Užsakymo procesas kelionėms į Vokietiją: aiškus ir paprastas žingsnis po žingsnio

Vokietija jau dešimtmečius išlieka viena populiariausių kryptimi lietuviams – kasmet šią šalį aplanko tūkstančiai keleivių, keliaujančių verslo reikalais, lankančių gimines ar tiesiog tyrinėjančių kaimyninę šalį. Turint omenyje, kad tarp Lietuvos ir Vokietijos yra maždaug tūkstantis kilometrų ir kelių valstybių sienų, kelionės organizavimas gali atrodyti sudėtingas ir daug laiko reikalaujantis procesas. Tačiau, esu įsitikinęs, kad tinkamai suplanavus ir pasirinkus patikimą partnerį, užsakymo procesas turi būti ne tik sklandus, bet ir visiškai nuostabių emocijų pradžia, o ne streso šaltinis.

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje mačiau, kaip pasikeitė technologijos ir klientų lūkesčiai. Anksčiau reikėdavo skambinti iš taksofono ar laukti dieną, kol gausite patvirtinimą faksu. Šiandien viskas vyksta greitai, tačiau pagrindinės vertybės išlieka tos pačios: aiškumas, saugumas ir pasitikėjimas. Šiame straipsnyje aš noriu padalytis savo patirtimi ir nuomone, kaip turėtų atrodyti idealus užsakymo procesas, kad jūsų kelionė į Vokietiją prasidėtų ramybės ir užtikrintumo jausmu.

Svarbu suprasti, kad užsakyti kelionę į tokią šalį kaip Vokietija nereiškia tik vietos transporto priemonėje rezervavimo. Tai sudėtingas procesas, įtraukiantis maršruto planavimą, kainos formavimą, atsižvelgiant į kuro kainų svyravimus ir kelių mokesčius, bei keleivių saugumo užtikrinimą. Profesionali transporto įmonė visada stengiasi padaryti šį procesą klientui nematomą – jums tereikia pasakyti, kur ir kada norite važiuoti, o mes pasirūpinsime visais techniniais ir organizaciniais smulkmenomis. Štai kodėl būtent aiškus protokolas yra svarbiausia sėkmingo bendradarbiavimo dalis.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime visus užsakymo etapus ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, kad jūsų kitas į Vokietiją skrendantis ar važiuojantis reisas būtų kuo sklandžiausias. Nesvarbu, ar planuojate kelionę iš Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ar mažesnio miestelio, principai visiškai vienodi – tikslumas ir atvirumas lemia sėkmę.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiu išsamų klausimų ir atsakymų sąrašą, kurį sudariau remdamasis savo ilgamečia patirtimi ir realiomis klientų situacijomis. Tikimasi, kad tai padės išspręsti visas abejones prieš renkantis transporto paslaugų teikėją.

1. Kaip pradedamas kelionės į Vokietiją užsakymo procesas ir kokia informacija reikalinga?

Viskas prasideda nuo jūsų užklausos. Šiuolaikinėje erdvėje tai dažniausiai daroma užpildant užklausos formą interneto svetainėje, parašant el. laišką arba tiesiog paskambinus į mūsų dispečerio centrą. Nors skambutis atrodo greičiausias, rekomenduoju rašti, nes tada turite užfiksuotą informaciją.

Norint gauti tikslią kainą ir pasiūlymą, mums reikia šios informacijos: išvykimo ir atvykimo vietos (adresas arba oro uosto kodas), pageidaujamas datos ir laikas, keleivių skaičius (taip pat ir jų amžius, jei keliaujančių yra vaikų), bagažo kiekis (tiek lagaminų, kiek ir rankinio bagažo) bei ypatingi reikalavimai (pvz., reikalinga vaikiška kėdutė, kelionė su augintiniu ar neįgaliojo keleivio pagalba). Turėdami šiuos duomenis, mes galime ne tik paskaičiuoti kainą, bet ir pasiūlyti optimalų maršrutą, pvz., ar verčiau važiuoti per Lenkiją arba per kitas šalis, atsižvelgiant į eismo situaciją.

2. Kaip susiformuoja kaina ir ar ji yra galutinė, ar gali pasikeisti kelionės metu?

Tai vienas svarbiausių klausimų. Profesionali kompanija visada pasiūlo fiksuotą kainą, kurią suformuoja atsižvelgdama į kelis pagrindinius komponentus: atstumą (km), kuro sąnaudas, vairuotojo darbo užmokestį, automagistralių mokesčius Vokietijoje (vadinamuosius "Maut") ir kitose šalyse, bei maršruto sudėtingumą.

Mano patirtis rodo, kad klientas visada turi žinoti, ką sumoka. Todėl kaina, kurią pateikiame sutartyje arba užsakymo patvirtinime, yra galutinė. Ji nekeičiasi net jei pakiltų kuro kainos ar atsirastų eismo spūstys, nebent klientas pats paprašo pakeisti maršrutą (pvz., papildomai sustoti pietų metu arba nukreipti į kitą miestą) išvykus iš maršruto. Tokiai aiškiai kompanijai reikalinga gerai suderinta operatyvinė komunikacija, todėl visada prašome patikslinti, ar planuojami papildomi sustojimai.

3. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti kelionę, kad gautum geriausią kainą ir vairuotoją?

Nors mes esame pasirengę išvykti net ir po kelių valandų (ypač esant skubioms situacijoms, pvz., skrydžių atidėjimams), optimalus laikas užsakymui yra nuo 3 iki 7 dienų iki išvykimo. Tokiu atveju mes galime geriau suplanuoti vairuotojų darbo grafiką ir pasiūlyti patogesnį automobilį.

Jei kalbame apie ilgas keliones į Vokietiją (pvz., į Miuncheną, Hamburgą ar Berlyną) arba užsakymus šventiniu laikotarpiu (Kalėdos, Naujieji metai, Velykos), rekomenduoju užsakyti bent 2–4 savaites iš anksto. Vokietijoje vykstant daugybai parodų ir renginių, transporto priemonių paklausa tuo metu išauga, o ankstyvas užsakymas užtikrina, kad gausite ne tik automobilį, bet ir geriausią kainą be "skubos priedų". Be to, ilgesnis laikas leidžia mums iš anksto sužinoti, ar nėra planuojamų kelių darbų maršrute.

4. Kaip vyksta apmokėjimas už paslaugas? Ar reikia mokėti avansą?

Mūsų kompanijoje taikomas lankstus, bet tvirtas apmokėjimo politikas. Standartiškai, užsakant kelionę, prašome apmokėti nedidelį avansą (pvz., 10–20 proc. nuo bendros sumos). Tai nėra būtina siekiant uždirbti, o tam, kad užtikrintume, kad užsakymas yra rimtas. Tai leidžia mums užfiksuoti jums laiką automobiliui ir vairuotojui, kad šie niekur nenuvyktų kitais užsakymais.

Likusi suma paprastai sumokėta grynaisiais pinigais vairuotojui (eurais) arba pervedimu iki išvykimo, jei pageidaujama gauti PVM sąskaitą-faktūrą verslo reikalams. Visada rekomenduoju išsirinkti tokį apmokėjimo būdą, kuris palieka dokumentinį pėdsaką – tai saugiau ir jums, ir mums.

5. Ar į kainą įeina bagažo pervežimas, ir ką daryti, jei daugiau nei standartinis kiekis?

Standartinė kaina apima keleivių bagažą, kuris talpinamas automobilio bagažinėje arba specialioje vietoje mikroautobuse. Paprastai tai yra vienas didelis lagaminas ir viena rankinė bagažo dalis vienam keleiviui. Tačiau dažnai vykstant į Vokietiją, keleiviai veža daugiau – dovanas, darbo įrankius ar asmeninius daiktus.

Jei tikėtina, kad bagažo bus daugiau, būtina apie tai pranešti užsakymo metu. Mes visada stengiamės padėti ir, jei yra vietos, papildomai neįtraukiame papildomų mokesčių. Tačiau jei bagažas yra tiek didelis, kad užima vieną keleivių vietą arba reikalinga priekaba (traileris), tuomet kaina gali būti pakeista. Labai svarbu neslėpti bagažo kiekio, nes vairuotojui atvykus į vietą gali paaiškėti, jog tiesiog nebetilpsime į automobilį, o tai sukels nemažai nepatogumų.

6. Kaip vyksta kelionės diena? Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Kelionės diena visada prasideda tuo, kad dispečeris dar kartą susisiekia su jumis (arba jūs su vairuotoju) ir patvirtina išvykimo laiką bei vietą. Mūsų vairuotojai visada atvyksta į išvykimo vietą maždaug 15–20 minučių anksčiau, kad turėtumėte laiko susitikti, susidėti bagažą ir išspręsti galimas organizacines problemas.

Jei vairuotojas vėluoja (dėl eismo spūsčių, blogo oro ar techninių priežiūros reikalavimų), mūsų dispečerinė tarnyba nedelsdama informuoja klientą. Jums nereikia nerimauti ar nežinoti, kur yra jūsų transportas. Mes visada stengiamės rasti sprendimus – paskirti kitą vairuotoją arba, jei įmanoma, pakeisti išvykimo laiką su jūsų sutikimu. Atvirumas ir komunikacija šiuo atveju yra raktas į sėkmę.

7. Ar galima keisti maršrutą kelionės metu, pvz., sustoti pietų metu ar papildomai užsukti į parduotuvę?

Taip, tai galima, tačiau su tam tikromis sąlygomis. Jei užsakant paslaugą nurodėte, kad reikės sustojimo pietums, tai įtraukiama į kainą. Tačiau jei nuspręsite sustoti neplanuotai (pvz., pamatyti paminklą Vokietijoje ar užsukti į parduotuvę), tai laikomas papildomu paslaugos priedu.

Kiekvienas sustojimas trunka ne tik laiką, kurį praleidžiate, bet ir vairuotojo laiką, bei keicia maršrutą. Todėl papildomi sustojai gali būti apmokestini pagal sutartyje nurodytas kainas. Visada rekomenduoju iš anksto aptarti planuojamus sustojimus – taip mes galime į juos įtraukti į pradinę kainą be jokių nemalonumų.

8. Ar saugu keliauti su jumis, ir kaip užtikrinamas keleivių saugumas?

Saugumas mūsų srityje yra pirmoje vietoje ir nėra kokių nors kompromisų. Visi mūsų naudojami automobiliai yra ne senesni kaip 5–7 metai, kasmet praeina techninę apžiūrą, o kasdien prieš išvykstant vairuotojas atlieka vizualinę patikrą. Taip pat visi mūsų vairuotojai turi reikiamas licencijas, ilgametę stažą ir ne kartą yra įveikę specialius vairavimo kursus.

Be techninės pusės, mes taip pat turime visišką keleivių draudimą, kuris veikia visoje Europos Sąjungoje. Tai reiškia, kad įvykus nepageidaujamam incidentui, jūsų interesai yra apginti. Per savo 20 metų praktiką mačiau, kaip svarbu yra pasitikėjimas, todėl visada rekomenduoju klientams patikrinti ne tik kainą, bet ir įmonės licencijas bei atsiliepimus.

9. Ar galima keisti ar atšaukti užsakymą, ir kokie šiuo atveju taikomi baudos?

Žinome, kad gyvenimas yra neprognozuojamas, todėl planai gali keistis. Užsakymo atšaukimo ar keitimo taisyklės paprastai priklauso nuo to, kiek laiko liko iki išvykimo. Jei atšaukiate užsakymą 48 ar daugiau valandų iki išvykimo, mes grąžiname avansą be jokių baudų.

Jei atšaukiate vėliau nei 24 valandos iki išvykimo, gali būti taikoma bauda, nes vairuotojas jau gali būti išvykęs arba rengiasi išvykti, o mes negalime parduoti šio laiko kitiems klientams. Tačiau kiekvienu atveju mes stengiamės ieškoti kompromiso – jei galime perkelti kelionę į kitą datą be nuostolio, džiaugiamės galėdami tai padaryti be papildomų mokesčių.

10. Kokiu tipu transporto priemonių vykstate į Vokietiją, ir kaip pasirinkti tinkamą?

Turime platų automobilių parką – nuo patogių sedano tipo automobilių (VW Passat, VW Sharan) iki didelių 8-9 vietų mikroautobusų (Mercedes Vito, VW Caravelle). Pasirinkimas priklauso nuo jūsų kompanijos dydžio ir komforto poreikių.

Jeigu keliaujate 1–4 asmenys su standartiniu bagažu, užtenka patogios vardo automobilio arba nedidelio šeimos automobilio. Jeigu keliaujate didesne grupe (5–8 asmenys) arba su daug bagažo, būtina rinktis mikroautobusą. Mes visada konsultuojame klientus ir, jei matome, kad jūsų bagažas netilps į pasirinktą automobilį, siūlome didesnį variantą, kad kelionė būtų kuo patogesnė.

Išvada

Užsakymo procesas kelionėms į Vokietiją gali atrodyti kaip tik eilinis biurokratinis žingsnis, tačiau iš tiesų tai pagrindas, kuriame remiasi visa jūsų kelionės sėkmė. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje suformulavau principą: sėkminga kelionė prasideda ne tada, kai užsijungia variklis, o tada, kai paskambinate ar parašote pirmąją žinutę. Aiškus komunikavimas, profesionalumas ir kliento poreikių supratimas leidžia išvengti daugumos nesusipratimų ir streso.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kaip veikia mūsų procesas ir ką tikėtis užsakant paslaugas. Kelionė į Vokietiją gali būti ne tik būtina, bet ir maloni patirtis, kai žinote, kad jūsų saugumu ir patogumu rūpinasi patikimi ekspertai. Mes visada laukiame jūsų klausimų ir pasirengę padėti organizuoti tobulą kelionę, nepriklausomai nuo to, ar tai verslo kelionė į Frankfurtą, ar šeimos atostogos Alpėse.

Pasirinkdami mus, jūs pasirenkate ne tik transportą, bet ir ramybę. Linkime sėkmingų kelionių!