Logistikos paslaugos iš Vokietijos smulkiam verslui: Vadovas be nereikalingų klaidų

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka ne tik pagrindine Lietuvos prekybos partere, bet ir viena svarbiausių ekonomikos variklių visoje Europoje. Nors šios šalies pavadinimas dažnai asocijuojasi su automobilių gamyba, inžinerinius sprendimais ar chemijos pramone, smulkiam ir vidutiniam verslui (SVM) ji yra, pirmiausia, gausybės tiekėja. Nuo mažmeninės prekybos grandinių iki specializuotų dirbtuvių – visiems Vokietija yra tiekėjas, siūlantis aukštą kokybę ir patikimumą.

Tačiau, dirbdamas šioje srityje beveik dvidešimt metų, galiu drąsiai pasakyti: nuostoliai ne dėl blogo produkto, o dėl netinkamai organizuotos logistikos, yra dažnesni nei mano klientams atrodo. Smulkus verslas, tik pradedantis bendradarbiauti su Vokietijos partneriais, dažnai patenka į spąstus, susijusius su neteisingai suprastomis Incoterms sąlygomis, nepakankamai detaliais dokumentais arba pasirinktu netinkamu transporto būdu. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip logistika iš Vokietijos turi būti organizuojama taip, kad ji taptų ne bėda, o konkuravimo pranašumas.

Logistika nėra tik krovinių vežimas. Tai sudėtingas procesas, prasidedantis dar tuomet, kai tik susitariate dėl sandorio, ir baigiantis tada, kai prekė saugiai atkeliauja į jūsų sandėlį. Vokietijos rinka yra itin disciplinuota, todėl tenkinantys jos reikalavimus reiškia, kad jūsų verslas taip pat veiks sklandžiai.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėnu iš savo klientų, besiplečiančių į Vokietijos rinką ar ieškančių naujų tiekėjų.

1. Kodėl reikėtų rinktis profesionalią logistikos įmonę vietoj to, kad patys susitvarkytumėte su transportu iš Vokietijos?

Tai vienas pagrindinių klausimų, su kuriuo susiduriu bendraudamas su mažomis įmonėmis. Dažnai atrodo, kad pigiau ir paprasčiau yra pamėginti rasti vežėją per paieškos sistemas arba „Facebook“ grupes. Tačiau per 20 metų patirties mačiau nemažai pavienių verslininkų, kurie taip sutaupė keletą dešimčių eurų, bet prarado tūkstančius dėl vėluojančio krovinio ar sugadintos prekės.

Profesionali logistikos įmonė suteikia ne tiesiog sunkvežimį, o visumą. Mes žinome, kas nutinka, jei vokiškas tiekėjas vėluoja pakuoti krovinį, kaip elgtis su muitinės (net jeigu ir ES viduje, yra specifinių atvejų) dokumentais ir, kas svarbiausia, mes atsakenkame už procesą. Jei pas jus sugenda sunkvežimis, jūs turite jo ieškoti. Jei dirbate su brokeriu, jis turi rezervinius planus, maršrutus ir partnerius Vokietijoje, kurie gali perimti krovinį be jokios jūsų intervencijos. Smulkiam verslui laikas yra pinigai, o nuolatinis stresas dėl to, kur dabar yra jūsų prekės, nėra vertas tos išlaidos.

2. Kokius transporto būdus labiausiai rekomenduojate smulkiam verslui (siuntos iki 1 tonos, daliniai kroviniai, pilni sunkvežimiai)?

Viskas priklauso nuo jūsų krovinio specifikos ir dažnumo. Jei perkuojate retkarčiais ir labai mažus kiekius (pvz., viena dėžė su atsarginėmis detalėmis), kurjerinės paslaugos (DHL, UPS, TNT) yra geriausias pasirinkimas dėl greičio. Tačiau jei jūsų verslas auga ir pradate užeiti į tūrius, tampa aktyviųjų vežimų rinka.

Daliniai kroviniai (LTL – Less than Truckload) yra auksinis vidurys smulkiam verslui. Jei turite 3–5 euro paletes, neapsimoka mokėti už visą sunkvežimį. Šiuo atveju krovinys yra konsoliduojamas – jis keliauja kartu su kitų klientų krovinais tame pačiame sunkvežimyje. Tai leidžia sumažinti išlaidas, tačiau reikalauja šiek tiek daugiau laiko, nes tarpinės stotelės (terminalai) Vokietijoje ir Lietuvoje yra neabejotinos. Pilni sunkvežimiai (FTL) tinka tik tada, kai jūsų prekės užima 22–33 euro paletes arba viršija 10 tonų svorio. Tada logistika tampa paprasta: sunkvežimis važiuoja tiesiai iš tiekėjo pas jums.

3. Kas yra Incoterms sąlygos (EXW, FCA, DAP) ir kurios iš jų saugiausios lietuviškam pirkėjui?

Tai, regis, sudėtingiausia dalis, tačiau be jos neįmanoma užtikrinti sklandžios prekybos. Dažnai Vokietijos tiekėjai siūlo EXW (Ex Works) sąlygas, kas reiškia, kad jis atiduoda prekes savo sandėlio kieme, o visą likusį kelią ir išlaidas turite padengti jūs. Nors EXW kaina atrodo patraukliausia, ji dažnai tampa „kauburiu“. Jūs turite rasti vežėją Vokietijoje, kuris žino tų vietovių specifiką, ir suorganizuoti pakrovimą.

Aš visada rekomenduoju savo klientams derėtis dėl DAP (Delivered at Place) arba FCA (Free Carrier) sąlygų. DAP yra patogiausia: vokiškas tiekėjas sutvarko visą transportą iki jūsų durų Lietuvoje, o jums likę tik priimti prekę. FCA reiškia, kad tiekėjas atsakingas už prekių perdavimą savo arba sutarto sandėlio / terminalo durims Vokietijoje (pvz., perduoda vežėjui), o tolesnį rūpestį perima jūsų pasirinktas logistikos partneris. Niekada nesiūlykite EXW, jei nesate tikri dėl savo galimybių kontroliuoti procesus Vokietijoje.

4. Kaip vyksta krovinio konsolidacija (groupage) ir kodėl tai taip svarbu ekonomiškai mažoms įmonėms?

Konsolidacija arba grupinis vežimas yra būdas, kaip logistiniai centrai sujungia mažus krovinius iš skirtingų siuntėjų į vieną didelį sunkvežimį. Vokietijoje yra daugybė tiekėjų – nuo mažų šeiminių gamyklų iki didelių fabrikų. Viename mieste gali būti penki tiekėjai, iš kurių kiekvienas reikalauja atvežti po 1–2 paletes.

Jei kiekvienam tiekėjui siųstum atskirą sunkvežimį, kaina būtų astronominė. Konsoliduojant, mes paimame jūsų krovinius iš šių tiekėjų, vežame juos į artimiausią konsolidacijos terminalą (pvz., Frankfurte, Miunchene ar Hamburge), ten išrūšiuojame ir pakeliame į bendrą sunkvežimį, važiuojantį į Vilnių ar Kauną. Smulkiam verslui tai leidžia mokėti tik už užimtą erdvę (paviršių ar tūrį), o ne už visą transporto priemonę. Tai vienintelis būdas konkuruoti kainų atžvilgiu, kai perkuojate mažus kiekius.

5. Kokius dokumentus būtina paruošti siuntai iš Vokietijos, ir kodėl neteisingi duomenys sukelia vėlavimus?

Nors Lietuva ir Vokietija yra Europos Sąjungos narės, ir dažniausiai muitinės kontrolės nėra, dokumentacija yra kritinio svarbumo. Pagrindiniai dokumentai yra prekybinė sąskaita faktūra (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašas (Packing List).

Dažniausia klaida – neteisingai nurodytas prekių svoris arba prekės kodas (HS kodas). Jei sąskaitoje parašyta „Automobilių detalės“, tai pernelyg bendras aprašymas. Muitinė (arba policija atliekama patikra) gali sustabdyti krovinį, jei aprašymas nesutampa su realia turiniu. Be to, būtina tiksliai nurodyti siuntėjo ir gavėjo duomenis, PVM mokėtojo kodus. Jei dokumentuose bus klaidų, krovinys gali būti užstrigęs pasienio punkte arba sandėlyje, kol bus pataisyta. Laikas, praleistas ties dokumentų koregavimu, kainuoja pristatymo terminų nulinėmis sąlygomis (penkta diena nebe „penkta“, o vėlesnė).

6. Ar reikalingas draudimas, kai perku prekes iš Vokietijos, ir ką daryti, jei prekės atkeliauja sugadintos?

Tai klausimas, apie kurį dažniausiai pagalvojama tik tada, kai jau nutiko nelaimė. Pagal nutarimus (CMR konvencija), vežėjo atsakomybė už sugadintą ar dingusį krovinį yra ribota. Dažniausiai tai yra apie 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) vienam kilogramui. Jei vežiate brangias elektronines dalis ar mašinų elementus, ši suma uždengia tik nedidelę dalį žalos.

Todėl aš visada pasitariu dėl krovinio draudimo. Jis kainuoja labai nedaug (paprastai procentas nuo krovinio vertės), tačiau suteikia ramybės. Jei atvyksta paletė su sulaužyta dėže – nereikia ieškoti kaltinimo su vokišku tiekėju ar lietuvišku vairuotoju. Užtikrintas krovinys yra apdraudžiamas visą maršrutą. Jei pastebite žalą priimant krovinį, būtina nedelsiant su vairuotoju sudaryti žalos protokolą (CMR protokolas) ir informuoti draudiką be trūkstamų 24 valandų. Be protokolo pretenzijos netenkina.

7. Kokios yra pristatymo trukmės standartinėms siuntoms iš Vokietijos, ir nuo ko jos priklauso?

Standartinis pristatymas iš Vokietijos į Lietuvą dalinių krovinių (LTL) atveju trunka nuo 3 iki 5 darbo dienų. Tai vidutinis rodiklis, tačiau jis gali smarkiai svyruoti. Jei tiekėjas yra Bavarijoje (pietuose), o krovinys važiuoja per Šiaurės Vokietijos terminalus, kelias užtrunka ilgiau. Taip pat įtakos turi metų laikas – žiemą keliai gali būti slidūs, o vasarą – statybų sezono metu didelis eismo intensyvumas.

Taip pat būtina atsižvelgti į tiekėjo paruošimo laiką. Vokiški tiekėjai yra disciplinuoti, bet jie dažnai turi savo išvežimo grafikus (pvz., išvežia tik antradieniais ir penktadieniais). Jei jūsų užsakymas pasiekia juos šeštadienį, krovinys gali sandėlyje gulėti iki antradienio. Planuokite savo atsargas atsižvelgdami į šį „pirkėjo-sandėlio“ laiką.

8. Kaip tinkamai supakuoti prekes, kad jos atvyktų nepažeistos, ir ką reiškia EUR-paletės standartas?

Vokietijos rinka yra itin reikli dėl pakavimo. Ten neįsivaizduojama, kad prekės būtų kraunamos į sunkvežimį be specialių EUR-paletės (Europaletės) standarto. Ji turi būti tvirta, neturi būti sulaužyta. Be to, būtina naudoti išplečiamas plėvelės (stretch film), kurią užraizgo ne mažiau kaip 3-4 sluoksniais, ypač jei krovinys yra nestabilus.

Daugelis smulkaus verslo atstovų klaidingai mano, kad vairuotojas padės priraižyti ar uždengti skiautę. Vairuotojas yra atsakingas už saugų vežimą, bet ne už jūsų pakavimo kokybę. Jei prekės nukris nuo paletės posūkiuose, todėl kad buvo priražyta prastai – žalos atsakomybė teks jums. Taip pat svarbu užtikrinti, kad krovinio aukštis neviršytų standartinio (dažniausiai iki 180 cm, jei nenurodyta kitaip), nes aukštas krovinys gali trukdyti kitiems kroviniams konsoliduotame sunkvežimyje.

9. Kaip pasirinkti patikimą tiekėją Vokietijoje, ir ką patikrinti prieš pasirašant sutartį?

Logistikos sritis leidžia matyti ne tik prekes, bet ir tiekėjų reputaciją. Prieš pradedant bendradarbiavimą, rekomenduoju ne tik analizuoti kainas, bet ir klausti apie jų logistikos procedūras. Ar jie gali pateikti prekes ant EUR-paletės? Ar jie turi reikalavimų dėl pristatymo laiko? Ar jie naudoja patikimas kurjerines paslaugas pavyzdžiui, siunčiant pavyzdžius?

Patikimas tiekėjas Vokietijoje visada pateiks aiškias sąlygas, nebus dviprasmiškas dėl atsakomybių ir gebės pateikti visus reikiamus dokumentus be užuolų. Jei susiduriate su tiekėju, kuris neatsako į laiškus arba kelia kliūtis pateikiant paprastą sąskaitą faktūrą – tai signalas, kad ir su logistika jis dirbs chaotiškai. Mano patirtis rodo, kad geriausi Vokietijos partneriai yra tie, kurie t ilgalaikius santykius vertina daugiau nei vienkartinį pelną.

10. Ką daryti, jei krovinys užstringa ar vėluoja, ir kaip efektyviai komunikuoti su logistikos įmone?

Pirmiausia – nepanikuokite. Vokietijoje eismo įvykiai ar techniniai gedimai yra retesni nei kitur, tačiau jie įvyksta. Jei matote, kad jūsų sekimo numeriu (tracking) krovinys nejuda jau dieną ar dvi, nedelsdami susisiekite su savo logistikos vadovu.

Profesionalios logistikos įmonės turi 24/7 priežiūros sistemas. Mes galime sužinoti, kur yra vairuotojas, kokia yra gedimo priežastis ir kada bus alternatyvus sprendimas. Nepagesiokite tiesioginio vairuotojo, jei jo numerio neturite – tai dažnai būna neefektyvu, nes vairuotojas gali vairuoti arba ilsėtis. Geriausias kelias – turėti vieną atsakingą asmenį logistikos įmonėje, kuris „už savo žodį“ atsako. Jei įmonė sako, kad vėluos dvi dienas, reikia planuoti gamybą ar pardavimus atsižvelgiant į tai, o ne spaudžiti, kad būtų padaryta „permainomis“, nes tai dažnai baigiasi nelaime.

Išvada

Logistika iš Vokietijos smulkiam verslui nėra tiesiog techninis darbas – tai strateginis sprendimas, kuris gali lemti jūsų verslo sėkmę ar nuosmukį. Per daugiau nei dvidešimt metų šioje srityje mačiau, kaip padidėjusi pasitikėjimo dalis tarp kliento ir logistikos partnerio leidžia sumažinti sandėliavimo išlaidas, pagerinti klientų aptarnavimą ir, svarbiausia, užtikrinti nenuostolų veiklą.

Vokietija yra rinka, kurioje viskas veikia kaip laikrodis, tačiau tik tada, kai ir jūsų logistinė grandinė yra sutvarkyta taip pat tiksliai. Neskubėkite rinktis pigiausio pasiūlymo, jei jis nerodo aiškios atsakomybės ribos. Investicija į kokybiškas logistikos paslaugas, teisingai parinktas Incoterms sąlygas ir apdraudimą yra investicija į jūsų ramybę ir verslo stabilumą. Tikiuosi, šis straipsnis padės jums išvengti tų klaidų, kurias anksčiau padarė kiti, ir leis pasiekti naujus aukštumus bendradarbiaujant su Vokietija.