Užsakymo procesas iš Vokietijos: Kodėl tai dabar paprasta, greita ir aišku?

Vokietija jau dešimtmečius išlieka viena svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Būtent ten yra susitelkę tūkstančiai gamyklų, sandėlių ir tiekėjų, be kurių mūsų rinka neįsivaizduojama. Per savo daugiau kaip dvidešimt metų patirtį tarptautinių pervežimų srityje mačiau, kaip pasikeitė logistinis peizažas. Anksčiau užsakyti prekes iš Vokietijos reiškė ilgas telefonines conversations, neaiškias pašto siuntas ir nervus dėl to, kur dingsta krovinys. Šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Technologijos, standartizavimas ir patirtis padarė savo darbą – užsakymo procesas tapo ne tik paprastas, bet ir visiškai skaidrus.

Nepaisant to, daugelis klientų, ypač tie, kurie tik pradedą bendradarbiauti su Vokietijos tiekėjais, vis dar jaučia tam tikrą nerimą. Ar krovinys atvyks laiku? Kokie dokumentai reikalingi? Kaip susitvarkyti su muitinės formalumais? Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, paaiškinsiu mechanizmus ir parodysiu, kodėl šiuolaikinė logistika leidžia jaustis ramiai, net jei ir nežinote detalių vairuotojo darbo aprašymo. Svarbiausia yra suprasti procesą, o likusius techninius dalykus patikėti profesionalams.

Šiuo metu Vokietijos ir Lietuvos jungtys yra vienos geriausiai suorganizuotų Europoje. Nuolatiniai prekybiniai srautai, plati krovinių vežėjų tinkla ir sklandžiai veikianti muitinės infrastruktūra užtikrina, kad siunta iš Miuncheno arba Berlyno pasiektų Vilnių arba Klaipėdą per rekordiškai trumpą laiką. Tačiau sklandumui užtikrinti būtina žinoti pagrindines taisykles. Štai išsami informacija, padėsianti jums suprasti šį procesą nuo A iki Z.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

1. Kaip per pastaruosius 20 metų pasikeitė krovinio užsakymo procesas iš Vokietijos?

Pradedant nuo to, kad anksčiau, prieš du dešimtmečius, visas procesas buvo labiau rankinis ir priklausomas nuo žmogaus faktoriaus. Užsakyti reikėjo naudotis faksu arba el. paštu be automatizacijos, o dokumentai keliaudavo fiziškai kartu su vairuotoju, kas dažnai sukelė delsas pasienio punktuose. Šiandien viskas vyksta skaitmeniniu būdu. Modernios logistikos platformos leidžia sekti krovinius realiu laiku, o dokumentai yra išsiunčiami elektroniniu būtu ir išankstiniai muitinės deklaravimai atliekami dar prieš krovinį pasiekiant sieną. Vokietija, kaip technologijų lyderė, itin greitai įdiegė standartus, leidžiančius integruoti tiekėjų sandėlių valdymo sistemas (WMS) su pervežėjų transporto valdymo sistemomis (TMS). Tai reiškia, kad kai tik klientas užsako prekę pas tiekėją Vokietijoje, informacija automatiškai pasiekia logistikos įmonę. Anksčiau reikėjo savaitės planuoti išvežimą, dabar tai galima padaryti per 24–48 valandas. Procesas tapo ne tik greitesnis, bet ir „protingesnis“ – sistemos patys siūlo optimalius maršrutus, apskaičiuoja kuro sąnaudas ir mažina klaidų riziką.

2. Kokie yra pagrindiniai žingsniai užsakant siuntą iš Vokietijos?

Nepaisant to, kad procesas automatizuotas, pagrindinis algoritmas išlieka panašus. Pirmasis žingsnis yra prekių paruošimas tiekėjo sandėlyje Vokietijoje. Kai klientas sudaro sutartį su tiekėju, paskutinysis praneša apie paruošimo datą. Tada įsijungia logistikos partneris. Antrasis žingsnis – transporto priemonės rezervavimas. Atsižvelgiant į krovinių tipą (pavėsininis krovinių mikroautobusas, sunkvežimis su tentu arba šaldytuvas), parenkamas tinkamas transportas. Trečiasis žingsnis – paėmimas. Vairuotojas atvyksta į nurodytą vietą, užkrauna krovinį ir patikrina, ar jis atitinka važiaraštį. Ketvirtasis žingsnis – transportavimas ir muitinės procedūros. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, kai kada atsiranda specifinių reikalavimų, pvz., alkoholio ar tabako gaminiams bei akcizui. Penktasis, galutinis žingsnis – iškrovimas ir perdavimas gavėjui. Svarbu paminėti, kad šiuo metu viskas vyksta pagal tvarką, kuri vadinama „Just-in-Time“ – tiksliai laiku, kas sumažina sandėliavimo kaštus ir greitina verslo ciklus.

3. Kokius dokumentus būtina turėti norint sėkmingai importuoti prekes iš Vokietijos?

Dokumentacija yra logistikos kraujas. Nors kalbame apie vieną rinką, formalumų negalima ignoruoti. Pagrindinis dokumentas yra prekių važiaraštis (CMR), kuris patvirtina krovinio perdavimą. Be jo, negali važiuoti nei vienas sunkvežimis. Taip pat būtina komercinė sąskaita-faktūra (Invoice) iš Vokietijos tiekėjo. Ji turi būti išrašyta aiškiai, su nurodytu prekių pavadinimu, svoriu, verte ir prekių kodais (TN VED kodais), nes tai lemia teisingą mokesčių apskaitą. Jei prekės yra pavojingos (pvz., chemikaliai), reikalingi specialūs saugos lapai. Jei kalbame apie maisto produktus – reikalingi sertifikatai atitikčiai. Esant ypatingoms situacijoms, gali prireikti eksporto licencijų arba specialių leidimų. Mano patirtis rodo, kad dažniausia problema būna ne tame, kad dokumentų nėra, o kad jie yra pripildyti klaidų – pvz., neteisingai nurodytas svoris arba prekės pavadinimas nesutampa su realiu kroviniu. Todėl visada patariu dvikart patikrinti dokumentus dar prieš išsiunčiant juos vairuotojui.

4. Ar reikia mokėti PVM ir muito importuojant iš Vokietijos?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas į jį nėra vienareikšmis „taip“ ar „ne“. Kadangi ir Vokietija, ir Lietuva yra Europos Sąjungos narių, paprastai importo moksčio (muito) nėra. Tačiau PVM (Pridėtinės vertės mokestis) klausimas yra aktualus. Jei esate registruota PVM mokėtoja Lietuvoje, atliekate intra-komunitarines prekybos operacijas. Šiuo atveju Vokietijos tiekėjas išrašo sąskaitą-faktūrą be PVM (0 proc. tarifas), o Jūs Lietuvoje turite apskaičiuoti ir sumokėti PVM „savarankiškai apskaiciuotą pajamų mokestį“. Tai nėra papildomas kaštas, tai tiesiog mokestį reikia pervesti į Lietuvos valstybės biudžetą, o ne Vokietijos. Jei esate fizinis asmuo arba nesate PVM mokėtojas (pvz., pirkate mažmeniniu būdu iš Amazon.de arba tiesiogiai iš parduotuvės), tuomet Vokietijos pardavėjas privalo už Jus sumokėti Vokietijos PVM (paprastai 19 proc.), ir jums nieko daugiau reikia nedaryti. Svarbu atminti: jei prekės yra akcizuotos (alkoholis, degalai, tabakas), čia taikomos specialios taisyklės ir reikalingi EMCS sistemos dokumentai, be kurių prekių neįmanoma legaliai įvežti.

5. Kaip susitvarkoma su krovinių paieška arba daliniu krovininiu pervežimu?

Daugelis mažesnių įmonių arba individualių pirkėjų neturi tiek daug prekių, kad užpildytų visą sunkvežimį. Šiuo atveju kalbame apie dalinių krovinių (LTL – Less than Truckload) pervežimus. Tai viena pažangiausių logistikos sričių. Procesas vyksta taip: krovinys yra atvežamas į konsolidacijos sandėlį Vokietijoje (pavyzdžiui, netoli Berlyno arba Frankfurte). Ten jis sujungiamas su kitais krovinais, kuriai keliauja į panašų regioną Lietuvoje (pvz., Vilniaus apskritį). Profesionali logistikos įmonė sugeba sudėlioti „muziklą“ taip, kad vienas sunkvežimis vežtų 15–20 skirtingų klientų siuntas. Tai klientams leidžia sutaupyti pinigų, nes mokate tik už užimtą vietą (pavyzdžiui, už 1 eurąletę arba 2 vietas), o ne už visą sunkvežimį. Mano praktika rodo, kad šiuo metu dalinių krovinių terminas nuo Vokietijos iki Lietuvos svyruoja nuo 2 iki 4 darbo dienų, priklausomai nuo maršruto optimizacijos. Svarbu pasirinkti patikimą vežėją, kuris turi tokius konsolidacijos terminalus, kad būtų išvengta krovinio perkrovimo per daug kartų ir pažeidimų rizikos.

6. Kokios yra standartinės pristatymo trukmės iš Vokietijos į Lietuvą?

Daug kas klausia: „Kada prekės bus pas mane?“. Atsakymas priklauso nuo krovinio tipo ir pasirinkto transporto, tačiau aš galiu suteikti standartines normas, kurios galioja šiandienos rinkoje. Jei kalbame apie pavėsininius mikroautobusus („kubelius“), kurie vežia smulkesnes siuntas, terminas dažniausiai yra 24–48 valandos nuo užkrovimo momento. Tai yra greičiausias būdas. Jei kalbame apie pilnavertį 33–36 tonų sunkvežimį (FTL – Full Truckload), standartinis terminas yra 1–2 dienos. Vairuotojas turi laiko apribojimus (po 4,5 valandos vairavimo privalo 45 min. poilsio), todėl kelionė iš, tarkime, Miuncheno iki Vilniaus trunka apie 14–16 valandų grynojo vairavimo laiko. Paprastai krovinys išvežamas vakare, o atvyksta ryte arba kitą dieną popietę. Reikia įvertinti ir tai, kad Vokietijoje griežtai laikomasi vairuotojų poilsio laiko, tad „nustumti“ laiko negalima. Jei terminas vėluoja, dažniausiai tai susiję su techniniais gedimais arba kritinėmis oro sąlygomis (žiemos ratų grandinės ir pan.), o ne su blogu planavimu. Patikima logistika visada numeto 1–2 dienų rezervą neprognozuojamoms situacijoms.

7. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas kelionės metu?

Per 20 metų saugumo standartai pakilo aukštyn. Nebėra laikų, kai krovinys būdavo uždengtas tik plėvele ir pririštas virve. Šiuolaikiniai reikalavimai yra griežti. Pirmiausia, kiekvienas krovinys turi būti užfiksuotas važiaraštyje. Antra, turi būti naudojami specialūs fiksavimo elementai: „tarpinės“ (spanbretter), uždegimo grandinės (spanngurte), ir t.t. Vokietijos policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina, ar krovinys pakankamai užfiksuotas, nes nuslydęs krovinys gali sukelti avariją. Be to, vis dažniau transporto priemonės yra įrengiamos GPS stebėjimo sistemomis, kurios ne tik rodo vietą, bet ir fiksuoja temperatūrą (jei tai šaldytuvas), atidarymo durų momentus net ir vairuotojui nepranešant. Tai leidžia išvengti vagysčių arba neteisėto įsikišimo. Jei prekės yra brangios, paprastai pasirūninama draudimu. Draudimo polisas, apimantis krovinį nuo pakrovimo iki iškrovimo (nuo „warehouse to warehouse“), yra standartinė praktika. Tai suteikia ramybę tiek siuntėjui, tiek gavėjui – žinoti, kad net ir atsitikus katastrofai, finansinė atsakomybė bus padengta.

8. Ką daryti, jei atvykęs krovinys yra pažeistas arba trūksta prekių?

Tai nemaloni situacija, tačiau ji įvyksta, ir svarbiausia yra žinoti, kaip teisingai elgtis. Mano patarimas kaip eksperto: niekada nepasirašykite važiaraščio su pastabomis „Vėliau patikrinsiu“ arba „Nesužinojau“, jei matote pažeidimą. Vairuotojas ir gavėjas turi kartą apžiūrėti krovinį. Jei dėžės sutryptos, drėgnos arba trūksta vienetai, tai turi būti užrašyta važiaraštyje (CMR) protokoline dalyje. Šis įrašas yra pagrindas draudimo išmokai gauti. Jei pasirašote „gryną“ važiaraštį, o vėliau sandėlyje randama, kad prekės sudaužytos, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją, nes manys, kad pažeidimas įvyko jau pas gavėją. Po to, kai pažeidimas užfiksuotas, reikia nedelsiant pranešti logistikos įmonei ir pateikti nuotraukas bei pažeistų prekių kiekį. Profesionalios įmonės turi „Claims“ (pretenzijų) skyrių, kuris per 24–48 valandas pradės tyrimą. Vokietijos tiekėjai dažnai yra sąžiningi ir, jei klaida įvyksta jų pusėje, greitai išsiunčia replacement (pakeitimo) prekes. Greitas reagavimas čia yra raktas.

9. Kaip kainos formuojamos ir nuo ko jos priklauso?

Kaina niekada nėra atsitiktinė. Ji susideda iš kelių pagrindinių komponentų. Pirmasis – atstumas. Nors Vokietija ir Lietuva yra kaimynai, atstumas nuo Hamburgo iki Vilniaus skiriasi nuo Miuncheno iki Vilniaus, tad ir kaina svyruos. Antrasis – kuro kaina. Tarptautiniai pervežimai labai priklauso nuo naftos kainos pasaulio rinkoje, todėl dažnai taikomas kuro priedas (fuel surcharge). Trečiasis – rūšis. Pavėsininis mikroautobusas bus pigesnis už šaldytuvą, kuris reikalauja nuolatinio temperatūros palaikymo. Ketvirtasis – užimtumas. Jei yra didelė paklausa (pavyzdžiui, prieš šventes arba trąšų sezono metu, kai vyksta daugiausia vežimų), kainos gali šokti. Taip pat įtakos turi vietos Vokietijoje – įvažiavimas į miesto centrą (pvz., į Miuncheno „green zone“) gali kainuoti brangiau dėl užterštumo mokesčių. Geriausias būdas užtikrinti gerą kainą – planuoti išvežimą iš anksto (savaitę-dvi) ir konsultuotis su logistika dėl galimų kombinacijų su kitais krovinais.

10. Kodėl verta pasitikėti profesionalia logistikos įmonei, o ne bandyti vežti paties?

Galų gale, klausimas apie vertybę. Ar verta taupyti ant logistikos, jei Jūsų verslo pajamos priklauso nuo to, kad prekės atvyks laiku? Bandydami organizuoti transportą patys (ypač jei neturite savo transporto), rizikuojate susidurti su nenumatytais problemomis: netinkamas transportas, nežinojimas dokumentų reikalavimų, problemos su draudimu. Profesionali logistikos įmonė tai darba kasdieninę. Ji turi sudarytas sutartis su patikimais vairuotojais, žino geriausius maršrutus, moka derėtis dėl kainos ir, kas svarbiausia, atsako už rezultatą. Mano ilgametė patirtis rodo, kad sėkmingas verslas Vokietijoje remiasi ne tik gera produktu, bet ir patikimu tiekimo grandine. Pasitikėjimas ekspertais leidžia Jums susikoncentruoti į savo verslo plėtrą ir pardavimus, o „kaip tą nuvežti“ palikti mums.

Išvada

Užsakymo procesas iš Vokietijos šiandien tikrai yra paprastas ir aiškus, jei žinote pagrindines taisykles ir pasitikite partneriais. Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau, kaip technologijos ir standartai pavertė sudėtingą logistiką į paprastą paslaugą, pasiekiamą kiekvienam. Nereikia būti dideliam koncernui, kad sėkmingai importuotumėte prekes – svarbu turėti aiškų supratimą apie dokumentus, terminus ir atsakomybę.

Vokietija išlieka patikimas strateginis partneris, o suartėjimas Europos Sąjungoje pašalino daugelį buvusių barjerų. Visgi, logistika vis tiek lieka sudėtingas mechanizmas, kuriam reikalingi profesionalai. Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kas vyksta „už scenos“, kai užsakovate prekes iš Vokietijos. Naudokitės šia žinia planuodami savo vežimus, ir Jūsų verslas veiks sklandžiai be nereikalingų stabdžių.