Užsakomos kelionės – lankstumas ir patogumas viename sprendime

Šiuolaikinis pasaulis verčia mus judėti vis greičiau, o laikas tampa brangiausia valuta. Nesvarbu, ar planuojate didelės korporacijos konferenciją, šeimos šventę, mokinių ekskursiją ar tiesiog norite keliauti su didesne draugų grupe, visada iškylas tas pati problema: kaip nuvežti visus patogiai, saugiai ir laiku? Viešasis transportas dažnai būna nepatogus dėl griežtų grafikų, o kelionės savo automobiliais keliauja ne vieną komandą ir sukuria nereikalingą stresą. Čia į sceną žengia užsakomosios kelionės – paslauga, kuri per pastaruosius du dešimtmečius išaugo iš paprasto autobuso nuomos verslo į pilnavertę, individualizuotą logistikos meno formą.

Dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvidešimt metų, esu matęs, kaip pasikeitė klientų lūkesčiai. Anksčiau užtekdavo tiesiog techninės galimybės nuvežti keleivių grupę iš taško A į tašką B. Šiandien tai nebeužtena. Klientai ieško patirties, ramybės ir galimybės visiškai pasikrauti savo reikalais, o ne rūpintis keliu. Užsakomos kelionės (dar vadinamos čarteriniais skrydžiais arba, kalbant apie žemės transportą, autobusų ir mikroautobusų nuoma su vairuotoju) siūlo lygį laisvės, kurioo sunku įsivaizduoti naudojant standartinius maršrutinius reisus. Tai ne tik pervežimas – tai kompleksinis sprendimas, leidžiantis klientui valdyti laiką, maršrutą ir kelionės atmosferą.

Šiame straipsnyje mes giliai panagrinsime į tai, kaip veikia ši paslauga, ką būtina žinoti planuojant tokias keliones ir kodėl tai dažnai yra ekonomiškiausias ir racionaliausias pasirinkimas grupėms. Mes išnagrinėsime techninius, organizacinius ir finansinius aspektus, kad jūsų organizuojama kelionė būtų ne tik sklandi, bet ir prisimintina dėl teigiamų įspūdžių.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje sekcijoje pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų per ilgus metus šioje srityje. Jie padės jums suprasti subtilybes ir išvengti dažniausių klaidų.

1. Kas tiksliai yra užsakoma kelionė ir kuo ji skiriasi nuo paprasto autobuso bilieto įsigijimo?

Užsakoma kelionė (arba čarteris) yra individualus paslaugos užsakymas, kai transporto priemonė su vairuotoju nuomojama konkrečiam laikotarpiui ir maršrutui, atsižvelgiant į užsakovo poreikius. Skirtumas nuo paprasto bilieto yra radikalus. Perkant bilietą į reguliarių reisų autobusą, jūs prisijungiate prie nustatyto grafiko: turite būti stotyje tam tikru laiku, kelionė vyksta nustatyta maršruto tvarka (su sustojimais tik tam tikrose vietose), o jūsų bagažas yra ribotas. Reguliarus reisas ne lauks, jei grupė pavėluos 5 minutes.

Užsakomoje kelionėje viskas sukurta pagal jūsų tvarkaraštį. Jūs nustatote, iš kur kelsiatės (pavyzdžiui, tiesiai iš biuro kiemo ar namų vartų), kada ir kur sustosite papietauti ar lankytis lankytinoje vietoje. Tai yra jūsų privatus transportas, kuris dirba jums, o ne atvirkščiai. Be to, tokiose kelionėse dažnai galima rinktis aukštesnės klasės transportą su papildomais patogumais, tokiems kaip Wi-Fi, garsinės sistemos, kavinės įranga ar netgi lovos ilgosems kelionėms, ko reguliuojamame transporte paprastai nepasiūloma.

2. Kokioms grupėms labiausiai tinka šios paslaugos?

Užsakomosios kelionės yra universalus sprendimas, tačiau jos ypač naudingos grupėms, kurios sudaro mažiausiai 10-15 žmonių. Dažniausiai mūsų klientai yra įmonių atstovai, organizuojantys verslo keliones, konferencijas, „team building“ renginius ar atvežant darbuotojus iš kitų miestų. Verslo klientams svarbiausia yra efektyvumas: galimybė susirinkti vienoje vietoje ir išvykti kartu, be trikčių susirinkimuose.

Taip pat ši paslauga labai populiari tarp jaunimo – moksleivių ir studentų ekskursijos. Čia svarbu ne tik pervežti, bet ir užtikrinti saugumą bei patogumą, kad jaunuoliai nenuvargtų kelyje. Vestuvių šeimininkai taip pat dažnai renkasi užsakomąsias keliones, kad svečiai saugiai nukeliautų į ceremoniją ir vakarėlio vietą bei grįžtų namo, negalvodami apie vairavimą po alkoholio vartojimo. Sporto klubai, muzikos grupės ir turistinės grupės taip pat yra reguliariai naudojantys šią paslaugą dėl galimybės vežti daug specialios įrangos (instrumentų, sporto inventorius).

3. Kaip anksti reikia planuoti ir užsakyti tokias keliones?

Geriausias atsakymas – kuo anksčiau, tuo geriau. Profesionaliame logistikos pasaulyje planavimas yra raktas sėkmei. Idealus variantas yra užsakyti kelionę mažiausiai 2–4 savaites iki išvykimo, jei kalbame apie Lietuvos maršrutus, ir 1–3 mėnesius iš anksto, jei planuojate tarptautinę kelionę. Kodėl? Todėl, kad geras transportas ir patyrę vairuotojai yra ribotis resursas.

Ypatingai tai pasakytina apie „aukšto sezono“ laikotarpius – pavasario atostogas, gegužės pabaigą (kai baigiamos mokyklos) ir rugsėjo pradžią. Šiuo metu visi geri autobusai gali būti užimti. Vėlyvas užsakymas ne tik gali palikti be pasirinkimo (teks imti senesnės klasės autobusą), bet ir kainuoti brangiau dėl skubos. Taip pat ilgesnėms kelionėms būtina laiku suorganizuoti vairuotojų poilsio režimą ir nakvynes, o geriausi viešbučiai pakeliui taip pat užsipopuliarėja. Esu matęs atvejų, kai klientai kreipėsi savaitę iki didelės tarptautinės kelionės, ir mes turėjome atsisakyti, nes negalėjome legaliai ir saugiai užtikrinti vairuotojų darbo grafiko.

4. Kaip pasirinkti tinkamą transporto priemonę: autobusą, mikroautobusą ar „Vip“ klasės automobilį?

Transporto priemonės pasirinkimas priklauso nuo trijų pagrindinių veiksnių: keleivių skaičiaus, bagažo kiekio ir kelionės ilgio. Dažnai klientai klaidingai mano, kad jei grupėje yra 20 žmonių, jiems tinka 21 vietos mikroautobusas. Tačiau jei kiekvienas keleivis veža didelį lagaminą (pavyzdžiui, kelionės į slidinėjimo kurortus ar oro uostus), toks mikroautobusas gali būti per mažas bagažo skyriui. Tokiu atveju geriau pasirinkti didesnį 30-49 vietų autobusą, kad visi bagažai tilptų saugiai ir nešliumotų keleivių kojų.

Trumpoms kelionėms po miestą ar regioną (iki 3-4 valandų) puikiai tinka modernūs mikroautobusai (pvz., Mercedes Sprinter ar VW Crafter serijos). Jie lankstūs miesto sąlygomis, lengviau įvažiuoja į siauras gatves. Ilgesnėms kelionėms (virš 4 valandų) rekomenduoju didelius autobusus (pvz., Setra, Neoplan, Volvo). Juose keleiviai gali stovėti, išsitiesinti, dažnai yra tualetas, virtuvėlė su karštu vandens arbatos gaminimo įranga. Yra ir „Vip“ klasės pasiūlymų – tai atskiri mikroautobusai su atgal atsilenkiančiais odos sėdynėmis, stalais, galimybėti rengti posėdžius kelyje. Tai brangiau, tačiau verslo klientams tai sutaupo laiką, leidžiant dirbti važiuojant.

5. Kaip susiformuoja kaina ir ar ji yra fiksuota, ar gali keistis?

Kaina susiformuoja pagal kelių pagrindinių komponentų sumą: nuomos kaina už dieną ar valandą, kuro kainos (priklausomai nuo rinkos), vairuotojo(ų) dienpinigiai bei maitinimas, kelių mokesčiai (mokestis už važiavimą keliais, užvažiavimą į miestus, tiltus, tunelius), o tarptautinėse kelionėse – dar ir vietinės licencijos bei mokesčiai už įvažiavimą į zonas (pvz., „Low Emission Zones“ Vokietijoje ar Austrijoje).

Dauguma profesionalių pervežėjų (įskaitant mus) siūlo fiksuotą kainą, kuri nustatoma sudarant sutartį. Tai apsaugo klientą nuo kuro kainos šuolių – jei kuras pabrangs, rizika tenka pervežėjui. Tačiau kaina gali keistis tik tuo atveju, jei klientas pakeičia užsakymo sąlygas: prideda papildomų kilometrų, prailgina kelionės trukmę arba paprašo papildomų sustojimų, kurie nebuvo numatyti pradiniame maršrute. Svarbu suprasti, kad pigiausias pasiūlymas ne visada yra geriausias – labai žema kaina gali reikšti seną autobusą, nepatirtį vairuotojo arba tai, kad į kainą neįskaičiuoti visi reikalingi mokesčiai, kuriuos teks mokėti papildomai vietoje.

6. Kokie yra vairuotojo darbo ir poilsio reikalavimai ir kaip tai įtakoja mūsų kelionę?

Tai vienas svarbiausių techninių aspektų, apie kurį klientai dažnai nemąsto, tačiau jis tiesiogiai lemia kelionės saugumą. Europos Sąjungoje galioja griežti reglamentai (EG 561/2006), kurie riboja vairuotojo darbo laiką. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma pasiimti 45 minučių nepertraukiamą poilsį (arba jį galima padalinti į 15 ir 30 minučių pertraukas). Per parą vairuotojas gali dirbti ne daugiau kaip 9 valandas (galima pratęsti iki 10 valandų ne daugiau kaip 2 kartus per savaitę).

Kas tai reiškia klientui? Jei planuojate kelionę, pavyzdžiui, iš Vilniaus į Paryžių, neįmanoma nuvažiuoti tęstinai vienu vairuotoju. Jums reikės dviejų vairuotojų (pakeitimas vyksta važiuojant) arba reikės planuoti ilgesnę pertrauką (nakvynę). Mūsų patirtis rodo, kad geriau iš karto suplanuoti dviejų vairuotojų komandą, jei kelionė trunka ilgiau nei 10-12 valandų viena kryptimi. Tai užtikrina, kad vairuotojas nebus pavargęs, o kelionė nebus stabdoma dėl privalomo poilsio neplanuotose vietose ir laiku. Saugumas čia yra virš bet kokių taupymo.

7. Ar galima keisti maršrutą kelionės metu, jei grupės nariams ką nors norisi pamatyti?

Taip, vienas didžiausių užsakomųjų kelionių privalumų yra lankstumas. Jei grupė nusprendžia, kad nori sustoti papietauti ne planuotoje užeigoje, o gražioje vietoje pakeliui, arba pamatyti paminklą, kurio nebuvo programoje, tai paprastai įmanoma atlikti. Tačiau čia yra keletas „bet“.

Visų pirma, pakeitimai turi būti derinami su vairuotoju (arba dispečeriu, jei tokius sprendimus priima centras) ir turi būti įmanomi techniniu bei laiko požiūriu. Jei sustojimas užtrunka ilgiau nei planuota, gali pavėluoti į kitą planuotą renginį ar viešbutį. Antra, jei pakeitimas reiškia didesnį nuvažiuotų kilometrų skaičių nei buvo numatyta sutartyje, gali būti paskaičiuota papildoma mokesčio suma. Tačiau nedidelių pakeitimų (pavyzdžiui, papildomo sustojimo 30 minučių) dažniausiai įmanoma atlikti be papildomo mokesčio, jei tai nekeičia drastiškai kelionės grafiko. Mūsų tikslas – klientas būtų patenkintas, todėl stengiamės tenkinti tokias pageidaujamas korekcijas, jei tai saugu.

8. Kokie yra saugumo standartai ir kaip užtikrinamas, kad transportas yra kokybiškas?

Saugumas yra mūsų verslo širdis. Profesionalus pervežėjas negali leisti sau kompromisų šioje srityje. Visi mūsų naudojami autobusai ir mikroautobusai privalo turėti galiojančius techninius apžiūrėjimus (TA) ir kas 6 savaites praeiti gilesnę techninę patikrą (prieškelioninę apžiūrą). Mes tikriname ne tik variklį ir stabdius, bet ir visus elektros sistemos elementus, padangų būklę (ypač žiemą).

Be to, visi mūsų vairuotojai turi būti patyrę, turėti galiojančias vairuotojo pažymėjimo kortes (95 kodas – keleiviniams transportui), bei praeiti sveikatos patikras. Taip pat transportas privalo būti apdraustas (keleivių civilinė atsakomybė). Prieš išvykstant klientui visada teikiame galimybę įvertinti transporto priemonės išvaizdą (švara, tvarkingumas). Jei autobusas atrodo nešvarus iš išorės, tai dažnai rodo ir požiūrį į techninę priežiūrą. Patikimi pervežėjai investuoja į automobilių plovimą ir cheminis valymą kas po kelionės. Tai ne tik estetika, bet ir įvaizdžio klausimas.

9. Ar įmanoma užsakyti kelionę užsienyje, pavyzdžiui, iš Vokietijos ar Lenkijos į Lietuvą?

Absoliučiai taip. Mūsų įmonė ir daugelis mūsų partnerių vykdo tarptautinius pervežimus kasdien. Galime atvykti pas jūsų grupę į bet kurį Europos miestą ir nuvežti į Lietuvą arba atvirkščiai. Tai ypač patogu tiems, kurie skrenda į užsienio oro uostus ir toliau turi keliauti grupės į Lietuvą, arba tiems, kurie nori organizuoti išvyką į užsienio kurortą.

Tokiuose atvejuose reikia atsižvelgti į kelias papildomas sąlygas. Pirmiausia, reikia suorganizuoti tuščio važiavimo (deadhead) kainą – tai kaina, kurią sumokate už tai, kad autobusas atvyksta pas jūsų vietą (jei išvykimas ne iš Lietuvos). Antra, reikia žinoti vietinius įstatymus: kai kuriose šalyse (pvz., Šveicarijoje) reikalingi specialūs leidimai arba aukštesni kelių mokesčiai. Taip pat reikia planuoti mokėjimus – tarptautiniuose pervežimuose dažnai reikalaujama išankstinio avanso (depozito) dėl didelių išlaidų (kuras, kelių mokesčiai), kurias pervežėjas turi padengti išvykstant.

10. Kuo užsakoma kelionė geriau nei paprasta automobilių nuoma be vairuotojo?

Tai dažnas klausimas, ypač kai grupė turi kelis vairuotojus. Pirmiausia, tai patogumas. Užsakomoje kelionėje visi gali atsipalaiduoti, geriauti, miegoti, kalbėtis, žiūrėti filmus. Niekas neturi būti „uošvioje“ ir stebėti kelio. Antra, tai išlaidų taupymas. Jei palyginsite 3-4 automobilių nuomą, kuro sąnaudas, kelionių mokesčius (pvz., Vokietijoje aplinkos apsaugos plaketas kainuoja kiekvienam automobiliui), parkavimo mokesčius miestuose ir galų gale pavargusius vairuotojus, autobuso nuoma su vairuotoju dažnai išeiga pigiau vienam asmeniui.

Trečia, ir svarbiausia – socialinis aspektas. Kelionė autobusu sujungia žmones. Tai bendra patirtis: galima kartu pažiūrėti filmą, pakalbėti, papietauti. Automobiliai izoliuoja žmones. Be to, vairuotojas yra profesionalas, kuris žino kelių eismo taisykles, geriausius maršrutus (išvengia spūsčių), žino, kur sustoti, kur patogiau papietauti. Jis neša atsakomybę už techninę būklę. Jei nuomotame automobiliui sugenda variklis, rūpesčiai tenka klientui. Jei sugenda mūsų autobusas – mes pakeičiame jį kitu (turime techninį pagalbą), o kelionė tęsiamas.

Išvada

Užsakomos kelionės nėra paprastas perkamas produktas – tai investicija į jūsų ramybę, laiką ir patirtį. Per daugiau nei 20 metų šioje srityje esu išmokęs vieno: geriausia kelionė yra ta, kurios metu keleiviai neturi pagalvoti apie logistiką. Jie turi mėgautis momentu, o techninius rūpesčius palikti mums.