Siuntos į Vokietiją internetu: Visaverčis vadovas, kaip greitai ir paprastai užsakyti pervežimą

Vokietija yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o kasdieninis tūkstančių siuntinių srautas tarp šalių nebejauna nieko stebino. Tačiau, nors šalis greta ir logistiniai ryšiai yra išvystyti, daugeliu atvejų asmenys, kurie rečiau susiduria su krovinių gabenimu, vis dar jaučia nerimą prieš pateikdami užsakymą. Ilgus metus dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip pasikeitė šios srities landscape – nuo sudėtingų faksų ir telefoninių skambučių iki visiškai automatizuotų platformų. Šiandien užsakyti siuntą į Vokietiją yra ne tik paprasta, bet ir greita, jei žinote, tiksliai ką tikėtis ir kaip teisingai pateikti informaciją.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu visą procesą nuo pradžios iki galo, kad jausdavotės užtikrintai, kai paliksite savo siuntą sandėlyje arba lauksite kurjerio namuose. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad logistika nebūtų stresinė patirtis, o paprastas techninis žingsnis jūsų verslo ar asmeniniams reikalams.

Įvadas

Per pastaruosius du dešimtmečius logistika patyrė revoliuciją. Anksčiau, norint išsiųsti dokumentus ar prekes į Miuncheną, Berlyną ar Hamburgą, tekdavo ilgiau derėtis su brokeriais, laukti komercinių pasiūlymų ir netiksliai spėti, kada krovinių pasieks paskirties vietą. Šiandien technologijos leidžia šį procesą sužlugdyti iki keleto minučių trukmės veiksmo.

Užsakymo procesas internetu yra sukurtas taip, kad klientas turėtų pilną kontrolę. Jūs nustatote standartus, pateikiate duomenis ir iš karto gaunate aiškios kainos bei pristatymo termino pasiūlymą. Tačiau „paprastumas“ neretai klysta su „atsargumu“. Kaip ekspertas, turiu pabrėžti, kad nors sistema dirba automatiškai, tai atleidžia nuo atsakomybės tik tiek, kiek tiksliai įvedate duomenis. Klaidos adresuose, neteisingai nurodyti svoriai ar nepakankamai tvirtas pakavimas gali paversti „greitą ir paprastą“ procesą ilgu ir varginančiu nedarbo sprendimu.

Vokietijos rinka yra specifika. Vokiškas tikslumas, griežti reikalavimai dėl pakavimo standartų ir pašto dėžučių prieigos yra tai, ką reikia žinti kiekvienam siuntėjui. Straipsnyje neapsiribosime tik sausu instrukcijų sąrašu; giliau pažvelgsime į tai, kodėl tam tikri žingsniai yra svarbūs ir kaip išvengti dažniausių klaidų, kurias, deja, mačau ne vieną kartą savo karjeroje. Nesvarbu, ar siunčiate vieną dėžutę su dovana draugui, ar planuojate didesnę partiją prekybos centrui, principai išlieka tie patys: tikslumas, skaidrumas ir supratimas.

Tolesnėje teksto dalyje pateikiamas išsamus DUK (Dažnai Užduodami Klausimai) skyrius, kuris atsvers į visas rūpimus temas – nuo kainos formavimo iki to, kas atsitinka, jei gavėjo namuose nėra.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

1. Kaip prasideda užsakymo procesas internetu ir ką reikia žinoti iš anksto?

Viskas prasideda nuo jūsų pasiruošimo. Anksčiau reikėdavo skambinti brokeriui, bet dabar viskas vyksta per elektronines platforms. Procesas paprastai susideda iš trijų pagrindinių etapų: duomenų įvedimo, kainos suformavimo ir apmokėjimo.

Pirmiausia, turite nurodyti išvežimo ir pristatymo šalis bei miestus. Svarbu ne tik miestas, bet ir pašto kodas, nes Vokietijoje, pavyzdžiui, atstumas nuo Miuncheno centro iki jo priemiesčio gali smarkiai paveikti kainą. Tada įvedate siuntos svorį ir išmatavimus. Čia dažnai įvyksta klaidų – žmonės dažnai nurodo tik „fizinį“ svorį, pamiršdami apie tūrinį svorį, apie kurį kalbėsime vėliau. Po to, sistema, naudodama algoritmus, suskaičiuoja kainą ir rodo galimybes. Jei viskas atitinka jūsų lūkesčius, tiesiog užpildote kontaktinius duomenis ir atliekate mokėjimą. Po šių žingsnių automatiškai sugeneruojamas siuntos etiketės numeris (tracking number), kuris tampa jūsų siuntos „paso“ numeriu.

2. Kokius duomenis būtina pateikti apie siuntą, kad jos nebuvo uždelsta?

Kad siunta pasiektų Vokietiją be uždelsimų, duomenų tikslumas yra kritinis. Reikia nurodyti išsamią gavėjo informaciją: vardą, pavardę, pilną adresą (gatvė, namo numeris, pašto kodas, miestas) ir, labai svarbu, telefono numerį. Vokietijos kurjeriai yra labai disciplinuoti, jei negali patekti į objektą arba rasti gavėjo, jie nedelsdami skambina. Jei telefono numerio nėra arba jis neteisingas, siunta gali būti grąžinta atgal į Lietuvą jau po kelių dienų, o tai kels papildomų išlaidų.

Be to, būtina tiksliai aprašysi turinį. Nerašykite „daiktai“ arba „dovanos“. Vokietijos muitinė (nors tai ir ES vidinis rinkos pervežimas, kontrolė egzistuoja, ypač siunčiant iš trečiųjų šalių ar siunčiant didesnes prekių partijas) turi teisę stabdyti neaiškus siuntas. Nurodykite, kas yra viduje: „Drabužiai“, „Elektroninės detalės“, „Knygos“ ir t.t. Taip pat reikia nurodyti prekių kiekį ir savikainą (jei tai prekybinė siunta). Neteisingas arba nepilnas aprašymas yra dažniausia siuntų delso priežastis.

3. Kodėl sistemoje nurodyta kaina skiriasi nuo realios, kai kurjeras atvyksta?

Tai viena dažniausių kliūčių. Internete pateikiama kaina yra preliminari ir ji pagrįsta tuo, ką įvedėte. Jei įvedėte, kad siunta sveria 5 kg, o realiai sveria 15 kg, arba nurodėte mažesnius išmatavimus, kurjeris, atvykęs pasiimti siuntos, ją išmatuos ir pasveris. Jei duomenys nesutaps, kaina bus perskaičiuota.

Vokietijos kryptimi tai ypač aktualu dėl tūrinio svorio (volumetric weight) skaičiavimo. Logistikos kompanijos už siuntos apmoka pagal tai, kas didesnė – arba realus svoris, arba tūrinis. Tūrinis svoris skaičiuojamas taip: ilgio (cm) x plotio (cm) x aukščio (cm) padalinta iš koeficiento (paprastai 5000). Jei siunta yra lengva, bet didelė (pavyzdžiui, pagalvės, putų gaminiai), jums teks mokėti už erdvę, kurią ji užima sunkvežimyje, o ne už jos kilogramus. Todėl, norint išvengti nep malonių staigmenų, visada geriau tiksliai išmatuoti dėžę prieš užsakydamas.

4. Ar galima užsakyti siuntą į Vokietiją be paskutiniųjų mylių (Last Mile) pristatymo, t.y. į pašto dėžutę ar terminalą?

Žinoma, tai yra labai populiari paslauga, ypač tarp tiems, kurie dažnai siunčia prekes į Vokietiją arba ten turi pašto dėžučių (Paketshop). Užsakymo procese paprastai galite pasirinkti pristatymo būdą: „Durų iki durų“ arba „į pašto dėžutę“.

Pasirinkus pristatymą į pašto dėžutę (pvz., DHL Packstation arba „Post“ terminalus), procesas yra panašus, tačiau labai svarbu nurodyti teisingą dėžutės numerį ir gavėjo telefono numerį, ant kurio bus išsiųstas specialus kodas atidarymui. Šis pasirinkimas dažnai būna šiek tiek pigesnis ir patogesnis, nes gavėjas gali atsiimti siuntą bet kuriuo paros metu. Tačiau verta prisiminti, kad siuntos į tokias dėžutes turi būti tam tikro dydžio – per didelių siuntų (pvz., virš 31.5 kg arba per didelių išmatavimų) ten neįdeda.

5. Kokios prekės yra draudžiamos arba ribojamos siunčiant į Vokietiją?

Vokietija turi griežtus reikalavimus dėl saugos, todėl yra sąrašas draudžiamųjų prekių. Į juos įeina visos pavojingos medžiagos: sprogmenys, degiosios medžiagos (benzinas, alyvos), aerozoliai (jei nėra specialios licencijos), toksinės medžiagos. Taip pat griežtai kontroliuojamos gyvosios augalinės kilmės prekės (vaisiai, daržovės, sėklos), jei neturite fitosanitarinių sertifikatų.

Alkoholiniai gėrimai ir tabako gaminiai taip pat yra ribojami arba reikalauja specialių leidimų, o jų vežimas be jų gali būti laikomas kontrabanda. Taip pat nerekomenduojama siųsti brangių bižuterijų, pinigų grynaisiais ir dokumentų, turinčių juridinę galią (pvz., originalai), paprastomis siuntomis, nes jų praradimo atveju atlyginimas yra sudėtingas. Jei abejojate dėl prekės, visada geriau konsultuotis su ekspertais prieš užsakydami, kad išvengtumėte siuntos konfiskavimo ir baudų.

6. Kaip vyksta apmokėjimas ir kokių mokėjimo būdų galima tikėtis?

Dabar, kai viskas vyksta internetu, apmokėjimas tapo vienu greičiausių etapų. Po to, kai suformuojate užsakymą ir patvirtinate duomenis, sistema nukreips jus į mokėjimo gateway. Dažniausiai priimami banko kortelių mokėjimai (Visa, Mastercard), taip pat greitieji mokėjimai (PayPal, Swedbank, SEB, Luminor ir kitų bankų „Paysera“ ar panašios sistemos).

Svarbu paminėti, kad kai kurios didelės kompanijos, dirbančios su B2B klientais, gali siūlyti atidėto mokėjimo sąlygas (pavedimu per 3-30 dienų), tačiau tai priklauso nuo jūsų sutarties statuso ir kredito istorijos. Paprastam vartotojui mokėjimas vyksta iš karto. Po sėkmingo apmokėjimo jūsų el. paštu arba paskyroje atsiranda mokėjimo kvitas ir siuntos etiketė, kurią reikia atspausdinti ir klijinti ant siuntos. Be šios etiketės kurjeris siuntos nepaims.

7. Ką daryti, jei siunta pažeista arba nepristatyta laiku?

Tai nepavydėtina situacija, tačiau su ja susiduriama. Jei siunta atvyko pažeista, pirmasis ir svarbiausias žingsnis – nedelsiant susisiekti su pervežėjo pagalbos tarnyba. Vokietijoje veikia griežti protokolai: jei pažeidimas matomas išorėje, privaloma kartu su kurjeriu užpildyti pažeidimo aktą (protokolą). Nepadarius to, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad prekė buvo sugadinta pervežimo metu, o ne jau atidarius dėžę namuose.

Jei siunta vėluoja, pirmiausia patikrinkite sekimo numerių istoriją. Dažnai atsitinka, kad siunta yra vietiniame Vokietijos sandėlyje ir laukia išdavimo. Jei vėlavimas trunka ilgiau nei nustatyta termino (paprastai 24-48 val. standartiniam siuntimui), pateikite prašymą tyrimui. Kaip ekspertas galiu pasakyti, kad 90% atvejų vėlavimai yra susiję su neteisingai nurodytais adresais arba gavėjo nepasiekiamumu, o ne su kurjerių nekompetencija. Turėkite omenyje, kad vokiški terminai yra griežti – jei promise yra „pristatyta per 3 dienas“, tai dažniausiai reiškia 3 darbo dienas.

8. Ar reikia muitinės deklaracijų siunčiant iš Lietuvos į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra Europos Sąjungos narės, siunčiant prekes tarp šalių, muitinės formalumo (deklaracijos pildymo ir mokesčių mokėjimo) nėra. Tai vadinama „intra-Community“ prekyba. Tačiau čia yra vienas svarbus niuansas. Jei siunčiate prekes asmeniškai (ne verslo reikalais), jokių dokumentų nereikia, tiesiog užpildote etiketę.

Jei esate verslininkas ir siunčiate prekes Vokietijos klientui (B2B), privaloma pateikti sąskaitą-faktūrą (invoice), kurioje nurodytas abiejų šalių PVM mokėtojų kodai. Be to, jei vertė viršija tam tikrą limitą (paprastai virš 1000 EUR arba, priklausomai nuo prekių), gali būti reikalaujama EXS (Išvežimo) deklaracijos, nors tai dažniau liečia išvežimą iš ES, o ne vidaus rinką. Tačiau, jei siunta keliauja per trečiąją šalį arba atkeliauja iš trečiosios šalies (pvz., iš Anglijos per Lietuvą į Vokietiją), tada muitinės procedūros būtinos. Visada geriau pasitarti su logistika dėl dokumentų, kad išvengtumėte siuntos arešto pasienio punktuose.

9. Kaip teisingai supakuoti siuntą, kad ji atvyktų saugiai?

Pakavimas – tai pusė sėkmės. Per savo dvidešimtmetę patirtį mačiau tiek puikiai supakuotų, tiek ir visiškai nepriimtinų siuntų. Vokietijos transportavimo keliai yra geros kokybės, tačiau krovininiai sunkvežimiai susiduria su staigiais stabdymais, posūkiais ir vibracija.

Jeigu siunčiate dėžę, naudokite naują, stiprią dėžę. Nenaudokite senų, sutrenktų dėžučių, nes jos praranda savo standumą. Tarp prekės ir dėžės sienelių turi būti užpildymas – putplastis, burbuliukų plėvelė, krūvos popieriaus. Prekė neturi judėti viduje. Jei siunčiate lengvą, bet didelę prekę, užklijuokite dėžės visas siūles (ypač apačią) kelis kartais. Jei tai paletinė siunta, ji turi būti tvirtai apvyniota stretch plėvele ir pritvirtinta prie paletės, o pati paletė turi atitikti EUR/EPAL standartus. Negerai supakuota siunta ne tik gali sugesti, bet ir gali sukelti žalos kitoms siuntoms kelyje, už ką gali būti atsakoma.

10. Ar galima sekti siuntą realiu laiku ir kaip veikia ši sistema?

Žinoma, siuntos sekimas yra standartas šiandieninėje logistikoje. Kai užbaigiate užsakymą internetu, gavote unikalų sekimo numerį (tracking number). Jį įvedę pervežėjo (pvz., DHL, GLS, UPS arba vietinės kompanijos) svetainėje, matote visą siuntos istoriją.

Sistema atnaujinama automatiškai kiekviename taške. Matysite, kada siunta buvo pasiimta iš jūsų, kada atvyko į tranziitinį sandėlį Lietuvoje, kada išvyko į Vokietiją, kada pasiekė rūšiavimo centrą Vokietijoje (pavyzdžiui, Kelne arba Frankfurte) ir kada perduota vietiniam kurjeriui pristatymui. Kai kurios sistemos net siunčia SMS pranešimus arba el. laiškus su prognozuojamu pristatymo laiku. Tai leidžia jums ne tik žinoti, kur yra jūsų siunta, bet ir derinti laiką su gavėju, kad jis būtų namuose. Verta pažymėti, kad duomenys gali šiek tiek vėluoti (pvz., 1-2 valandos), tačiau bendrą vaizdą jie suteikia labai tikslų.

Išvada

Užsakymo procesas į Vokietiją internetu yra pavyzdys to, kaip technologijos gali supaprastinti sudėtingas logistines operacijas. Nuo to laiko, kai pradėjau savo karjerą, pasiekėme milžinišką pažangą – tai, kas anksčiau reikalaudavo dienų raštvedybos, dabar užtrunka kelias minutes. Tačiau, nepaisant automatizacijos, žmogiškas faktorius ir dėmesys detalėms išlieka lemiamas.