Užsakomas pervežimas į Vokietiją: tikslūs išvykimo laikai ir logistikos subtilybės

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka pagrindine Lietuvos prekybos partnerę. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenančių viską – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrenginių. Per mano dvidešimt metų trukusią karjerą tarptautinių pervežimų srityje dažniausiai girdimas klausimas, susijęs su šia kryptimi, yra vienas ir tas pats: „Kiek tiksliai vairuotojas išvažiuos?“.

Atrodo, kad tai paprastas klausimas, tačiau atsakymas į jį slepia visą logistikos industrijos esmę. Klientai, užsakinėdami pervežimą į Vokietiją, nori ne tik žinoti, kai jų krovinys atvyks, bet ir turėti kontrolę nuo pat pirmosios minutės. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip susiformuoja išvykimo laikai, kodėl jie gali keistis ir kaip suprasti terminą „tikslus laikas“ dinaminiame transporto pasaulyje.

Svarbiausia suprasti, kad kai kalbame apie užsakomą pervežimą į Vokietiją ir tikslius išvykimo laikus, mes nekalbame apie traukinių grafiką, kur viskas vyksta sekundžių tikslumu. Kalbame apie gyvą procesą, priklausomą nuo žmonių, technikos, oro sąlygų ir biurokratinių procedūrų. Tačiau tai nereiškia, kad negalime pasiekti didelio tikslumo – tiesiog reikia žinoti, kurie veiksniai tuo įtakoja.

Įvadas

Profesionali logistika nėra vilioti automobilių ir tikėtis geriausio. Tai – planavimas, prognozavimas ir rizikos valdymas. Per daugelį metų mačiau, kaip keitėsi požiūris į laiko apskaitą. Anksčiau pakakdavo nurodyti „išvykimas rytoj“, o šiandien klientai reikalauja konkretumo: „išvykimas 08:30“. Toks reikalavimas yra visiškai pagrįstas, nes „just-in-time“ (tik laiku) pristatymo metodas Vokietijoje yra standartas. Vokiečių sandėliai dažnai neturi vietos ilgalaikei prekių saugojimui, todėl vėluojantis sunkvežimis gali sustabdyti visą gamybos liniją arba prekybos procesą.

Kai užsakinėjate pervežimą, jūsų ir ekspeditoriaus tikslas sutampa – krovinys turi pasiekti paskirties vietą laiku. Tačiau kelias nuo užsakymo patvirtinimo iki rato sukimosi vairuotoje yra sudėtingas. Tikslus išvykimo laikas nustatomas ne atsitiktinai. Jis yra geometrinės prognozės, kuri apima atstumą, leistiną važiavimo greitį, privalomus poilsius, krovinio įkėlimo trukmę ir netgi potencialias spūsties, rezultatas.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime visus šiuos aspektus. Mes kalbėsime ne tik apie tai, kaip nustatome laiką, bet ir apie tai, ką daryti, jei planai keičiasi. Mano tikslas – padaryti transporto procesą jums permatomu, kad kaskart, kai žiūrite į gps sekimo sistemą arba gaunate pranešimą iš dispečerio, jūs žinotumėte, kas vyksta už to garso.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris padės suprasti visus niuansus, susijusius su krovininių transporto priemonių išvykimu į Vokietiją.

1. Kodėl išvykimo laikas gali pasikeisti po užsakymo patvirtinimo?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių nesusipratimų šaltinių. Kai gaunate patvirtinimą, pvz., „išvykimas antradienį“, tai yra preliminarus planas. Tikrasis, tikslus laikas paprastai nustatomas prieš pat įkėlimą arba vairuotojui atvykus į siuntėjo sandėlį. Pasikeitimai gali būti dydžiuliai dėl keleto priežasčių. Pirma, tai gali būti vėluojantis prieš tai buvęs užsakymas – jei vairuotojas buvo įstrigęs spūstyje Lenkijoje arba vėlavo įkėlimas prieš tai buvusiame kliente, jo grįžimas į jūsų sandėlį atsiclesia. Antra, gali kilti techninės problemos. Nors patikimi transporto kompanijos kasdien atlieka techninę apžiūrą, padangos protrūkis arba elektronikos gedimas yra neišvengiami atsitiktinumai. Trečia, orų sąlygos. Žiemą Lietuvoje ir Lenkijoje slidži kelio danga gali stabdyti eismą, kas tiesiogiai keičia išvykimo laiką. Geras ekspeditorius visada informuoja klientą apie bet kokius planų pakeitimus nedelsiant.

2. Ką reiškia „langas“ išvykimo laikui (pvz., 10:00 – 14:00)?

Logistikoje retai kada galima pasakyti, kad sunkvežimis išvažiuos lygiai 12:15. Dažniau nustatome laiko intervalą, vadinamą „langą“. Tai lemia įkėlimo procesas. Jei turite 20 paletų, jas įkrauti gali užtrukti valandą. Jei turite 33 europalisčius su sunkiomis dėžėmis, kurias reikia krauti su kranu, tai gali užtrukti 3–4 valandas. Dispečeris, skirdamas vairuotoją, apskaičiuoja vidutinį įkėlimo laiką, tačiau realybėje viskas priklauso nuo sandėlio darbo greičio, krautuvų pasiekiamumo ir dokumentų parengimo. Todėl, jei Jums sakoma, kad išvykimas bus tarp 10:00 ir 14:00, tai reiškia, kad vairuotojas atvyks į objektą 10:00, pradės darbus, o kai krovinys bus užfiksuotas tvirtinamėmis rankenomis ir pasirašyti dokumentai – tada prasideda kelionė. Šis intervalas yra realistinio laiko įvertis, ne vairuotojo tinginys.

3. Kaip vairuotojo darbo laikas (tachografas) įtakoja išvykimą?

Tai yra vienas svarbiausių techninių aspektų, apie kurį dažnai pamiršta net patys patyrę klientai. Europos Sąjungoje galioja griežtos taisyklės, reglamentuojančios vairuotojų darbo ir poilsio laiką. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to jis privalo padaryti 45 minučių pertrauką (arba suskirstyti į 15 min. ir 30 min.). Taip pat yra nustatyta dienos poilsio trukmė. Jei vairuotojas atvyksta pas Jums 15:00 valandą, o jo 4,5 valandų vairavimo laikas baigiasi 15:30, jis privalo pirmiausia atlikti pertrauką, o tik tada gali pradėti įkėlimą. Tai gali pastumti išvykimą valanda ar daugiau. Be to, jei išvykimas numatomas vėlai vakare, reikia užtikrinti, kad vairuotojas neviršytų savaitinio darbo laiko. Profesionalios transporto kompanijos planuojaju maršrutus taip, kad išvengtų tokių situacijų, tačiau esant neplanuotiems uždelsiams, tachografas tampa „aukščiausiuoju teisėju“, neleisdamu išvykti, kol neatliekamas poilsis.

4. Kokį vaidmenį vaidina sandėlio (siuntėjo) pasiruošimas?

Nepaisant to, koks geras yra mūsų planavimas, dažniausiai pirmoji grandis – tai Jūsų sandėlis. Jei vairuotojas atvykąs laiku, tačiau krovinys dar nėra surinktas, arba trūksta krovininės dokumentacijos (pvz., eksporto deklaracijos, prekių sąrašai), išvykimas atidedamas. Aš dažnai sakau klientams: „Geriausias būdas užtikrinti greitą išvykimą yra pasiruošti dokumentus prieš vairuotojo atvykimą“. Vokietijai reikalingi ypatingai tikslūs dokumentai – vokiškai rašytos priedėlių specifikacijos, HS kodai, reikalavimai dėl pakuočių perdirbimo (Verpackungsgesetz). Jei šie dokumentai ruošiami vairuotojui laukiant, prarandamas brangus laikas. Taip pat svarbu sandėlio technika – jei vienintelė krautuva užimta, vairuotojas laukia eilėje. Tikslus išvykimo laikas priklauso nuo to, kaip greitai ir be problemų įvyksta fizinis krovinio perdavimas.

5. Ar „tikslus laikas“ skiriasi priklausomai nuo transporto rūšies (krovininis vs. tentas)?

Taip, tikrai. Kai kalbame apie užsakomą pervežimą į Vokietiją, svarbu skirti FTL (Full Truck Load – pilna mašina) ir LTL (Less than Truck Load – dalinis krovinys) pervežimus. Jei užsakinėte pilną sunkvežimį, jis atvyksta pas Jums ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą Vokietijoje. Čia išvykimo laikas priklauso tik nuo Jūsų įkėlimo. Tačiau jei tai yra dalinis krovinys (konsolidacija), situacija kitokia. Tada vairuotojas turi maršrutą, kuriame yra kiti siuntėjai. Gali būti, kad jis atvyks pas Jums antri arba trečiadienį, bet tikslus išvykimo laikas iš Jūsų sandėlio priklausys nuo to, kiek užtrunka pas kitiems klientams. Jei prieš Jūs buvęs klientas vėluoja, vairuotojas vėluoja ir pas Jums. Daliniuose pervežimuose „tikslus laikas“ yra daugiau lankstus ir dažniau keičiasi. Todėl, jei Jums svarbiausia yra išvykti būtent fiksuotu laiku, visada rekomenduoju rinktis pilnos mašinos (FTL) užsakymą.

6. Kaip technologijos (GPS ir sekimo sistemos) padeda užtikrinti tikslumą?

Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo laukti skambučio iš degalinių arba manyti, kur gali būti vairuotojas. Šiandien situacija visiškai kitokia. Mes naudojame pažangias GPS sekimo sistemas, kurios leidžia mūsų dispečeriams matyti sunkvežimį realiu laiku. Tai leidžia mums tiksliai prognozuoti išvykimo laiką net ir tada, kai atsiranda nesklandumų. Pavyzdžiui, jei matome, kad vairuotojas važiuoja lėtai dėl eismo įvykio, mes iš karto perspėjame klientą, kad išvykimas gali pavėluoti. Be to, dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi integruotas sistemas, kurios automatiškai siunčia duomenis apie įkėlimo pradžią ir pabaigą. Tai pašalina žmogiškojo faktoriaus klaidas – vairuotojas neturi „užmiršti“ paskambinti dispečeriui, sistema viską fiksuoja. Technologijos leidžia mums duoti klientams 99 proc. tikslumo prognozes.

7. Kokie yra pagrindiniai maršruto iš Lietuvos į Vokietiją iššūkiai, kurie gali delsti išvykimą?

Nors maršrutas iš Lietuvos į Vokietiją (per Lenkiją) yra vienas populiariausių, jis turi savų „girių“. Svarbiausias faktorius – Lenkija. Tai didelė šalis, kurioje eismas, ypač aplink Varšuvą, Lodzę arba Poznanę, gali būti labai intensyvus. Net jei vairuotojas pasiruošęs išvykti iš Jūsų sandėlio Lietuvoje laiku, jei dispečeris informuoja apie 50 km spūstį Lenkijoje (kurią matome prognozuojant eismą), išvykimas gali būti nukeltas tam, kad vairuotojas nepraleistų privalomo poilsio laiko važiuodamas tuščiąmis spūstįse. Taip pat svarbi kelių būklė. Remonto darbai Via Baltica arba Vokietijos autostradose (Autobahn) gali būti planuojami ir neplanuojami. Patyręs ekspeditorius visada įtraukia šią atsargą į savo skaičiavimus, tačiau netikėti avarijai gali sugriauti net geriausius grafikus.

8. Kas vyksta, jei prekės nebetelpa į mašiną arba yra per sunkios?

Tai klasikinis scenarijus, kuris visiškai sugriauna „tikslią išvykimo datą“. Kartais klientas užsako pervežimą nurodydamas, kad bus 20 europaliečių, tačiau realybėje pasirodo, kad prekės yra nestandartinės arba užima daugiau vietos. Jei vairuotojas atvyksta su 13,6 metro tentu, o Jūsų krovinys reikalauja 15 metrų arba yra per aukštas (viršija 3 metrus), išvykimas neįvyks. Reikės ieškoti kitos, specialios transporto priemonės (pvz., su aukštu stogu arba puspriekabe). Tokios situacijos sukelia didžiaulius vėlavimus. Todėl, norint užtikrinti tikslų išvykimą, būtina kruopščiai išmatuoti ir apibūdinti krovinią dar prieš užsakyant transportą. Aš visada patariu siųsti nuotraukas arba techninius brėžinius, jei yra bent menkas abejonės dėl krovinio matmenų.

9. Kaip kalendorinės dienos (savaitgaliai, šventės) veikia išvykimo laikus?

Vokietijoje ir Lenkijoje yra griežtai reguliuojami vairuotojų poilsiai ir darbo laikas savaitgaliais bei šventinėmis dienomis. Vokietijoje galioja vadinamasis „važiavimo draudimas“ (Fahrverbot), kai sunkvežimiai su kroviniais negali važiuoti tam tikromis dienomis (dažniausiai sekmadieniais ir šventėmis nuo 00:00 iki 22:00). Jei Jūsų krovinys turi būti Vokietijoje pirmadienio ryte, jis turi išvykti iš Lietuvos ne vėliau kaip šeštadienį. Jei įvyksta vėlavimas šeštadienį, išvykimas gali būti nukeltas iki sekmadienio vakaro arba pirmadienio ryto, kas automatiškai vėlina pristatymą. Suprantant šias taisykles, galime tiksliau planuoti išvykimą prieš šventes. Jei krovinys yra skubus, reikia planuoti maršrutą taip, kad vairuotojas spėtų pasiekti paskirties vietą prieš draudimo pradžią arba užtikrinti, kad vairuotojas turi reikiamas išimtis (prie to reikia specialių leidimų).

10. Ką klientas gali daryti, kad padėtų užtikrinti tikslų išvykimą?

Atsakymas paprastas: komunikacija ir pasiruošimas. Klientas yra ne tiesiog paslaugos gavėjas, o proceso dalis. Norint, kad užsakomas pervežimas į Vokietiją vyktų sklandžiai, klientas turėtų: 1. Laiku pateikti visus krovinio duomenis (svoris, matmenys, rūšis). 2. Užtikrinti, kad sandėlyje yra žmonių, pasiruošusių įkelti, nurodytu laiku. 3. Paruošti visus dokumentus (CMR, sąskaitos-faktūros, priedėliai) iš anksto. 4. Būti pasiekiamu telefonu, jei dispečeris turi klausimų.

Jeigu šie žingsniai atliekami, tikslumo tikimybė išauga iki 95–100 proc. Klientas, kuris aktyviai dalyvauja rengiantis išvykimui, save išlaisvina nuo nereikalingo streso ir vėlavimo rizikos. Logistika – tai komandinis darbas.

Išvada

Apibendrinant, „tikslūs išvykimo laikai“ tarptautiniuose pervežimuose į Vokietiją nėra statinis dydis, o dinaminis procesas, priklausantis nuo daugelio veiksnių. Jis yra subalansuotas tarp kliento poreikių, vairuotojo darbo sąlygų, kelių infrastruktūros ir biurokratinių reikalavimų.

mano dvidešimt metų patirtis parodė, kad sėkmė slepiasi ne idealiose sąlygose (kurių logistikoje paprastai nebūna), o tiksliame planavime ir atvirame bendravime. Kai klientas supranta, kodėl išvykimas gali užtrukti valandą ilgiau, arba kodėl reikia laukti tachografo pertraukos, sumažėja įtampa, o procesas tampa efektyvesnis.

Mūsų tikslas – pasiekti tokį tikslumo lygį, kuris leistų Jums planuoti Jūsų verslą be jokio abejono. Nors negalime kontroliuoti oro ar eismo įvykių, galime kontroliuoti informacijos srautą ir reakciją greitį. Užsakydami pervežimą pas patikimus partnerius, kurie naudoja modernias technologijas ir turi patirtį, Jūs investuojate ne tik į krovinių gabenimą, bet ir į savo ramybę.

Tikėkimės, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti logistikos mechanizmą šiek tiek geriau.