Pervežimas į Vokietiją: lankstumas ir puikus aptarnavimas – logistikos paslaptis sėkmingam verslui

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka ne tik Lietuvos, bet ir visos Europos Sąjungos ekonominės širdies bei svarbiausia prekybos partnere. Kasdien tūkstančiai tonų krovinių keliauja mūsų automagistralėmis, siekdami atiduoti laiku, o kartu ir užtikrinti gamybos procesų tolydumą. Tačiau patirtis rodo, kad sėkmė tarptautinėse vežlose nėra lemiamai priklausoma tik nuo atstumo ar kuro kainos. Tikrasis raktas į ilgalaikę partnerystę ir kliento ramybę yra du, pirmo žvilgsniu nesudėtingi, bet sunkiai įgyvendinami elementai: lankstumas ir nepriekaištingas aptarnavimas.

Dirbdamas logistikos srityje daugiau kaip dvidešimt metų, mačiau, kaip pasikeitė rinka. Anksčiau pakakdavo nupirkti bilietą į vieną pusę ir paduoti konteinerį. Šiandien Vokietijos rinka reikalauja tikslumo, vokiško tvarkos supratimo ir gebėjimo adaptuotis prie kliento, kuris gali susidurti su neplanuotomis aplinkybėmis, poreikių. Krovinių pervežimas į Vokietiją tampa nebe paprasta fizine užduotimi, o strateginiu sprendimu, kuris gali nulemti jūsų įmonės reputaciją. Šiame straipsnyje panagrinėsime, kaip subalansuoti kainą ir kokybę, kodėl lankstumas yra svarbiau nei brangios reklamos pažadai ir ką tiksliai reiškia „puikus aptarnavimas“ realiame, pilname iššūkių kelių pasaulyje.

Įvadas: Kodėl Vokietija nėra kaip bet kuria kita šalis?

Vokietija yra unikali savo infrastruktūra ir logistikos kultūra. Čia automagistralių tinklas yra vienas geriausių pasaulyje, tačiau ir intensyvumas čia neįtikėtinas. Kasdieninis „Autobahn“ kamščių chaosas gali sugriežtinti bet kurį, net labiausiai detaliai suplanuotą grafiką. Be to, vokiečiai žinomi dėl savo disciplinos ir preciziškumo. Jei krovinys atvyksta į sandėlį penkiolika minučių vėlai, gali būti, kad jis nebus priimtas tą dieną, nes „terminas“ buvo užfiksuotas sistemoje.

Tokiose sąlygose mūsų, kaip pervežėjų, užduotis tampa dvilypė. Vien pusė – tai fizinis krovinių gabenimas, saugumas ir laikantis. Kita pusė – tai komunikacija, sprendimų priėmimas ekstremaliomis sąlygomis ir gebėjimas būti lankstiu. Lankstumas logistikoje nereiškia, kad mes keičiame taisykles žaidimo eigoje be pagrindo. Tai reiškia gebėjimą rasti sprendimus tada, kai planai suyra. Pvz., jei dėl techninių priežastūrių (automobilio gedimas) arba neprognozuojamų oro sąlygų vėluojame, lankstus pervežėjas nedings ir nepasakys „tai ne mūsų kaltė“. Jis aktyviai ieškos alternatyvių maršrutų, derėsis su gavėju dėl vėlesnio priėmimo laiko arba, jei reikia, organizuos persiuntimą kitu transportu.

Puikus aptarnavimas savo ruožtu prasideda ne tada, kai vairuotojas važiuoja į Vokietiją, o dar tada, kai klientas pirmą kartą pakelia telefoną arba rašo el. laišką. Tai yra aiškus, profesionalus konsultavimas, realių terminų nustatymas (o ne tokių, kuriuos klientas nori girdėti, bet kurių neįmanoma įvykdyti) ir skaidrus kainodara. Vokietijos kryptyje dažnai vežama brangios technikos, chemijos pramonės produktų ar automobilių dalys, todėl klaidos kainuoja labai brangiai. Štai kodėl patirtis čia yra ne privalumas, o būtinybė.

Šiame straipsnyje suksime ratą aplink pagrindinius klausimus, kuriuos dažniausiai užduoda klientai planuodami pervežimus į Vokietiją. Sieksime atskleisti, kaip subtilus pokyčiai organizaciniuose procesuose gali suteikti jums didžiulį konkurencinį pranašumą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kiek laiko trunka standartinis krovinio pervežimas iš Lietuvos į Vokietiją?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, tačiau atsakymas nėra vienas ir vienintelis. Viskas priklauso nuo to, kur į Vokietiją keliaujame. Jei krovinio kelionės tikslas yra Berlynas arba Miunchenas, atstumas yra vienas, o jei tai yra mažesnis miestelis Bavarijos ar Šlėzvigo-Holšteino gilumoje – kelias gali pasidaryti ilgesniu. Paprastai, kalbant apie pilnavertį krovininį transportą (FTL), standartinis pristatymo terminas svyruoja nuo 24 iki 48 valandų nuo įkrovos momento.

Tačiau svarbu atsižvelgti į vairuotojo darbo laiko apribojimus. Vokietijoje, kaip ir visoje ES, griežtai laikomasi „socialinių“ taisyklių. Vairuotojas turi skirti poilsį, todėl net jei fiziškai nuvažiuoti reikėtų 12 valandų, su poilsiais tai gali užtrukti ilgiau. Be to, jei krovinys yra dalinis (LTL) – t.y., viename automobilyje vežami kelių klientų siuntos, terminas gali padidėti iki 3–4 dienų dėl iškrovos-krovinių operacijų tarpiniuose taškuose. Mūsų patirtis rodo, kad geriausias praktikos yra nustatyti realų terminą su 2–3 valandų atsarga, ypač jei gavėjas Vokietijoje turi griežtus „time windows“ (laiko langus) krovinio priėmimui.

2. Kas yra „lankstus“ pervežimas ir kada jis būtinas?

Lankstumas logistikoje yra sugebėjimas adaptuotis prie besikeičiančių sąlygų be panikos ir papildomų, neaiškių mokesčių. Jis būtinas dažniau, nei galite įsivaizduoti. Pavyzdžiui, klientas pateikia užsakymą sakydamas, kad prekės bus paruoštos antradienį. Atvyksta vairuotojas, o gamykloje pasirodo, kad trūksta vienos detaliės arba pakavimo medžiagų, ir krovinio nebus iki rytojaus.

Standartinis, nelankstus pervežėjas pasakys: „Aš važiuoju tuščias, jums reikia sumokėti baudą arba laukti savaitę“. Lankstus ekspertas spręs problemą kartu su klientu. Mes galime pasiūlyti vairuotojui apsistoti viešbutyje (jei leidžia laiko grafikas) ir įkelti ryte. Arba, jei klientas skuba, galime surasti kitą, grįžtančią mašną tame regione ir perduoti siuntą per „swap body“ techniką, jei tai įmanoma. Lankstumas taip pat reiškia galimybę pakeisti pristatymo adresą Vokietijoje paskutinę minutę, jei verslo aplinkybės pasikeičia – tai dažnai įmanoma su mūsų mobiliaisiais dispečeriais, kurie nuolat seka situaciją kelyje.

3. Kokius dokumentus reikia paruošti tarptautiniam pervežimui į Vokietiją?

Nors keliaujame ES viduje ir muitinės kontrolės (paprastai) nėra, dokumentacijos kiekis nemažėjo. Vokietija yra šalis, kurioje bureaucracy (biurokratija) yra aukštas lygis, o jų sandėlininkai ir logistikos vadovai yra itin reiklūs. Pagrindinis dokumentas yra CMR važtaraštis. Jis turi būti užpildytas be klaidų: tiksliai nurodytas siuntėjas, gavėjas, prekių pavadinimas (bent jau bendrais bruožais), svoris ir prekių kiekis.

Be CMR, būtina pateikti prekių sąrašą (packing list) ir, jei prekės yra parduodamos, PVM sąskaitą-faktūrą. Labai svarbu nurodyti HS (Tarifų) kodus, ypač jei vežama specifinė technika arba chemijos pramonės produktai, nors tai ne visada būtina paprastiems prekėms. Jei krovinys yra pavojingas (ADR), būtina papildoma ADR dokumentacija. Patirtis moko, kad neteisingai užpildytas CMR Vokietijoje gali baigtis tuo, kad krovinys nebus priimtas, o klientui gali būti išrašyta „stojimo“ rinkliava (Standgebühr) už laiką, kurį sunkvežimis praleidžia laukiant dokumentų korekcijos.

4. Kaip apskaičiuojama pervežimo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara formuojasi pagal keletą pagrindinių veiksnių. Pirmasis ir akivaizdziausias – atstumas. Tačiau ne vien tik kilometrai. Vokietijoje yra mokesčiai už važiavimą automagistralėmis – vokiškai vadinami „Maut“. Šis mokestis priklauso nuo sunkvežimio emisijos klasės (Euro 5, Euro 6) ir ašių skaičiaus. Brangesnis, aplinkai draugiškesnis sunkvežimis kainuoja mažiau, tačiau paties transporto nuomos kaina didesnė.

Kita svarbi dalis – kuro kaina. Rinkoje ji svyruoja, todėl dažnai taikomas kuro priedas (fuel surcharge), kuris keičiasi kartą su mėnesiu ar savaiče. Taip pat kainą įtakoja rūšis: ar tai standartinis 33 tunų tentas (tent truck), ar šaldytuvas, ar automobilis su „kelto“ (tilt) galimybe misriems kroviniams. Jei reikalinga papildoma įranga, pvz., „hanging garments“ (drabužių kabinimo sistema) arba pristatymas „su įkėlimu“ (su kranu ar liftu), tai taip pat didina kainą. Lankstus aptarnavimas reiškia, kad mes nenukainojame kiekvieno smulkmeno, o stengiamės siūlyti fiksuotą, aiškų tarifą, kuris apimtų visus numatomus išlaidas, kad klientas neturėtų nemalonių staigmenų.

5. Ar galima transportuoti asmeninius daiktus (keliaujančius į gyvenimą) į Vokietiją?

Taip, ši paslauga yra labai populiari, ypač tarp tų, kurie išvyksta dirbti ar gyventi į Vokietiją (pvz., medicinos seserys, inžinieriai, statybininkai). Čia taikomi kiek kitokie reikalavimai nei prekiniams kroviniams. Asmeniniai daiktai dažnai yra neįpakuoti į standartines europaletes, o tai reikalauja ypatingo dėmesio pakavime ir užtvirtinime kelyje, kad niekas nesužlėktų važiuojant Vokietijos greitkeliais.

Svarbiausia čia – muitinės deklaravimas. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES narės, persikėlėlis turi deklaruoti savo turtą, jei jo vertė viršija tam tikrą thresholdą (paprastai tai netaikoma, jei daiktai naudoti ir asmeniniai, bet reikia turėti inventorizacinį sąrašą). Be to, jei asmuo transportuoja automobilį, reikia jo techninį pasą ir draudimo „žalią kortą“. Mes dažnai padedame suformuoti šį inventoriaus sąrašą, kad jis atitiktų Vokietijos reikalavimus, ir užtikriname, kad vairuotojas padės ne only iškrauti, bet ir, jei reikia, susidėti daiktus naujame bute, jei tai suderinta anksčiau. Tai būtent tas aptarnavimo lygis, kuris sukuria pasitikėjimą.

6. Kas nutinka, jei krovinys sugenda arba dingsta?

Tai klausimas, kurio niekas nenorėtų girdėti, tačiau profesionalas turi būti pasiruošęs ir į šį scenarijų. Visų pirma, kiekvienas krovinys, kurį pervežame, yra apdraustas. Draudimo polisas yra privalomas. Tačiau yra svarbi detalė: standartinis draudimas dažnai apdraudžia tik 8,33 SDR (specialiųjų traukimo teisių) vienui kilogramui (tai yra apie 1,10–1,20 EUR). Jei vežate brangias elektronines dalis arba furjerą, ši suma gali nepadengti nuostolių.

Todėl „puikus aptarnavimas“ reiškia, kad prieš pradėdami vežti, mes konsultuojame dėl krovinio vertės ir, jei reikia, padidiname draudimo sumą (pridėtinę vertę). Jei įvyk incidentas – pvz., avarija, dėl kurios sugenda prekės, – mūsų procedūra yra tokia: nedelsiant pranešame klientui, fiksuojame žalą vietoje (nuotraukos, protokolas), susisiekome su draudiku ir pradedame kompensacijos procesą. Mes nebijome imti atsakomybės, jei klaida yra mūsų pusėje, ir stengiamės išspręsti problemą taip, kad klientas patirtų kuo mažiau nepatogumų.

7. Kaip vežami neįprasti ar „problematiški“ kroviniai (pvz., vėluojantis gamybos įrenginys)?

Vokietijos pramonė dažnai reikalauja pervežti dalis, kurios yra per didelė standartiniam sunkvežimiui (out of gauge) arba per sunkios. Tokiu atveju reikalingas specialus transportas: žemo profilio sunkvežimiai (low loaders), platformos arba traktoriai su puspriekabėmis. Čia lankstumas yra kritiškas.

Neįprastų krovinių gabenimas reikalauja specialių leidimų (pvz., anomalų krovinių licencijos) Vokietijoje, kurios gali užtrukti kelias dienas, jei juos tvarkti savarankiškai. Mūsų vaidmuo čia – užtikrinti, kad visi leidimai būtų gauti iš anksto, o maršrutas būtų suplanuotas taip, išvengiant tiltų arba tunelių, kurių aukštis arba kelio plotis netinka. Taip pat reikia rūpintis lydinčiu transportu (policijos arba privačiu lydimo automobiliu), kas Vokietijoje yra griežtai kontroliuojama. Mūsų ilgametė patirtis leidžia mums numatyti, kur gali kilti problemų, ir išvengti jų dar prieš pasileidžiant į kelią.

8. Kokios yra specifinės Vokietijos sandėlių ir parduotuvių reikalavimai vairuotojams?

Vokietijos logistika yra itin automatizuota. Didžiuosiuose prekybos centruose (pvz., Kaufland, Aldi, Lidl arba pramoniniai sandėliai) vairuotojas negali tiesiog atvažiuoti ir „paleisti“ krovinio. Jis turi turėti iš anksto užregistruotą terminą (booking). Dažnai reikalingi specialūs įranga: pvz., „paspirtukai“ (electric pallet jacks) arba vairuotojas turi mokėti valdyti sandėlinę techniką, jei sandėlis neduoda savos.

Be to, dauguma Vokietijos gavėjų reikalauja, kad krovinys būtų užtvirtintas taip, kad nesužlėstų atidarius užuolaidas. Tai vadinama „cargo securing inspection“. Jei vairuotojas atvyks su prakiurusiu virvelių rėmu arba netvarkingomis užraktomis, jis gali būti nusiųstas atgal be priėmimo, o klientui bus paskaičiuota bauda. Mūsų aptarnavimas apima ir vairuotojų mokymą bei reguliarius techninius patikrinimus, kad jų transportas bei įranga visada atitiktų šiuos griežtus vokiškus standartus.

9. Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Absoliučiai taip. Šiandien be GPS stebėjimo sistemos sunku įsivaizduoti kokybišką aptarnavimą. Mūsų flotėje visi sunkvežimiai yra aprūpinti moderniomis GPS sekimo sistemomis, kurios leidžia mums matyti ne tik vietą, bet ir greitį, degalų suvartojimą bei vairuotojo darbo laiką.

Klientui tai suteikia ramybę. Jūs galite pasidalinti nuoroda su savo pirkėju Vokietijoje, kad jis matytų, kur yra prekės. Be to, sistema mums praneša, jei sunkvežimis sustojo neplanuotai arba jei yra nukrypimas nuo maršruto.