Užsakymo procesas į Vokietiją paprastas ir aiškus dabar: Vadovas verslui ir klientams

Įvadas

Vokietija jau daugelį dešimtmečių išlieka ne tik pagrindine Lietuvos prekybos partnere, bet ir logistikos širdimi visoje Europoje. Kas antras krovinys, išvykstantis iš Lietuvos arba atvykstantis į ją, susijęs būtent su šia šalimi. Dar prieš dvidešimt metų situacija buvo visai kitokia: telefono ryšys su vairuotoju buvo brangus ir nestabilus, dokumentai buvo spausdinami ant popieriaus kopijavimo mašinėlėse, o krovinių sekimas buvo daugiau mitas nei realybė. Tačiau laikai keitėsi, ir kartu su jomis pasikeitė bei supaprastėjo visi tarptautinių pervežimų procesai.

Šiandien, turint daugiau kaip dvidešimt metų patirties šioje srityje, galiu drąsiai pasakyti: užsakymo procesas į Vokietiją niekada nebuvo toks paprastas ir skaidrus kaip dabar. Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, jog logistika yra sudėtingas biurokratinis aparatas, technologijos ir standartizavimas padarė savo darbą. Šiuo metu visa operacija nuo užklausos iki kroviniui pasiekus gavėją galėtų vykti be jokio popieriaus naudojimo, o visa informacija yra kliento rankose per kelias sekundes.

Šiame straipsnyje aš, kaip ilgą metų patirtį sukauptęs logistikos ekspertas, paaiškinsiu, kaip šiuolaikinė sistema veikia. Mes nemeigsime, kad iššūkių nebėra – jų visada yra, tačiau dabar jas spręsti yra žymiai efektyviau. Suprasdami procesą nuo A iki Z, ne tik sutaupysite savo laiką, bet ir išvengsite nereikalingų rūpesčių bei finansinių nuostolių. Svarbiausia – žinoti, ką tiksliai reikia padaryti ir ką tiksliai reikia paprašyti iš savo pervežėjo.

Toliau pateikiame išsamų atsakymų į dažniausiai užduodamus klausimų (DUK) sąrašą, padėsiantį susidaryti pilną vaizdą apie tai, kaip vyksta krovinių gabenimas į Vokietiją šiandien.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kaip pradedamas užsakymo procesas ir kuo tiksliai informacija reikalinga?

Viskas prasideda nuo užklausos. Anksčiau reikėdavo skambinti, siųsti faksus ar atvykti į biurą, o šiandien viskas vyksta el. paštu arba specialiose platformose. Norint, kad procesas būtų "paprastas ir aiškus", jis turi prasidėti nuo tikslios informacijos. Nereikia būti logistikos specialistu, kad pateiktumėte duomenis, tačiau šie duomenys turi būti tikslūs.

Jums reikės nurodyti krovininio svorį (bruto svoris) ir tūrį (ilgis, plotis, aukštis). Tai yra pagrindas, pagal kurį skaičiuojama kaina. Taip pat būtinos adresos: kur krovinys turi būti paimtas (siuntėjo adresas) ir kur jis turi būti pristatytas (gavėjo adresas Vokietijoje). Jei krovinys yra ne standartinis (pvz., perilgumas, per sunkus, reikalaujantis spec technikos), apie tai būtina pranešti iš karto. Dar vienas svarbus dalykas – prekių pavadinimas ir jų vertė. Vokietijoje griežtai tikrinami krovinių aprašymai, o netikslus pavadinimas gali sukelti problemų muitinėje arba sukrautymo metu. Kai turite šiuos duomenis, užsakymo proceso inicijavimas trunka ne ilgiau kaip kelias minutes.

2. Kokius dokumentus reikia parengti kroviniui vežti į Vokietiją?

Nors Vokietija yra ES narė ir tai yra vidinė rinka, dokumentacija išlieka pagrindas. Svarbiausias dokumentas yra prekių važtaraštis, dažniausiai vadinamas CMR sąskaita (CMR waybill). Šis dokumentas patvirtina pervežimo sutartį, krovinio priėmimą ir atsakomybę. Šiuo metu vis dažniau naudojami elektroniniai CMR (e-CMR), kurie dar labiau supaprastina procesą – nereikia spausdinti popieriaus, pasirašyti ant spaudinų ir skubėti nufotografuoti dokumentą prieš išvykstant.

Be to, būtina turėti prekių sąskaitą-faktūrą (Commercial Invoice). Ji reikalinga ne tik muitinės kontrolės atveju (jei kyla abejonių), bet ir apsidraudimo bei krovinių buvimo įrodymui. Jei vežate specialias prekes (pvz., alkoholį, tabaką, vaistus ar chemines medžiagas), gali prireikti papildomų leidimų, licencijų arba deklaracijų (pvz., ADR sertifikatai pavojingiems kroviniams). Dabartinės sistemos leidžia visus šiuos dokumentus patalpinti debesų saugykloje ir suteikti prieigą vairuotojui bei klientui realiu laiku.

3. Ar reikia eiti per muitinę, kai vežama į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra Europos Sąjungos nariai, standartinės prekės keliauja be muitinės formalumų – tai yra "laisvasis judėjimas". Tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl procesas tapo toks paprastas. Nereikia deklaruoti krovinių sienoje, mokėti muito ar ilgai laukti patikros.

Tačiau čia yra vienas svarbus "bet". Jei jūsų įmonė nėra registruota PVM mokėtoja Vokietijoje arba vežate prekes, kurios yra akcizuotos (alkoholis, degalai, tabakas), vis tiek gali būti taikomi specialūs reikalavimai, pvz., EMCS sistemojeregistruojamas akcizo ženklų judėjimas. Be to, Vokietijos muitinė yra griežta ir atlieka rizikos valdymą. Jei krovinys atrodo įtartinas arba jo aprašymas nesutampa su turiniu, gali būti atlikta papildoma patikra. Tačiau 95% atvejų standartinis krovinys į Vokietiją keliauja kaip per vidines rajonus – be stabdymų ir dokumentų patikrinimo sienoje.

4. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas anksčiau buvo "juodoji dėžė", o šiandien ji yra labai transparanti. Pagrindiniai komponentai yra nuviliojimas (kaina už maršrutą) ir kuro priedas. Kuro priedas kinta kas savaitę priklausomai nuo pasaulinio naftos kainų, todėl visada žiūrėkite, ar kainos pasiūlyme nurodytas "fuel surcharge".

Taip pat labai svarbus Vokietijoje yra kelių mokesčio elementas – "MAUT". Vokietija turi vieną brangiausių kelių mokesčių sistemų Europoje sunkiesiems sunkvežimiams. Šis mokestis yra įskaičiuotas į galutinę vežėjo kainą. Taip pat į kainą įeina vairuotojo darbo užmokestis (pagal Vokietijos tarifus, kurie yra aukštesni nei Lietuvoje), techninė priežiūra ir įmonės marža. Jei reikalingos papildomos paslaugos – "liftas" (keliamasis prietaisas), pristatymas su įrangos iškrovimu arba darbo dienos pabaigos pristatymas – tai viskas yra papildomai apmokestinama. Užklausias kainą, gausite išsamų sąrašą, iš ko ji susideda, todėl nėra jokių "paslėptų" mokesčių.

5. Kiek laiko trunka krovinio pristatymas?

Technologiškai ir fiziškai atsižvelgiant, maršrutas Vilnius–Berlynas ar Vilnius–Miunchenas gali būti įveikiamas per 12–16 valandų. Tačiau praktikoje visada nurodomas 1–2 dienų terminas. Kodėl? Todėl, kad procese yra žmogaus faktorius ir apkrovos.

Jei užsakote "FTL" (Full Truck Load – pilna sunkvežimio mašina), krovinys nuvežamas tiesiai, be sustojimų, ir dažniausiai atvyksta per 24 valandas. Jei tai yra "LTL" (Less than Truck Load – dalinis krovinys), tada jis keliauja susidedant su kitais krovinais, reikia laukti, kol mašina užsipilda, ir atvykimas gali užtrukti iki 2–3 dienų. Taip pat reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio režimus. Naujieji Europos reglamentai draudžia vairuotojams vairuoti tam tikrą laiką be ilgesnio pertraukos, todėl net jeigu kelias trunka 10 valandų, gali tekti laukti, kol vairuotojas atsipalaiduos. Dabar, d�ka GPS sekimo, galite matyti tikslų numatomą atvykimo laiką (ETA), kuris atnaujinamas automatiškai.

6. Ar galiu sekti savo krovinį realiu laiku?

Absoliučiai taip. Tai yra vienas didžiausių patobulinimų, padariusių procesą aiškių klientui. Anksčiau tekdavo skambinti dispečeriui ir klausti "kur yra vairuotojas?", o dispečeris turėdavo skambinti vairuotojui. Dabar visiškai kitokia situacija.

Modernūs sunkvežimiai yra aprūpinti GPS imtuvais, kurie siunčia duomenis į centrines sistemas. Jums kaip klientui suteikiamas prisijungimas prie klientų portalo arba nuoroda, kurioje matote mašinos vietą žemėlapyje, jos greitį ir numatomą atvykimo laiką. Kai mašina artėja prie pristatymo vietos, sistemos automatiškai gali išsiųsti pranešimą (SMS arba el. paštu) gavėjui, kad jis pasiruoštų priimti krovinius. Tai eliminuoja neapibrėžtumą ir leidžia geriau planuoti savo (arba savo kliento) darbą Vokietijoje.

7. Kas yra "Incoterms" kodai ir kodėl jie svarbūs užsakant?

Nors tai atrodo kaip sausa teisinė kalba, "Incoterms" (tarptautinės pristatymo sąlygos) nulemia, kas kuria momentą atsakingas už krovinių ir rizikos perėmimą. Dažniausiai naudojami kodai yra EXW (ex works – iš gamybos vietos), FCA (Free Carrier), DAP (Delivered at Place – pristatyta į vietą) ir DDP (Delivered Duty Paid – pristatyta su mokesčiais sumokėtais).

Nors į Vokietiją nereikia mokėti muito, DDP sąlyga reiškia, kad siuntėjas apmoka visą pristatymą iki gavėjo durų, įskaitant iškrovimą. DAP – pristatyma iki vietos, bet iškrovimas yra gavėjo rūpestis. EXW reiškia, kad pervežėjas turi tik atvykti pas siuntėją Lietuvoje, pakrauti ir vežti, o visi kiti dalykai – gavėjo galva. Suprasdami šiuos kodus, išvengsite situacijos, kai mašina atvyksta į Vokietiją, o gavėjas nenori iškrauti, manydamas, kad tai ne jo pareiga. Aiškus susitarimas dėl sąlygų iš karto pašalina konfliktus.

8. Ką daryti, jei krovinys pažeistas arba dingsta?

Tai yra bjaurus dalykas, apie kurį negalima užmiršti, nors tikimės, kad tai neatsitiks. Profesionali logistika numena ir šį scenarijų. Jei pastebite pažeidimą iškraunant krovinius Vokietijoje, pirmiausia ir svarbiausia – nedelsdami užfiksuokite tai ant CMR važtaraščio. Būtinai parašykite pastabą "Prekės pažeistos" (angliškai arba vokiškai "Goods damaged") ir pasirašykite kartu su vairuotoju. Jei to nepadarysite ir pasirašysite "švariai", vėliau bus labai sunku įrodyti žalą.

Visi kroviniai yra apdrausti pagal tarptautinius konvencijas (dažniausiai CVR/CMR draudimas), tačiau standartinė draudimo suma yra ribota (pvz., 8.33 SDR vienui kilogramui). Jei vežate brangias prekes, rekomenduojama sudaryti papildomą draudimą ("Visais rizikos atvejais"). Procesas dabar yra toks: prisijungiate prie savo kliento skydeliaus, užpildžiate elektroninę pranešimo apie žalą formą, prisegiate nuotraukas, ir procesas pradedamas be jokio popieriaus rašymo. Drąsiai kreipkitės į savo vadybininką – jis yra čia tam, kad padėtų išspręsti šias problemas.

9. Ar yra kokių nors specialių taisyklių, būtent Vokietijai būdingų?

Vokietija yra disciplinuota šalis, ir tai matyti logistikoje. Vienas svarbiausių dalykų – vairuotojų darbo laiko ir poilsio kontrolė bei transporto priemonių techninė būklė. Vokietijos policija dažnai tikrina sunkvežimius. Jei mašina arba dokumentai yra netvarkingi, gresia didžiuliai baudos.

Taip pat yra specifiniai pristatymo laikai. Vokietijoje labai populiarios "tiekimo grandinės" (Just-in-Time) pristatymai. Tai reiškia, kad krovinys turi atvykti ne kažką dieną, o tiksliai nurodytu 15 minučių langu. Jei vėluojate 10 minučių, sandėlis gali nepriimti krovinių, ir teks vežti juos atgal ar laukti iki kito dienos. Dabar, naudojant modernias sistemas, vairuotojai gauna pranešimus, kada tiksliai gali užeiti į vartus ("Slot"), todėl laikplanų laikymasis tapo žymiai lengvesnis nei prieš 20 metų.

10. Kodėl verta rinktis patikimą pervežėją, o ne pigiausią pasiūlymą?

Rinka pilna pasiūlymų, ir kainos gali skirtis žymiai. Tačiau, kaip žmogus, kuris šioje srityje dirba ilgai, galiu pasakyti: pigiausias kainos pasiūlymas dažnai pasidaro brangiausias išlaida. Kodėl? Todėl, kad pigūs pervežėjai taupo ant visko: mašinų techninės priežiūros, vairuotojų kvalifikacijos, o kartais ir – drąsiai sakant – legalumo.

Pasirinkus profesionalią bendrovę, jums suteikiamas ne tik mašina, bet ir konsultacija, draudimo garantijos, 24/7 pagalba lietuvių kalba ir aiškus procesų valdymas. Jei atsiranda problema, patikimas partneras ją išsprendžia. Jei pasirenkate "vaiduoklį" firmą, kurią raste internete ir kurios biuras yra tik virtualus adresas, kilus problemai jūs liksite vienas su savo kroviniu ir pykinčiu vokišku klientu. Procesas yra paprastas tik tada, kai juo valdo profesionalai.

Išvada

Apibendrinant, galime drąsiai teigti, kad užsakymo procesas į Vokietiją šiandien yra pasiekęs tokį lygį, kad net ir labai sudėtingi logistikos sprendimai tampa prieinami ir suprantami kiekvienam. Nuo tada, kai prieš dvidešimt metų teko spręsti iššūkius be mobiliojo ryšio ir elektroninių sistemų, mes peržengėme milžinišką kelą. Dabar technologijos, standartizuotos procedūros ir ES reglamentacija sukuria aplinką, kurioje informacija skaidri, o krovinys saugus.

Tai, ką jums reikia padaryti, yra gana paprasta: tiksliai apibrėžkite savo poreikius, pasirūpinkite kokybiška dokumentacija ir pasitikėkite savo logistikos partneriu. Likusį – maršrutų planavimą, vairuotojų koordinavimą, kelių mokesčių apskaitą ir netikėtumų valdymą – mes imamės į savo rankas.

Užsakymo paprastumas kyla ne iš to, kad nėra ką daryti, o iš to, kad visi sudėtingi procesai yraautomatizuoti ir paslėpti po dangčiu. Jūsų verslas gali susitelkti ties prekyba ir gamyba, o kroviniui saugiai pasiekti Vokietijos rinką užtenka kelų mygtukų spustelėjimų arba trumpo skambučio. Tai yra šiuolaikinė logistika – greita, aiški ir efektyvi.