Užsakymo procesas internetu – kaip lengvai ir greitai užsisakyti tarptautinius pervežimus?

Dirbant logistikos srityje beveik dvi dešimtis met�, turiu galimybę stebėti, kaip pasaulis vystosi ir keičiasi. Buvę laikai, kai reikėjo valandas praleisti telefonu, siųsti faksus arba laukti dienomis, kol gausite paprastą kainos pasiūlymą, jau seniai praėjo. Šiandien technologijos leidžia mums pasiekti efektyvumo lygį, kuris prieš dešimtmetį atrodė kaip mokslinė fantastika. Užsakymo procesas internetu tapo ne tik standartu, bet ir pagrindiniu konkurencingo verslo įrankiu.

Šiame straipsnyje noriu pasidalyti savo patirtimi ir paaiškinti, kaip šiuolaikinės sistemos veikia iš kliento, kuris nori pervesti krovinius iš Lietuvos į kitas Europos šalis, pusės. Mes panagrinėsime, kodėl vis daugiau įmonių renkasi digitalizuotus sprendimus, kaip užtikrinti saugumą ir ką tiksliai reiškia „greitas užsakymas“ profesionalioje logistikoje. Nors aš esu techninių sistemų šalininkas, visada primenu, kad už kodų ir algoritmų stovi žmonės, kurie rūpinasi jūsų kroviniu.

Įvadas

Per pastaruosius 20 metų logistika patyrė revoliuciją. Pradžioje tai buvo paprasti elektroniniai pašto laiškai ir Excel lentelės, vėliau atsirado pirmieji klientų portalai, o šiandien turime integruotas sistemas, kurios leidžia valdyti visą tiekimo grandinę iš išmaniojo telefono. Užsakymo procesas internetu šiuo metu yra daugiau nei tik forma, kurią reikia užpildyti – tai kompleksinis ekosistema, sujungianti klientą, vežėją ir tinkamus resursus realiu laiku.

Kodėl verta rinktis užsakymą internetu? Pirma, tai greitis. Anksčiau, norėdami sužinoti, kiek kainuos pervežti paletę į Vokietiją, tekdavo laukti iki kito darbo dienos ryto. Dabar, naudojant modernias platforms, tokia informacija pasiekiama per kelias sekundes. Antra, tai tikslumas. Žmogus gali suklysti rašydamas adresą arba svorį, o inteligingos formos automatiškai patikrina duomenų tinkamumą (pavyzdžiui, ar nurodytas svoris neatitinka standartinės paletės svorio). Trečia, ir galbūt svarbiausia, – skaidrumas. Klientas visada žino, kur jo krovinys, kada bus atvežtas ir kokia yra galutinė kaina.

Tačiau nepaisant visų technologijų privalumų, daugelis klientų vis dar jaučia tam tikrą nerimą dėl „beasmeniškumo“. Ar sistemą gali valdyti tik didelės korporacijos? Ar maža įmonė gaus tokį patį dėmesį? Mano patirtis rodo, kad teisingai sukurtas užsakymo procesas internetu tiesiogiai priešingai – jis demokratizuoja paslaugas, leisdamas mažiems ir vidutiniams verslams gauti prieigą prie tokių pat išteklių ir galimybių, kokias anksčiau turėjo tik milžinai.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime visus užsakymo etapus, nuo registracijos iki krovinio pristatymo, ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus. Mūsų tikslas – parodyti, kad technologijos logistikoje ne tik nešalina žmogiškojojo faktoriaus, bet ir leidžia jam (t. y. mūsų ekspertams) skirti daugiau laiko strateginiams uždaviniams ir klientų problemų sprendimui, o ne banaliam duomenų įvedimui.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiu 10 klausimų ir atsakymų, kurie padės jums suprasti, kaip veikia šiuolaikinis užsakymo procesas internetu ir ką tikėtis bendradarbiaujant su profesionalia transporto kompanija.

1. Kaip pradėti užsakymą internetu ir kokie duomenys būtini?

Viskas prasideda nuo prieigos prie užsakymo platformos. Paprastai tai reikalauja paprastos registracijos, kuri užtrunka ne ilgiau kaip kelias minutes. Norint suformuoti užsakymą, būtina nurodyti pagrindinius krovinio parametrus: svorį (tikslų kilogramais), matmenis (ilgį, plotį, aukštį), vietų (palečių) kiekį, bei krovinių rūšį (pavyzdžiui, kai kurios prekės gali būti pavojingos ar reikalauoti specialių temperatūros režimų). Taip pat būtina nurodyti siuntėjo ir gavėjo adresus, kontaktinius asmenis bei telefono numerius. Kuo tikslesniais duomenimis pasidalinsite iš karto, tuo greičiau ir tiksliau sistema galės pasiūlyti tinkamą transportą ir kainą. Mano patirtis rodo, kad dažniausia delsima atsiranda dėl neaiškios adreso informacijos, todėl rekomenduoju iš anksto pasiruošti šiuos duomenis.

2. Ar kaina, kurią matau sistemoje, yra galutinė, ar ji gali pasikeisti?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir jis labai svarbus. Kvalifikuotos sistemos, kurios naudoja realių laikų duomenis, paprastai pateikia itin tikslias kainas, kurios apima visus pagrindinius mokesčius, įskaitant degalų priemokas ir mokesčius už užtvarinius tiltus. Tačiau yra situacijų, kai kaina gali skirtis. Pavyzdžiui, jei krovinys yra nestandartinis (pvz., per ilgas ar per sunkus vienai vietai) ir reikia specialios technikos, arba jei adresas, kurį įvedėte, yra sunkiai pasiekiamas dideliu sunkvežimiu (pvz., istoriniame miesto centre). Tokiu atveju vadybininkas susisieks su jumis ir aptars galimybes. Esu patvirtinęs, kad teisingai sukonfigūruota sistema apie 95% atvejų pateikia galutinę kainą be jokų priedų, todėl klientas gali ramiai planuoti savo biudžetą.

3. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas, kai viskas vyksta internetu?

Technologijos niekuo neprailgo fiziniam saugumui. Užsakymo procesas internetu tiesiog greitina perduodamą informaciją, tačiau fizinis saugumas užtikrinamas vadybininkų ir logistikos ekspertų. Gavę užsakymą, mūsų sistema automatiškai priskiria patikimą vežėją, kuris turi reikiamas licencijas ir draudimą. Be to, visi kroviniai gali būti apdraudami (Cargo draudimas), o tai galima pasirinkti dar užpildant užsakymą. Elektroninės sistemos taip pat leidžia sekti krovinio statusą realiu laiku – nuo to momento, kai vairuotojas pasiima krovinius, iki jo pristatymo. Jei įvyksta nenumatyta situacija, sistema nedelsdama praneša vadybininkams, kuriai gali imtis veiksmų. Taigi, internetinis užsakymas netrukdo saugumui, o priešingai – leidžia greičiau reaguoti į iškilusius iššūkius.

4. Kiek laiko užtrunka, kol vairuotojas atvyks pasiimti krovinius?

Tai priklauso nuo pasirinkto paslaugos tipo. Jei užsakote standartinį „krovinių surinkimą“ (part load), kai krovinys vežamas kartu su kitų klientų siuntomis, atvykimo laikas gali svyruoti nuo 24 iki 48 valandų nuo užsakymo patvirtinimo. Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL) arba skubų pervežimą (express transport), vairuotojas gali atvykti tą pačią dieną arba kitos dienos ryte. Sistemos paprastai rodo galimą pasiėmimo laiką dar prieš patvirtinant užsakymą. Svarbu suprasti, kad tarptautiniuose pervežimuose reikia atsižvelgti ir į vairuotojų darbo laiko apribojimus bei poilsio laiką, todėl „tą pačią dieną“ ne visada įmanoma įgyvendinti atsižvelgiant į didelius atstumus, tačiau modernios planavimo sistemos leidžia maksimaliai sutraukti šiuos laikus.

5. Ar galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku?

Absoliučiai taip. Tai yra vienas didžiausių privalumų, suteikiamų užsakymo procesui internetu. Kai užsakymas suformuotas, jums suteikiamas unikalus sekimo numeris arba prieiga prie kliento portalo, kuriame matote žemėlapį su vairuotojo padėtimi. Be to, sistemos siunčia automatiškus pranešimus el. paštu arba SMS kai krovinius yra pasiimti, kai pasiekia tarpinį tašką (jei toks yra) ir kai yra pristatyta gavėjui. Mano patirtis rodo, kad klientams ši skaidrumo funkcija suteikia didžiausią ramybę, nes jei gavėjas klaustų „kur yra prekės?“, jūs galite tiksliai atsakyti, neieškodami kontaktų ir skambindami vadybininkui.

6. Kas atsitinka, jei reikia atšaukti arba pakeisti užsakymą?

Žinome, kad verslo aplinka yra dinamiška, ir planai gali keistis. Užsakymo procesas internetu yra sukonfigūruotas taip, kad būtų kuo lankstesnis. Jei užsakymas dar nebuvo patvirtintas arba vairuotojas dar nepradėjo vykdyti užduoties, atšaukimas ar pakeitimas dažniausiai įmanomas be jokių mokesčių. Jei transportas jau yra kelyje, gali būti taikomi delspinigiai, tačiau sistema automatiškai apskaičiuoja galimas išlaidas, jei bandysite atšaukti užsakymą. Norėdami pakeisti adresą ar kontaktinius duomenis, paprasčiausia susisiekti su vadybininku arba pakeisti duomenis portale, jei ši funkcija yra įjungta. Svarbiausia – veikti kuo greičiau, kadangi vairuotojo maršruto keitimas kelyje gali būti sudėtingas ir brangus.

7. Kaip tvarkomi dokumentai (važtaraščiai, sąskaitos)?

Anksčiau tai buvo didžiausia galvos skausmo vieta – laukti popierinių važtaraščių paštu arba faksu. Šiandien viskas vyksta elektroniniu būdu. Užbaigus pervežimą, į jūsų paskyrą automatiškai patenka skenuoti važtaraščiai (CMR dokumentai) ir PVM sąskaitos-faktūros. Tai leidžia jums iš karto pateikti dokumentus apskaitai arba gavėjui, be jokių vėlavimų. Kai kuriose šalyse (pvz., Vokietijoje) elektroniniai važtaraščiai (e-CMR) jau yra visuotinai pripažįstami ir netgi privalomi. Tai ne tik taupo miškus, bet ir užtikrina, kad dokumentai neišsikraus ir bus pasiekiami bet kuriuo metu.

8. Ar galiu užsakyti pervežimą į šalis, kurios nėra ES erdvėje (pvz., Norvegija, Šveicarija, Jungtinė Karalystė)?

Taip, šiuolaikinės sistemos yra pritaikytos tarptautiniam prekybai net ir po „Breksito“ ar kitų politinių pokyčių. Užsakymo procesas internetu leidžia pasirinkti šalį iš iššokančiojo meniu, o sistema automatiškiai įvertina, ar reikalingi muitinės formalumai. Jei reikia eksporto ar importo deklaracijų, sistema gali pasiūlyti papildomą paslaugą – muitinės brokerio pagalbą. Svarbu tik tinkamai nurodyti prekių kodus (TN VED kodus) ir jų vertę, nes tai būtina muitinės deklaracijai. Nors procesas yra toks pat patogus kaip ir pervežiant ES viduje, reikia atsižvelgti į šiek tiek ilgesnį laiką pasienio kontrolės punktus.

9. Kokias mokėjimo galimybes siūlo užsakymo sistemų?

Mūsų tikslas – padaryti mokėjimą kuo patogesnį. Sistemos paprastai palaiko įvairias mokėjimo būdas: banko pavedimus (SEPA), mokėjimo korteles internetu, o nuolatiniams klientams – ir atidėtą mokėjimą (išrašant sąskaitą-faktūrą su nustatyta apmokėjimo terminu, pvz., 14 dienų). Automatinės sąskaitų generavimo sistemos užtikrina, kad niekada nepraleisite mokėjimo termino, o gavę sąskaitą el. paštu, galėsite ją apmokėti vienu paspaudimu. Be to, sistemoje visada galite peržiūrėti mokėjimo istoriją ir atsisiųsti buhalterinius dokumentus.

10. Kodėl verta rinktis būtent sistemą, o ne tiesiog skambinti vadybininkui?

Skambutis vadybininkui visada yra gerai, jei turite sudėtingą, nestandartinę užduotį arba reikalaujate individualios konsultacijos. Tačiau kasdieniems, rutiniams pervežimams sistema yra efektyvesnis įrankis. Ji dirba 24/7, nedirba jokių pertraukų ir nenuilstingai. Skambinant, gali tekti laukti, kol vadybininkas atsilaisvins, o sistemoje informacija gaunama akimirksniu. Be to, sistemoje jūs patys kontroliuojate procesą – patys įvedate duomenis, patys patvirtinate, patys sekite. Tai mažina komunikacijos klaidas, kurios gali kilti perduodant informaciją iš žodžio į žodį. Mano kaip eksperto nuomone, geriausias variantas yra derinti abu metodus: naudoti sistemą greičiam ir tiksliam užsakymui, o vadybininkus pasitelkti strateginiams klausimams ir problemų sprendimui.

Išvada

Užsakymo procesas internetu šiandien yra ne tiesiog mada, o būtinybė norint išlikti konkurencingu greitai besivystančioje rinkoje. Per savo ilgametę patirtį mačiau, kaip pasikeitė klientų lūkesčiai – šiandien jie nori viską žinoti „čia ir dabar“, nori skaidrumo ir paprastumo. Technologijos leidžia mums tenkinti šiuos lūkesčius be kokybės nuostolio.

Nors pirmasis žingsnis į digitalizuotą logistiką gali atrodyti sudėtingas, iš tikrųjų procesas sukurtas taip, kad būtų kuo paprastesnis vartotojui. Jums nereikia būti IT specialistu, kad užsakykite krovinius į Olandiją, Ispaniją ar Lenkiją. Reikia tik tiksliai žinoti, ką norite pervesti, ir pasitikėti savo logistikos partneriu.

Technologijos niekada nepakeis patikimo vairuotojo, kuris saugiai vairuoja lietuje, arba vadybininko, kuris padės išspręsti nenumatytą problemą pasienyje. Tačiau technologijos leidžia šiems žmonėms dirbti efektyviau, o jums – jausti ramybę. Užsakymo procesas internetu yra tiltas tarp jūsų verslo ir pasaulio. Jis sujungia, greitina ir užtikrina, kad jūsų produktai pasieks pirkėją laiku. Raginu jus nebijoti eksperimentuoti ir naudotis šiomis galimybėmis, nes logistika turi tarnauti jums, o ne atvirkščiai.