Užsakymo procesas į Vokietiją: paprastas ir greitas

Vokietija – tai ne tik Lietuvos kaimynė, bet ir viena stipriausių ekonomikų visoje Europoje. Kasdien tarp šalių keliauja tūkstančiai prekių siuntų, dokumentų bei krovinių. Esąs šioje srityje daugiau nei dvidešimt metų, galiu drąsiai teigti: logistika nėra rocket science (raketa), tačiau ji reikalauja sistemos, žinių ir tikslumo. Daugelis klientų, pirmą kartą kreipiantysis dėl siuntos į Vokietiją, dažnai jaučia nerimą. Ar siunta pasieks tiksliai laiku? Ar reikės rūpintis papildomais dokumentais? Kaip užtikrinti, kad brangūs daiktai nenukentės?

Šiame straipsnyje aš padalinsiu savo patirtį ir paaiškinsiu, kaip šiuolaikinės logistikos kompanijos sugeba užtikrinti paprastą bei greitą užsakymo procesą. Svarbiausia, ką reikia suprasti – tai, kad procesas atrodo sudėtingas tik iš išorės. Kai žinomi algoritmai ir taisyklės, viskas vyksta kaip pasakyta: lengvai, greitai be nereikalingų rūpesčių. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums, kaip klientui, tektų tik patvirtinti užsakymą ir laukti pristatymo, o visa techninė pusė liktų mūsų petų atsakomybėje.

Šiandienos rinkoje laikas – tai pinigai. Verslo klientams negalima leisti laukti dienų dėl biurokratinių klaidų. Todėl, pasiruošęs profesionalus, pasakysiu: efektyvumas prasideda ne nuo to, kai vairuotojas užveda variklį, o tada, kai jus užpildote paprastą formą arba paskambinate mums. Pažiūrėkime, kaip visa tai veikia žingsnis po žingsnio ir atsakykime į dažniausiai kylančius klausimus, kad jūsų kitas užsakymas į Berlyną, Miuncheną ar Hamburgą būtų sklandžiausias įvykis šią savaitę.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos man teko girdėti per savo ilgametę praktiką. Atsakymai į juos padės jums suprasti ne tik techninę pusę, bet ir psichologinį užsakymo procesą.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš karto?

Viskas prasideda nuo informacijos. Profesionalus logistikoje žino, kad netikslūs duomenys pradžioje sukelia didžiausias problemas vėliau. Norint užtikrinti, kad procesas būtų paprastas ir greitas, iš karto turite pateikti tris pagrindinius dalykus: ką vežate (krovinio pavadinimas, svorį, matmenis), iš kur ir kur reikia vežti (adresus su pašto kodais) bei pageidaujamą pristatymo laiką.

Jei šie duomenys tikslūs, mūsų sistema gali iš karto pateikti tikslią kainą ir laiko grafiką. Dažnai klientai klausia: „Ar reikia eiti į biurą?“ Šiuolaikinėje logistikoje – ne. Užsakymą galite pateikti telefonu, el. paštu arba užpildydamai internetinę formą. Mano patirtis rodo, kad geriausias rezultatas pasiekiamas, kai klientas nufotografuoja krovinį ir nusiunčia mums – taip išvengiame nesusipratimų dėl dydžio ar pakavimo būklės. Pradžiai užtenka tik šių žingsnių – visa kita imamės savęs.

2. Kokius dokumentus reikia paruošti siuntai į Vokietiją?

Nors abi šalys yra Europos Sąjungoje ir erdvėje be vidaus pasienio kontrolės, dokumentacija vis dar yra logistikos kraujas. Pagrindinis dokumentas yra prekių siuntos kvitas (CMR) arba eksporto sąskaita-faktūra. Jei vežate prekes prekybai, būtina turėti tinkamai išpildytą sąskaitą-faktūrą, kurioje nurodytas prekių pavadinimas, kiekis, vertė ir prekių kodas (TN VED kodas).

Vokietija yra labai disciplinuota šalis, todėl tenkstantys vokiečiai gali paprašyti šių dokumentų netgi tada, kai to nereikalauja Lietuvoje. Mano patarimas: visada turėkite kopiją sąskaitos-faktūros ant siuntos arba perduokite ją vairuotojui. Jei siunčiate asmeninį daiktą (ne prekybai), rekomenduoju parašyti „Priskirta daiktų sąrašą“ (Packing List), kad išvengtumėte nesusipratimų muitinėje arba su gavėju. Be dokumentų siunta gali užstrigti, o tai prieštarauja „greito“ proceso principui.

3. Kiek laiko trunka siuntos pristatymas į Vokietiją?

Standartinis terminas – 24–48 valandos nuo krovinio įkėlimo. Vokietija yra arti, o kelių infrastruktūra ten yra viena geriausių pasaulyje. Tačiau, kaip ekspertas, privalo pridurti: „priklauso“. Visiems suprantamas terminas „rytoj“ gali pasikesti, jei kalbame apie didelę mišrio krovinio mašiną, kuri turi aplankyti dešimt vietų.

Jums, kaip klientui, svarbu suprasti, kad „greitai“ reiškia efektyviai. Jei užsakote ekspress pristatymą (maža siunta automobiliu), ji gali atvykti net tą pačią dieną arba kitą rytą. Jei tai didelis krovinių vežimas sunkvežimiu, planuokite 1–2 dienas. Per savo dvidešimt metų mačiau, kaip vairuotojai dėl savo profesionalumo sugeba „išspausti“ laiką net ir esant dideliems eismo kamščiams prie Kauno arba Varšuvos, tačiau realistiškai vertinkite galimybes. Geriausias logistikos partneris visada pasakys tikrąją datą, o ne tai, ką norite girdėti.

4. Kaip suskaičiuojama siuntos kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodaros formavimas logistikoje nėra paslaptis, bet ji yra daugialypė. Pagrindiniai veiksniai yra atstumas, svoris ir tūris. Čia dažnai kliūva akmuo – klijentai dažnai pamiršta apie tūrį. Vokietijos keliai brangiai, o vietos automobilyje ribotos. Jei vežate plunksnas (lengvas, bet didelis kiekis), mokėsite už tūrį (tūrinis svoris). Jei metalą – už fizinį svorį.

Taip pat kainą įtakoja krovinio tipas. Paprasta paletė su dėžėmis kainuos mažiau nei kuriama siunta, reikalaujanti manipuliavimo su kranu, arba temperatūros režimo (šaldytuvas) palaikymo. Dar vienas dalykas – kuro kainos ir mokesčiai už įvažiavimą į miestus (pvz., į „Umweltzone“ – ekologines zonas Vokietijos miestuose). Profesionali kompanija visada pateikia aiškų sąskaitą su išskirtomis eilutėmis, kad jums nebūtų staigmenų. Pasirašydami sutartį, klauskite, ar kaina yra fiksuota, ar ji gali keistis atsižvelgiant į papildomas paslaugas (pavyzdžiui, pristatymą su keltuvu).

5. Ar galima sekti savo siuntą realiu laiku?

Absoliučiai taip. Anksčiau, prieš dvidešimt metų, tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo degalinėje. Šiandien technologijos leidžia mums matyti mašinos vietą GPS sistema tikslumu iki kelių metrų.

Kai užsakote siuntą, gausite sekimo numerį arba nuorodą. Jūs galite stebėti, kada krovinius paėmė, kur dabar yra vairuotojas ir kada numatomas pristatymas. Tai duoda ramybę. Mano patirtis rodo, kad vokiečių klientai yra itin reikalaujantys tikslumo, todėl jų pristatymo langai yra griežti (pvz., nuo 8:00 iki 9:00 ryto). Sekimo sistema leidžia mums koordinuoti vairuotojo darbą taip, kad jis nepraleistų to laiko. Jei matote, kad siunta stovi vietoje per ilgai, nedelskite ir kreipkitės į dispatcherių – mes iškart sužinosime priežastį (techninė trukmė, eismas ar muitinė).

6. Kokius daiktus draudžiama vežti į Vokietiją?

Čia reikia būti ypač atidžiems. Vokietija turi griežtus taisykles, ypač susijusias su ADR pavojingais krovinais. Įprasti draudžiami daiktai yra narkotikai, ginklai be leidimų, padirbti pinigai ir kai kurios augalų ar gyvūnų rūšys (be veterinarinių pasų).

Tačiau dažnai klientai neįsivaizduoja, kad pavojingais gali būti ir dažniausiai naudojami chemikalai – dažai, aerozoliai, akumuliatoriai. Jei vežate senus automobilius ar techniką, turi būti išvalytas degalų bakas (išskyrus likutį važiavimui). Vienas iš mano nemaloniausių atvejų buvo, kai klientas bandė išvežti senas vaistus be recepto – tai buvo sustabdyta ir bauda buvo didelė. Visada klauskite: „Ar šis daiktas yra įtrauktas į pavojingųjų sąrašą?“. Geriau pasitikrinti anksčiau nei vėliau spręsti problemas su policija.

7. Kas nutinka, jei siunta sugenda ar dingsta kelyje?

Tai klausimas, kurį visada užduoda protingi klientai. Nors statistiškai tai nutinka labai retai (ypač tarp patikimų pervežėjų), rizika visada egzistuoja. Čia įsijungia draudimas. Pagal CMR konvenciją, pervežėjas atsakingas už krovinį nuo priėmimo momento iki perdavimo.

Jei pastebite pažeidimą pristatymo metu, būtina tai užfiksuoti. Vokiečiai šiuo atžvilgiu yra disciplinuoti – jie iš karto surašo protokolą (Schadensprotokoll). Jūs taip pat turite tai padaryti. Negalima pasirašyti pristatymo dokumentų su pastaba „be prierašų“, jei dėžės sutrupdytos. Mano patarimas: visada įsigykite papildomą draudimą, ypač jei siunta verta daugiau nei standartinis CMR limitas (apie 8,33 SDR už kg). Tai nedidelė investicija, kuri užtikrina pilną ramybę. Mūsų kompanija visada padeda surašyti pretenzijas ir taip greitai išspręstą šią nepageidaujamą situaciją.

8. Ar reikia rūpintis pakavimu?

Taip, pakavimas – tai pusė sėkmės. Mes galime suteikti patarimus ar net pasiūlyti pakavimo paslaugas, tačiau klientas dažniausiai pats ruošia siuntą. Pagrindinė taisyklė: krovinis negali judėti viduje. Jei tai dėžės, jos turi būti užklijuotos tvirtai. Jei tai paletės – jos turi būti apvyniotos stretch plėvele ir užfiksavus juostomis.

Vokietijoje gavėjai dažnai atsisako priimti sugadintą siuntą, nes tai jiems sukuria papildomų rūpesčių su grąžinimu. Per savo karjerą mačiau, kaip blogai užfiksuota ant paletės viena dėžė nukrito ir sužalojo kitas brangias prekes. Naudokite kokybiškas medžiagas. Jei siuntate trapų daiktą (stiklas, elektronika), naudokite putplasčio plokštes ir burbuliukinę plėvelę. Gerai supakuota siunta išvengia ne tik fizinių pažeidimų, bet ir drėgmės poveikio.

9. Kokios yra pristatymo galimybės: „iš durų į duris“ arba į terminalą?

Šis pasirinkimas priklauso nuo jūsų biudžeto ir poreikių. „Iš durų į duris“ (Door-to-Door) yra patogiausias variantas. Mūsų vairuotojas atvyksta pas jūsų sandėlį ar namus, įkelia daiktus ir veža tiesiaiiai prie gavėjo durų Vokietijoje. Tai idealu tiems, kurie nori taupyti laiką.

Alternatyva – pristatymas į terminalą. Jūs atvežate siuntą į mūsų terminalą Lietuvoje, o Vokietijoje gavėjas ją pasiima iš mūsų partnerio terminalo. Tai gali būti pigiau, tačiau reikalauja jūsų ir gavėjo pastangų. Taip pat yra galimybė „iš durų į terminalą“ arba „iš terminalo į duris“. Mano kaip eksperto nuomonė: jei krovinys vertas laiko arba yra sunkiai manipuliuojamas, visada rinkitės „iš durų į duris“. Skirtumas kainoje dažnai nėra toks didelis, kad verta rizikuoti patogumu ir saugumu.

10. Kodėl verta rinktis patikimą pervežėją su ilga patirtimi?

Rinkoje gausu „bilietų“ prekeivių, kurie tiesiog perparduoda užsakymus nežiūrėdami, kas juos vykdys. Kodėl verta pasirinkti mus? Todėl, kad per 20 metų išmokome spręsti problemas, dar joms nepasirodžius. Mes žinome, kur Vokietijoje yra tinkamos poilsios vietos sunkvežimiams, kurios degalinės turi reikiamus keltuvus, ir kaip susitarti su griežtais vokiečių sandėlininkais.

Patikimas pervežėjas tai ne tik vairuotojas, bet ir visa komanda: dispečeriai, kurie seka situaciją 24/7, logistikai, kurie planuoja maršrutus taip, kad išvengtume eismo spūsčių, ir klientų aptarnaujantys specialistai, kurie visada sužino, kur yra jūsų siunta. Pasirinkdamas profesionalus, jūs užtikrinate, kad net jei kils nesklandumų (pavyzdžiui, sugedus mašinai), mes turime planą B ir greitai paversime kitą transportą. Saugumas ir ramybė – tai tai, ką už mokamus pinigus gaunate pas ekspertus.

Išvada

Užsakymo procesas į Vokietiją iš tiesų gali būti paprastas ir greitas, jei jis yra pasitiktas su žiniomis ir pasirinkta teisinga partneriu. Kaip žmogus, kuris praleido dešimtmetį šiame amžiuje stebėdamas, kaip keičiasi logistika, galiu užtikrinti: technologijos ir patirtis padarė savo darbą. Mes jau nebegyvename laikais, kai reikėjo savaitėmis laukti, ar siunta peržengė sieną.

Raktas į sėkmę yra komunikacija. Nedelskite klausti, jei kažkas neaišku. Pateikite tikslų krovinio aprašymą, pasirūpinkite kokybišku pakavimu ir pasitikėkite savo pervežėjo ekspertine žinia. Vokietija – tai rinka, kurioje geriau kalba veiksmai ir tikslumas, o ne žodžiai. Pasiruošęs klientas yra geriausias klientas, o pasiruošęs logistikos partneris – garantas už tai, kad jūsų prekės pasieks paskirtį laiku ir sveikos.

Tikiuosi, kad šis straipsnis atsakė į jūsų neaiškumus ir suteikė pasitikėjimo užsakyti transportavimą. Logistika turėtų tarnauti verslui, o ne trukdyti ji. Pasirinkdami profesionalų paslaugas, jūs iš tiesų pasirenkate laisvę ir efektyvumą. Mūsų duris (ir telefonus) visada atidaryti tiems, kurie nori patirti šį „paprastą ir greitą“ procesą praktikoje.