas. Naujiems klientams dažnai taikome išankstinį apmokėjimą arba dalinį avansą, kad užtikrintume, kad užsakymas yra rimtas. Ilgalaikiai partneriai gali mokėti pagal susitarimus (pvz., su sąskaita mokėjimui per 14 ar 30 dienų). Svarbu paminėti, kad mokėjimas būna pavedimu, viskas fiksuojama buhalterijoje. Nedomina „grynieji pinigai vairuotojui“, nes tai pažeidžia vidines kontrolės procedūras ir sukuria riziką.

10. Ką daryti, jei man reikalingas sudėtingas arba nestandartinis pervežimas?

Nestandartiniai pervežimai (pvz., dideli statybos įrenginiai, labai jautrus technika arba pervežimas su kranu) reikalauja specialios kompetencijos. Tokiu atveju procesas prasideda ne nuo kainos, o nuo techninės analizės. Mums reikia nuotraukų, tikslų matmenų ir svorio. Kartais reikia gauti specialius leidimus (pervežimų leidimus) Vokietijos institucijose. Esu dirbęs su tokiais projektais ir galiu pasakyti, kad čia svarbiausia yra laikas – reikia planuoti kelias savaites iš anksto. Jei turite tokį užsakymą, nedelskite kreiptis, nes detalus planavimas išgelbės nuo nemažų rūpesčių kelyje.

Išvada

Užsakymo procesas kelionėms į Vokietiją gali atrodyti sudėtingas tik tuo atveju, jei jam nepaskiriamas pakankamas dėmesys ir jei trūksta patirties. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje esu įsitikinęs, kad sėkmės formulė paprasta: aiškūs reikalavimai, greitas ir atviras bendravimas bei profesionalus vykdymas.

Mes stengiamės maksimaliai supaprastinti jūsų darbą. Jums nereikia būti logistikos ekspertu – užtenka tik aiškiai suformuluoti užklausą. Likusią dalį – nuo optimalaus maršruto parinkimo, tinkamo transporto priskyrimo iki dokumentų tvarkymo ir vairuotojų koordinavimo – perima mūsų komanda. Mūsų tikslas yra ne tik nuvežti krovinius ar keleivius iš taško A į tašką B, bet užtikrinti, kad šis procesas būtų be jokių nereikalingų emocijų ir rūpesčių.

Vokietija yra arti, o su tinkamu partneriu kelionė tampa tik darbu vieną dieną atlikti. Tikimės, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kaip veikiame ir ko tikėtis. Jei planuojate kelionę arba turite klausimų, visada laukiame jūsų skambučio – mes pasiruošę padaryti viską, kad jūsų užsakymas būtų įvykdytas greitai, aiškiai ir profesionaliai.