Užsakymo procesas iš Vokietijos: Kaip paprasta ir efektyviai užsakyti krovinių pervežimą

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Nesvarbu, ar esate didelė gamybos įmonė, užsakančią sudėtingas technologijas, ar mažas verslas, perkantis atsargas iš Vokietijos „eBay“ ar „Amazon“ sandėlių, vienas dalykas išlieka nepakitęs – logistika yra raktas sėkmei. Per savo daugiau kaip dvidešimtmetę patirtį tarptautinių pervežimų srityje daug kartų esu girdėjęs pasakymą, kad krovinių užsakymas iš užsienio yra sudėtingas, brangus ir pilnas „nepageidaujamų staigmenų“.

Tiesą sakant, šiandien, kai technologijos žengė milžinišką žingsnį forward, o logistikos grandinės yra geriau integruotos nei bet kada, užsakymo procesas iš Vokietijos gali būti tiek paprastas, kaip knygos užsakymas internete, jei žinote pagrindinius principus. Svarbiausia ne tai, kad jums reikia tapti logistikos ekspertu, o tai, kad jums reikia rasti patikimą partnerį ir suprasti proceso eigą, kad išvengtumėte nereikalingų nervų.

Šiame straipsnyje aš padalinsiu su jumis savo žinias ir paaiškinsiu, kaip visa tai vyksta „už scenos“. Mes išnagrinėsime viską nuo pirmojo susisiekimo iki krovininio atvykimo į jūsų sandėlį. Tikimės, kad po šio skaitymo „Užsakymo procesas iš Vokietijos“ nebebus jums atrodyti kaip juoda dėmė, o kaip efektyvi verslo priemonė.

Įvadas

Kai pirmą kartą susiduriate su būtinybe užsakyti krovinių pervežimą iš Vokietijos, gali atrodyti, kad tai sudėtingas labirintas. Vokietija yra žinoma savo tvarka, preciziškumu ir, deja, gana griežtais biurokratiniais reikalavimais. Tačiau ši tvarka yra būtent tai, kas leidžia logistikai veikti kaip laikrodis. Esu dirbęs su šimtais vokiškų įmonių – nuo mažų šeiminių dirbtuvių iki milžiniškų automobilių koncernų, ir galiu drąsiai teigti: procesas yra standartizuotas.

Kas iš tikrųjų reiškia „paprasta rezervacija“? Tai reiškia, kad klientas turi pateikti tik minimalų informacijos kiekį, o profesionali logistikos komanda pasiima likusį darbą į savo rankas. Seniau reikėjo siųsti faksus, laukti dienomis patvirtinimų ir nerimoti, ar vairuotojas rastą adresą. Šiandien viskas vyksta skaitmeniniu būdu.

Proceso esmės paprastumas slypi ne tame, kad nėra ką daryti, o tuo, kad atsakomybės teisingai pasiskirsto. Jūs, kaip užsakovas, turite tiksliai žinoti, ką norite pergabenti. Mes, kaip logistikos ekspertai, žinome, kaip tai padaryti saugiai ir laiku. Vokietijos keliai yra vieni geriausių pasaulyje, o jų sandėlių infrastruktura yra labai išvystyta, tad techninių kliūčių dažniausiai išvengiama. Dažniausiai problemos kyla ne dėl to, kad keliuose yra duobės, o dėl netiksliai užpildytų dokumentų ar neišsireiškusių lūkesčių.

Šiame straipsnyje mes suksimės gilyn į procesą. Mes kalbėsime ne tik apie tai, kaip užsakyti, bet ir apie tai, ką reikia žinoti prieš tai. Paaiškinsime, kodėl kaina keičiasi, kokie dokumentai yra būtini ir ką daryti, jei kažkas nueina ne taip, kaip planavote. Mano tikslas – padaryti taip, kad kitą kartą, kai reikės vežti prekes iš Miuncheno ar Hamburgo, jausčiatumės drąsiai ir rami.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į dešimt dažniausiai man kylančių klausimų, susijusių su krovinio užsakymo procesu iš Vokietijos. Šie atsakymai sukaupti daugiau nei dvidešimties metų patirties ir padės jums išvengti dažniausių klaidų.

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti krovinių pervežimą iš Vokietijos?

Tai yra pagrindinis ir svarbiausias klausimas. Be tikslaus duomenų rinkimo, net geriausi ekspertai negalės užtikrinti sklandžios procesos. Norint gauti tikslią pasiūlymą ir rezervuoti transportą, jums reikės nurodyti: krovinio svorį (tiksliai, ne maždaug), matmenis (ilgį, plotį, aukštį), vietų skaičių (jei tai paletės), krovinio tipą (ar tai standartinė prekė, ar ji ypač trapu, brangu, reikalaujanti temperatūrinio režimo) bei adreso duomenis – tiek siuntėjo Vokietijoje, tiek gavėjo Lietuvoje. Be to, būtina nurodyti, ar yra galimybė pakrauti/iškrauti krovininį liftu („tail lift“), nes ne kiekviena vieta turi pakrovimo rampų. Kuo daugiau informacijos iš karto pateiksite, tuo greičiau ir tiksliau bus galima suformuoti kainą ir parinkti tinkamą automobilį.

2. Kuo skiriasi FTL (pilna sunkvežimio mašina) nuo LTL (dalinis krovinys) pervežimai?

Tai esminis pasirinkimas, kuris lemia ir kainą, ir laiką. FTL (Full Truck Load) reiškia, kad užsakote visą sunkvežimį savei. Jis tiesiogiai važiuoja iš siuntėjo pas gavėją be sustojimų (išskyrus vairuotojo poilsį). Tai yra greičiausias ir saugesnis būdas, tačiau brangesnis, jei turite nedaug prekių. LTL (Less Than Truck Load) arba dalinis krovinys yra kai jūsų siunta keliauja kartu su kitų klientų siuntomis viename automobilyje. Čia taikomas mazgų (hubų) principas – krovinys pirmiausia važiuoja į paskirstymo centrą, ten yra perkraunamas į kitą mašiną, važiuojančią į Lietuvą. Tai pigiau, tačiau trunka ilgiau (paprastai 3–5 dienos vienam krypčiui) ir yra didesnis pavojus pažeidimui dėl dažnesnio krovinio manipuliavimo. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų skubos ir biudžeto.

3. Kaip susiformuuoja kaina už pervežimą ir kodėl ji gali skirtis?

Kaina nėra atsitiktinis skaičius. Ji susideda iš kelių komponentų: atstumo (nuo Vokietijos miesto iki Lietuvos), kuro kainos (rinkos pokyčiai įtakoja mokesčius), Vokietijos kelių mokesčio (Maut) – tai yra būtina, kadangi Vokietijoje be mokamos vinietės ar UHF prietaiso sunkvežimis negali važiuoti autostradomis. Taip pat įeina vairuotojo darbo užmokestis ir PVM. Kainos gali skirtis dėl sezoniškumo (prieš šventes ar vasarą kyla), dėl staigių kuro kainų šuolių ar dėl to, kaip yra užpildyta Vokietijos rinka – jei ten yra daug siuntų į Rytus, o atgal tuščia grįžti mašinų nedaug, kaina gali padidėti. Patirtis rodo, kad fiksuota kaina, sudaryta iš anksto, dažnai apsimoka abiem šalims.

4. Kokie dokumentai yra reikalingi legaliam pervežimui?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES erdvėje ir vidinės sienos kontrolės nėra, dokumentacija yra būtina. Svarbiausias yra prekių sandėravimo–pervežimo kvitas (CMR). Jis yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis sutartį tarp vežėjo ir siuntėjo. Be CMR, būtina turėti komercinę sąskaitą-faktūrą (Invoice), kurioje nurodytos prekės, jų vertė ir prekių kodai (HS kodai) – tai svarbu muitinės statistikai, net jei prekės neapmokestinamos. Jei pervežama specialiųjų kategorijų prekių (pvz., pavojingos medžiagos, alkoholis), reikalingi papildomi leidimai (ADR, EXCISE). Visada patariu klientams patikrinti, ar sąskaitoje-faktūroje nurodytas tikslus adresas – tai dažniausia klaida.

5. Kaip vyksta komunikacija su vokišku siuntėju (sandėliu), jei aš nemoku vokiškai?

Nerimavimas dėl kalbos barjero yra labai dažnas. Tačiau profesionalioje logistikoje anglų kalba yra susitarimo kalba. Didžioji dalis Vokietijos sandėlių ir logistikos vadovų kalba angliškai bent pažengusiu lygmeniu. Be to, kai užsakote pervežimą per tarpininką (kaip mes), vadybininkas perima komunikaciją su siuntėju. Jums nereikia skambinti į Vokietiją. Mes susisiekiame su sandėliu, deriname pakrovimo laiką (terminą) perduodame instrukcijas. Vokiečiai labai mėgsta aiškumą – todėl visada paprašome rašytinių patvirtinimų (email arba faksu) apie tai, kad prekės paruoštos, kadangi „žodis į vėją“ nebus priimtas kaip pakrovimo pagrindas.

6. Kokios yra standartinės pakrovimo ir iškrovimo taisyklės Vokietijoje?

Vokietijoje laikas pinigas. Čia labai populiarios „apskaitos valandos“ (booking windows). Tai reiškia, kad vairuotojas turi atvykti į sandėlį ne visą dieną, o konkrečiu laiku, pvz., nuo 10:00 iki 12:00 valandos. Jei vairuotojas pavėluoja, gali nebesuspėti užsiregistruoti ir teks laukti iki kito dienos. Taip pat dažnai taikomi mokesčiai už vėlavimą (demurrage) arba už dokumentų paruošimo laukimą (waiting time). Standartiškai, pakrovimas ar iškrovimas trunka 1–2 valandas nemokamai. Viskas, kas viršija šį laiką, gali būti papildomai apmokestinta. Todėl labai svarbu iš anksto sužinoti, ar sandėlis reikalauja pranešimo apie atvykimą (announcment) ir kiek laiko trunka procesas.

7. Kaip aš galiu sekti savo krovinio buvimo vietą realiu laiku?

Anksčiau tekdavo tik manyti, kur mašina gali būti. Šiandien situacija kitokia. Modernių logistikos kompanijų automobiliai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis. Priklausomai nuo pasirinkto paslaugos lygio, gausite nuorodą į stebėjimo platformą, kurioje matysite mašinos vietą žemėlapyje. Taip pat vadybininkas aktyviai bendrauja su vairuotoju. Jei užsakote dalinį krovinią (LTL), sekimas gali būti šiek tiek sudėtingesnis, nes mašina sustoja prie daugelj sandėlių, tačiau ir tokiu atveju visada galime sužinoti apytikslę padėtį ir pranešti, kada planuojamas atvykimas.

8. Kas atsitinka, jei krovinys yra pažeistas ar dingsta?

Tai yra nemalonias situacijos, su kuriomis susiduriama retai, tačiau reikia būti pasiruošusiam. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – krovinio apžiūra priimant. Vairuotojas ir gavėjas privalo kartais patikrinti būklę. Jei pastebimi pažeidimai (sutrūkinėjusios dėžės, drėgmė), tai turi būti užfiksuota CMR dokumente (t.y. parašoma pastaba „su rezervacija“). Jei pažeidimas pastebimas tik iškrautus ir atidarius dėžes, reikia nedelsiant pranešti pervežėjui (paprasčiausiai taisyklė – 7 dienų, tačiau rekomenduojama iš karto). Kiekvienas profesionalus vežėjas turi draudimą (CRITICAL INSURANCE), apimančį atsakomybę pagal CMR konvenciją (apribota suma, dažniausiai 8,33 SDR už kg). Esant brangiems kroviniams, visada rekomenduojama papildomai apdrausti siuntą visą vertę.

9. Atsiskaitymo už pervežimą taisyklės: kada ir kaip reikia mokėti?

Atsiskaitymo sąlygos (Incoterms) turi įtakos tai, kas moka už pervežimą – pirkėjas ar pardavėjas. Jei jūsų sutartyje nurodyta EXW (Ex Works), tai reiškia, kad jūs turite pasirūpinti transportu ir jums reikia sumokėti vežėjui. Jei nurodyta DAP (Delivered at Place), transportu pasirūpina pardavėjas, tačiau dažnai jis gali įtraukti šias išlaidas į prekių kainą arba paprašyti jūsų pervesti mokesčį. Dažniausiai logistikos kompanijos dirba su išankstiniu mokėjimu (prieš išvykstant mašinai) arba su fiksuota mokėjimo terminu (pvz., 14 dienų po paslaugos suteikimo). Esu matęs atvejų, kai klientai neįvertina šio momento ir dėl vėluojančio mokėjimo sustabdomos siuntos, todėl atsiskaitymo disciplina yra labai svarbi.

10. Ar reikalingi muitinės formalumai vežant prekes iš Vokietijos į Lietuvą?

Kadangi abi šalys yra Europos Sąjungos narės, standartinės prekės (neapribotosios, neakcizinės) keliauja be muitinės deklaravimo ir kontrolės. Tai vadinama „vidiniu prekybų srautu“. Tačiau tai nereiškia, kad dokumentų nereikia. Nors pasienio punktuje mašina nepristabdoma, kompanija privalo turėti tinkamą dokumentaciją atvejui, jei vyktų kontrolė. Jei prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., Kinijos) ir tik yra transitu per Vokietiją ar buvo laikinai importuotos, gali reikėti T1 dokumento arba galiojančio ES importo mokesčių apmokėjimo įrodymų. Visada rekomenduoju pasitikrinti prekių kilmę (Origin), kad išvengtumėte nemalonumo vėliau.

Išvada

Užsakymo procesas iš Vokietijos, ką tik matėme, nėra mokslas, reikalaujantis aukštojo išsilavinimo, tačiau jis reikalauja dėmesio, sistemos ir patikimo partnerio. Paprasta rezervacija tampa paprasta tik tada, kai už ją imasi profesionalai, kurie žino kiekvieną smulkmeną: nuo to, kaip teisingai užpildyti CMR kvitą, iki to, kaip susiderinti su vokišku sandėliu dėl 15 minučių atvykimo lango.

Mano dviejų dešimtmetių patirtis sako, kad sėkmės formulė yra tokia: kuo anksčiau susisiekiate, tuo geriau. Neleiskite, kad krovinio pervežimas tampa „paskutine minute“ sprendžiama problema. Planuokite jį kaip strateginį savo verslo elementą. Vokietija yra patikimas partneris, ir su tinkama logistika jūsų prekės pasieks Lietuvą saugiai bei laiku.

Nepaisykite to, kad procesas atrodidamas sudėtingas. Kai žinote atsakymus į pagrindinius klausimus apie dokumentus, kainą sudėtį ir atsiskaitymą, jūs įgyjate kontrolę. Logistika nebuvo sukurta tam, kad trukdytų verslui, o tam, kad jį pagreitintų. Tikimės, kad šis straipsnis padės jums jaustis drąsiau užsakydami kitą siuntą ir, jei turite abejonių, visada kreipkitės į ekspertus – mes čia tam, kad padėtume jums nueiti nuo A iki B be rūpesčių.