Užsakomas pervežimas: kodėl verta rezervuoti vietą iš anksto ir kaip tai padės jums sutaupyti?

Dirbant logistikos ir tarptautinių pervežimų srityje beveik dvi dešimtis metų, sukaupiama ne tik žinių, bet ir intuicijos, kuri leidžia matyti rinkos judesius dar prieš jie įvyksta. Dažniausiai klientai, kreipiantys pagalbos, jau yra spaudžiamo laiko – prekės turi būti pasiekę paskirties vietą „vakar“, o okeane laukia didžiulės nuostoliai sukeliančios delsos. Tačiau, jeigu aš galiu duoti vieną svarbiausią patarimą, kuris per ilgus metus išliko aktualiausias, tai būtų šis: planavimas yra valiuta, kurios kurso niekas nepajėgs nuleisti.

Užsakomas pervežimas nėra paprastas prekės perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas mechanizmas, kurio sėkmė priklauso nuo tiksliojo suderinimo, tarpininkų tinklo, dokumentų tvarkymo ir, svarbiausia, laiko. Šiame straipsnyje aš norėčiau ne tik paaiškinti techninius šios srities niuansus, bet ir parodyti, kodėl rezervuojant transporto priemonę (vietą) iš anksto, jūs ne tik užtikrinate savo ramybę, bet ir darote realią, dažnai nenuostabą, ekonomią.

Šiuolaikinėje logistikos aplinkoje, kur kuro kainos svyruoja, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visoje Europoje, situacija keičiasi labai greitai. Tas, kas atrodė pigu ir prieinama šiandien, rytoj gali tapti brangiu prabangiu prekės ženklu. Todėl strateginis požiūris į pervežimų užsakymą tampa ne privalumu, o būtinybe verslo išlikimui ir konkurencingumui.

Įvadas: Kaip veikia transporto rinka ir kodėl laikas – tai pinigai

Kai kalbame apie užsakomus pervežimus, svarbu suprasti pagrindinį dėsnį: pasiūla ir paklausa čia veikia itin akiviaiziai. Transporto priemonė (krovininis automobilis, vilkikas su puspriekabe) yra judantis turtas, kuris generuoja pajamas tik tada, kai yra apkrautas. Tuščiai važiuojantis automobilis ne tik ne uždirba, bet ir sukelia nuostolius – degalai, amortizacija, vairuotojo atlyginimas.

Daugelis klientų mano, kad pervežėjas tiesiog „turi“ automobilių parką, kuris laukia užsakymų. Tačiau realybėje, ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus, situacija kitokia. Didžioji dalis pervežimų atliekama remiantis „grįžtamuoju kroviniu“ arba suderinant kelis užsakymus viename maršrute. Jei jūsų krovinys atsiranda vėlai, kai visi maršrutai jau sudaryti, ir reikia siųsti automobilį specialiai jums (t.y. tuščiu grįžtantį arba darant ilgą pernešimą), kaina staiga pakyla.

Rezervuojant vietą iš anksto, mes efektyviau įtraukiame jūsų krovinį į egzistuojančias grandines. Pavyzdžiui, jei žinome, kad po savaitės reikės vežti prekes iš Lietuvos į Olandiją, mes galime susitarti su vairuotoju, kuris dabar važiuoja į Olandiją su kitu krovininiu, kad jis sugrįžtų (arba išvyktų toliau) su jūsų siunta. Tokiu atveju mums nereikia mokėti už „tuščią važiavimą“, o šią naudą mes dalinamės su klientu mažesne kaina.

Be to, išankstinis užsakymas leidžia išvengti streso. Logistikoje neįmanoma išvengti visų nesklandumų – užstrigęs pasienio punktas, blogas oras ar techninė gedimas gali įvykti. Tačiau kai turime laiko atsargą, mes galime rasti alternatyvus sprendimus, pakeisti maršrutą ar priskirti kitą automobilį be didelių rūpesčių. Skubantys užsakymai (taip vadinami „express“ arba „spot“ užsakymai) visada kainuoja brangiau, nes reikalauja iš logistikos komandos neįprastų pastangų ir išteklių mobilizavimo per trumpą laiką.

Šiame straipsnyje mes giliau panagrinsime į tai, kaip tinkamai suplanuoti pervežimą, kokie yra pagrindiniai niuansai ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, kuriuos per daugelį metų yra išgirdęs iš savo klientų.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl užsakomas pervežimas iš anksto yra pigesnis už skubų pervežimą?

Atsakymas labai paprastas ir grindžiamas ekonomikos principais. Skubus pervežimas reiškia, kad logistikos įmonė turi rasti laisvą automobilį per labai trumpą laiką, dažnai ten, kur jo nėra planuota. Tai reiškia papildomus km, tuščią važiavimą iki krovinio įkėlimo vietos arba atmetimą nuo kitos pelningos sutarties. Visa tai – papildomi kaštai, kurie perkiami klientui. Rezervuodami iš anksto, leidžiate mums suderinti jūsų krovinį su kitais maršrutais, taip išnaudojant automobilio efektyvumą maksimaliai, o tai tiesiogiai lemia mažesnę kainą.

2. Kiek laiko iš anksto reikėtų užsakyti transportą, kad gautų geriausią kainą?

Nors tai priklauso nuo sezono ir maršruto, apibendrintai galima teigti, kad optimalus laikas yra nuo 2 iki 4 savaičių iki planuojamo išvežimo. Tokiu laikotarpiu rinka dar nėra perminta, o logistikos brokeriai turi pakankamai laiko ieškoti geriausių pasiūlymų. Jei kalbame apie labai didelius projektinius krovinius ar pervežimus į tolimas šalis (pvz., Azija, Vidurio Rytai), planavimas gali užtrukti ir mėnesį ar daugiau dėl dokumentų tvarkymo ir laivų tvarkaraščių.

3. Ar kaina, kurią gavau rezervuodami kelias savaites iš anksto, gali pasikeisti prieš pat patvažiavimą?

Esant profesionaliam požiūriui ir sandėriai – neturėtų. Kai mes užsakome vietą iš anksto (t.y., sudarome sutartį su pervežėju), fiksavome kainą. Tačiau svarbu suprasti, kad jei jūsų krovinio parametrai (svoris, tūris) pasikeičia, arba jei reikalingos papildomos paslaugos (pvz., liftas, temperatūros režimas, ADR prekės), kaina gali būti koreguojama. Taip pat reikia atsižvelgti į kuro priedų korekcijas, jei jos yra numatytos sutartyje, tačiau tai dažniausiai daro ne didelę įtaką bendrai sumai, palyginti su skubos mokestimi.

4. Kas yra „kolektyvinis pervežimas“ (LTL) ir ar jo taip pat reikia užsakyti iš anksto?

Žinoma. Kolektyvinis pervežimas (Less than Truckload) – tai kai viename automobilyje vežami kelių skirtingų klientų kroviniai. Čia planavimas yra ypač svarbus, nes reikia surinkti „puzzle“ – suderinti skirtingų siuntų maršrutus taip, kad jos visos tilptų į planą. Jei užsakote vietą kolektyviniame pervežime iš anksto, turite didesnes šanse, kad jūsų siunta bus išvežta tiksliai nustatytu laiku, nes ji bus integruota į maršrutą pagal prioritetus. Vėlai užsakyta siunta gali laukti, kol surinksime kitą partiją toliau esančiame mieste.

5. Kokios rizikos susijusios su per vėlu rezervavimu (pvz., 1–2 dienos prieš išvežimą)?

Rizika yra dvilypė: finansinė ir operatyvinė. Finansinė rizika – kaina gali išaugti 30–50 proc., o kartais ir dvigubai. Operatyvinė rizika – gali tiesiog nebūti laisvų automobilių reikalingame type (pvz., reikia šaldymo mašinos, o jos visos užimtos). Tai gali lemti pristatymo delsą, kas paverčia klientą nepatikimu jo pačių pirkėjų akimis. Per 20 metų praktikos mačiau ne vieną verslo sutartį, žlugusią būtent dėl to, kad prekės nepasiekė laiko.

6. Ar rezervuojant iš anksto reikia mokėti užstatą arba avansą?

Tai priklauso nuo bendrovės politikos ir jūsų istorinio bendradarbiavumo. Ilgalaikiai partneriai dažnai veikia pagal sutartines sąlygas su atidėtu mokėjumu (pvz., 30 dienų). Tačiau jei bendradarbiavimas pradedamas pirmą kartą arba kalbame apie ypatingai brangų ar sudėtingą krovinį, pervežėjai gali reikalauti avanso (dažniausiai 20–30 proc.) užsitikrinimui, kad užsakymas nebus atšauktas paskutinę minutę, kai automobilis jau yra kelyje.

7. Kaip pasikeičia kainos priklausomai nuo metų laiko?

Logistika turi savo „piko“ sezonus. Pavyzdžiui, rugsėjis ir spalis yra ypatingai aktyvūs dėl naujojo mokslo metų prekių, statybinių medžiagų ir paruošiamųjų Kalėdų prekių pervežimų. Tuo metu transporto priemonių trūkumas jaučiamas labiausia. Gegužės–birželio mėnesiai taip pat būna intensyvūs dėl žemės ūkio produkcijos. Rezervuodami pervežimą „tyliais“ mėnesiais (pavyzdžiui, sausį–vasarį arba liepos vidury), galite gauti žymiai palankesnes kainas nei aukščiau minėtais pikais.

8. Kokius dokumentus reikia paruošti rezervuojant pervežimą iš anksto?

Nors pati vietos rezervacija gali būti atliekama iš pradžių tik pagal apytikslį svorį ir matmenis, norint užtikrinti sklandų procesą, iš anksto reikia paruošti: prekių sandėlio kortelę (svoris, tūris, prekių pavadinimai, kodai – HS kodai), pakavimo tipą (paletės, dėžės, maišai) ir, jei reikalinga, eksporto licencijas ar sertifikatus. Turint šiuos duomenis iš anksto, išvengiame situacijų, kai prieš pat išvežimą paaiškėja, kad krovinys netilps į standartinę puspriekabę arba reikia specialių leidimų.

9. Ar įmanoma atšaukti iš anksto užsakytą pervežimą ir ką tai kainuoja?

Įmanoma, tačiau tai kainuoja. Jei atšaukiate užsakymą tada, kai mes jau esame priskyrę automobilį ir jis važiuoja link jūsų, arba kai mes atsisakėme kitų galimybių dėl jūsų rezervacijos, paprastai taikomos baudos arba reikalaujama sumokėti už neįvykusį reisą (paprastai pusė arba pilna sutarta suma). Profesionalų komandos visada stengiasi surasti alternatyvų sprendimą, kad išvengtume baudų, tačiau tai ne visada įmanoma. Todėl rezervuokite tik tada, kai planai yra tvirti.

10. Kokius privalumus suteikia ilgalaikis bendradarbiavimas su viena logistikos kompanija?

Ilgalaikis bendradarbiavimas leidžia logistikos partneriui geriau suprasti jūsų verslo specifiką, reikmes ir sezoniškumą. Mes galime numatyti jūsų poreikius ir iš anksto rezervuoti kapitalines vietas (slot'us) uosteose arba pasiūlyti fiksuotas kainas ilgesniam laikotarpiui, apsaugodami jus nuo rinkos svyravimų. Be to, kyla pasitikėjimo lygmuo – esant skuboms, ilgieji partneriai visada stengiasi padėti vieni kitiems, net jei tai reiškia dirbti be papildomo pelno tiesiog dėl lojalumo.

Išvada

Apibendrinant dešimtmetų patirtį šioje srityje, galiu drąsiai teigti: logistika nėra vien techninis procesas, tai yra strateginis sprendimas. Užsakomas pervežimas ir jo rezervavimas iš anksto nėra tiesiog būdas „užfiksuoti“ mažesnę kainą – tai būdas užtikrinti verslo stabilumą.

Kai klientas ateina ir sako: „Mums reikia vežti po dvi savaites, mes viską iš anksto apskaičiavome“, aš žinau, kad šis klientas profesionalas. Jis supranta, kad jo laikas ir jo pirkėjo laikas yra vertingiausias resursas. Tokio kliento krovinys nebus „primestas“ vairuotojui paskutinę minutę, jis taps planine dalimi logistinio grandinėlės.

Nepaisant to, kad technologijos vystosi ir atsiranda vis daugiau skaitmeninių platformų, leidžiančių rasti transportą „vieno paspaudimo“ atstumu, žmogiškasis faktorius ir planavimas lieka nepakeičiamas. Algoritmas gali rasti pigiausią variantą dabar, bet tik patyręs ekspertas gali užtikrinti, kad šis variantas nebus brangiausias rytoj dėl nenumatytų problemų.

Todėl, jei planuojate eksportuoti ar importuoti prekes, nesuikitėkite. Skirkite 15 minučių pokalbiui su logistiku iš anksto. Pateikite duomenis kuo anksčiau. Leiskite mums padaryti savo darbą – surasti optimalų maršrutą, suderinti kainas ir užtikrinti, kad jūsų prekės pasieks paskirties vietą laiku ir be nervingų skambučių vidury nakties. Užsakomas pervežimas iš anksto tai ne tik sutaupytas biudžetas, tai investicija į jūsų verslo reputaciją ir ramų miegą.