Užsakomas pervežimas iš Vokietijos: lengvas rezervavimo procesas

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o kasdieninis tūkstančių krovinių srautas tarp šalių yra neabejotinas. Tačiau, nors prekybos ryšiai yra užmegzti labai glaudžiai, individualiam klientui ar verslo atstovui, pirmą kartą susidūrusiam su būtinybe pervežti prekes iš Vokietijos, visa situacija gali atrodyti sudėtinga ir paini. Dažnai kyla klausimų apie dokumentus, terminus, kainų sudėtį ir, svarbiausia, kaip visą šį procesą padaryti ne tik efektyviu, bet ir paprastu.

Dirbdamas logistikos srityje virš dvidešimties metų, esu matęs, kaip pasikeitė šios rinkos standartai. Anksčiau reikėjo skambinti į dešimtis biurų, laukti faksų ir tikėtis, kad informacija pasieks vairuotoją laiku. Šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Technologijos ir patirtis leidžia mums pasiūlyti tokį užsakymo procesą, kurį klientas gali valdyti nebedidžiausiu pastangų, net nesiruošdamas išėti iš namų. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys iš Vokietijos atvyktų saugiai ir laiku, paaiškindamas kiekvieną žingsnį nuo užsakymo pradžios iki prekių išsiuntimo bei pristatymo į rankas.

Svarbiausia suprasti, kad „ lengvas rezervavimo procesas“ nereiškia „atsitiktinis“ arba „mažai atsakingas“. Tai reiškia sistemą, kurioje kiekvienas detalės yra suplanuota iš anksto. Klientui tiesiog nereikia galvoti apie tai, kaip vairuotojas rastą adresą Miunchene ar kaip suorganizuojamas perkrovimas Berlyno industrialiniame rajone. Visa tai – mūsų, kaip profesionalių logistikos ekspertų, rūpestis. Štai išsamus vadovas, kaip šis procesas atrodo iš vidaus ir ką tikėtis užsakant pervežimą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai dažniausiai užduoda renkantis pervežimo paslaugas iš Vokietijos. Šie atsakymai padės Jums suprasti ne tik procedūrą, bet ir logistikos subtilybes.

1. Kaip pradedamas pervežimo užsakymo procesas ir kokia pirmoji žingsnis?

Viskas prasideda nuo užklausos. Šiuolaikinėje logistikoje svarbiausia yra informacijos kiekis ir kokybė. Jei Jūs norite užsakyti pervežimą, pirmasis žingsnis yra susisiekti su logistikos kompanija (dažniausiai užpildant internetinę formą, rašant el. paštu arba skambinamuoju telefonu) ir pateikti išsamią informaciją apie krovinį. Turime žinoti ne tik tai, ką vežame, bet ir iš kur į kur, bei kada tai padaryti reikia.

Praktikoje dažniausiai klientas sako: „Reikia nuvežti stalą iš Hamburgo“. Tai yra pradžia, bet ne viskas. Man, kaip ekspertui, reikia sužinoti: ar tai dalinis krovinys (LTL), ar pilnas krovinys (FTL)? Ar reikia įrenginio su „keliamu galu“ (liftas), ar krovinys gali būti pakrautas rankiniu būdu? Kai turiu šią informaciją, aš galiu pasiūlyti ne tik kainą, bet ir optimalų transporto priemonės pasirinkimą. Rezervavimo procesas pradedamas tuo momentu, kai gavau Jūsų patvirtinimą dėl pasiūlymo – tada pradedame planuoti maršrutą ir rezervuoti vietą transporto priemonėje.

2. Kokia informacija būtina tiksliai kainai nustatyti?

Kad kainos pasiūlymas būtų tikslus ir be staigmenų, reikalingas techninis krovinio aprašymas. Vienintelis būdas išvengti papildomų mokesčių vėliau – yra iš anksto nurodyti tikslius duomenis. Mums reikia žinoti: * Krovinių kiekį (pakuotės, vietos, paletės). * Tikslus svorį (kg) ir matmenis (ilgis, plotis, aukštis). * Adresus: siuntėjo adresą Vokietijoje ir gavėjo adresą Lietuvoje (arba kitur). * Specialius reikalavimus: ar krovinys yra trapus, ar jis reikalauja tamprų, ar jis gali būti sukrautas vienas ant kito.

Nepakanka pasakyti „kėdės“. Reikia pasakyti „10 kėdžių, supakuotų į dėžes, kiekvienos dėžės matmenys 50x50x80 cm, bendras svoris 150 kg“. Turint šiuos duomenis, aš galiu tiksliai apskaičiuoti, kiek vietos krovininėje kabinoje užims Jūsų siunta ir kiek tai kainuos. Jei informacija netiksli, vairuotojas atvykęs į vietą gali pastebėti, kad krovinys netilpti į skirtą vietą, ir tuomet reikės ieškoti didesnės mašinos, kas viską brangina.

3. Kaip susiformuuoja galutinė pervežimo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra pasiskaičiuota atsitiktinai – ji yra tiesiogiai susijusi su rinkos realijomis ir techniniais išlaidomis. Pagrindiniai komponentai, formuojantys kainą pervežimui iš Vokietijos, yra: atstumas, kuro kaina, vairuotojo darbo laikas bei rinkos paklausa.

Vokietijoje yra gana geras kelių tinklas, tačiau kainą įtakoja mokesčiai už važiavimą autostradomis (Maut). Be to, svarbu, ar krovinys surenkamas iš vieno adreso, ar reikia aplankyti keletą vietų (tai vadinama „mišriu krovininiu maršrutu“). Jei Jūsų krovinys yra nedidelis, jį galima sujungti su kitų klientų krovinais – tuomet kaina bus mažesnė, nes išlaidos padalinamos. Jei reikalingas ekskliuzyvus pervežimas (tik Jūsų krovinys vienoje mašinoje), kaina bus aukštesnė, bet pristatymas bus greitesnis. Taip pat į kainą įeina draudimas, kuris yra būtinas kiekvienam tarptautiniam pervežimui.

4. Kokius dokumentus reikia parengti pervežimui iš Vokietijos?

Dokumentų tvarkymas yra vienas svarbiausių dalykų, užtikrinančių sklandų pervežimą. Nors Vokietija ir Lietuva yra Europos Sąjungos šalys ir sandėrių patikros (muitinės) paprastai nėra, dokumentacija vis tiek privaloma. Pagrindinis dokumentas yra prekių važtaraštis arba CMR sąvada (jei tai kelių transportas).

Be to, reikia parduotuvės (arba tiekėjo) išrašyto PVM sąskaitos-faktūros. Ji įrodo prekių kilmę ir jų vertę. Jei pervežate naudotas daiktas (pvz., automobilį ar techniką), gali prireikti papildomų dokumentų, pvz., seno registracijos liudijimo kopijos ar pirkimo-skyrymo sutarties. Man, kaip logistikos agentui, šie dokumentai reikalingi, kad aš galėčiau teisingai užpildyti transporto dokumentus ir užtikrinti, kad vairuotojas neturėtų problemų su policija ar kontrolės punktais.

5. Ar galima užsakyti pervežimą iš internetinių aukcionų (pvz., Mobile.de, eBay) ir kaip tai veikia?

Žinoma, tai yra viena populiariausių paslaugų. Daugelis Lietuvos gyventojų perka techniką, baldus ar dalis iš Vokietijos platformų. Procesas šiuo atveju yra šiek tiek kitoks, nes Jūs dažnai net matote prekės asmeniškai.

Štai kaip tai veikia praktiškai: Jūs nuperkate prekę ir gaunate adresą bei kontaktinį asmenį, iš kur reikia atsiimti prekę. Tada mums perduodate šią informaciją. Mūsų užduotis – suderinti atsiėmimo laiką su vokiečių pardavėju. Vokietijos pardavėjai yra labai disciplinuoti, todėl jiems dažniausiai tinka konkretus laikas (pvz., „antradienį nuo 9:00 iki 11:00“). Mūsų vairuotojas atvyksta šiuo laiku, patikrina prekės būklę (jei reikia, darome nuotraukas), pasirašo perdavimo aktą ir veža Jums. Svarbu: prieš užsakydami pervežimą, pasitikrinkite ar prekė tikrai yra toje vietoje, ar ji nėra išardyta ar pažeista, nes tokius dalykus reikia žinoti iš anksto.

6. Kaip vyksta siuntos atsiėmimas Vokietijoje ir ar reikalingas gavėjo dalyvavimas?

Dauguma klientų klausia, ar turi būti Vokietijoje atsiimdamas prekes. Atsakymas paprastas: ne, nebent tai yra labai specifinis atvejis. Mūsų paslauga apima ir „atstovo“ funkciją. Vairuotojas arba mūsų partneris Vokietijoje atvyksta pas siuntėją, atsiima krovinių, pasirašo visus reikalingus dokumentus už Jus.

Jei prekės yra didelės (pvz., pramoninis staklės), reikia užtikrinti, kad siuntėjas turi keltuvą (krautuvą). Jei jo nėra, mums reikia siųsti mašiną su keliančia galia (liftu) arba su pasirengusia komanda pakrovimui atlikti. Viską tai aptarinėjame dar prieš išvykstant mašinai, kad nesusidarytų situacija, kai vairuotojas stovi prie durų ir negali nieko padaryti. Vokietijos standartai yra aukšti, todėl dažniausiai atsiėmimas vyksta labai greitai ir organizuotai.

7. Kiek laiko trunka pervežimas iš Vokietijos iki Lietuvos?

Standartinis pervežimo laikas priklauso nuo atstumo ir konkretaus Vokietijos regiono. Jei krovinys surenkamas iš vakarinės Vokietijos (pvz., Reino kraštas), kelionė gali trukti ilgiau dėl didelio atstumo, nei jei jis būtų surenkamas netoli Berlyno arba Branderburgo.

Įprastai, kai krovinys yra jau pas mus mašinoje ir važiuoja tiesiai į Lietuvą, tai užtrunka nuo 1 iki 3 dienų. Tačiau svarbu atskirti „planavimo laiką“ nuo „važiavimo laiko“. Daliniai kroviniai gali reikalauti 1-2 dienų surinkimo (konsolidacijos) sandėlyje Vokietijoje, kol mašina bus pilna. Jei Jums svarbu greitas pristatymas, rekomenduoju rinktis ekspresinį arba dalinio krovinio variantą be papildomo surinkimo. Aš visada stengiuosi įvertinti kliento lūkesčius ir pasiūlyti realų terminą, o ne fantastiškiausią, kurio negalime įvykdyti.

8. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas ir ką daryti, jei krovinys pažeidžiamas?

Saugumas yra mūsų prioritetas Nr. 1. Kiekvienas krovinys yra draudžiamas. Standartinis draudimas (pagal CMR konvenciją) apima tam tikrą sumą už kilogramą, tačiau esant brangioms prekėms, visada rekomenduoju papildomą „Visą riziką“ draudimą (All risk). Tai apsaugo Jūsų investicijas maksimaliai.

Jeigu atsitiktų nenumatyta situacija (pvz., avarija, krovinio pažeidimas transporto metu), procedūra yra aiški. Vairuotojas nedelsiant praneša dispečeriui, o mes – klientui. Surašomas pažeidimo protokolas, daromos nuotraukos. Toliau draudimo kompanija pradeda tyrimą. Mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad gerai užfiksuotas ir įtvirtintas krovinys mažina pažeidimų tikimybę beveik iki nulio. Mes naudojame specialias fiksavimo juostas, užtvaras ir keliones metu stebime krovinių judėjimą, jei įrenginys turi tokią technologiją.

9. Kokios atsiskaitymo už paslaugas galimybės?

Rinka pasikeitė, ir atsiskaitymo būdai tapo patogesni. Anksčiau viskas vykdavo per pavedimus iš banko į banką, kas užtrukdavo dienas. Šiandien mes siūlome įvairias galimybes: įmonėms dažniausiai tai yra pervedimas į sąskaitą su atidėtu mokėjimu (iki 30 dienų), o fiziniams asmenims – galimybė sumokėti banko kortele arba per mokėjimo sistemas (pvz., PayPal, Paysera).

Taip pat egzistuoja galimybė sumokėti grynaisiais vairuotojui pristatant krovinią, tačiau šis metodas tampa vis retesnis dėl saugumo sumetimų ir didelių pinigų apyvartų apribojimų. Aš visada patariu susitarti dėl atsiskaitymo dar prieš užsakant pervežimą, kad vėliau nebūtų nesusipratimų. Mūsų tikslas – skaidros ir aiškios sąskaitos.

10. Kas daroma atvykus į paskirties vietą Lietuvoje?

Krovinio kelionė baigiasi tada, kai jis pasiekia Jūsų nurodytą adresą Lietuvoje. Prieš atvykstant mūsų dispečeris visada susisiekia su gavėju ir praneša apie artėjantį vairuotoją. Tai leidžia Jums pasiruošti priimti krovinius.

Atvykus, vairuotojas iškrauna krovinį. Jei tai buvo paletės, jis jas išveža su keltuvu. Jei tai buvo „smulkios siuntos“ (knygos, drabužiai, įranga), vairuotojas padeda jas įnešti į patalpas (jei tai buvo suderinta ir įtraukta į kainą). Po to pasirašomas pristatymo važtaraštis. Svarbu patikrinti, ar dėžės nėra sugadintos, ar viskas atitinka sąskaitą. Jei viskas tvarkoje – procesas baigtas. Jei pastebite trūkumų – juos reikia užfiksuoti dokumentuose tiesiogiai vietoje. Mes visada stengiamės, kad šis finalinis etapas būtų kuo malonesnis klientui.

Išvada

Užsakomas pervežimas iš Vokietijos gali atrodyti kaip sudėtingas logistikos sprendimas, tačiau turint tinkamus partnerius ir aiškiai suprantant procesą, jis tampa paprasta kasdienne rutina. Pagrindis sėkmės raktas – yra komunikacija. Kuo daugiau ir tiksliau informacijos klientas suteiks pradžioje, tuo sklandžiau ir greičiau vyks visa operacija.

Per dvidešimt metų šioje srityje išmokau vieno: geriausia logistika yra ta, kios klientas nepastebi. Jis tiesiog gauna savo prekes laiku ir saugiai, o tarpininkavimo procesas lieka už uždarų durų. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad Jūsų krovinys iš Vokietijos pasiektų Lietuvą be jokių nereikalingų rūpesčių. Nesvarbu, ar tai viena maža dėžutė su detalemis, ar didelis partinis krovinių siuntimas – rezervavimo procesas gali būti lengvas, jei jį atlieka profesionalai.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kaip veikia ši sistema, ir drąsiai kreipsitės į profesionalų pagalbą, kai tik prireiks pervežimo paslaugų. Gerai suplanuotas pervežimas – tai taupymas ne tik laikui, bet ir nervams.