Reguliarūs reisai iš Vokietijos: patikimas ir tikslus organizavimas

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka ne tik Lietuvos, bet ir visos Europos Sąjungos ekonominis širdis. Kasdien tarp šalių vyksta tūkstančiai prekių keitimų – nuo mažmeninės prekybos produkcijos iki sudėtingų pramonės įrengimų. Šioje srityje, kur laikas lygus pinigams, o pasitikėjimas – valiuta, itin svarbu pasirinkti tinkamą logistikos sprendimą. Ilgamečiai šioje sferoje dirbantys profesionalai gerai žino, kad atsitiktiniai kroviniai arba „viliojimas“ pigiais kainos pasiūlymais dažnai baigiasi nusivylimais, vėlavimais ir prarastais klientais.

Šiame straipsnyje norime pasidalinti daugiau nei dvidešimties metų patirtimi, padedančia suprasti, kodėl reguliarių reisų iš Vokietijos organizavimas yra strategiškai geriausias pasirinkimas verslui. Mes ne tiesiog vežame krovinius – mes kuriame logistikos grandines, kurios veikia be trikdžių. Nagrinėsime visus niuansus – nuo dokumentų tvarkymo iki to, kaip tinkamas planavimas gali sumažinti išlaidas ir padidti jūsų klientų pasitikėjimą. Suprasite, kas slepiasi už uždarų vartų sandėliuose ir kaip užtikrinti, kad prekės iš Miuncheno, Hamburgo ar Berlyno pasiektų Vilnių, Klaėdą ar Kauną taip, kaip ir buvo planuota.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje surinkome ir išsamiai atsakėme į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai užduoda mūsų klientai bei verslo partneriai, domintys krovinių gabenimu iš Vokietijos. Siekiame, kad ši informacija padėtų jums išvengti pagrindinių kliūčių ir nuspręsti, koks logistikos modelis geriausiai atitiktų jūsų verslo poreikius.

1. Kas iš tikrųjų yra „reguliarūs reisai“ ir kaip jie skiriasi nuo užsakomųjų pervežimų?

Reguliarūs reisai (angliškai – line haul arba part load) tai logistikos modelis, kai transporto priemonės važiuoja pagal griežtai nustatytą tvarkaraštį, nepamainant maršruto, nepaisant to, ar sunkvežimis pilnas, ar ne. Įsivaizduokite autobusą, kuris išvyksta iš stoties tam tikru laiku – jis ne laukia, kol visos vietos bus užpildytos. Taip pat veikia ir reguliarus reisas: vairuotojas žino, kad kiekvieną antradienį ir penktadienį jis turi išvykti iš Vokietijos hubo į Lietuvą.

Skirtumas nuo užsakomojo pervežimo (charter) yra esminis. Užsakomasis reisas organizuojamas tik tada, kai klientas turi pakankamai krovinių, kad užpildytų visą sunkvežimį (FTL – Full Truck Load), arba kai reikalingas specialus, neplanuotas maršrutas. Reguliarūs reisai yra idealūs daliniams kroviniams (LTL – Less Than Truckload). Jei jūsų įmonė siunčia 3 paletes, nebūtina mokėti už visą sunkvežimį – jos keliauja kartu su kitų klientų krovinais. Tai leidžia užtikrinti pastovumą: jūsų klientai žino, kad prekės išsiųstos pirmadienį atkeliaus trečiadienį, nes maršrutas yra fiksuotas ir nekeičiamas.

2. Kiek laiko trunka vidutinis krovinių pristatymas iš Vokietijos į Lietuvą?

Vokietija didelė šalis, todėl atsakymas priklauso nuo konkretaus įkrovos punkto (krovimo vietos). Jei krovimas vyksta Rytų Vokietijoje (pvz., Berlynas, Niurnbergas, Miunchenas), atstumas yra trumpesnis, o tranzito laikas gali svyruoti nuo 1 iki 2 darbo dienų. Tačiau jei prekės surenkamos Vokietijos vakaruose (pvz., Duisburgas, Štutgartas, Frankfurtas ar net netoli Reino krašto), reikia skirti daugiau laiko.

Įprastai, krovinius, įkeltus pirmadienį ryte, į Lietuvą galima tikėtis trečiadienį arba ketvirtadienį. Svarbu atsižvelgti ir į vairuotojų poilsio laiką. Reguliuojant vairuotojų darbo laiką, jie privalo atlikti 45 minučių pertrauką po 4,5 valandos vairavimo ir laikytis savaitinio poilsio normų. Patyręs ekspeditorius visada įtrauks šį laiką į savo skaičiavimus, tačiau „paskutinės minutės“ užsakymuose gali kilti nesusipratimų, jei klientas tikisi, kad vairuotojas nuvažiuos 1200 km per vieną dieną nelegaliai. Mes visada planuojame atsargiai, kad vengtume vėlavimų.

3. Kokius krovinius dažniausiai vežame reguliariais reisais ir ar yra kokių nors apribojimų?

Reguliariais reisais gabenamas viskas, kas keliauja standartinėje Eurofletėje (pavėsinėje) arba uždarame krove. Tai gali būti maisto produktai (jei turi reikiamus sertifikatus), statybinės medžiagos, automobilių dalys, baldai, elektros įrenginiai ir netgi pavojingos medžiagos (ADR), tačiau apie tai privalome žinoti iš anksto.

Yra keletas apribojimų. Reguliariais reisais nėra vežami krovinių, viršijančių standartinius matmenis – tai yra, per didelių, per sunkių arba neįstatomų į standartinę sunkvežimio platformą (oversized cargo). Tokiems kroviniams reikalingas specialus techninis pasiruošimas ir leidimai. Taip pat reikia atkreipti dėmesį į krovinių tvirtinimą. Nors mes pasirūpiname tvirtinimo medžiagomis, siuntėjas privalo užtikrinti, kad pats krovinys yra pakankamai supakuotas ir išlaikys transporto metu atsirandančias vibracijas bei poslinkius. Jei siunčiate trapų krovinį (pvz., stiklą, keramiką), tai būtina nurodyti užsakymo metu, kad būtų panaudotos specialios apsauginės priemonės.

4. Kaip formuojama kaina reguliuojamuose reisuose ir kas įtakoja galutinę sumą?

Kainos formavimas reguliuojamuose reisuose pagrįstas kiekio ir nuotolio logika. Skirtingai nei užsakomajame reise, kur mokate už visą sunkvežimį, čia mokate už užimamą vietą. Kainą lemia trys pagrindiniai faktoriai: užimamas tūris (kubiniais metrais), svoris arba užimamos grindų plotos metrai (LDM – Loading Meter). Dažniausiai taikomas „geresnio“ kriterijus – t.y., skaičiuojama pagal tai, kas didesnė.

Taip pat įtakos turi rūšis. Pavyzdžiui, šaldytuvų (refrigerated) reisas kainuos brangiau dėl didesnių degalų suvartojimo ir techninės priežiūros sąnaudų. Pavojingų medžiagų (ADR) gabenimas taip pat reikalauja papildomų leidimų ir specialiai apmokytų vairuotojų. Negalime pamiršti ir papildomų paslaugų, tokių kaip „pirmutinės rankos“ iškrovimas (kai vairuotojas neįsileidžiamas į sandėlį ir iškrauna prie vartų), krovimo įrankių nuoma arba eksporto deklaracijos pateikimas Lietuvoje. Mūsų tikslas – būti skaidriais, todėl visada pateikiame išsamią sąskaitą-faktūrą su išskirtomis eilutėmis, kad jūsų buhalterija nebūtų apsunkinta.

5. Kas nutinka, jei mano krovinys netelpa į planuojamą reisą? Ar yra rezervinės sistemos?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių būgų, ypač intensyviausio sezono metu (prieš šventes ar vasaros atostogas). Profesionali logistikos įmonė visada turi „planą B“. Jei mūsų reguliarus sunkvežimis jau užpildytas, mes nedelsdami pradedame ieškoti alternatyvių sprendimų. Pirmiausia tikriname mūsų patikimų partnerių tinklą. Dirbdami šioje srityje daugiau nei 20 metų, mes susibrolėjome su daugeliu Vokietijos ir Lietuvos vežėjų. Panašiai kaip taksistai praneša vienas kitam apie laisvus automobilius, ir mes tarpusavyje dalijamės informacija apie laisvas vietas.

Jei krovinys labai skubus, gali būti pasiūlyta dalinio krovinių perkėlimo (cross-docking) paslauga viename iš mūsų terminalų Vokietijoje – t.y. krovinys atvežamas į sandėlį ir perkraunamas į kitą, greičiau išvykstantį transportą. Nors tai gali šiek tiek padidinti kainą, tai užtikrina, kad jūsų klientas gaus prekes laiku. Mūsų patirtis rodo, kad blogiausia, ką galima padaryti – tai tyčioti su užsakymu ir viltis, kažkas „atsisiks“. Geriau iš karto pranešti apie problemą ir pasiūlyti sprendimą.

6. Kaip tvarkomi muitinės formalumai gabenant krovinius iš Vokietijos į Lietuvą?

Nors Vokietija ir Lietuva yra vienoje rinkoje (ES) ir tarp jų nėra sienų kontrolės, muitinės procedūros vis dar egzistuoja, ypač susijusios su PVM ir akcizu. Standartinis atvejis – kai krovinius perveža tarp ES šalių registruotas vežėjas, naudojantis TIR arba CMR dokumentais – yra paprastas. Dažniausiai nereikia jokios išankstinės deklaracijos, tačiau turi būti tinkamai užpildytas prekių važtaraštis (CMR), kuriame nurodomas prekių gavėjo PVM kodas.

Visgi, situacija pasikeičia, jei gabename akcizuojamas prekes (alkoholį, tabaką, degalus) arba prekes, kurios nėra galutinio importo objektas (pvz., laikinas importas arba perdirbimas). Tokiu atveju reikalingas EMCS sistemos pranešimas arba specialios importo deklaracijos. Be to, jei krovinys atkeliauja iš trečiosios šalies (pvz., JAV ar Kinijos) per Vokietiją ir ten yra įvežamas į laisvąją rinką (t.y., sumokamas Vokietijos PVM), tada gabenant į Lietuvą reikėtų atlikti PVM perkėlimo procedūrą. Mūsų ekspeditoriai visada patikrina, ar dokumentai atitinka reikalavimus, kad jums nereikėtų mokėti baudų už vėlavimus ar neteisingus duomenis.

7. Kokios yra krovinių draudimo galimybės ir kodėl verta drausti siuntą?

Dauguma klientų klaidingai manoma, kad vairuotojo turimas draudimas (transporto priemonės draudimas) arba privalomasis civilinės atsakomybės draudimas (CMR draudimas) pilnai padengia krovinių vertę. Deja, taip nėra. Pagal CMR konvenciją, standartinė atsakomybė ribojama – apie 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) už vieną kilogramą krovinio. Esant dabartiniams kursams, tai yra gana menka suma, kuri nebus pakankama norint atstatyti brangų elektroniką ar pramonę įrangą.

Todėl visada rekomenduojame papildomą krovinių draudimą (All Risk insurance). Jis kainoja labai nedaug – paprastai tai kelios dešimtys centų nuo krovinio vertės šimčiui, bet suteikia ramybės. Jei sunkvežimis patirs avariją, sudegs arba krovinys bus pavogtas, draudimo kompanija atstatys pilną prekių vertę. Mūsų įmonė gali padėti suformuoti tokį draudimą, o per 20 metų patirties matome, kad tie, kurie taupo ant draudimo, dažniausiai patiria didžiausius nuostolius vienoje vietoje.

8. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku ir kaip veikia ši sistema?

Šiuolaikinėje logistikoje „matomumas“ (visibility) yra bene svarbiausias elementas. Nebėra tų laikų, kai reikėjo skambinti vairuotojui ir klausti, kur jis yra. Mūsų reguliuojamuose reisuose visi sunkvežimiai yra aprūpinti moderniais GPS sekimo įrenginiais. Jūsų klientas (ir jūs pats) gaus prisijungimą prie klientų portalo arba tiesioginę nuorodą, kurioje matysite sunkvežimio vietą žemėlapyje realiu laiku.

Be to, sistema automatiškai siunčia pranešimus. Pavyzdžiui, kai vairuotojas pasiekia krovimo vietą Vokietijoje, kai krovinys yra užfiksuotas IRD (Inland Road Document) terminaluose, ir kai jis atvyksta į paskirties vietą Lietuvoje. Tai leidžia jums patikslinti savo klientams pristatymo laiką. Jei atsirasta eismo įvykio ir reikia nukelti pristatymą, sistema tai parodo, ir mes iš karto informuojame jus, kad galėtumėte sureaguoti bei iš anksto informuoti savo pirkėjus. Tai sumažina stresą ir leidžia išlaikyti aukštą aptarnavimo lygį.

9. Kaip klientas turi pasiruošti kroviniui, kad procesas vyktų sklandžiai?

Sėkmė priklauso ne tik nuo mūsų, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Dažniausia problema – netinkamas pakavimas. Jei siunčiate dėžes ant paletės, jos privalo būti tvirtai suklijuotos arba suvinėtos plėvele. Paletės turi būti tvirtos, nesuirusios, nes pažeista paletė gali sugriauti visą krovinių statymą (pavėsinę), o tai kelia pavojų ne tik jūsų prekėms, bet ir kitų klientų siuntoms.

Antra svarbi thing – dokumentai. Būtinai įdėkite į vairuotojo vokiškąją dėžutę (kurią paprastai įdeda į kabiną) kopijas: komercinę sąskaitą-faktūrą (invoice), pakavimo sąrašą (packing list) ir, jei reikia, sertifikatus (pvz., atitikties deklaraciją CE). Jei krovinys turi būti iškraunamas vairuotojo įrankiais (pvz., su „vėžimu“ – manual pallet jack), o ne sandėlio kranu, tai taip pat būtina pažymėti. Informacijos perteklius geriau nei trūkumas – leiskite mums žinoti visus niuansus, kad išvengtume nesusipratimų paskutinę akimirką.

10. Kodėl verta rinktis ilgalaikį partnerį (ekspeditorių) o ieškoti pigiausio kiekvienam reisui?

Tai klasikinis dilema: kaina vs. kokybė. Ieškodami pigiausio pasiūlymo kiekvieną kartą rizikuojate patikti į „kišenių“ vežėjų rankas. Pigus kainos pasiūlymas dažnai slepia prastą techninę būklę, patirties trūkumą arba net nelegalią veiklą. Jei sunkvežimis suges arba vairuotojas dingsu be žinios, jūsų nuostoliai bus kur kas didesni nei sutaupyta 50 eurų.

Rinktis patikimą ekspeditorių, kuris turi savo reguliarius reisus, reiškia įsigyti strateginį partnerį. Mes žinome jūsų verslo specifiką, mes žinome, koks jūsų klientų aptarnavimo standartas, ir mes atsakykume už rezultatą.