Užsakomas pervežimas iš Vokietijos: paprasta bilietų rezervacija ir logistika be rūpesčių

Vokietija jau daugiau nei du dešimtmečius yra neatsiejama Lietuvos ekonomikos bei prekybos dalis. Per tą laiką, ką praleidau tarptautinių pervežimų versle, aš mačiau, kaip pasikeitė mūsų šalių ryšiai: nuo chaotiškų „krovinių taksi“ kelionių nepažymėtais keliais iki šiandieninių, itin organizuotų logistikos grandinių. Vokietija visada išlieka pagrindiniu prekybos partneriu, ir ne veltui, nes čia susiduria didžiausia prekių srautų koncentracija. Tačiau, nepaisant to, kad ši kryptis yra pati populiariausia, daugeliu atvejų klientai, kurie retai susiduria su krovinių gabenimu, jaučia nerimą. Kaip užsakyti pervežimą? Kiek tai laiko užtruks? Ar mano krovinys bus saugus?

Šiame straipsnyje aš padėsiu jums suprasti visas subtilybes ir paaiškinsiu, kad užsakomas pervežimas iš Vokietijos bei jo rezervacija gali būti tikrai paprasta procesa, jei žinai, ką tiksliai reikia daryti. Nors šiandien viskas vyksta skaitmeniniu būdu, žmogiškasis factorius ir patirtis vis dar lieka neįkainojama. Mes ne tik pervežame prekes iš punkto A į punktą B, mes užtikriname, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai.

Šiuolaikinėje logistikoje terminas „bilieto rezervacija“ dažnai vartojamas kaip sinonimas patikimai užsakymo (booking) patvirtinimui. Tai ne tik formalumas, tai jūsų ramybės garantas. Kai aš kalbu apie paprastą rezervaciją, turiu omenyje procesą, kurio metu klientas nebėra priverstas valandas praleisti telefonu bandydamas susisiekti su vairuotoju ar dispečeriu. Šiuo metu viskas vyksta per modernias sistemas, tačiau norint gauti geriausią kainą ir terminus, reikia suprasti pagrindinius mechanizmus. Toliau nagrinėsime tai detaliau, atsakydami į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju iš savo klientų kasdien.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kaip tiksliai vyksta užsakomo pervežimo iš Vokietijos rezervacija?

Procesas, atrodo, gali pasirodyti sudėtingas, tačiau esmė yra paprasta. Viskas prasideda nuo užklausos. Šiuolaikinis klientas gali pateikti užklausą tiesiogiai per internetinę formą, el. paštu arba trumpą žinutę. Svarbiausia šiame etape – pateikti tikslią informaciją. Kai gaunu užklausą, pirmiausia vertinu krovinio tipą: ar tai tai paletės, ar dėžės, o gal koks nors neįprastas keltas krovinių? Vėliau nustatau išsiuntimo ir pristatymo adresus Vokietijoje bei Lietuvoje.

Kai turiu duomenis, gaunu pasiūlymus iš savo tinklo vairuotojų arba ieškoma laisvos vietos (slot) mūsų reguliariuose reisuose. Čia įsijungia „bilieto“ rezervacija – tai momentas, kai patvirtiname, kad jūsų prekėms yra skiriama vieta konkrečiame automobilyje, tam tikru datu. Jums išsiunčiamas patvirtinimas, kuriame nurodomas numeris, vairuotojo kontaktai (prieš išvykstant) ir numatomas atvykimo laikas. Būtent šis dokumentas ar elektroninis pranešimas yra tas „bilietas“, kuris užtikrina, kad krovinys bus paimtas. Svarbu prisiminti, kad rezervacija tampa galiojančia tik tada, kai sutariantiems pusėms aiškūs visi sąlygos ir, dažniausiai, gavęs avansą arba užsakymo patvirtinimą.

2. Kiek laiko užtrunka patvirtinti užsakymą ir rezervuoti vietą?

Viskas priklauso nuo to, koks būdas pervežimą pasirenkate. Jei kalbame apie dalių krovinių pervežimą (LTL – Less Than Truckload), kai viename automobilyje vežami kelių klientų siuntos, rezervacija gali užtrukti nuo kelių valandų iki vienos dienos. Tai susiję su tuo, kad reikia surinkti pilną krovinių komplektą, kad maršrutas būtų ekonomiškai naudingas.

Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL – Full Truckload), procesas gali būti žymiai greitesnis. Esant dideliam mūsų vairuotojų parkui ar partnerių tinklui Vokietijoje, vietą galime rezervuoti net per 1–2 valandas, jei krovinys jau paruoštas pakrovimui. Tačiau verta atsižvelgti ir į pareigas. Pvz., jei reikia specialios technikos (automobilis su „liftu“ arba šaldytuvas), rezervacija gali užtrukti ilgiau, nes tokių transporto priemonių yra mažiau, ir jų grafikai planuojami iš anksto. Mano patirtis rodo, kad geriausia rezervuoti pervežimą bent 2–3 dienas iki pageidaujamo išsiuntimo, taip išvengsite naktinio streso ir brangaus skubos mokesties.

3. Kokius duomenis reikia pateikti rezervacijai, kad nebūtų nesusipratimų?

Tai vienas svarbiausių klausimų, nes netikslūs duomenys sukelia didžiausią problems. Pagrindinė klaida, kurią dažnai pastebiu – yra nurodyti tik „Vokietija“ kaip vietą. Vokietija didelė šalis, ir kaina bei terminas gali skirtis priklausomai nuo to, ar krovinys yra Miunchene, arba netoli Lietuvos sienos, pvz., Berlyne.

Norint, kad rezervacija vyktų sklandžiai, reikia nurodyti: tikslų siuntėjo ir gavėjo adresą (su pašto kodu), krovinio svorį ir matmenis (ilgis, plotis, aukštis), pakuočių skaičių (pvz., 12 europaletės). Taip pat būtina nurodyti, ar krovinys yra pavojingas (ADR), ar jis reikalauja specialių laikymo sąlygų (temperatūra). Jei prekės yra brangios, būtina paminėti jų vertę draudimo tikslais. Kai turiu šiuos duomenis, galiu pasiūlyti tikslią kainą ir rezervuoti vietą be jokių priekaištų. Jei duomenys netikslūs, vairuotojas gali atvykti ir negalėti pakrauti krovinio dėl to, kad jis netelpa į automobilį, o tai sukelia papildomų išlaidų.

4. Kiek kainuoja pervežimas ir nuo ko priklauso bilieto (rezervacijos) kaina?

Kainodara logistikoje nėra fiksuota, ji yra dinamiška. Pagrindiniai veiksniai, lemiantys kainą, yra atstumas, kuro kaina ir rinkos paklausa. Vokietijoje yra taip vadinamos „Maut“ mokesčiai už važiavimą automagistralėmis, kurie taip pat įeina į galutinę kainą. Taip pat didelę įtaką turi vietos ekonomika: pervežimas iš industrializuoto Ruhr srities gali skirtis nuo pervežimo iš mažesnių miestelių Bavarijoje.

Taip pat kaina priklauso nuo krovinio tipo. Standartinė europaletė, kurią galima perkelti su šakeliu forklifteriu, bus pigesnė negu krovinys, kuriam reikia įrenginio su kranu („autokranas“). Dar vienas aspektas – terminas. Jei jums reikia, kad prekės būtų atvežtos „rytoj“, tai kainuos brangiau nei planuotas išsiuntimas po savaitės. Mano kaip eksperto užduotis – rasti optimalų balansą tarp kainos ir laiko, todėl visada siūlau kelis variantus: ekonominį (lėtesnį) ir ekspresinį (greitesnį).

5. Ar reikalingas draudimas, ir kaip jis veikia rezervuojant pervežimą?

Dauguma klientų manoma, kad jei pasirašome sutartį, tai krovinys automatiškai apdraustas 100 procentų. Tačiau standartinė tarptautinė konvencija (CMR) nustato gana žemą atsakomybės limitą – paprastai tai apie 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) vienam kilogramui. Jei vežate brangią elektroniką arba pavojingas prekes, ši suma gali nepadengti nuostolių.

Todėl, atliekant rezervaciją, visada klausiu apie prekių vertę. Mes galime sudaryti papildomą draudimo sutartį, kuri apdraus visą krovinio vertę nuo dingimo arba sugadinimo kelio metu. Tai yra tas „saugumo diržas“, kuris suteikia ramybę. Draudimo kaina paprastai svyruoja nuo 0,3 iki 1 proc. nuo prekių vertės, priklausomai nuo rizikos lygio. Verta investuoti šią nedidelę sumą, kad išvengtumėt didelių nuostolių, jei, pavyzdžiui, vairuotojas tektų staigiai stabdyti, o krovinys nukristų.

6. Kas vyksta, jei reikia atšaukti arba pakeisti rezervuotą pervežimą?

Verslo aplinkybės gali keistis, ir tai normalu. Tačiau logistikoje laikas – tai pinigai. Jei jūs jau esat reznavę vietą („pirkę bilietą“), o transporto priemonė jau skiriama jums, atšaukimas vėlai gali turėti pasekmių. Jei apie atšaukimą pranešate mažiau nei 24 valandos iki planuojamo pakrovimo, gali būti taikomas baudas (storno mokestis). Jis skirtas padengti vairuotojo laiko nuostolius ir išlaidas, kurias jis jau patyrė važiuodamas į pakrovimo vietą.

Jei reikia tik pakeisti adresą arba pakrovimo laiką, mes visada stengiamės pritaikyti. Jei vairuotojas dar nėra išvykęs, pakeitimai dažnai atliekami nemokamai. Jei jis jau važiuoja, gali kilti papildomų išlaidų už papildomus kilometrus ar laukimą. Geriausia kuo anksčiau informuoti dispečerius apie bet kokius planų pokyčius – taip mes išvengsime nereikalingo įtampos ir išlaidų.

7. Kaip veikia krovinių sekimas (tracking) rezervavus bilietą?

Anksčiau, prieš 20 metų, sekimas buvo galimas tik telefonu skambindamas dispečeriui, kuris sėdėdavo prie radijo. Šiandien situacija kitokia. Rezervavę pervežimą, dažniausiai gaunate nuorodą į sekimo sistemą arba galite sekti būseną el. paštu.

Modernūs sunkvežimiai yra aprūpinti GPS sistemas, kurios leidžia mums matyti automobilio vietą realiu laiku. Tačiau verta sužinoti, kad vairuotojai turi poilsio laiką, kurį privalo laikytis pagal įstatymus. Kartais sistema gali rodyti, kad automobilis stovi, bet tai ne reiškia, kad jis sugedęs – gali būti, kad vairuotojas tiesiog ilsisi. Esant poreikiui, galime tiesiogiai susisiekti su vairuotoju, kad jums pateiktume tikslią informaciją apie atvykimo laiką. Tai yra standartinė paslauga, kurią įtraukiame į kiekvieną rezervaciją.

8. Ar galima užsakyti pervežimą iš Vokietijos, jei aš turiu tik vieną dėžę ar mažą siuntą?

Žinoma, ir tai yra viena dažniausių užklausų. Verslas nebūtinai turi būti didelis, kad būtų reikalinga logistika. Tokiu atveju mes naudojame dalių krovinių pervežimo (kolektinių siuntų) principą. Jūsų maža siunta (pvz., viena dėžė ar kelios paletės) pakeliama į didesnį sunkvežimį, kuris veža kitų klientų siuntas tame pačiame maršrute.

Tai yra panašu į autobuso bilietą: jūsų siunta „užima“ vietą, kurią mokate. Šis būdas yra ekonomiškas, nes išlaidos padalinamos tarp visų siuntų savininkų. Vokietijoje mes turime sandėlius, kuriose surenkame tokius siuntas, o paskui juos vežame į Lietuvą. Terminas gali šiek tiek ilgėti (paprastai 3–5 darbo dienos), tačiau kaina yra daug mažesnė nei užsakant pilną automobilį. Taigi, net ir turint vieną dėžę, „bilietas“ jai gali būti užsakomas labai paprastai.

9. Kokius dokumentus turi parengti siuntėjas Vokietijoje, kad rezervuotas pervežimas vyktų sklandžiai?

Dokumentų tvarka yra būtina sąlyga sėkmingam pervežimui. Nors mūsų šalys yra ES erdvėje ir nebevyksta custom ( muitinės) procedūrų sienose, dokumentai vis dar reikalingi apskaitai ir potencialiems patikrinimams. Pagrindinis dokumentas yra prekių siuntimo lapas (CMR kvitas). Jį užpildo vairuotojas kartu su siuntėju.

Be to, būtina pateikti prekių sąrašą (packing list) ir, jei reikalinga, PVM sąskaitą-faktūrą (invoice). Jei prekės yra ypatingos (pvz., alkoholiniai gėrimai, tabakas arba chemikaliai), gali prireikti specialių leidimų. Būna atvejų, kai siuntėjas Vokietijoje pamiršta pasirašyti CMR arba neteisingai nurodo svorį – tai sukelia delay (vėlavimus) ir riziką, kad krovinys gali būti sulaikytas patikrinime. Mano patarimas: visada pasirūpinkite šiais dokumentais iš anksto, o mūsų vairuotojas padės juos užpildyti teisingai.

10. Kodėl verta rinktis patikimus pervežėjus, o ne ieškoti pigiausio „bilieto“?

Rinkoje yra nemažai pasiūlymų, kurie vilioja itin žemomis kainomis. Tačiau kaip žmogus, dirbantis šioje srityje 20 metų, galiu pasakyti: pigu dažnai būna brangiau. Pigūs pervežėjai gali taupyti ant vairuotojų algų, techninės priežiūros arba neturėti tinkamo draudimo. Žinoma, gali atsitikti, kad viskas gerai pasibaigs, tačiau rizika, kad krovinys dings, bus vėluojama arba atsiras paslėpti mokesčiai, yra labai didelė.

Rinkdamasis profesionalią kompaniją, jūs mokate ne tik už važiavimą, bet ir už užtikrinimą. Mes žinome, ką daryti, jei sugenda automobilis, mes turime savo draudimo brokerius, mes žinome Vokietijos kelių ypatumus. Mūsų „bilietas“ yra garantas, kad jei kas nors negerai nutiks, mes imsime atsakomybę ir išspręsime problemą, o ne dingsime.