Užsakymo procesas į Vokietiją: lengvas ir intuityvus

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka ne tik Lietuvos pagrindine prekybos partnere, bet ir didžiausia logistikos sankryža visoje Europoje. Kasdien tūkstančiai tonų krovinių kerta šias sienas, o vokiškas tikslumas ir poreikis veikti „just-in-time“ (laiku) reikalauja itin gerai organizuoto pervežimo proceso. Dažnai klientai, kurie nėra susidūrę su profesionalia logistika, gali manyti, kad siuntos išsiuntimas į Vokietiją yra sudėtingas, biurokratiškas ir pilnas nepageidaujamų staigmenų. Tačiau, turint daugiau nei dvidešimt metų patirtį šioje srityje, galiu drąsiai teigti: tvarkingai organizuotas užsakymo procesas gali būti ne tik sklandus, bet ir visiškai intuityvus.

Šiame straipsnyje aš padėsiu suprasti, kaip veikia šiuolaikinė tarptautinė logistika, ir paaiškinsiu, ką tikėtis užsakant pervežimus į Vokietiją. Mes nušluostysime mistiką iš dokumentų, terminų ir techninių reikalavimų, paliekant jums aiškų veiksmų planą. Svarbiausia tai, kad šiandien technologijos ir patirtis leidžia visą procesą suvaldyti vos keliais paspaudimais, išlaikant aukštą kontrolės lygį.

Nors Vokietija yra Europos Sąjungos narė, ir tai labai palengvina muitinės procedūras, šios šalies specifika – nuo griežtų kelių normų (Maut) iki specifinių iškrovos laikotarpių (Lieferzeitfenster) – reikalauja profesionalumo. Sekantis šiomis gairėmis ir suprasdamas procesą, Jūsų verslas gali veikti be stabdžių, o klientai Vokietijoje gaus savo prekes laiku ir nepažeistos. Žemiau pateikiamas išsamus vadovas, padėsiantis Jums suvaldyti šį procesą kaip tikrasis profesionalas.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Ką aš turiu žinoti ir paruošti prieš užsakydamas pervežimą į Vokietiją?

Prieš kreipiantis į logistikos partnerį, reikia turėti nustatytus pagrindinius parametrus, kurie lemia ne tik kainą, bet ir pervežimo būdą. Pirma ir svarbiausia – tiksli krovinio charakteristika. Jums reikės žinoti ne tik bendrą svorį, bet ir tikslius išmatavimus (ilgį, plotį, aukštį). Kodėl tai taip svarbu? Vokietijoje griežtai kontroliuojami kelių svorio limitai, o kai kurie miestai turi apribojimai sunkvežimiams (Environmental Zones – „Umweltzone“). Be to, krovinio tipas (paletės, gabenai, neįprastos formos kroviniy) lemia, ar reikės tentinės puspriekabės, ar šaldytuvo, ar automobilio su „žiobru“ (krautuva).

Antroji svarbi informacija – adreso detalės. Vokietijoje dažnai nutinka, kad navigacija nurodo bendrą įmonės centrą, tačiau realus prekių priėmimas (Warenannahme) gali būti kitoje gatvėje ar net mieste. Taip pat būtina žinoti, ar yra galimybė atsitraukti sunkvežimiui (ar reikia mažesnės transporto priemonės 7.5 t, 3.5 t) ir ar vietoje yra keltuvas ar krautuvas iškrovai. Jei šios detalės žinomos iš anksto, išvengsite papildomų pristatymo bandymų mokesčių.

2. Kaip suformuojama kaina ir kiek laiko galioja pasiūlymas?

Kainos formavimas tarptautiniuose pervežimuose yra kompleksinis procesas, priklausantis nuo kintamųjų. Pagrindiniai komponentai yra kuro kaina, vairuotojo darbo laikas ir rinkos pasiūla/paklausa. Vokietijoje taip pat taikomi kelių mokesčiai už sunkvežimius (LKW-Maut), kurie įtraukiami į galutinę sumą. Taip pat įtakos turi sezoniškumas – pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar statybų sezono pradžią kainos gali šokti dėl trūkumo laisvų automobilių.

Profesionalus ekspertas visada pateiks išsamų pasiūlymą, kuriame bus nurodyta, kas įeina į kainą (ar įskaičiuota iškrova, ar yra „ad hoc“ pristatymo mokestis). Pasiūlymo galiojimo laikas paprastai svyruoja nuo 3 iki 7 dienų, ypač jei nėra pasirašyta ilgalaikė sutartis. Jei Jūsų krovinys nėra skubus, verta pasitikslinti, ar galima užsakyti pervežimą su lankstesniais terminais (pvz., 3-4 dienų pristatymo lankstumas), kas dažnai leidžia sutaupyti iki 10–15 proc. sumos.

3. Kokie dokumentai yra būtini siuntai į Vokietiją, jei abi šalys yra ES narių?

Nors Lietuva ir Vokietija yra Europos Sąjungoje, tai nereiškia, kad važiuojame „tuščiomis“. Kiekvienas krovinys turi būti legaliai dokumentuotas. Svarbiausias dokumentas yra prekių eksporto invoice (komercinė-sąskaita faktūra). Ji turi būti parašyta vokiškai arba angliškai, nurodant tikslią prekių vertį, svorį, prekių kodus (HS kodus – tai labai padeda muitinės kontrolei) ir kilmės šalį.

Be to, būtinas važtaraštis (CMR). Tai pagrindinis vežimo sutarties dokumentas, kurį pasirašo siuntėjas, vežėjas ir gavėjas. CMR patvirtina, kad krovinys buvo priimtas pervežimui. Jei pervežame pavojingas krovinius (ADR), reikalingas specialus draudimas ir papildomi protokolai. Nors fizinės muitinės kontrolės (tarp ES šalių) nėra, vokiška policija arba muitinė gali sustabdyti automobilį patikrai, todėl dokumentai turi būti tvarkingi.

4. Kiek laiko trunka siuntos pristatymas į Vokietiją iš Lietuvos?

Standartinis pristatymo laikas priklauso nuo maršruto ir krovinio tipo. Įprastai, kai kalbame apie dalinį krovinį (LTL – Less Than Truckload), kur surenkamos įvairių klientų siuntos, terminas svyruoja nuo 2 iki 4 darbo dienų. Pavyzdžiui, siunta į Berlyną ar Hamburgą gali pasiekti tikslą per 2 dienas, tuo tarpu į Miuncheną arba pietinę Bavariją gali prireikti 3–4 dienų dėl didelio atstumo.

Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL – Full Truckload), procesas yra greitesnis – vairuotojas važiuoja tiesiai į tikslą be sustojimų tarpiniuose terminaluose, todėl pristatymas į bet kurį Vokietijos kampą įvyksta per 24–48 valandas (priklausomai nuo vairuotojo poilsio režimo). Svarbu prisiminti, kad Vokietijoje griežtai laikomasi vairuotojų poilsių ir darbo laiko taisyklių, tad „stumti“ terminą fiziniu požiūriu neįmanoma be pažeidžiant įstatymų.

5. Ar galima sekti siuntos judėjimą realiu laiku, ir kaip tai veikia?

Absoliučiai taip. Šiuolaikinė logistika be technologijų neįsivaizduojama. Kai užsakote pervežimą, Jums dažnai pateikiamas specialus sekimo numeris arba prieiga prie klientų portalo. Naudojant GPS stebėjimo sistemas, galite matyti, kur yra Jūsų krovinys beveik realiu laiku.

Tačiau verta paaiškinti, kas tas „realus laikas“ reiškia praktikoje. Jei tai dalinis krovinys, jis gali šiek tiek „dingti“ iš radaro, kai yra iškraunamas ir pakraunamas tarpiniame sandėlyje (Lietuvoje ar Vokietijoje). Sistemoje tai matomas kaip „Transit“ arba „Terminal operation“. Viską sužinoti išsamiau, visada galite kreiptis į savo logistikos vadybininką, kuris tiesiogiai susisieks su vairuotoju. Vokiškose firmose labai vertinamas tikslumas, todėl dažnai gausite pranešimą apie tai, kad siunta artėja („Vorankündigung“) dar prieš 4 valandas.

6. Kas nutinka, jei mano krovinys yra neįprastų matmenų arba labai sunkus?

Neįprasti kroviniy (out of gauge – OOG) arba sunkiasvoriai reikalauja specialaus plano. Jei Jūsų krovinio svoris viršija 24 tonas (standartinio tentinio sunkvežimio limitas), arba matmenys viršija standartinio tentinio kėbulo ribas (pvz., 3m aukščio), reikės gauti specialius leidimus. Vokietijoje tai yra griežtai reglamentuota.

Procesas šiuo atveju atrodo taip: pateikiate duomenis, mes apskaičiuojame, ar reikia lydinčiojo automobilio, ar kelias reikia uždaryti, ar reikia policijos eskorto. Tai brangesnė paslauga, bet ji užtikrina saugumą ir teisėtumą. Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai nežino, kad netradicinės technikos (pvz., žemės ūkio kombainai ar statybinių elementų konstrukcijos) pervežimas reikalauja ne tik techninio pasiruošimo, bet ir detalaus maršruto planavimo, išvengiant tiltų arba žemų elektros linijų.

7. Kaip veikia krovinio priėmimas (EXW) ir pristatymas (DAP) terminų skirtumas?

Tai vienas dažniausiai painiojamų dalykų. EXW (Ex Works) reiškia, kad Jūs pasiruošiate krovinį savo sandėlyje, o mūsų vairuotojas tik jį pasiima. Šiuo atveju atsakomybė už pakrovimą (įkėlimą į automobilį) gali tekti Jums, nebent susitarsime kitaip. Jei Jūs neturite keltuvojo, verta pasirinkti FCA (Free Carrier) terminą, kai mes įkeliame krovinį.

DAP (Delivered at Place) reiškia, kad mūsų atsakomybė baigiasi tada, kai sunkvežimis atvyksta į nurodytą adresą Vokietijoje. Iškrovos klausimas yra labai svarbus: Vokietijoje dauguma sandėlių turi savo keltuvus, tačiau jei gavėjas jo neturi, arba siunčiate į statybvietę, reikia iš anksto numatyti, kas kraus. Jei šis detales numatomas vadybininkui iš anksto, išvengsite situacijos, kai vairuotojas atvyksta, negali iškrauti ir reikalauja papildomo mokesčio už laukimą.

8. Ar reikalingas muitinės deklaravimas, kai siunčiate prekes į Vokietiją iš Lietuvos?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, fizinės muitinės procedūros (tarpinės kontrolės) nėra. Prekės juda laisvai. Tačiau tai nereiškia, kad prekių apyvartos mokestis (PVM) nebekelia rūpesčių. Atsiskaitant už paslaugas, mums reikia Jūsų PVM mokėtojo kodo. Jei Jūsų klientas Vokietijoje yra PVM mokėtojas, taikoma „0 proc“ PVM tarifas (viduje ES prekyba), ir Jūs pateikiate sąskaitą faktūrą su jo PVM kodu.

Jei prekės siunčiamos privatiems asmenims arba įmonėms, kurios nėra PVM mokėtojai, gali būti taikomas Vokietijos PVM tarifas (paprastai 19 proc.). Nors tai ne „muitinė“ procedūra, tai mokesčių klausimas, kurį reikia tvarkyti teisingai, kad vėliau nebūtų problemų su Vokietijos finansų inspekcija (Finanzamt). Mano patarimas: visada tikrinkite gavėjo PVM kodo galiojimą VMI sistemoje prieš išsiunčiant krovinį.

9. Ką daryti, jei siunta atvyko pažeista arba dingo?

Tai blogiausias scenarijus, bet su kuriuo reikia mokėti elgtis. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – dokumentuoti pažeidimą vietoje. Kai vairuotojas atvyksta į Vokietijos sandėlį, gavėjas privalo patikrinti būklę. Jei yra pažeidimų (sugadinta pakuotė, drėgmė, dėžės sužalotos), tai turi būti užrašyta į CMR važtaraštį su vairuotojo parašu. Be šio įrašo („Premark“), draudimas gali atmesti pretenziją.

Jei pažeidimas pastebimas tik vėliau (pvz., atidarius dėžę sandėlyje), turi būti sudaryta pretenzijos (damage report) aktas per 7 dienas ir nusiųstas vežėjui. Esąs logistikos ekspertas, visada primenu klientams: niekada nepasirašykite „gražaus“ CMR, jei nesate tikri dėl krovinio būklės. Mūsų įmonė visada turi krovinių civilinės atsakomybės draudimą (CMR draudimas), todėl, jei protokolas sudarytas teisingai, žala bus padengta.

10. Kodėl verta rinktis profesionalų logistikos partnerį, o ne tiesiogiai ieškoti vairuotojo?

Rinktis tarpininką (ekspeditorių) vietoj tiesioginio vairuotojo paieškos – tai investicija į ramybę. Vairuotojas gali susirgti, sugedti automobilis arba atsirasti kitas techniškas nenumatytumas. Jei dirbate tiesiogiai su vienu vairuotoju, ir jis sugenda, Jūs likstate be pagalbos. Ekspedicinė įmonė turi alternatyvius sprendimus – parką, partnerių tinklą, galimybę greitai organizuoti pakaitinį transportą.

Be to, ekspeditorius užtikrina dokumentų tvarką, draudimą ir ginčų sprendimą. Mūsų 20 metų patirtis leidžia mums žinoti, kurie vokiečių sandėliai yra patikimi, kaip išvengti „užstrigimo“ pasienio punktuose (nors jie ir yra atviri, tačiau techniniai patikros punktai gali sukelti eiles) ir kaip optimizuoti maršrutą. Mums svarbus ilgalaikis bendradarbiavimas, o ne vienkartinis uždarbis, todėl mes pasirūpinsime, kad Jūsų prekės pasiektų Vokietiją saugiai ir laiku.

Išvada

Užsakymo procesas į Vokietiją iš tiesų gali būti lengvas ir intuityvus, jei jis remiasi žiniomis, patirtimi ir tvarkinga komunikacija. Kaip matėte, sėkmės paslaptis slepiasi ne tiesiog automobilio nuomoje, o detaliame planavime: nuo tikslių krovinių duomenų iki teisingų dokumentų paruošimo ir drąsių sprendimų priėmimo neeiliniams atvejams. Vokietijos rinka yra reikli, bet ji taip pat ir labai pagarbi tiems, kurie sugeba užtikrinti kokybę ir tikslumą.

Nebijykite klausti ekspertų, pasitikrinkite dokumentus ir pasirūpinki savo krovinio sekimu. Logistika nėra magija, tai sistemingas darbas, kurį, atsižvelgiant į šiuolaikines technologijas, galima valdyti itin efektyviai. Tikimės, kad šis vadovas padės Jums jausti pasitikėjimą užsakant kitą siuntą ir kad Jūsų verslo ryšiai su Vokietija tik stiprės.